Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie

Jeżeli zapytamy przedsiębiorców o to, co najczęściej szwankuje w ich biznesach, to zapewne większość z nich odpowie, że największe problemy sprawia przepływ informacji. Da się to zauważyć już w kilkuosobowych firmach, a powody zazwyczaj są prozaiczne. Nieumyślne, wynikające z roztargnienia zapominanie o przekazaniu sobie nawzajem ważnych rzeczy – to właśnie czynnik ludzki, który stanowi najsłabsze ogniwo w wewnętrznej komunikacji każdej firmy.

Przepływ informacji i dokumentów

W natłoku spraw każdemu może się zdarzyć zapomnieć o przekazaniu czegoś współpracownikom. Im większa firma, tym łatwiej o tego typu nieporozumienia i problemy. Przepływ informacji to jednak nie tylko ustna wymiana poleceń i zarządzeń, ale również ruch dokumentów finansowych i kadrowych wewnątrz firmy. Bez systemu do obiegu dokumentów ważna faktura czy umowa potrafią utknąć na czyimś biurku na wiele dni lub nawet zaginąć. Nie jest to trudne, gdy do siedziby firmy trafiają setki papierów o wysokim priorytecie. Rozwiązaniem w takiej sytuacji może być elektroniczny obieg dokumentów, czyli system, w którym wszystkie operacje na dokumentach odbywają się bez konieczności fizycznego przekazywania ich papierowych wersji z rąk do rąk.

System do obiegu dokumentów sprawdzi się nawet w małych, zatrudniających kilka czy kilkanaście osób przedsiębiorstwach – pomoże im w uporządkowaniu pracy, ułatwi współpracę z księgowością, a także przygotuje na dalszy rozwój. Firmy zaczynają dostrzegać szczególną potrzebę wdrożenia obiegu dokumentów w momencie, gdy biznes zaczyna się szybko rozrastać, a jego właściciele inwestują swoje środki i siły w zatrudnienie nowych osób. Przybywa wówczas dokumentów napływających zarówno z zewnątrz firmy, jak i od samych pracowników, a dotychczas stosowane schematy postępowania i procedury przestają być wystarczające. Nie brakuje więc w biurach pracowników obciążonych dokumentacją, którzy usiłują poradzić sobie ze wszystkim „na piechotę”, czyli bez wsparcia dedykowanych systemów komputerowych, a przecież można się do tego zawczasu przygotować.

- W polskim biznesie nadal pokutuje przeświadczenie, że elektroniczny obieg dokumentów jest narzędziem bardzo kosztownym i skomplikowanym, a przez to zarezerwowanym dla największych podmiotów na rynku. Nic bardziej mylnego! Z takiego rozwiązania mogą z powodzeniem korzystać firmy zatrudniające od kilku do kilkuset osób – tłumaczy Krzysztof Wojtas, architekt systemu do elektronicznego obiegu dokumentów SaldeoSMART.

Elektroniczny obieg dokumentów

Czy da się wybrać takie rozwiązanie, które nie będzie drogie, uwzględni specyfikę firmy i zaspokoi jej bieżące potrzeby, ale nie stanie się bezużyteczne za kilka lat, gdy ta się rozwinie? Tak! Specjaliści zapewniają, że nowoczesne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów cechuje pełna elastyczność – można więc rzec, że rosną razem z firmą.

- Dobrze zaprojektowany system do obiegu dokumentów uwzględnia zmieniające się potrzeby firmy. Pracownicy posiadający uprawnienia mogą samodzielnie konfigurować program – zmieniać proces obiegu dokumentów, tworzyć własne typy dokumentów i dołączać je do działającego systemu – wyjaśnia Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła

Co więcej, system do elektronicznego obiegu powinien być w pełni skalowalny – a to oznacza, że nie będzie w nim ograniczeń i poradzi sobie z dowolną liczbą faktur. Jednocześnie każda firma powinna mieć możliwość w prosty sposób samodzielnie rozbudowywać system, tworząc dowolną liczbę obiegów. Nie dojdzie wówczas do sytuacji, w której firma wyrośnie z tego rozwiązania lub przestanie ono spełniać jej potrzeby.

Systemy do obiegu dokumentów to rozwiązania bardzo bezpieczne. Każdy użytkownik ma bowiem nadane szczegółowe stopnie uprawnień, zależne od posiadanych przez niego praw dostępu do informacji. Nie ma możliwości, by jakiś dokument dostał się w niepowołane ręce. Dzięki temu elektroniczny obieg jest doskonałym narzędziem do efektywnej obsługi firm z określoną hierarchią pracowników, dysponujących różnymi uprawnieniami.

Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)