Kategorie

Jak przeciwdziałać stratom czasu?

Grzegorz Frątczak
Doświadczony coach i trener biznesu, menedżer z dyplomem MBA. Ekspert w CEO Solutions. Akredytowany trener w Ernst &Young Academy of Business.
zarządzanie czasem
zarządzanie czasem
www.czerwonamaszyna.pl
Otaczający nas świat zmienił się do tego stopnia, że trudno jest dziś znaleźć kogoś, kto nie narzekałby na brak czasu. Próbujemy efektywnie połączyć ze sobą karierę i życie rodzinne co sprawia, że każdy kolejny dzień spędzamy „w biegu”. Zamiast jednak marzyć o wydłużeniu doby warto krytycznie spojrzeć na swoje codzienne zachowania. Jak się bowiem okazuje, eliminując kilka najczęściej występujących powodów strat czasu możemy łatwo odzyskać marnowane bezpowrotnie minuty, godziny czy dni.

Nowoczesne rozwiązania czy narzędzia telekomunikacyjne powstały głównie po to, by ułatwić nam życie. W praktyce jednak powszechnie dostępne telefony czy komputery oraz możliwość realizowania swoich obowiązków niemalże zawsze i wszędzie sprawiły, że dziś jesteśmy nieporównywalnie bardziej zabiegani, niż choćby dekadę temu.

Podstawową przyczyną takiego stanu rzeczy są straty czasu. Często nie zdajemy sobie nawet sprawy z tego, jak wiele chwil w ciągu dnia po prostu marnujemy. Pierwszym krokiem do zmiany będzie zatem prawidłowa diagnoza i ustalenie, co stoi za naszą niską efektywnością.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Czynniki zewnętrzne da się przewidzieć

- Winą za straty czasu zdecydowanie najchętniej obarczamy czynniki zewnętrzne: kolejki, awarie, niepunktualność innych osób czy innego rodzaju przeszkody. Tego typu wydarzenia są oczywiście od nas całkowicie niezależne, mimo to w prawie każdym wypadku jesteśmy w stanie im przeciwdziałać – mówi Grzegorz Frątczak, ekspert zarządzania czasem.

Zamiast więc usprawiedliwiać swoje kolejne spóźnienie korkami należy pomyśleć co zrobić, by następnym razem uniknąć podobnych nieprzyjemności.

­- Kluczem do sukcesu w tym wypadku będzie proaktywność – skoro wiemy, że rano na naszej trasie musimy liczyć się z utrudnieniami w ruchu, powinniśmy wyjść z domu nieco wcześniej lub zwyczajnie wybrać inną drogę – dodaje Frątczak.

Próba przewidzenia, co w danej sytuacji może pójść nie tak przyda się także w kontaktach z innymi ludźmi. Zakładając, że osoba, z którą się umówiliśmy może przybyć nieco po czasie, warto np. wziąć ze sobą laptopa i te kilka chwil poświęcić na pracę, a spotkania w ciągu dnia planować w taki sposób, by wydłużenie pierwszego z nich nie spowodowało automatycznie serii naszych spóźnień na kolejne.

Zapisz się na nasz Newsletter!

Sprawdź, na co tracisz czas

Analizując powyższe sytuacje na ogół nie mamy problemów z określeniem, co spowodowało stratę czasu. Zupełnie inaczej jest w przypadku czynników wewnętrznych – tu często nie zdajemy sobie nawet sprawy z tego, ile chwil w ciągu dnia zmarnowaliśmy.

- Brak jakiejkolwiek refleksji czy krytycznego spojrzenia sprawia, że stale powielamy nasze błędy. By tego uniknąć wystarczy odrobina samokontroli i proste narzędzie w postaci rejestratora czasu – podpowiada specjalista z CEO Solutions.

Przyglądając się swojej pracy i zapisując (choćby na zwykłej kartce papieru) poszczególne czynności szybko zyskamy obraz tego, na co tak naprawdę poświęciliśmy nasz cenny czas. Odrywanie się od wykonywanego działania co kwadrans w celu odnotowania kolejnego punktu na naszej liście jest co prawda żmudnym, nieco obciążającym działaniem, ale efekty podobnego eksperymentu szybko przełożyć się mogą na poprawę efektywności.

