REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie /fot. Fotolia
Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Firmy najczęściej zaczynają zauważać potrzebę wdrożenia sprawnego obiegu informacji i dokumentów w momencie, gdy biznes zaczyna się szybko rozrastać, a jego właściciele inwestują w zatrudnienie nowych osób. Przybywa wówczas dokumentów napływających zarówno z zewnątrz firmy, jak i od samych pracowników, a dotychczas stosowane schematy postępowania i procedury przestają być wystarczające.

Jeżeli zapytamy przedsiębiorców o to, co najczęściej szwankuje w ich biznesach, to zapewne większość z nich odpowie, że największe problemy sprawia przepływ informacji. Da się to zauważyć już w kilkuosobowych firmach, a powody zazwyczaj są prozaiczne. Nieumyślne, wynikające z roztargnienia zapominanie o przekazaniu sobie nawzajem ważnych rzeczy – to właśnie czynnik ludzki, który stanowi najsłabsze ogniwo w wewnętrznej komunikacji każdej firmy.

REKLAMA

Przepływ informacji i dokumentów

W natłoku spraw każdemu może się zdarzyć zapomnieć o przekazaniu czegoś współpracownikom. Im większa firma, tym łatwiej o tego typu nieporozumienia i problemy. Przepływ informacji to jednak nie tylko ustna wymiana poleceń i zarządzeń, ale również ruch dokumentów finansowych i kadrowych wewnątrz firmy. Bez systemu do obiegu dokumentów ważna faktura czy umowa potrafią utknąć na czyimś biurku na wiele dni lub nawet zaginąć. Nie jest to trudne, gdy do siedziby firmy trafiają setki papierów o wysokim priorytecie. Rozwiązaniem w takiej sytuacji może być elektroniczny obieg dokumentów, czyli system, w którym wszystkie operacje na dokumentach odbywają się bez konieczności fizycznego przekazywania ich papierowych wersji z rąk do rąk.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

System do obiegu dokumentów sprawdzi się nawet w małych, zatrudniających kilka czy kilkanaście osób przedsiębiorstwach – pomoże im w uporządkowaniu pracy, ułatwi współpracę z księgowością, a także przygotuje na dalszy rozwój. Firmy zaczynają dostrzegać szczególną potrzebę wdrożenia obiegu dokumentów w momencie, gdy biznes zaczyna się szybko rozrastać, a jego właściciele inwestują swoje środki i siły w zatrudnienie nowych osób. Przybywa wówczas dokumentów napływających zarówno z zewnątrz firmy, jak i od samych pracowników, a dotychczas stosowane schematy postępowania i procedury przestają być wystarczające. Nie brakuje więc w biurach pracowników obciążonych dokumentacją, którzy usiłują poradzić sobie ze wszystkim „na piechotę”, czyli bez wsparcia dedykowanych systemów komputerowych, a przecież można się do tego zawczasu przygotować.

- W polskim biznesie nadal pokutuje przeświadczenie, że elektroniczny obieg dokumentów jest narzędziem bardzo kosztownym i skomplikowanym, a przez to zarezerwowanym dla największych podmiotów na rynku. Nic bardziej mylnego! Z takiego rozwiązania mogą z powodzeniem korzystać firmy zatrudniające od kilku do kilkuset osób – tłumaczy Krzysztof Wojtas, architekt systemu do elektronicznego obiegu dokumentów SaldeoSMART.

Elektroniczny obieg dokumentów

Czy da się wybrać takie rozwiązanie, które nie będzie drogie, uwzględni specyfikę firmy i zaspokoi jej bieżące potrzeby, ale nie stanie się bezużyteczne za kilka lat, gdy ta się rozwinie? Tak! Specjaliści zapewniają, że nowoczesne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów cechuje pełna elastyczność – można więc rzec, że rosną razem z firmą.

