Komunikacja w przedsiębiorstwie – wąskie gardła

Obieg informacji w przedsiębiorstwie ogniskuje w sobie praktycznie wszystkie możliwe zagrożenia jakie mogą stanąć na drodze rozwoju organizacji. W grę wchodzi tu bowiem czynnik ludzki i nowe technologie, które mogą być nieprawidłowo bądź nie w pełni wykorzystywane. Nad rozwiązaniami mającymi usprawnić proces wymiany informacji pracują nie tylko specjaliści od technologii IT, ale także psycholodzy biznesu, czy spece od audytu komunikacji wewnętrznej. Z ich dorobku skorzystać może praktycznie każda organizacja. Dlaczego? Bo wąskie gardła komunikowania znajdziemy wszędzie. Pytanie tylko, czy potrafimy im sprostać.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Kanały komunikacji, czyli język źródłem nieporozumień

Termin „wąskie gardło” został ukuty na gruncie zarządzania i produkcji – w swym pierwotnym znaczeniu określa on ogniwo, które w danym procesie produkcyjnym posiada najmniejszą zdolność produkcyjną limitując przez to efektywność całego procesu. W odniesieniu do komunikowania „wąskie gardło” stanowią newralgiczne punkty utrudniające efektywną komunikację. Do listy najpopularniejszych wąskich gardeł należą te procesy, które wymagają  grupowej współpracy i komunikacji nieosobistej, czyli prowadzonej przez email. Dziś większość projektów wykonuje się w grupach, a poszczególni pracownicy kontaktują się często tylko za pomocą poczty elektronicznej czy innych systemów informatycznych. W takich warunkach łatwo o pomyłki, przeoczenia czy wzajemne niezrozumienie. Bywa, że pracownicy zamieniają się w maszyny do przetrawiania dziesiątków maili, a komunikowanie przekształca się w szkodliwy szum informacyjny.  W efekcie firma, mimo dobrych biznesowych decyzji i wielu inwestycji,  nie jest w stanie się rozwijać w tempie, które byłoby dla niej osiągalne.

Zobacz również: Majątek firmowy wycofany na cele prywatne

Mikro i marko – audyt nadchodzi

W takiej sytuacji trzeba działać zdecydowanie. Specjaliści nie maja wątpliwości: wąskie gardła najlepiej identyfikować jeszcze zanim dadzą nam się one we znaki. Perspektywiczne spojrzenie na komunikowanie i działania prewencyjne na pewno zaprocentują w przyszłości. Punktem wyjścia powinien być rodzaj wewnętrznego audytu z zakresu komunikowania. Najlepiej dokonać go zarówno na poziomie makro, czyli w skali całego przedsiębiorstwa, jak i w skali mikro czyli na poziomie działów. Bardzo istotnym elementem jest uwzględnienie relacji i obiegu danych pomiędzy działami. Doświadczenie uczy, że taka krzyżowa komunikacja obfituje w „wąskie gardła”. W audycie uwzględnia się zwykle kilka czynników – bada się kanały i narzędzia jakimi posługują się pracownicy (telefon, mail, intranet etc.), mierzy się też intensywność wzajemnych kontaktów i liczbę generowanych komunikatów. Audyt, oprócz pobrania i analizy danych zastanych, często uwzględnia też ankiety, które wypełniają pracownicy. Tego aspektu nie można ignorować – dzięki ankietom zatrudnieni mają możliwość anonimowo wskazać rzeczy, które ich zdaniem utrudniają wzajemną komunikację. Okazać może się na przykład, iż punktem zapalnym jest osobisty konflikt między dwoma kluczowymi pracownikami albo trudności w obsłudze programu czy systemu.