Jak rozliczyć zwolnienie lekarskie na przełomie roku 2014/2015?

Prawo do wynagrodzenia chorobowego mają pracownicy, osoby odbywające służbę zastępczą oraz wykonawcy pracy nakładczej. Okres 33 dni, a w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia – 14 dni niezdolności do pracy, za które pracownikowi (chałupnikowi) przysługuje wynagrodzenie chorobowe, pracodawca ustala, sumując poszczególne okresy choroby pracownika w roku kalendarzowym. Kolejne okresy choroby pracodawca sumuje nawet wówczas, gdy między zwolnieniami od pracy są przerwy.

Pracownica mająca 25 lat chorowała w okresach: od 26 stycznia do 7 lutego 2014 r. (13 dni), od 16 do 25 września 2014 r. (10 dni), od 28 października do 14 listopada 2014 r. (18 dni). W 2014 r. pracodawca wypłacił pracownicy następujące świadczenia:

• za niezdolność do pracy przypadającą w styczniu, w lutym i we wrześniu oraz od 28 października do 6 listopada 2014 r. – wynagrodzenie chorobowe (13 dni + 10 dni + 10 dni = 33 dni),
• za okres od 7 do 14 listopada 2014 r. – zasiłek chorobowy (8 dni).

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Prawo do wynagrodzenia chorobowego – jak ustalić

Warunkiem nabycia prawa do wynagrodzenia chorobowego jest posiadanie wymaganego okresu wyczekiwania, który dla osób podlegających ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo (pracowników, osób odbywających służbę zastępczą) wynosi 30 dni. Dla osób podlegających ubezpieczeniu chorobowemu dobrowolnie (praca nakładcza) okres wyczekiwania wynosi 90 dni. Niezdolność do pracy przypadająca w okresie wyczekiwania nie wpływa na prawo do wynagrodzenia chorobowego, ponieważ pracodawca nie wlicza tego okresu do 33 dni lub 14 dni, za które przysługuje wynagrodzenie chorobowe.

Jeżeli pracodawca musi zsumować kolejne okresy niezdolności do pracy dla pracownika zatrudnionego w ciągu roku więcej niż u jednego pracodawcy, zlicza także okresy wynagrodzenia chorobowego wypłaconego przez byłego pracodawcę.

Pracodawca, rozwiązując umowę o pracę, ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy i zamieścić w ust. 4 pkt 4 świadectwa informację o liczbie dni, za które pracownikowi wypłacił wynagrodzenie chorobowe w roku kalendarzowym, w którym została rozwiązana umowa o pracę.

Prawo do 14 dni wynagrodzenia chorobowego w roku kalendarzowym mają pracownicy, którzy ukończyli 50 lat w poprzednim roku kalendarzowym lub wcześniej.

Zobacz również: Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich

Pracownica chorowała przez 10 dni marca 2014 r., a następnie przez 13 dni maja. W 2014 r. pracownica ukończyła 50 lat. Umowa o pracę została rozwiązana 30 czerwca 2014 r., a od 1 lipca 2014 r. pracownica rozpoczęła kolejną pracę na podstawie nowej umowy o pracę. Chorowała od 7 do 29 listopada 2014 r. W 2014 r. pracownica ma prawo do wynagrodzenia chorobowego w wymiarze 33 dni, czyli jeszcze za 10 dni zwolnienia lekarskiego, tj. od 7 do 16 listopada 2014 r. [33 dni – (10 dni + 13 dni)]. Natomiast od 17 do 29 listopada 2014 r. pracownica otrzyma zasiłek chorobowy wypłacany z ubezpieczenia chorobowego. W 2015 r. w przypadku niezdolności do pracy z powodu choroby pracownicy przysługuje wynagrodzenie chorobowe wypłacane ze środków pracodawcy w wymiarze 14 dni (ponieważ w 2014 r. ukończyła 50 lat).

Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego pracownik podejmie dodatkowe zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, to do 33/14 dni, za które pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego, pracodawca powinien wliczać również okres, za który zostało już wypłacone wynagrodzenie chorobowe przed podjęciem dodatkowego zatrudnienia.

Pracownik w wieku 38 lat jest zatrudniony od 1 czerwca 2007 r. na cały etat. W 2014 r. chorował od 9 do 31 maja 2014 r. (23 dni). Za czas choroby otrzymał wynagrodzenie chorobowe. Od 1 sierpnia 2014 r. pracownik dodatkowo jest zatrudniony na 1/4 etatu u innego pracodawcy. Chorował od 7 listopada do 14 grudnia 2014 r. (przez 38 dni). Obydwaj pracodawcy wypłacą pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 10 dni tego zwolnienia lekarskiego. Prawo do wynagrodzenia chorobowego pracownik ma bowiem do wyczerpania 33 dni zwolnienia lekarskiego w 2014 r. Od 17 listopada do 14 grudnia 2014 r. pracownik w obydwu zakładach ma prawo do zasiłku chorobowego.

