Organizacja dnia sprzyjająca efektywności

Praca bez wątpienia stanowi nieodłączny element naszej codzienności. Statystycznie w ciągu całego życia spędzamy w niej łącznie nawet 40 lat. Tak naprawdę to tylko od nas zależy, czy czas ten minie nam w ciągłym napięciu i oczekiwaniu na koniec pracy, weekend lub wakacje, czy też może sprawimy, by każdy kolejny dzień był pełen wyzwań i satysfakcji.

Druga z tych opcji bez wątpienia wydaje się być dużo bardziej atrakcyjna. Osiągnięcie tego może się jednak okazać trudne bez wcześniejszej poprawy naszej wydajności. A tu kluczem do sukcesu będzie odpowiednie planowanie swojego czasu.

Pracuj krócej, ale efektywniej

- Jeśli często budzimy się zmęczeni, pomijamy śniadanie, a później w porze lunchu rzadko opuszczamy swoje stanowisko, biegamy z jednego spotkania na drugie bez choćby chwili przerwy czy też wychodzimy z biura znacznie później, niż byśmy chcieli, a mimo to w domu kontynuujemy pracę, to bez wątpienia mamy kłopot z organizacją swojego czasu – mówi Grzegorz Frątczak, specjalista zarządzania czasem.

I rzecz jasna, wcale nie jesteśmy w tym odosobnieni. Na całym świecie w dużym tempie rośnie liczba osób mających trudności z pogodzeniem ze sobą wysokich oczekiwań stawianych przez przełożonych z normalnym, zdrowym rytmem dnia.  

- Paradoksalnie, najlepszym sposobem, by ostatecznie zrobić więcej, jest robić mniej. Naszą biurową wydajność znacząco poprawić bowiem mogą np. wysiłek fizyczny (jako przerwa w pracy umysłowej), krótka drzemka, każda minuta spędzona poza biurem, a także częstsze niż tylko weekendowe odpoczynki – dodaje Frątczak.

Niezależnie od miejsca pracy warto więc odejść od myślenia w stylu „im więcej czasu na to poświęcę, tym lepsze osiągnę rezultaty” i skupić się wyłącznie na poszukiwaniu efektywnych rozwiązań.

Rada Ochrony Pracy o czynnikach niebezpiecznych w środowisku pracy

Sen – najlepszy przyjaciel efektywności

O tym, że może to nie być łatwe zadanie, w dużej mierze decydują zakorzenione w nas przeświadczenia. Odpoczynek w żaden sposób nie kojarzy nam się z pracą, a większość pracodawców uważa go wręcz za zwyczajną stratę czasu. Często też nagradza się osoby najczęściej i najdłużej zostające po godzinach.


Więcej czasu spędzonego w pracy zwykle oznacza jednak, że krócej śpimy, a niewystarczająca ilość snu przekłada się przecież na nasze osiągnięcia i wydajność. Co więcej, liczne badania pokazują, że mniej niż 6 godzin snu na dobę znacząco zwiększa ryzyko pojawienia się wypalenia zawodowego.

- Z całą pewnością nie warto więc rezygnować z właściwej dla naszego organizmu ilości snu. Naszą efektywność wspomóc też mogą krótkie (trwające około 15-30  minut) drzemki w ciągu dnia – podpowiada właściciel CEO Solutions.

Praca, przerwa i regeneracja

Każdy organizm ludzki posiada genetycznie zakodowaną potrzebę odnawiania energii. Nikt z nas nie został „zaprogramowany” na ciągłe jej wytwarzanie - działamy raczej na zasadzie balansowania pomiędzy zużywaniem i odnawianiem zasobów energetycznych.

W ciągu zwykłego dnia ze stanu czujności do stanu zmęczenia przechodzimy stopniowo średnio co 90 minut. Nasze ciało z całą pewnością da nam o tym znać, o ile nie zagłuszymy go kofeiną, hormonami stresu czy adrenaliną.

Porozmawiaj na FORUM!

- Kluczem do zwiększenia produktywności może zatem być praca w trwających 90 minut, przeplatanych przerwami cyklach. Należy przy tym unikać całkowitego wyczerpania organizmu i ograniczać swoje wysiłki do poziomu, który pozwoli na kolejny dzień zregenerować się w 100% – mówi Grzegorz Frątczak.

Cykle te stanowić mogą także idealne narzędzie do projektowania swojego czasu. Pozwalają bowiem na bieżąco kontrolować ilość chwil spędzanych w pracy, nie pomijając przy tym niezbędnego odpoczynku.

Nierzadko zdarza się również, iż podczas takich przerw spędzonych np. na bieganiu w naszej głowie rodzą się najlepsze pomysły. Wyjście z biura może więc przynieść nawet kilkukrotną poprawę poziomu efektywności i w konsekwencji dać nam znacznie więcej wolnego czasu.

Dodatek za godziny nadliczbowe pracowników samorządowych

Czas i miejsce na odpoczynek

W ostatecznym rozrachunku energia, z jaką pracownicy przychodzą do firmy jest zdecydowanie ważniejsza niż to, ile godzin w niej spędzą, a odpowiednie zarządzanie czasem zarówno swoim, jak i reszty zespołu pozwoli wykonać więcej zadań w krótszym czasie.

Z całą pewnością warto więc swoje biuro zmienić w miejsce przyjazne odnawianiu zasobów energetycznych np. poprzez stworzenie pokoju przeznaczonego wyłącznie do relaksu. Dobrym pomysłem może być także wprowadzenie zasady, że dzień pracy kończy się np. o 18:00 i później nikt nie musi odbierać e-maili czy telefonów.

- Tych ostatnich z całą pewnością należy unikać także podczas urlopów. Gdy pracujemy – dajemy z siebie wszystko, ale gdy odpoczywamy, nasze myśli nie powinny koncentrować się na sprawach służbowych - dodaje na koniec trener zarządzania czasem.