REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła

 PrimeSoft Polska Sp. z o.o.
Specjalista z zakresu systemów IT, zarządzania i workflow|BPM
Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła / Fot. Fotolia
Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Osoby prowadzące działalność gospodarczą skupiają się zwykle, co całkiem zrozumiałe, na twardych danych, liczbach i wskaźnikach. Jednak źródła sukcesów firm, a także przyczyny ich porażek tkwią na głębszym, aczkolwiek niedocenianym poziomie. Chodzi o proces komunikowania. Nieprawidłowy obieg informacji w organizacji jest jak ciężka choroba tocząca ją od środka – tym groźniejsza, że często niezdiagnozowana. Wypracowanie efektywnego modelu komunikacji wymaga przede wszystkim identyfikacji i eliminacji tzw. wąskich gardeł. Jak wygląda to w praktyce?

Obieg informacji w przedsiębiorstwie ogniskuje w sobie praktycznie wszystkie możliwe zagrożenia jakie mogą stanąć na drodze rozwoju organizacji. W grę wchodzi tu bowiem czynnik ludzki i nowe technologie, które mogą być nieprawidłowo bądź nie w pełni wykorzystywane. Nad rozwiązaniami mającymi usprawnić proces wymiany informacji pracują nie tylko specjaliści od technologii IT, ale także psycholodzy biznesu, czy spece od audytu komunikacji wewnętrznej. Z ich dorobku skorzystać może praktycznie każda organizacja. Dlaczego? Bo wąskie gardła komunikowania znajdziemy wszędzie. Pytanie tylko, czy potrafimy im sprostać.

REKLAMA

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Kanały komunikacji, czyli język źródłem nieporozumień

Termin „wąskie gardło” został ukuty na gruncie zarządzania i produkcji – w swym pierwotnym znaczeniu określa on ogniwo, które w danym procesie produkcyjnym posiada najmniejszą zdolność produkcyjną limitując przez to efektywność całego procesu. W odniesieniu do komunikowania „wąskie gardło” stanowią newralgiczne punkty utrudniające efektywną komunikację. Do listy najpopularniejszych wąskich gardeł należą te procesy, które wymagają  grupowej współpracy i komunikacji nieosobistej, czyli prowadzonej przez email. Dziś większość projektów wykonuje się w grupach, a poszczególni pracownicy kontaktują się często tylko za pomocą poczty elektronicznej czy innych systemów informatycznych. W takich warunkach łatwo o pomyłki, przeoczenia czy wzajemne niezrozumienie. Bywa, że pracownicy zamieniają się w maszyny do przetrawiania dziesiątków maili, a komunikowanie przekształca się w szkodliwy szum informacyjny.  W efekcie firma, mimo dobrych biznesowych decyzji i wielu inwestycji,  nie jest w stanie się rozwijać w tempie, które byłoby dla niej osiągalne.

Zobacz również: Majątek firmowy wycofany na cele prywatne

Mikro i marko – audyt nadchodzi

W takiej sytuacji trzeba działać zdecydowanie. Specjaliści nie maja wątpliwości: wąskie gardła najlepiej identyfikować jeszcze zanim dadzą nam się one we znaki. Perspektywiczne spojrzenie na komunikowanie i działania prewencyjne na pewno zaprocentują w przyszłości. Punktem wyjścia powinien być rodzaj wewnętrznego audytu z zakresu komunikowania. Najlepiej dokonać go zarówno na poziomie makro, czyli w skali całego przedsiębiorstwa, jak i w skali mikro czyli na poziomie działów. Bardzo istotnym elementem jest uwzględnienie relacji i obiegu danych pomiędzy działami. Doświadczenie uczy, że taka krzyżowa komunikacja obfituje w „wąskie gardła”. W audycie uwzględnia się zwykle kilka czynników – bada się kanały i narzędzia jakimi posługują się pracownicy (telefon, mail, intranet etc.), mierzy się też intensywność wzajemnych kontaktów i liczbę generowanych komunikatów. Audyt, oprócz pobrania i analizy danych zastanych, często uwzględnia też ankiety, które wypełniają pracownicy. Tego aspektu nie można ignorować – dzięki ankietom zatrudnieni mają możliwość anonimowo wskazać rzeczy, które ich zdaniem utrudniają wzajemną komunikację. Okazać może się na przykład, iż punktem zapalnym jest osobisty konflikt między dwoma kluczowymi pracownikami albo trudności w obsłudze programu czy systemu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Informatyka – w służbie komunikacji