Dlaczego zwlekamy z realizacją niektórych planów?


Wiedza i motywacja

Nierzadko zdarza się też tak, że po prostu brakuje nam podstawowej wiedzy na temat projektowania swojego czasu. Pewne rzeczy robimy według powtarzanych od lat schematów, wypracowanych na bazie własnych lub zapożyczonych doświadczeń. A jak pokazuje praktyka, funkcjonalność prawie zawsze da się łatwo poprawić.

- W parze z brakiem wiedzy mogą także iść pewne cechy osobowościowe. Każdy z nas jest inny, nie da się więc stworzyć warunków, które zwiększą produktywność całego zespołu. Sami zatem powinniśmy określić, które z elementów środowiska zewnętrznego nas rozpraszają, a które wzmacniają naszą efektywność – wyjaśnia Grzegorz Frątczak.

Nie inaczej jest w przypadku indywidualnej motywacji do szybkiego i skutecznego działania. Poszukując najlepszych technik warto zatem eksperymentować – tylko w ten sposób jesteśmy w stanie znaleźć optymalny sposób wykonywania swoich obowiązków.

Zestaw nawyków, które pozwolą zaoszczędzić mnóstwo czasu

Wyeliminuj negatywne nawyki

Za istotnymi stratami czasu stać mogą także nasze biurowe nawyki czy zdobyte w ciągu całego życia przekonania.

­Rozwój internetu i technologii mobilnych sprawił, że dziś niemal przez 24 godziny na dobę pozostajemy online. Problem w tym, że mając nieograniczony dostęp do sieci często co kilka chwil przerywamy pracę tylko po to, by sprawdzić swoją elektroniczną skrzynkę pocztową.

- Równie popularnym błędem jest przeskakiwanie pomiędzy zadaniami. Skupiając się na danym działaniu powinniśmy zrealizować je od początku do końca i dopiero wtedy zająć się czymś innym. Mało kto zdaje sobie bowiem sprawę z tego, jak dużo czasu i energii tracimy na źle rozumianą wielozadaniowość, która w żaden sposób nie wspiera naszej produktywności – mówi na koniec specjalista zarządzania czasem.

Jak stereotypy wpływają na relacje w pracy?

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja (PDF)
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja (PDF)
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    24 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Jak przygotować firmę na rewolucyjną transformację ZUS? [Webinarium 29 września]

    29 września 2021 r. odbędzie się webinarium „Jak przygotować firmę na rewolucyjną transformację ZUS?”, podczas którego eksperci Fiabilis Consulting Group kompleksowo przedstawią nowe regulacje dotyczące ubezpieczeń społecznych i rozliczeń z ZUS. W trakcie webinarium omówione zostaną m.in. obecne i nadchodzące regulacje w kwestiach takich jak: nowe istotne terminy rozliczeń dla płatników składek, zasiłek chorobowy, składka wypadkowa czy postępowania kontrolne prowadzone przez ZUS. Portal infor.pl jest patronem medialnym tego wydarzenia.

    Mitsubishi Eclipse Cross plug-in: test Outlandera coupe na prąd

    Mitsubishi Eclipse Cross plug-in pożycza świetnie znany napęd hybrydowy w Outlandera i łączy go z dużo ciekawszą stylizacją. Co z tego wyszło?

    Ładowarka USB-C standardem w całej UE

    Ładowarka USB-C standardem w UE. 23 września 2021 r. Komisja Europejska zaproponowała przepisy, które mają ustalić jeden standard portu ładowania i technologii szybkiego ładowania. USB-C ma być standardowym portem wszystkich smartfonów, tabletów, aparatów fotograficznych, słuchawek, przenośnych głośników i konsoli do gier wideo. Ponadto Komisja proponuje rozdzielenie sprzedaży ładowarek od sprzedaży urządzeń elektronicznych.

    Kto ma pierwszeństwo przy zmianie pasa na środkowy?

    Kto ma pierwszeństwo przy zmianie pasa na środkowy? To jedna z wątpliwości, którą mogą mieć kierowcy na drogach wielopasmowych. Rozwiejmy ją.

