Korzystanie z samochodów służbowych po zmianach w VAT

Od 1 kwietnia 2014 r. przedsiębiorcy wykorzystujący samochód o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony mogą odliczyć VAT związany z zakupem i eksploatacją auta w wysokości:

● 50% – w sytuacji kiedy samochód jest w tzw. użytku mieszanym, czyli służy zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, lub

● 100% – pod warunkiem że auto będzie używane wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej.

Aby pracodawca miał prawo odliczać od auta pełny VAT, musi:

● zawiadomić urząd skarbowy właściwy dla niego do rozliczeń VAT o tym, że pojazdy będą służyć wyłącznie celom firmowym (deklaracja VAT-26), oraz

● prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzającą prawdziwość danych podanych w zawiadomieniu.

Należy uznać, że nawet jednorazowe użycie samochodu firmowego do celów prywatnych powoduje, że nie można odliczyć 100% kosztów.

Oświadczenie nieprawdy i niewłaściwe odliczenie VAT może okazać się bardzo kosztowne, gdyż zagrożone jest grzywną w wysokości do 720 stawek dziennych, co po przeliczeniu może wynieść aż 16 mln zł.

Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 – multipakiet

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Regulamin korzystania z firmowego samochodu

Rozwiązaniem – sprawiającym, że służbowe samochody będą wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej – będą odpowiednio skonstruowane indywidualne umowy o powierzeniu auta (zawierane np. z pracownikami) oraz regulamin korzystania z samochodów służbowych.

Zawarte w nich zapisy muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest użytkowany wyłącznie w ramach działalności gospodarczej i nie ma możliwości jego prywatnego użytkowania, np. w celu dojazdu pracowników do swojego miejsca zamieszkania. Potwierdzeniem braku możliwości użytkowania prywatnego może być np.:

● obowiązek zostawiania na parkingu firmowym po godzinach pracy samochodów służbowych używanych przez pracowników,

● brak możliwości pobrania samochodów przez pracowników poza godzinami pracy (w tym w weekendy) na cele inne niż wyłącznie działalność przedsiębiorstwa,

● nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych (np. za pomocą GPS).

Poza tym w regulaminie powinny znaleźć się m.in.:

● postanowienia dotyczące tego, którzy pracownicy (na jakich stanowiskach) są uprawnieni do korzystania z samochodów służbowych,

● określenie sposobu przekazywania auta do użytku oraz rodzaju dokumentacji, którą należy sporządzać w związku z korzystaniem z samochodów firmowych,

● reguły użytkowania pojazdów firmowych (odnoszące się w szczególności do kwestii tankowania, serwisowania, napraw, dbałości o czystość, miejsca parkowania itp.),

● wskazanie obowiązków i zakresu odpowiedzialności użytkowania samochodu firmowego.

Zasady odliczania VAT-u od samochodów osobowych

---

Przykładowy zapis regulaminu korzystania ze służbowego auta

Zasady użytkowania służbowego samochodu

(...)

§ 3.

1. Pracownik zobowiązany jest do użytkowania samochodu służbowego zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa o ruchu drogowym i zasadami bezpieczeństwa, które są mu znane.

2. Samochód służbowy może być wykorzystywany przez Pracownika wyłącznie w celach służbowych. Pracownikowi nie wolno korzystać z samochodu do celów prywatnych. Naruszenie niniejszych postanowień może skutkować m.in. nałożeniem na Pracodawcę grzywny, za którą Pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

3. Pracownik nie może użyczać samochodu służbowego osobom trzecim, bez uprzedniego uzyskania na to zgody bezpośredniego przełożonego.

4. Koszty eksploatacyjne związane z wykorzystywaniem samochodu służbowego (w szczególności koszty paliwa, przeglądów serwisowych, wymiany opon, napraw, mycia i czyszczenia) są pokrywane przez Pracodawcę.