- Dobrze zaprojektowany system do obiegu dokumentów uwzględnia zmieniające się potrzeby firmy. Pracownicy posiadający uprawnienia mogą samodzielnie konfigurować program – zmieniać proces obiegu dokumentów, tworzyć własne typy dokumentów i dołączać je do działającego systemu – wyjaśnia Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła

REKLAMA

Co więcej, system do elektronicznego obiegu powinien być w pełni skalowalny – a to oznacza, że nie będzie w nim ograniczeń i poradzi sobie z dowolną liczbą faktur. Jednocześnie każda firma powinna mieć możliwość w prosty sposób samodzielnie rozbudowywać system, tworząc dowolną liczbę obiegów. Nie dojdzie wówczas do sytuacji, w której firma wyrośnie z tego rozwiązania lub przestanie ono spełniać jej potrzeby.

Systemy do obiegu dokumentów to rozwiązania bardzo bezpieczne. Każdy użytkownik ma bowiem nadane szczegółowe stopnie uprawnień, zależne od posiadanych przez niego praw dostępu do informacji. Nie ma możliwości, by jakiś dokument dostał się w niepowołane ręce. Dzięki temu elektroniczny obieg jest doskonałym narzędziem do efektywnej obsługi firm z określoną hierarchią pracowników, dysponujących różnymi uprawnieniami.

Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)


Jakie rozwiązanie wybrać?

W trosce o komfort pracowników warto poszukać systemu z przyjaznym, intuicyjnym interfejsem, którego działanie nie nastręczy problemów nawet starszym osobom. Elektroniczny obieg dokumentów nie może także działać w oderwaniu od funkcjonującego w firmie systemu finansowo-księgowego – wszak pracujemy na tych samych umowach i fakturach. Najlepiej więc wybrać takie rozwiązanie, które posiada integrację z używanym w firmie systemem.

Co zrobić, by elektroniczny obieg jak najlepiej służył pracownikom, był rozwiązaniem efektywnym, ale też szybko działającym? Warto zainwestować w mechanizm OCR – połączoną z systemem aplikację,  której zadaniem jest odczytywanie  z dokumentów kluczowych danych. By wprowadzić dokument w obieg, nie trzeba go będzie ręcznie przepisywać – wystarczy go zeskanować i nadać mu odpowiednią ścieżkę. W przyszłości będzie ona podpowiadana automatycznie, ponieważ system posiada mechanizmy samouczące.

Wdrożenie i co dalej?

Choć zakres możliwości systemu może onieśmielać, nie należy się go bać. Grunt to wsparcie profesjonalistów. Jeżeli podczas wdrożenia będą pracowali z nami wykwalifikowani specjaliści, którzy skonfigurują ścieżki obiegu dokumentów w oparciu o indywidualne potrzeby firmy i przeszkolą pracowników z obsługi aplikacji, to cały proces nie potrwa dłużej niż 3 miesiące, a system będzie działać już od pierwszego dnia po wdrożeniu. Najlepszy sposób na zweryfikowanie, czy obieg dokumentów funkcjonuje poprawnie, to sprawdzenie go w praktyce. Nie powinniśmy jednak zostać pozostawieni sami sobie – warto upewnić się, czy możemy liczyć na opiekę powdrożeniową.

Blog firmowy w 2017 r. - co zrobić, by każdy go czytał?

- Liczba krążących w firmie dokumentów potrafi przyprawić o zawrót głowy. Dlatego  sugerujemy naszym klientom, by zaczęli pracę z systemem od obiegu faktur, z czasem poszerzając korzystanie z narzędzia o inne typy dokumentów – umowy, pisma. Pozwoli to na stopniowe oswojenie się użytkowników z obsługą aplikacji. Wkrótce, gdy będą już swobodnie obsługiwali cały system, zarządzanie wieloma typami dokumentów nie sprawi im żadnego problemu – radzi Edyta Piekarska, analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Nowoczesne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązania dające nieocenione wsparcie w biznesie. Mogą sobie na nie pozwolić również małe i średnie podmioty. Firma, która zdecyduje się na poniesienie stosunkowo niewysokich kosztów wdrożenia obiegu, pozbędzie się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności – zyska porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji. Inwestycja w elektroniczny obieg umożliwia rozwój w wymiarze, który bez tego rozwiązania byłby niemożliwy do osiągnięcia.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
TOP 5 trendów w fakturowaniu w 2025 roku

Rok 2025 w obszarze fakturowania to istotne zmiany, związane z cyfryzacją i nowymi regulacjami. Prognozy wskazują, że rynek e-fakturowania w Europie wzrośnie o 6,13 miliarda USD do 2028 roku, z rocznym tempem wzrostu wynoszącym prawie 20%. Wraz z rozwojem technologii, te zmiany będą miały kluczowe znaczenie dla przedsiębiorstw. Przedstawiamy pięć nadchodzących zmian, które warto uwzględnić, by utrzymać konkurencyjność i zgodność z przepisami w 2025 roku.

