REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie /fot. Fotolia
Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Firmy najczęściej zaczynają zauważać potrzebę wdrożenia sprawnego obiegu informacji i dokumentów w momencie, gdy biznes zaczyna się szybko rozrastać, a jego właściciele inwestują w zatrudnienie nowych osób. Przybywa wówczas dokumentów napływających zarówno z zewnątrz firmy, jak i od samych pracowników, a dotychczas stosowane schematy postępowania i procedury przestają być wystarczające.

Jeżeli zapytamy przedsiębiorców o to, co najczęściej szwankuje w ich biznesach, to zapewne większość z nich odpowie, że największe problemy sprawia przepływ informacji. Da się to zauważyć już w kilkuosobowych firmach, a powody zazwyczaj są prozaiczne. Nieumyślne, wynikające z roztargnienia zapominanie o przekazaniu sobie nawzajem ważnych rzeczy – to właśnie czynnik ludzki, który stanowi najsłabsze ogniwo w wewnętrznej komunikacji każdej firmy.

REKLAMA

Przepływ informacji i dokumentów

W natłoku spraw każdemu może się zdarzyć zapomnieć o przekazaniu czegoś współpracownikom. Im większa firma, tym łatwiej o tego typu nieporozumienia i problemy. Przepływ informacji to jednak nie tylko ustna wymiana poleceń i zarządzeń, ale również ruch dokumentów finansowych i kadrowych wewnątrz firmy. Bez systemu do obiegu dokumentów ważna faktura czy umowa potrafią utknąć na czyimś biurku na wiele dni lub nawet zaginąć. Nie jest to trudne, gdy do siedziby firmy trafiają setki papierów o wysokim priorytecie. Rozwiązaniem w takiej sytuacji może być elektroniczny obieg dokumentów, czyli system, w którym wszystkie operacje na dokumentach odbywają się bez konieczności fizycznego przekazywania ich papierowych wersji z rąk do rąk.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

System do obiegu dokumentów sprawdzi się nawet w małych, zatrudniających kilka czy kilkanaście osób przedsiębiorstwach – pomoże im w uporządkowaniu pracy, ułatwi współpracę z księgowością, a także przygotuje na dalszy rozwój. Firmy zaczynają dostrzegać szczególną potrzebę wdrożenia obiegu dokumentów w momencie, gdy biznes zaczyna się szybko rozrastać, a jego właściciele inwestują swoje środki i siły w zatrudnienie nowych osób. Przybywa wówczas dokumentów napływających zarówno z zewnątrz firmy, jak i od samych pracowników, a dotychczas stosowane schematy postępowania i procedury przestają być wystarczające. Nie brakuje więc w biurach pracowników obciążonych dokumentacją, którzy usiłują poradzić sobie ze wszystkim „na piechotę”, czyli bez wsparcia dedykowanych systemów komputerowych, a przecież można się do tego zawczasu przygotować.

- W polskim biznesie nadal pokutuje przeświadczenie, że elektroniczny obieg dokumentów jest narzędziem bardzo kosztownym i skomplikowanym, a przez to zarezerwowanym dla największych podmiotów na rynku. Nic bardziej mylnego! Z takiego rozwiązania mogą z powodzeniem korzystać firmy zatrudniające od kilku do kilkuset osób – tłumaczy Krzysztof Wojtas, architekt systemu do elektronicznego obiegu dokumentów SaldeoSMART.

Elektroniczny obieg dokumentów

Czy da się wybrać takie rozwiązanie, które nie będzie drogie, uwzględni specyfikę firmy i zaspokoi jej bieżące potrzeby, ale nie stanie się bezużyteczne za kilka lat, gdy ta się rozwinie? Tak! Specjaliści zapewniają, że nowoczesne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów cechuje pełna elastyczność – można więc rzec, że rosną razem z firmą.

- Dobrze zaprojektowany system do obiegu dokumentów uwzględnia zmieniające się potrzeby firmy. Pracownicy posiadający uprawnienia mogą samodzielnie konfigurować program – zmieniać proces obiegu dokumentów, tworzyć własne typy dokumentów i dołączać je do działającego systemu – wyjaśnia Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła

REKLAMA

Co więcej, system do elektronicznego obiegu powinien być w pełni skalowalny – a to oznacza, że nie będzie w nim ograniczeń i poradzi sobie z dowolną liczbą faktur. Jednocześnie każda firma powinna mieć możliwość w prosty sposób samodzielnie rozbudowywać system, tworząc dowolną liczbę obiegów. Nie dojdzie wówczas do sytuacji, w której firma wyrośnie z tego rozwiązania lub przestanie ono spełniać jej potrzeby.