5. Pracownik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. Właściwie wypełniona ewidencja przebiegu pojazdu powinna być przekazywana przez pracownika do Działu Kadr najpóźniej do 3. dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, którego ewidencja dotyczy. Dane podane we wspomnianej ewidencji podlegają weryfikacji za pomocą zainstalowanych w aucie urządzeń GPS.

Pracodawca może nadzorować użytkowanie firmowego auta za pomocą GPS.

Treść regulaminu może być bardzo różna, w zależności od woli i potrzeb pracodawcy, przy czym regulamin nie może zawierać postanowień, które naruszają bezwzględnie obowiązujące zasady i przepisy prawa pracy.

Spółka z o.o. chce zapisać w regulaminie korzystania z samochodów firmowych, że pracownik wyraża „z góry” zgodę na potrącanie z jego wynagrodzenia ewentualnych kosztów wszelkich uszkodzeń auta powstałych w okresie powierzenia mu pojazdu. Pracodawca postępuje nieprawidłowo. Taki zapis jest niedozwolony, gdyż wspomniana zgoda miałaby charakter blankietowy, tj. dotyczyłaby należności, która może dopiero powstać w przyszłości i której wysokość nie jest znana. Taka zgoda pracownika jest niedopuszczalna i prawnie nieskuteczna. Potwierdza to np. uchwała Sądu Najwyższego z 4 października 1994 r. (I PZP 41/94, OSNP 1995/5/63).

Odliczenie 100% VAT od samochodu

Umowa powierzenia samochodu służbowego

Pracodawcy, obok (lub zamiast) tworzenia regulaminu, o którym mowa wcześniej, mogą także zdecydować się na sporządzenie umowy o powierzeniu samochodu firmowego. Dokument taki powinien precyzyjnie określać, komu powierzany jest pojazd, oraz wskazywać m.in. reguły korzystania z auta służbowego, miejsce parkowania, obowiązki i odpowiedzialność użytkownika, a dodatkowo także okres, na jaki powierzany jest samochód.

Przykładowy zapis umowy o przekazanie samochodu służbowego

(...)

§ 2. Prawa i obowiązki Pracownika

1. Pracownik jest zobowiązany do używania samochodu zgodnie z jego przeznaczeniem, instrukcją obsługi oraz przepisami wewnętrznymi obowiązującymi u Pracodawcy.

2. Pracownik oświadcza, że będzie używać samochodu zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym i zasadami bezpieczeństwa, które są mu znane.

3. Pracownik może przekazać samochód do używania osobie trzeciej wyłącznie na podstawie pisemnej zgody Pracodawcy.

4. Pracownik zobowiązuje się do używania samochodu wyłącznie w celu wykonywania obowiązków pracowniczych (do działalności gospodarczej Pracodawcy), co potwierdza w ewidencji przebiegu pojazdu.

5. Pracownik zobowiązuje się do rzetelnego dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu samochodu dostarczonej przez Pracodawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. Pracownik oświadcza, że jest świadomy, że naruszenie obowiązków, o których mowa w ust. 4–5, może skutkować m.in. nałożeniem kary finansowej na Pracodawcę, której zwrotu Pracodawca może dochodzić od Pracownika.

7. Pracownik oświadcza, że jest świadomy, że powierzony mu samochód jest wyposażony w nadajnik GPS umożliwiający bieżącą kontrolę przejechanych tras.

8. Pracownik zobowiązuje się należycie dbać o samochód w zakresie m.in. jego zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub kradzieżą.

§ 3. Miejsce parkowania samochodu

1. Miejscem parkowania samochodu jest parking znajdujący się na terenie siedziby Pracodawcy lub w miejscu prowadzenia przez niego działalności.

2. Jeśli ustalona przez Pracodawcę godzina wyjazdu/ /powrotu samochodem z podróży służbowej przypada przed godz. 6.00 lub po godz. 22.00, Pracownik może parkować samochód na posesji lub w garażu znajdujących się w posiadaniu Pracownika.

3. W jazdach lokalnych i jazdach zamiejscowych bez noclegu Pracownik jest zobowiązany korzystać wyłącznie z miejsc wyznaczonych do parkowania.