Pracownica uprawniona do dodatkowego urlopu macierzyńskiego może łączyć korzystanie z tego urlopu z wykonywaniem pracy u swojego pracodawcy, który udzielił urlopu. W takim przypadku praca może być wykonywana w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. Jeżeli w tym okresie przedłoży zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy, ma prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego z tytułu części etatu, w jakim pracuje. Zmiana wymiaru czasu pracy nie ma wpływu na wymiar wynagrodzenia chorobowego przysługującego w danym roku kalendarzowym.

Zobacz: E-zwolnienia lekarskie 2015 - dla kogo będą korzystne?

Pracownica zatrudniona na cały etat chorowała w okresie ciąży od 13 czerwca do 2 lipca 2014 r. (20 dni) i z tego tytułu otrzymała wynagrodzenie chorobowe. 3 lipca 2014 r. urodziła jedno dziecko i pobierała zasiłek macierzyński przez 140 dni, tj. od 3 lipca do 19 listopada 2014 r. Pracownica 10 listopada 2014 r. wystąpiła z wnioskiem o udzielenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego na okres 2 tygodni od 20 listopada do 3 grudnia 2014 r. oraz o wyrażenie zgody na podjęcie pracy w okresie tego urlopu w wymiarze 1/8 etatu. Na okres od 22 do 27 listopada 2014 r. pracownica przedłożyła zwolnienie lekarskie z powodu choroby. W związku z tym, że w 2014 r. pracownica wykorzystała 20 dni wynagrodzenia chorobowego, za okres przedłożonego zwolnienia lekarskiego nadal ma prawo do wynagrodzenia chorobowego (20 dni + 6 dni = 26 dni). Wykorzystanie okresu wynagrodzenia chorobowego (20 dni) w czasie zatrudnienia na cały etat sumuje się z wynagrodzeniem chorobowym wykorzystanym w okresie zatrudnienia na 1/8 etatu.

Wynagrodzenie chorobowe 31 grudnia 2014 r.

Najwięcej wątpliwości mają pracodawcy, którzy muszą wypłacić pracownikowi świadczenie na przełomie grudnia i stycznia. Wątpliwości dotyczą tego, czy od 1 stycznia 2015 r. pracownikowi choremu nieprzerwanie od grudnia 2014 r. wypłacić wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek chorobowy.

Jeżeli 31 grudnia 2014 r. pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego, to niezależnie, czy do 31 grudnia wykorzystał równo 33 dni lub 14 dni albo mniej niż 33 dni lub 14 dni zwolnienia lekarskiego, od 1 stycznia 2015 r. nadal ma prawo do wynagrodzenia chorobowego. Ponadto okres 33 dni lub 14 dni, za który w 2014 r. pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, pracodawca – począwszy od 1 stycznia 2015 r. – musi liczyć od nowa. Nie ma znaczenia, ile dni z 33 dni lub z 14 dni limitu w 2014 r. pracownik już wykorzystał.

Pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie chorobowe łącznie przez 33 lub 14 dni w roku kalendarzowym.

Pracownica, która ma 49 lat, chorowała od 14 do 20 lutego 2014 r. (7 dni) i otrzymała wynagrodzenie chorobowe. Ponownie choruje od 6 grudnia 2014 r. do 11 stycznia 2015 r. (37 dni). Za okres od 6 do 31 grudnia 2014 r. (26 dni) otrzymała wynagrodzenie chorobowe. Ponieważ 31 grudnia 2014 r. pracownica miała prawo do wynagrodzenia chorobowego (w 2014 r. wykorzystała 33 dni wynagrodzenia), to za okres od 1 do 11 stycznia 2015 r. (11 dni) również otrzyma wynagrodzenie chorobowe. Po 12 stycznia 2015 r. pracodawca będzie miał obowiązek wypłacić pracownicy wynagrodzenie chorobowe jeszcze za 22 dni zwolnienia lekarskiego (łącznie za 33 dni w 2015 r.).

Zobacz też: Świadczenia z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego

Zasiłek chorobowy 31 grudnia 2014 r.

Jeżeli w 2014 r. pracownik chorował dłużej niż trwa przysługujący mu okres wynagrodzenia chorobowego i wyczerpał 33-dniowy lub 14-dniowy okres prawa do wynagrodzenia chorobowego, a 31 grudnia 2014 r. przysługiwał mu zasiłek chorobowy, wówczas od 1 stycznia 2015 r. temu pracownikowi również będzie przysługiwał zasiłek chorobowy.