Systemy do obiegu dokumentów to rozwiązania bardzo bezpieczne. Każdy użytkownik ma bowiem nadane szczegółowe stopnie uprawnień, zależne od posiadanych przez niego praw dostępu do informacji. Nie ma możliwości, by jakiś dokument dostał się w niepowołane ręce. Dzięki temu elektroniczny obieg jest doskonałym narzędziem do efektywnej obsługi firm z określoną hierarchią pracowników, dysponujących różnymi uprawnieniami.

Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)


Jakie rozwiązanie wybrać?

W trosce o komfort pracowników warto poszukać systemu z przyjaznym, intuicyjnym interfejsem, którego działanie nie nastręczy problemów nawet starszym osobom. Elektroniczny obieg dokumentów nie może także działać w oderwaniu od funkcjonującego w firmie systemu finansowo-księgowego – wszak pracujemy na tych samych umowach i fakturach. Najlepiej więc wybrać takie rozwiązanie, które posiada integrację z używanym w firmie systemem.

Co zrobić, by elektroniczny obieg jak najlepiej służył pracownikom, był rozwiązaniem efektywnym, ale też szybko działającym? Warto zainwestować w mechanizm OCR – połączoną z systemem aplikację,  której zadaniem jest odczytywanie  z dokumentów kluczowych danych. By wprowadzić dokument w obieg, nie trzeba go będzie ręcznie przepisywać – wystarczy go zeskanować i nadać mu odpowiednią ścieżkę. W przyszłości będzie ona podpowiadana automatycznie, ponieważ system posiada mechanizmy samouczące.

Wdrożenie i co dalej?

Choć zakres możliwości systemu może onieśmielać, nie należy się go bać. Grunt to wsparcie profesjonalistów. Jeżeli podczas wdrożenia będą pracowali z nami wykwalifikowani specjaliści, którzy skonfigurują ścieżki obiegu dokumentów w oparciu o indywidualne potrzeby firmy i przeszkolą pracowników z obsługi aplikacji, to cały proces nie potrwa dłużej niż 3 miesiące, a system będzie działać już od pierwszego dnia po wdrożeniu. Najlepszy sposób na zweryfikowanie, czy obieg dokumentów funkcjonuje poprawnie, to sprawdzenie go w praktyce. Nie powinniśmy jednak zostać pozostawieni sami sobie – warto upewnić się, czy możemy liczyć na opiekę powdrożeniową.

Blog firmowy w 2017 r. - co zrobić, by każdy go czytał?

- Liczba krążących w firmie dokumentów potrafi przyprawić o zawrót głowy. Dlatego  sugerujemy naszym klientom, by zaczęli pracę z systemem od obiegu faktur, z czasem poszerzając korzystanie z narzędzia o inne typy dokumentów – umowy, pisma. Pozwoli to na stopniowe oswojenie się użytkowników z obsługą aplikacji. Wkrótce, gdy będą już swobodnie obsługiwali cały system, zarządzanie wieloma typami dokumentów nie sprawi im żadnego problemu – radzi Edyta Piekarska, analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Nowoczesne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązania dające nieocenione wsparcie w biznesie. Mogą sobie na nie pozwolić również małe i średnie podmioty. Firma, która zdecyduje się na poniesienie stosunkowo niewysokich kosztów wdrożenia obiegu, pozbędzie się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności – zyska porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji. Inwestycja w elektroniczny obieg umożliwia rozwój w wymiarze, który bez tego rozwiązania byłby niemożliwy do osiągnięcia.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktoring powraca do dynamicznych wzrostów. Obroty firm zrzeszonych w Polskim Związku Faktorów w I kwartale 2025 r. wyniosły 119,8 mld zł

Pierwszy kwartał 2025 r. przyniósł zdecydowany wzrost obrotów branży faktoringowej w Polsce. Firmy zrzeszone w Polskim Związku Faktorów nabyły w tym okresie wierzytelności o łącznej wartości 119,8 mld zł. To o 8,3 proc. więcej niż rok wcześniej, kiedy wynik ten sięgał 110,6 mld zł.