4. W jazdach zamiejscowych z noclegiem Pracownik jest zobowiązany korzystać wyłącznie ze strzeżonych miejsc parkingowych.

Jak prawidłowo odliczać 50% VAT od samochodów?

---

Ewidencja przebiegu pojazdu

W celu ustalenia prawidłowej wysokości odliczenia VAT od aut, od 1 kwietnia 2014 r. ustawodawca nałożył na pracodawców obowiązek prowadzenia ewidencji kilometrów przejechanych w celach służbowych. W praktyce obowiązek taki zwykle będzie dotyczył pracowników, którzy faktycznie korzystają z firmowych samochodów. Zapis o konieczności przygotowywania ewidencji powinien znaleźć się w regulaminie korzystania z samochodów służbowych oraz umowie o powierzeniu auta.

Brak ewidencji uniemożliwi pracodawcy skorzystanie z pełnego odliczenia VAT.

Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

● kolejny numer wpisu,

● datę i cel wyjazdu,

● opis trasy (skąd – dokąd),

● liczbę przejechanych kilometrów,

● imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli wpisu dokonuje pracownik;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Prawidłowe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów potwierdza, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych i umożliwia 100% odliczenie VAT.

Samochód jako środek trwały w działalności gospodarczej

Nadzór nad pojazdami firmowymi

Dla pełnego odliczania VAT od samochodów firmowych nie jest wystarczające samo wyznaczenie zasad użytkowania pojazdów. Pracodawcy muszą dodatkowo zadbać o zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzeganie. Przykładowo w opinii resortu finansów nie wystarczy wprowadzenie zakazu korzystania z aut do celów prywatnych w sytuacji, gdy nikt nie weryfikuje, czy zakaz ten jest respektowany. Z tego względu konieczny jest nadzór nad korzystaniem przez pracowników z pojazdów firmowych w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, np. za pomocą urządzeń GPS. Pomocny przy odzyskiwaniu całej kwoty VAT będzie także obowiązek zostawiania po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa pojazdów używanych przez zatrudnione osoby, bez możliwości ich pobrania poza tymi godzinami, w tym w weekendy.

Odpowiedzialność pracownika

Naruszenie przez pracownika zakazu korzystania z firmowego pojazdu do celów prywatnych może skutkować odpowiedzialnością materialną względem pracodawcy. Zakres tej odpowiedzialności będzie zależał od rodzaju winy. Najczęściej będziemy mieli do czynienia tu z winą umyślną (np. kiedy podwładny wykorzystuje bez zgody pracodawcy samochód firmowy przy załatwianiu spraw dotyczących prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej). Jeśli przez takie działanie zakład pracy poniesie szkodę (np. w postaci nałożenia przez urząd skarbowy kary za odliczenie przez firmę pełnego VAT od zakupu i eksploatacji auta), wówczas pracownik obowiązany jest do naprawienia szkody w pełnej wysokości (art. 122 ustawy – Kodeks pracy, dalej: k.p.). Jeżeli jednak pracownik wykorzystał auto pracodawcy prywatnie w sposób nieumyślny (lub zapomniał np. uzupełnić ewidencji przebiegu pojazdu), wówczas jego odpowiedzialność będzie ograniczona do kwoty 3-miesięcznego wynagrodzenia (art. 119 k.p.).

Podwładny nie poniesie natomiast odpowiedzialności w sytuacji, gdy jego działanie nie było zawinione. Taka okoliczność może zaistnieć np. wtedy, kiedy pracodawca zezwolił na przejazdy autem firmowym do domu, uznając je za służbowe, a urząd skarbowy zakwalifikuje je w trakcie kontroli za prywatne.

Sprzedaż samochodu firmowego a formalności

Więcej na ten temat przeczytasz w Serwisie Prawno - Pracowniczym. Sprawdź!

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 114, 119, 122 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2014 poz. 208),

● art. 1 ustawy z 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r. poz. 312),

● art. 86a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312).

● art. 23 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 186; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312).