Producenci miodów pitnych apelują o zmiany

Miód pitny jest jednym z najstarszych napojów alkoholowych, kojarzy się z polską kulturą czasów szlacheckich. Związek Pracodawców Polska Rada Winiarstwa apeluje o stosowne zmiany dla producentów miodów pitnych. Czy w Polsce może być boom na miody pitne na podobieństwo tego w USA? 

Wykaz podmiotów podlegających ochronie: 17 spółek strategicznych dla Polski

TVN oraz Polsat dołączą do wykazu firm strategicznych Polski – zapowiedział premier Donald Tusk. Obecnie wykaz ten obejmuje 17 spółek działających w branżach zajmujących się m.in. energetyką, paliwami czy dostawą usług telekomunikacyjnych.

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców w związku z GSPR [komentarz ekspercki]

Firmy stoją przed kolejnym wyzwaniem. Od 13 grudnia 2024 roku unijne rozporządzenie o ogólnym bezpieczeństwie produktów (GPSR) wprowadza nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Oznacza to surowsze kontrole i wysokie kary. Czy polskie firmy są na to gotowe? 

REKLAMA

Firmy przestają mieć obawy przed inflacją i dlatego spodziewają się wzrostu sprzedaży swoich towarów i usług

Subindeks Barometru EFL dla branży produkcyjnej w czwartym kwartale tego roku wyniósł 51,1 pkt. i choć odnotował minimalny spadek w ujęciu kwartalnym (-0,3 pkt.), to jednak prezentuje się optymistycznie. Wszak odczyt przez cały 2024 rok utrzymał się powyżej progu 50 pkt., co oznacza, że firmy produkcyjne cały czas widzą perspektywy rozwoju swojego biznesu.

Czy firmy w Polsce dbają o zrównoważony rozwój

Aż 40 proc. przedstawicieli działających w Polsce organizacji narzeka na niewystarczające zainteresowanie zarządu w obszar ESG. Tak wynika z badania przeprowadzonego przez LeasingTeam Group. 

Cyfrowe rozwiązania w firmie na drodze do ESG

Biznes obecnie to umiejętne łączenie efektywności operacyjnej i odpowiedzialności ekologicznej i społecznej. Chęć jednoczesnego zachowania konkurencyjności i odpowiedzialności związanej z ochroną środowiska wymaga sięgania po różne rozwiązania, np. cyfrowe. 

ESG w praktyce - jakie kroki podejmować, by zmiany były skuteczne?

Raportowanie ESG działa już w wielu branżach. W 2024 roku presja regulacyjna związana z ESG stała się kluczowym czynnikiem wpływającym na rynek nieruchomości komercyjnych. Chociaż inwestorzy traktują ESG jako wartość dodaną, a nie obciążenie, to nie brakuje wyzwań w tym kontekście. 

REKLAMA

Raport: Firmy w Polsce coraz bardziej zaangażowane w działania społeczne i środowiskowe

Raport Francusko-Polskiej Izby Gospodarczej: Firmy w Polsce coraz bardziej zaangażowane w działania społeczne i środowiskowe. Jak firmy operujące na rynku polskim podchodzą do kwestii środowiskowych, społecznych i zarządzania przedsiębiorstwem (ESG)?

Przedsiębiorców Mikołaj uszczęśliwiłby najbardziej, dając im gotówkę na podróże lub rozwój pasji. Poprawa finansów firmy już nie jest priorytetem

W co zainwestowaliby przedsiębiorcy, gdyby dostali 100 tys. zł od Mikołaja? Nieruchomości i firma są daleko. Work life balance jest na topie także u przedsiębiorców, a specyficzna biznesowa jego odmiana wskazuje na podróże i rozwijanie pasji.

REKLAMA