Zasiłek chorobowy pracodawca lub ZUS muszą wypłacić pracownikowi za cały nieprzerwany okres niezdolności do pracy, aż do wyczerpania pełnego okresu zasiłkowego, tj. 182 lub 270 dni.

Dopiero gdy po 31 grudnia 2014 r. wystąpi przerwa w niezdolności do pracy, a po przerwie ponownie nastąpi niezdolność do pracy spowodowana chorobą, pracodawca będzie miał obowiązek wypłaty wynagrodzenia za czas choroby. W takim przypadku okres 33/14 dni będzie liczony, począwszy od pierwszego dnia niezdolności do pracy przypadającej po przerwie.

Pracownik (48 lat) chorował w okresie od 13 do 21 stycznia 2014 r. (9 dni), a następnie nieprzerwanie od 27 lipca 2014 r. do 20 stycznia 2015 r. (178 dni). Pracownikowi przysługuje w 2014 r.:

• wynagrodzenie chorobowe za styczeń (9 dni) oraz za okres od 27 lipca do 19 sierpnia 2014 r. (24 dni),
• zasiłek chorobowy od 20 sierpnia do 31 grudnia 2014 r.

W związku z tym, że w ostatnim dniu grudnia 2014 r. pracownikowi przysługiwał zasiłek chorobowy, w okresie od 1 do 20 stycznia 2015 r. również ma prawo do zasiłku chorobowego.

Jeżeli po wykorzystaniu nieprzerwanego zwolnienia lekarskiego nastąpi przerwa w niezdolności do pracy (nawet jednodniowa) i po przerwie pracownik ponownie zachoruje, to pracodawca będzie zobowiązany wypłacić mu wynagrodzenie chorobowe do wyczerpania 33 dni w 2015 r. Jednak pracodawca musi pamiętać, że prawo do świadczeń przysługuje pracownikowi przez 182 dni (270 dni – jeżeli choruje na gruźlicę albo w okresie ciąży). Do tego okresu wlicza się okresy, za które przysługuje wynagrodzenie chorobowe.

Zobacz: Utrata zasiłku chorobowego

Płatnik zasiłku na przełomie roku

Ustalenie prawa do zasiłków, ich wysokości, a także wypłata świadczeń z ubezpieczeń społecznych to obowiązek pracodawcy lub ZUS. Kryterium wyznaczającym płatnika zasiłków na cały 2015 r. jest liczba osób zgłoszonych przez pracodawcę do ubezpieczenia chorobowego 30 listopada 2014 r. Płatnik składek, który 30 listopada 2014 r. nikogo nie zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego, ustala liczbę ubezpieczonych według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokona takiego zgłoszenia.

Zakłady pracy, które zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, są zobowiązane ustalać prawo do zasiłków oraz wypłacać zasiłki swoim pracownikom, zleceniobiorcom i chałupnikom. Osobom zatrudnionym u płatnika, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób, zasiłki wypłaca bezpośrednio ZUS.

Wynagrodzenie chorobowe zawsze wypłaca pracodawca, niezależnie od liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Nie ma więc w tym przypadku znaczenia, czy pracodawca jest uprawniony do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia chorobowego.

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy pracodawca jest zobowiązany wypłacić pracownikowi z własnych środków.

Gdy za 1 stycznia 2015 r. zasiłek chorobowy płaci ZUS

Jeżeli niezdolność do pracy trwa na przełomie roku, a ZUS rozpoczął wypłatę zasiłku chorobowego ubezpieczonemu przed 1 stycznia 2015 r., gdyż płatnik składek nie był uprawniony w 2014 r. do wypłaty zasiłków, ZUS kontynuuje tę wypłatę w 2015 r. za cały nieprzerwany okres niezdolności do pracy. Płatnikiem zasiłku jest ZUS, nawet jeżeli od 1 stycznia 2015 r. płatnik składek wypłaca zasiłki swoim pracownikom. Pracodawca będzie ustalał prawo do zasiłków, ich wysokość oraz będzie je wypłacał osobom, które uzyskają prawo do zasiłków po przerwaniu niezdolności do pracy lub które przedłożą np. zwolnienie lekarskie po raz pierwszy w 2015 r.