    Używane pickupy do 50 tys. Oto nasza lista

    Używane pickupy do 50 tys. zł? Na naszej liście pojawia się trzech mocnych graczy. I co ciekawe, jeden z nich nie pochodzi ze Stanów!

    Jak używać sprzęgła przy hamowaniu?

    Jak używać sprzęgła przy hamowaniu? To pytanie, które często zadają sobie nie tylko kursanci... Właśnie dlatego warto poznać odpowiedź na nie.

    Kredyty mieszkaniowe - ponad 8 mld udzielonych kredytów w sierpniu

    Wartość udzielonych kredytów mieszkaniowych w sierpniu była rekordowa, przekroczyła 8,1 mld zł, a miesiąc przyniósł kontynuację hossy w kredytach wysokokwotowych. Jakość portfela kredytów mieszkaniowych w pandemii poprawiła się - wynika z danych Biura Informacji Kredytowej przekazanej PAP Biznes.

    Finansowanie programów mieszkaniowych - projekt zmian

    Finansowanie programów mieszkaniowych. Ułatwienie procesu wydatkowania środków publicznych i planowania inwestycji – to tylko niektóre zmiany, które zakłada projekt skierowany 16 września 2021 r. do uzgodnień międzyresortowych i konsultacji społecznych. Wśród proponowanych zmian jest także likwidacja barier dotyczących angażowania wkładu własnego przez inwestora oraz wymogu całościowego udziału gminy w TBS lub SIM w przypadku remontu pustostanów w rządowym programie wsparcia budownictwa socjalnego i komunalnego, finansowanego z Funduszu Dopłat.

    Jakie auto używane kupić? Te sprzedają się najszybciej i najdłużej

    Jakie auto używane kupić? To ważne pytanie. Dziś przygotowaliśmy listę tych modeli, które najdłużej i najkrócej czekają na nowego właściciela.

    Nowy SUV Lexusa, czyli marka sklonuje Yarisa Cross

    Nowy SUV Lexusa? Tak, wszystko wskazuje na to, że Japończycy rozbudują gamę aut ze zwiększonym prześwitem. Auto ma bazować na Yarisie Cross.

    Z jakim zyskiem można zainwestować 1 mln zł na rynku nieruchomości

    Rynek nieruchomości. Inwestowanie w działki pod budowę mieszkań daje wyższą stopę zwrotu z inwestycji niż kupowanie mieszkania na wynajem.

    Projekty domów do 70 m2 - konkurs architektoniczny (wnioski do 29 września)

    Projekty domów do 70 m2. Ministerstwo Rozwoju i Technologii wraz z Głównym Urzędem Nadzoru Budowlanego zapraszają do wzięcia udziału w konkursie architektonicznym na projekty domów do 70 m2 (powierzchni zabudowy), które będą udostępnione wszystkim zainteresowanym do wykorzystania przy zaspokajaniu własnych potrzeb mieszkaniowych. Wnioski o dopuszczenie do udziału w konkursie można składać 29 września 2021 r. 17 września 2021 r. Sejm uchwalił ustawę nowelizującą Prawo budowlane i ustawę o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym wprowadzającą ułatwienia administracyjne w budowaniu małych domów jednorodzinnych o powierzchni zabudowy do 70 m2.

    Gdzie nie wolno budować domów?

    Gdzie nie wolno budować domów? Polacy chcą budować domy. Jednym przepisy to umożliwiają, a innym utrudniają.

    Audi e-tron GT RS: Batman ma nowe auto. Przetestowałem je i ja!

    Audi e-tron GT RS wygląda jak samochód Batmana, jest szybki jak myśliwiec i lubi ciasne zakręty jak francuski pociąg TGV. Coś tu jednak nie pasuje.

    Konwent Ochrony Danych i Informacji – 6-7 października. RODO – naruszenia, decyzje, kary

    W tym roku czeka nas jubileuszowa 10. edycja Konwentu Ochrony Danych i Informacji. Obejmie aż dwa dni spotkań: 6 i 7 października. Jak co roku uczestnicy wydarzenia spotkają się z ekspertami ze świata nauki, administracji i biznesu, którzy są specjalistami w dziedzinie ochrony danych i bezpieczeństwa informacji. Tegoroczna edycja Konwentu skupiona będzie wokół tematu naruszeń ochrony danych osobowych, decyzji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i kar. Poza prelekcjami i znanymi już warsztatami #DataProtectionMixer, uczestnicy wydarzenia będą świadkami debaty komentatorskiej, w której wezmą udział zaproszeni eksperci. Portal infor.pl objął patronat medialny nad tym wydarzeniem.

