Korzystanie z samochodów służbowych po zmianach w VAT

Od 1 kwietnia 2014 r. przedsiębiorcy wykorzystujący samochód o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony mogą odliczyć VAT związany z zakupem i eksploatacją auta w wysokości:

● 50% – w sytuacji kiedy samochód jest w tzw. użytku mieszanym, czyli służy zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, lub

● 100% – pod warunkiem że auto będzie używane wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej.

Aby pracodawca miał prawo odliczać od auta pełny VAT, musi:

● zawiadomić urząd skarbowy właściwy dla niego do rozliczeń VAT o tym, że pojazdy będą służyć wyłącznie celom firmowym (deklaracja VAT-26), oraz

● prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzającą prawdziwość danych podanych w zawiadomieniu.

Należy uznać, że nawet jednorazowe użycie samochodu firmowego do celów prywatnych powoduje, że nie można odliczyć 100% kosztów.

Oświadczenie nieprawdy i niewłaściwe odliczenie VAT może okazać się bardzo kosztowne, gdyż zagrożone jest grzywną w wysokości do 720 stawek dziennych, co po przeliczeniu może wynieść aż 16 mln zł.

Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 – multipakiet

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Regulamin korzystania z firmowego samochodu

Rozwiązaniem – sprawiającym, że służbowe samochody będą wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej – będą odpowiednio skonstruowane indywidualne umowy o powierzeniu auta (zawierane np. z pracownikami) oraz regulamin korzystania z samochodów służbowych.

Zawarte w nich zapisy muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest użytkowany wyłącznie w ramach działalności gospodarczej i nie ma możliwości jego prywatnego użytkowania, np. w celu dojazdu pracowników do swojego miejsca zamieszkania. Potwierdzeniem braku możliwości użytkowania prywatnego może być np.:

● obowiązek zostawiania na parkingu firmowym po godzinach pracy samochodów służbowych używanych przez pracowników,

● brak możliwości pobrania samochodów przez pracowników poza godzinami pracy (w tym w weekendy) na cele inne niż wyłącznie działalność przedsiębiorstwa,

● nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych (np. za pomocą GPS).

Poza tym w regulaminie powinny znaleźć się m.in.:

● postanowienia dotyczące tego, którzy pracownicy (na jakich stanowiskach) są uprawnieni do korzystania z samochodów służbowych,

● określenie sposobu przekazywania auta do użytku oraz rodzaju dokumentacji, którą należy sporządzać w związku z korzystaniem z samochodów firmowych,

● reguły użytkowania pojazdów firmowych (odnoszące się w szczególności do kwestii tankowania, serwisowania, napraw, dbałości o czystość, miejsca parkowania itp.),

● wskazanie obowiązków i zakresu odpowiedzialności użytkowania samochodu firmowego.

Zasady odliczania VAT-u od samochodów osobowych