REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie /fot. Fotolia
Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Firmy najczęściej zaczynają zauważać potrzebę wdrożenia sprawnego obiegu informacji i dokumentów w momencie, gdy biznes zaczyna się szybko rozrastać, a jego właściciele inwestują w zatrudnienie nowych osób. Przybywa wówczas dokumentów napływających zarówno z zewnątrz firmy, jak i od samych pracowników, a dotychczas stosowane schematy postępowania i procedury przestają być wystarczające.

Jeżeli zapytamy przedsiębiorców o to, co najczęściej szwankuje w ich biznesach, to zapewne większość z nich odpowie, że największe problemy sprawia przepływ informacji. Da się to zauważyć już w kilkuosobowych firmach, a powody zazwyczaj są prozaiczne. Nieumyślne, wynikające z roztargnienia zapominanie o przekazaniu sobie nawzajem ważnych rzeczy – to właśnie czynnik ludzki, który stanowi najsłabsze ogniwo w wewnętrznej komunikacji każdej firmy.

REKLAMA

Przepływ informacji i dokumentów

W natłoku spraw każdemu może się zdarzyć zapomnieć o przekazaniu czegoś współpracownikom. Im większa firma, tym łatwiej o tego typu nieporozumienia i problemy. Przepływ informacji to jednak nie tylko ustna wymiana poleceń i zarządzeń, ale również ruch dokumentów finansowych i kadrowych wewnątrz firmy. Bez systemu do obiegu dokumentów ważna faktura czy umowa potrafią utknąć na czyimś biurku na wiele dni lub nawet zaginąć. Nie jest to trudne, gdy do siedziby firmy trafiają setki papierów o wysokim priorytecie. Rozwiązaniem w takiej sytuacji może być elektroniczny obieg dokumentów, czyli system, w którym wszystkie operacje na dokumentach odbywają się bez konieczności fizycznego przekazywania ich papierowych wersji z rąk do rąk.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

System do obiegu dokumentów sprawdzi się nawet w małych, zatrudniających kilka czy kilkanaście osób przedsiębiorstwach – pomoże im w uporządkowaniu pracy, ułatwi współpracę z księgowością, a także przygotuje na dalszy rozwój. Firmy zaczynają dostrzegać szczególną potrzebę wdrożenia obiegu dokumentów w momencie, gdy biznes zaczyna się szybko rozrastać, a jego właściciele inwestują swoje środki i siły w zatrudnienie nowych osób. Przybywa wówczas dokumentów napływających zarówno z zewnątrz firmy, jak i od samych pracowników, a dotychczas stosowane schematy postępowania i procedury przestają być wystarczające. Nie brakuje więc w biurach pracowników obciążonych dokumentacją, którzy usiłują poradzić sobie ze wszystkim „na piechotę”, czyli bez wsparcia dedykowanych systemów komputerowych, a przecież można się do tego zawczasu przygotować.

- W polskim biznesie nadal pokutuje przeświadczenie, że elektroniczny obieg dokumentów jest narzędziem bardzo kosztownym i skomplikowanym, a przez to zarezerwowanym dla największych podmiotów na rynku. Nic bardziej mylnego! Z takiego rozwiązania mogą z powodzeniem korzystać firmy zatrudniające od kilku do kilkuset osób – tłumaczy Krzysztof Wojtas, architekt systemu do elektronicznego obiegu dokumentów SaldeoSMART.

Elektroniczny obieg dokumentów

Czy da się wybrać takie rozwiązanie, które nie będzie drogie, uwzględni specyfikę firmy i zaspokoi jej bieżące potrzeby, ale nie stanie się bezużyteczne za kilka lat, gdy ta się rozwinie? Tak! Specjaliści zapewniają, że nowoczesne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów cechuje pełna elastyczność – można więc rzec, że rosną razem z firmą.