    Kara za brak OC 2022 rok. Od stycznia nawet 6020 zł!

    Kara za brak OC 2022 rok, czyli od stycznia kierujący, który nie wykupi polisy zapłaci aż o 420 zł więcej. Skąd taka kwota? Winne rosnące wynagrodzenia.

    O ile wzrosną ceny energii?

    Ceny energii. Nie możemy nie widzieć rzeczywistości; trzeba liczyć się ze wzrostami cen energii – przyznała 21 września 2021 r. szefowa departamentu rozwoju rynków i spraw konsumenckich URE Małgorzata Kozak. Oceniła przy tym, iż „podgrzewanie atmosfery” perspektywą wzrostu cen np. o 40 proc. jest obecnie niezasadne.

    Stawki za odholowanie pojazdu w 2022 roku. Ile będą wynosić?

    Stawki za odholowanie pojazdu w 2022 roku po raz kolejny wzrosną. Ile będą wynosić? Za odholowanie auta osobowego zapłacimy... 588 zł!

    Kupowanie opon samochodowych: o czym pamiętać?

    Kupowanie opon samochodowych to zadanie odpowiedzialne. Ogumienie gwarantuje bowiem bezpieczeństwo. O czym pamiętać w czasie wyboru opon?

    Kredyt hipoteczny a spadek wartości mieszkania

    Kredyt hipoteczny a spadek wartości mieszkania. Czym grozi sytuacja, kiedy po wzięciu kredytu mieszkaniowego (hipotecznego) wartość rynkowa mieszkania spadnie? Czy można się zabezpieczyć przed nieprzewidzianymi sytuacjami, które mogą utrudnić spłatę rat kredytu? Wyjaśnia Prezes UOKiK w ramach kampanii „Policz i nie przelicz się”.

    Kredyty mieszkaniowe - oprocentowanie stałe, czy zmienne?

    Kredyty mieszkaniowe - oprocentowanie stałe, czy zmienne? Osoby planujące zaciągnięcie kredyt na zakup mieszkania obawiają się wzrostu wysokości rat tego kredytu. W kampanii „Policz i nie przelicz się!” Prezes UOKiK przypomina, że banki powinny oferować również kredyty o stałym oprocentowaniu. Taki kredyt jest nieco droższy, ale kredytobiorca ma gwarancję stałej wysokości raty.

    Samochody z lat 80. O jakich legendach trzeba pamiętać?

    Samochody z lat 80., czyli dziś opowiemy o mieszance szaleństwa, motosportu, innowacji i... trwałości. Oto 10 aut, które na stałe zapisały się w historii.

    Zakup nieruchomości na wynajem - czy zawsze się opłaca?

    Zakup nieruchomości na wynajem. UOKiK w ramach kampanii edukacyjnej „Policz i nie przelicz się” zwraca uwagę m.in. na inwestycje w nieruchomości na wynajem. Polacy postrzegają inwestycję w nieruchomości jako taką, na której nie można stracić – tymczasem przy nieruchomościach komercyjnych ryzyko straty jest jednak istotne. Rzeczywiste zyski z najmu, po uwzględnieniu wszystkich kosztów, mogą być niezbyt imponujące. Dodatkowo, w razie pojawienia się zawirowań na rynku, może pojawić się także problem z bezstratną odsprzedażą lokalu.

    Fabryka Toyoty w Polsce: podwajają produkcję hybryd

    Fabryka Toyoty w Polsce podwaja produkcję napędów hybrydowych. Wynika to z dużego zapotrzebowania produkcyjnego modeli Yaris i Yaris Cross.

    Ustalenie beneficjentów rzeczywistych niemożliwe?

    Ustalenie beneficjentów rzeczywistych może okazać się niemożliwe do wykonania. Czy jest to sytuacja bez wyjścia?