W tym punkcie warto rozszerzyć zagadnienie dotyczące nowoczesnych technologii, a konkretniej obsługi programów przez pracowników. W dobie informatyzacji i automatyzacji procesów praktycznie w każdej organizacji działają różnego rodzaju narzędzia i systemy, które wymagają odpowiedniej obsługi. W firmach w których wdraża się takie rozwiązania pojawia się często grupa pracowników, która podchodzi do nich z nieufnością. Nowe narzędzia wymagają zwykle nabycia nowych kompetencji, zmiany przyzwyczajeń i wyzbycia się rutyny. Z drugiej strony, dostawcy rozwiązań z zakresu IT zwracają dużą uwagę na to, czy są one „user friendly”, czyli przyjazne użytkownikom. Tym niemniej jednak – kwestii związanych z wdrażaniem systemów informatycznych nie można lekceważyć, tak samo nie można bagatelizować obaw pracowników. Im więcej pozostawimy niedomówień, tym więcej pojawi się plotek. Dlatego też – dla dobra komunikacji wewnętrznej należy od początku pokazać pracownikom:

  • jaki system zamierzmy wdrożyć
  • w jaki sposób ułatwi on pracę załogi
  • kiedy będzie on wdrażany
  • w jaki terminie odbędzie się szkolenie z jego obsługi
  • komu zgłaszać ew. pytania, problemy

Zobacz: Wykorzystywanie kontraktów menadżerskich przy zatrudnianiu menadżerów

REKLAMA

Informacja o implementacji nowego systemu powinna pojawić się zanim zacznie być on wdrażany. Element zaskoczenia wywoła niepotrzebny zamęt, który szybko zamieni się w komunikacyjny bałagan. Przeszkolenie załogi z nowego narzędzia pracy to konieczność. Dzięki temu będziemy mogli wyeliminować, albo chociaż zminimalizować negatywne skutki wąskiego gardła, które pojawia się na styku pracownik – nowy system. Ktoś, kto przejdzie profesjonalne szkolenie z obsługi nowego narzędzia pracy, będzie mógł szybko docenić jego zalety i sprawnie się nim posługiwać. W efekcie wdrożone zmiany okażą się korzystne, tak dla całej organizacji, jak i dla pojedynczych pracowników.

W dobie XXI zarządzanie komunikacją w przedsiębiorstwie jest prawdziwym wyzwaniem. Jednak ani ludzi ani technologi nie należy się bać. Trzymanie wąskich gardeł w ryzach umożliwi dalszy rozwój przedsiębiorstwa i wpłynie pozytywnie na motywację pracowników do pracy. A to przecież ma, summa summarum, ogromne znaczenie zwłaszcza biorąc pod uwagę coraz bardziej zaciętą konkurencje między przedsiębiorstwami.

Zobacz: Jak usprawnić strategię marketingową firmy?

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    BGK będzie mógł udzielać gwarancji spłaty kredytów mikrofirmom oraz małym i średnim przedsiębiorstwom. Projektowane rozporządzenie ma wejść w życie 29 marca 2024 r.

    BGK będzie mógł gwarantować kredyty dla MŚP w ramach programu InvestEU. Jaka pomoc dla MŚP?