Czy polska infrastruktura energetyczna jest przygotowana na nagłe skoki zapotrzebowania lub sytuacje kryzysowe, jak ekstremalne warunki pogodowe czy awarie? [WYWIAD]

Czy w związku z blackoutem w Hiszpanii, mamy się czego obawiać? Czy polska infrastruktura energetyczna jest przygotowana na nagłe skoki zapotrzebowania lub sytuacje kryzysowe, jak ekstremalne warunki pogodowe czy awarie? Na te i inne pytania odpowiedział redakcji Infor.pl ekspert od technologii energetycznych (w tym OZE) z firmy Hynfra, partnera spółki Hydro Sanok Aleksander Naumann.

Spokój przed burzą? Polskie firmy jeszcze trzymają kurs, ale niepewność rośnie

Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce wciąż utrzymują stabilne nastroje – wyniki najnowszego badania pokazują niewielkie zmiany w inwestycjach i sprzedaży. Jednak eksperci ostrzegają: wojna celna zapoczątkowana przez Donalda Trumpa może wkrótce zachwiać fundamentami tej kruchej równowagi. Czy nadchodzi czas turbulencji dla polskiego biznesu?

Blackout w Polsce realnym zagrożeniem. „Codziennie rano będziemy sprawdzać, kiedy mamy prąd”

Czy w Polsce, podobnie jak dziś w Hiszpanii i Portugalii, może nastąpić blackout? W obliczu niedoborów mocy w systemie elektroenergetycznym, Polska stoi przed realnym zagrożeniem wielogodzinnych przerw w dostawach prądu. Jakub Wiech, ekspert ds. energetyki i autor podcastu Elektryfikacja, ostrzega, że problemy mogą wystąpić przez nawet 2000 godzin w ciągu roku, co oznacza ryzyko ograniczeń dla firm i gospodarstw domowych.​

REKLAMA

Ten głos zaboli polityków. "Do 2030 roku zabraknie nam prądu, firmy uciekną za granicę"
PIBP: Nakaz zatrudniania minimum czterech osób na podstawie umowy o pracę, w pełnym wymiarze czasu pracy jako jeden z głównych warunków do otrzymania zezwolenia na prowadzenie działalności w usługach funeralnych

PIBP: Nakaz zatrudniania minimum czterech osób na podstawie umowy o pracę, w pełnym wymiarze czasu pracy jako jeden z głównych warunków do otrzymania zezwolenia na prowadzenie działalności w usługach funeralnych. Jak powinno wyglądać zatrudnienie w firmach z branży pogrzebowej? Co z nowelizacją Prawa Pogrzebowego?

Ponad 80 proc. specjalistów pozytywnie ocenia szkolenia z cyberbezpieczeństwa przeprowadzane w firmie

Szybki rozwój technologii oraz zwiększone ryzyko cyberataków przyczyniają się do rosnącego zainteresowania bezpieczeństwem IT. Zdaniem szkolonych menadżerów, szkolenia z cyberbezpieczeństwa przeprowadzane w firmie: są nie tylko potrzebne, ale i skuteczne.

Dłużnicy wykorzystują brak znajomości prawa u wierzycieli i specjalnie zwlekają z zapłatą za faktury, traktując zwłokę jako formę bezpłatnego kredytu. Powinni i mogą jednak słono za to zapłacić

Słaba znajomość podstawowych przepisów prawa finansowego u przedsiębiorców sprawia, że dłużnicy celowo przeciągają płatności, zyskując w ten sposób darmowy, nieoprocentowany kredyt. Dzieje się to w czasie, gdy zatory płatnicze w polskich przedsiębiorstwach cały czas rosną, a utrata płynności finansowej jest realnym zagrożeniem dla małych i średnich firm.

REKLAMA

Czy wspólnik mniejszościowy zawsze jest na straconej pozycji?

Wspólnik posiadający mniejszościowy pakiet udziałów w spółce z o.o. nie musi już na starcie znajdować się na przegranej pozycji w potencjalnym sporze ze wspólnikiem większościowym. Kluczowe jest, aby taki udziałowiec znał swoje prawa w spółce oraz aktywnie i umiejętnie z nich korzystał, co w ostatecznym rozrachunku może przyczynić się do skutecznej obrony interesu wspólnika mniejszościowego i zachowania przez niego wpływu na spółkę.

Polski Akt o Dostępności – jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

Od 28 czerwca 2025 r. produkty i usługi wprowadzane na rynek będą musiały spełniać określone wymogi i być dostosowane również do osób z niepełnosprawnościami. To oznacza wiele zmian również dla małych i średnich przedsiębiorstw.

REKLAMA