Pracownik (39 lat) chorował od 16 do 29 maja 2014 r. Ponownie zachorował 17 października 2014 r. i choruje nieprzerwanie do 26 stycznia 2015 r. Wynagrodzenie za czas choroby, łącznie za 33 dni, pracodawca wypłacił za okres od 16 do 29 maja 2014 r. (14 dni) oraz od 17 października do 4 listopada 2014 r. (19 dni). Pracodawca w 2014 r. nie był uprawniony do wypłaty zasiłków chorobowych pracownikom, ponieważ 30 listopada 2013 r. zatrudniał 20 osób. Dlatego wypłatę zasiłku od 5 listopada 2014 r. przekazał do ZUS. W 2015 r. zakład sam będzie wypłacał zasiłki chorobowe, ponieważ 30 listopada 2014 r. do ubezpieczenia chorobowego zgłaszał 27 osób. W tym przypadku ZUS będzie jednak płacił pracownikowi zasiłek chorobowy od 5 listopada 2014 r. do 26 stycznia 2015 r., tj. za cały nieprzerwany okres zwolnień lekarskich.

Jeżeli zakład pracy od 1 stycznia 2015 r. traci prawo do wypłaty zasiłków, to od 1 stycznia 2015 r. wszystkie zasiłki, również te, których wypłatę zakład pracy rozpoczął przed 1 stycznia 2015 r., wypłaca ZUS. Zwolnienie lekarskie i ZUS Z-3 lub ZUS Z-3a pracodawca przekazuje do ZUS właściwego według siedziby płatnika składek.

W I półroczu 2014 r. zakład pracy wypłacił 52-letniemu pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za 14 dni. Kolejne zwolnienie lekarskie pracownik dostarczył na okres od 12 grudnia 2014 r. do 15 stycznia 2015 r. Pracodawca wypłacił zasiłek chorobowy do 31 grudnia 2014 r., ponieważ w 2014 r. był do tego uprawniony. Z powodu zmniejszenia liczby zatrudnionych osób, w 2015 r. pracodawca nie ma prawa do wypłacania zasiłków chorobowych. Stan zatrudnienia na 30 listopada 2014 r. wynosił bowiem 15 osób. Wypłatę zasiłku dla pracownika od 1 stycznia 2015 r. pracodawca przekazał do ZUS.

Zobacz: Prawo do zasiłku chorobowego po ustaniu ubezpieczenia chorobowego

Minimalna podstawa wymiaru zasiłku

Podstawa wymiaru świadczeń z tytułu niezdolności do pracy dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wraz ze składnikami, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania zasiłku, nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od kwoty brutto przysługującego wynagrodzenia pracodawca odlicza składki finansowane przez pracownika, łącznie w kwocie 13,71% wynagrodzenia. Minimalnej podstawy wymiaru zasiłków nie stosuje się do osób zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego (uczniów). Wynika to z faktu, że nie mają one zagwarantowanego minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 1680 zł.

Minimalna podstawa wymiaru zasiłku 2014/2015

Pracownik, który ma 28 lat, jest zatrudniony od 2014 r. Pracuje na cały etat i otrzymuje wynagrodzenie minimalne, odpowiednio w 2014 r. 1680 zł, a w 2015 r. – 1750 zł. W grudniu 2014 r. pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie z powodu choroby od 19 grudnia 2014 r. do 20 stycznia 2015 r. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone na potrzeby obliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za okres od grudnia 2013 r. do listopada 2014 r. wyniosło (po potrąceniu składek finansowanych przez pracownika) 1440,00 zł i było niższe od minimalnej podstawy wymiaru zasiłku obowiązującej w 2014 r., tj. od 1449,67 zł. W związku z tym pracodawca podwyższył podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego do kwoty minimalnej podstawy wymiaru, tj. 1449,67 zł. Pracownik choruje nadal od 1 stycznia 2015 r. Dlatego podstawę wymiaru zasiłku chorobowego od 1 stycznia 2015 r. pracodawca powinien ponownie przeliczyć od kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2015 r. W związku z tym zasiłek chorobowy od 1 stycznia 2015 r. musi być liczony od podstawy w wysokości 1510,08 zł.

Jeżeli wyliczona w 2014 r. podstawa wymiaru świadczenia została podwyższona do minimalnej podstawy wymiaru i pracownik choruje w 2015 r., to od 1 stycznia 2015 r. podstawa wymiaru nie może być niższa od obowiązującego w tym roku minimalnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem roku pracy i wymiaru etatu pracownika.

Zobacz też: Zasiłek chorobowy dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1662),
• art. 6, 8, 45, 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 159),
• art. 6 ust. 2, ust. 3 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. Nr 200, poz. 1679; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 157, poz. 1314),
• § 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2014 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2015 r. (Dz.U. z 2014 r. poz. 1220),
• § 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2013 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2014 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 1074).