    Nie masz w tym miesiącu 1600,32 zł na składki dla ZUS? Nim zbankrutujesz czekając na rządowe wakacje od ZUS, zawieś działalność gospodarczą

    Obiecane przez rząd wakacje od ZUS będą nieprędko, a życie toczy się szybko. Od 5 lutego, z oficjalnego komunikatu ZUS wiadomo, ile trzeba będzie odprowadzić na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne za okres od stycznia do grudnia 2024 r. To już więcej niż przed waloryzacją wynosi minimalna emerytura. Co więc robić gdy kolejny miesiąc czeka się na zapłatę faktury, w kasie firmowej pusto, a ZUS upomina się o składki.
    Na pewno nie czekać na obiecane wakacje od ZUS, ale po prostu zawiesić działalność gospodarczą na ten czas.

    Opłata roczna BDO w 2024 r. W lutym upływa ważny termin

    Przedsiębiorcy wpisani do Bazy Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami (BDO) powinni pamiętać o uiszczeniu opłaty rocznej. Jaki jest termin na wniesienie opłaty w 2024 roku?

    ESG jako klucz do zrównoważonego biznesu

    W czasach, gdzie zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna stają się kluczowymi determinantami sukcesu przedsiębiorstw, Beata Drzazga założyciel BetaMed SA i inicjator wielu projektów zarówno w kraju, jak i za granicą, dzieli się swoim doświadczeniem i przemyśleniami na temat wprowadzania zasad ESG (Environmental, Social, and Governance) w praktyce biznesowej.

    REKLAMA

    Przedsiębiorcy lepiej oceniają koniunkturę więc śmielej kupują samochody. W 2024 r. wróciła niechęć do elektryków

    W 2024 roku zakupem samochodu zainteresowany jest co czwarty przedsiębiorca. To podobnie jak przed dwunastoma miesiącami. Wynik w 2024 r. może być w rzeczywistości jeszcze lepszy, ponieważ 16 proc. ankietowanych nie umiało na etapie badania jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie o zamiar zakupu samochodu.

    KAS: uwaga na podrobione, nielegalne środki ochrony roślin

    Rozpoczęła się właśnie VI. edycja kampanii edukacyjnej Krajowej Administracji Skarbowej, Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa, Policji oraz Polskiego Stowarzyszenia Ochrony Roślin przestrzegającej przed oszustami oferującymi nielegalne, w tym podrobione, środki ochrony roślin. Kampania prowadzona jest pod hasłem „Kupując podróbki, tracisz wiele razy!". 

    Rejestracja spółek od A do Z. Sprawdź nasz poradnik!

    W dzisiejszych czasach coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej. Niektórzy robią to w pojedynkę, inni proponują współpracę znajomym lub prosperującym przedsiębiorcom. W ten sposób powstają spółki, wymagające odpowiedzialnej opieki prawnej i księgowości. Sprawdź, od czego zacząć!

    Protesty rolników w całej Europie. Jakie są powody? O co im chodzi?

    Protesty rolników trwają od kilku tygodniu w wielu krajach europejskich, m.in. w Niemczech, Francji, Włoszech, Grecji, Czechach i na Węgrzech. Rolnicy protestują przeciwko niskim cenom produktów rolnych, Europejskiemu Zielonemu Ładowi i taniemu importowi produktów rolniczych spoza Unii Europejskiej.

    REKLAMA

    Pompa ciepła, magazyn energii, fotowoltaika teraz dostępne w leasingu europejskim dla sklepów, punktów usługowych i rolników

    Teraz przedsiębiorcy, małe i średnie firmy produkcyjne, sklepy, salony samochodowe czy rolnicy, mogą ubiegać się o leasing pojazdów elektrycznych, instalacji fotowoltaicznych, pomp ciepła, magazynów energii oraz maszyn i urządzeń na atrakcyjnych warunkach. Są nowe środki finansowe pozwalające zwiększyć ofertę – i to na korzystniejszych niż uprzednio warunkach.

    Aplikacje chmurowe ułatwiają pracę firmom, ale i ściągają na nie niebezpieczeństwa, których menadżerowie najczęściej nie są świadomi

    Wszechobecne aplikacje chmurowe pozwalają firmie z Warszawy bez wysiłku współpracować z zespołem z Londynie, organizując spotkania wideo, podczas których analizuje się dane, a nawet realizować skomplikowane zadania związane z zarządzaniem projektami. 

    REKLAMA