Podróż służbową można rozliczyć w kosztach firmowych

Związek podróży z działalnością gospodarczą

Tak jak w przypadku innych wydatków, również te związane z wyjazdem służbowym powinny spełniać wymogi określone w art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji muszą:

• zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub
• zachowania przychodów albo
• zabezpieczenia źródła przychodów.

Co ważne, wydatki te nie mogą zostać wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wymienionych w art. 23 ustawy.

Co można ubezpieczyć wybierając się w podróż służbową?

Dokumentowanie podróży służbowej - wydatki

To, że wydatki poniesione podczas podróży służbowej muszą zostać odpowiednio udokumentowane, jest oczywiste. Jednak nie każdy przedsiębiorca wie, jakie dowody księgowe będą w tym przypadku odpowiednie.

Nie zawsze konieczna faktura - opłaty za przejazd autostradą oraz bilety

Zgodnie z par. 3 pkt 4 Rozporządzenia MF z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur, za fakturę należy uznać jednorazowy bilet dokumentujący przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km. Bilet musi być wystawiony przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami. Przy czym powinien on zawierać:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Jakie świadczenia przysługują za podróż służbową

Paliwo

W sytuacji, gdy przedsiębiorca wybiera się w podróż służbową samochodem, aby móc ująć wydatki na paliwo w kosztach, konieczne jest posiadanie faktury. Obowiązek ten dotyczy jedynie zakupu paliwa na terytorium kraju. W przypadku zagranicznej podróży służbowej wystarczy paragon lub dokument kasowy, na co jasno wskazuje par. 14 pkt 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podatnik nie powinien jednak zapominać o ich prawidłowym opisaniu, bowiem tylko wówczas będą one ważnym dowodem księgowym.

W przypadku, gdy przedsiębiorca wybiera się w podróż służbową firmowym samochodem, wówczas tego typu wydatki ujmuje bezpośrednio w kosztach. Natomiast gdy jest to prywatny samochód osobowy przedsiębiorcy, wszelkie wydatki związane z jego eksploatacją należy rozliczyć w ramach ewidencji przebiegu pojazdu (czyli tzw. kilometrówki).

Hotel i inne wydatki

Usługi noclegowe - czy to krajowe, czy też zagraniczne - powinny zostać udokumentowane fakturą. Ten sam sposób dokumentowania obejmuje również inne wydatki, jak np. udział w targach, szkoleniach itp. Co ważne, przedsiębiorca z tytułu noclegu nie nalicza ryczałtu, prawo to dotyczy jedynie pracowników.

Czy praca kierowców jest podróżą służbową?

Wyżywienie

Co ważne, wydatki przedsiębiorcy na wyżywienie, poniesione nawet w trakcie podróży służbowej i udokumentowane fakturą, nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodów, bowiem tego typu wydatek nosi znamiona wydatku prywatnego. Jednak w zamian może naliczyć i ująć w kosztach diety. Prawo to wynika pośrednio z art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Powyższe stanowisko jest reprezentowane również przez organy skarbowe, o czym świadczy wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy interpretacja podatkowa o sygn. ITPB1/415-1142/12/IG z dnia 10 stycznia 2013 r.:

“wydatki za usługi noclegowe związane z wykonywaniem działalności gospodarczej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Natomiast faktycznie poniesione wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Z wartości wynikającej z faktur za usługi hotelowe należy zatem wyodrębnić koszt noclegu, który może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów oraz wydatki na wyżywienie, które tych kosztów nie stanowią. Do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawczyni może zaliczać wartość diet za czas dokonanych podróży krajowych - wskazanych w ww. rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - o ile podróże te mają rzeczywiście związek z usługami wykonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.”

Krajowa podróż służbowa pracownika – zasady rozliczania