- Dobrze zaprojektowany system do obiegu dokumentów uwzględnia zmieniające się potrzeby firmy. Pracownicy posiadający uprawnienia mogą samodzielnie konfigurować program – zmieniać proces obiegu dokumentów, tworzyć własne typy dokumentów i dołączać je do działającego systemu – wyjaśnia Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła

REKLAMA

Co więcej, system do elektronicznego obiegu powinien być w pełni skalowalny – a to oznacza, że nie będzie w nim ograniczeń i poradzi sobie z dowolną liczbą faktur. Jednocześnie każda firma powinna mieć możliwość w prosty sposób samodzielnie rozbudowywać system, tworząc dowolną liczbę obiegów. Nie dojdzie wówczas do sytuacji, w której firma wyrośnie z tego rozwiązania lub przestanie ono spełniać jej potrzeby.

Systemy do obiegu dokumentów to rozwiązania bardzo bezpieczne. Każdy użytkownik ma bowiem nadane szczegółowe stopnie uprawnień, zależne od posiadanych przez niego praw dostępu do informacji. Nie ma możliwości, by jakiś dokument dostał się w niepowołane ręce. Dzięki temu elektroniczny obieg jest doskonałym narzędziem do efektywnej obsługi firm z określoną hierarchią pracowników, dysponujących różnymi uprawnieniami.

Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)


Jakie rozwiązanie wybrać?

W trosce o komfort pracowników warto poszukać systemu z przyjaznym, intuicyjnym interfejsem, którego działanie nie nastręczy problemów nawet starszym osobom. Elektroniczny obieg dokumentów nie może także działać w oderwaniu od funkcjonującego w firmie systemu finansowo-księgowego – wszak pracujemy na tych samych umowach i fakturach. Najlepiej więc wybrać takie rozwiązanie, które posiada integrację z używanym w firmie systemem.

Co zrobić, by elektroniczny obieg jak najlepiej służył pracownikom, był rozwiązaniem efektywnym, ale też szybko działającym? Warto zainwestować w mechanizm OCR – połączoną z systemem aplikację,  której zadaniem jest odczytywanie  z dokumentów kluczowych danych. By wprowadzić dokument w obieg, nie trzeba go będzie ręcznie przepisywać – wystarczy go zeskanować i nadać mu odpowiednią ścieżkę. W przyszłości będzie ona podpowiadana automatycznie, ponieważ system posiada mechanizmy samouczące.

Wdrożenie i co dalej?

Choć zakres możliwości systemu może onieśmielać, nie należy się go bać. Grunt to wsparcie profesjonalistów. Jeżeli podczas wdrożenia będą pracowali z nami wykwalifikowani specjaliści, którzy skonfigurują ścieżki obiegu dokumentów w oparciu o indywidualne potrzeby firmy i przeszkolą pracowników z obsługi aplikacji, to cały proces nie potrwa dłużej niż 3 miesiące, a system będzie działać już od pierwszego dnia po wdrożeniu. Najlepszy sposób na zweryfikowanie, czy obieg dokumentów funkcjonuje poprawnie, to sprawdzenie go w praktyce. Nie powinniśmy jednak zostać pozostawieni sami sobie – warto upewnić się, czy możemy liczyć na opiekę powdrożeniową.

Blog firmowy w 2017 r. - co zrobić, by każdy go czytał?

- Liczba krążących w firmie dokumentów potrafi przyprawić o zawrót głowy. Dlatego  sugerujemy naszym klientom, by zaczęli pracę z systemem od obiegu faktur, z czasem poszerzając korzystanie z narzędzia o inne typy dokumentów – umowy, pisma. Pozwoli to na stopniowe oswojenie się użytkowników z obsługą aplikacji. Wkrótce, gdy będą już swobodnie obsługiwali cały system, zarządzanie wieloma typami dokumentów nie sprawi im żadnego problemu – radzi Edyta Piekarska, analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Nowoczesne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązania dające nieocenione wsparcie w biznesie. Mogą sobie na nie pozwolić również małe i średnie podmioty. Firma, która zdecyduje się na poniesienie stosunkowo niewysokich kosztów wdrożenia obiegu, pozbędzie się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności – zyska porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji. Inwestycja w elektroniczny obieg umożliwia rozwój w wymiarze, który bez tego rozwiązania byłby niemożliwy do osiągnięcia.

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA