REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podróż służbową można rozliczyć w kosztach firmowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
podróż służbowa w kosztach firmy
podróż służbowa w kosztach firmy
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Podróże służbowe często są nieodzownym elementem prowadzonej działalności. Co ważne, wydatki związane z podróżą firmową mogą stanowić koszt podatkowy i tym samym zmniejszać zobowiązanie podatkowe względem fiskusa. Dowiedz się, jak prawidłowo dokonać rozliczenia takiego wydatku.

Związek podróży z działalnością gospodarczą

Tak jak w przypadku innych wydatków, również te związane z wyjazdem służbowym powinny spełniać wymogi określone w art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji muszą:

REKLAMA

  • zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub
  • zachowania przychodów albo
  • zabezpieczenia źródła przychodów.

Co ważne, wydatki te nie mogą zostać wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wymienionych w art. 23 ustawy.

Co można ubezpieczyć wybierając się w podróż służbową?

Ważne!

Wskazane jest, aby przedsiębiorca posiadał dokumenty, z których jasno będzie wynikało, że podróż miała charakter służbowy np. korespondencję, zawarte umowy, materiały szkoleniowe itp.

Dokumentowanie podróży służbowej - wydatki

To, że wydatki poniesione podczas podróży służbowej muszą zostać odpowiednio udokumentowane, jest oczywiste. Jednak nie każdy przedsiębiorca wie, jakie dowody księgowe będą w tym przypadku odpowiednie.

Nie zawsze konieczna faktura - opłaty za przejazd autostradą oraz bilety

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zgodnie z par. 3 pkt 4 Rozporządzenia MF z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur, za fakturę należy uznać jednorazowy bilet dokumentujący przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km. Bilet musi być wystawiony przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami. Przy czym powinien on zawierać:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Jakie świadczenia przysługują za podróż służbową

Paliwo

W sytuacji, gdy przedsiębiorca wybiera się w podróż służbową samochodem, aby móc ująć wydatki na paliwo w kosztach, konieczne jest posiadanie faktury. Obowiązek ten dotyczy jedynie zakupu paliwa na terytorium kraju. W przypadku zagranicznej podróży służbowej wystarczy paragon lub dokument kasowy, na co jasno wskazuje par. 14 pkt 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podatnik nie powinien jednak zapominać o ich prawidłowym opisaniu, bowiem tylko wówczas będą one ważnym dowodem księgowym.

Jakie dane powinny znaleźć się dodatkowo na paragonie?

Paragon na odwrocie przedsiębiorca powinien opisać, tak aby zawrzeć na nim:

  • swoje nazwisko (lub nazwę firmy),
  • adres,
  • rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

W przypadku, gdy przedsiębiorca wybiera się w podróż służbową firmowym samochodem, wówczas tego typu wydatki ujmuje bezpośrednio w kosztach. Natomiast gdy jest to prywatny samochód osobowy przedsiębiorcy, wszelkie wydatki związane z jego eksploatacją należy rozliczyć w ramach ewidencji przebiegu pojazdu (czyli tzw. kilometrówki).

Hotel i inne wydatki

Usługi noclegowe - czy to krajowe, czy też zagraniczne - powinny zostać udokumentowane fakturą. Ten sam sposób dokumentowania obejmuje również inne wydatki, jak np. udział w targach, szkoleniach itp. Co ważne, przedsiębiorca z tytułu noclegu nie nalicza ryczałtu, prawo to dotyczy jedynie pracowników.

Ważne!

W przypadku usług noclegowych podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT (zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4). Koszt stanowi kwota brutto z faktury.

Czy praca kierowców jest podróżą służbową?

Wyżywienie

Co ważne, wydatki przedsiębiorcy na wyżywienie, poniesione nawet w trakcie podróży służbowej i udokumentowane fakturą, nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodów, bowiem tego typu wydatek nosi znamiona wydatku prywatnego. Jednak w zamian może naliczyć i ująć w kosztach diety. Prawo to wynika pośrednio z art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Art. 23 ust. 1 pkt 52.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Powyższe stanowisko jest reprezentowane również przez organy skarbowe, o czym świadczy wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy interpretacja podatkowa o sygn. ITPB1/415-1142/12/IG z dnia 10 stycznia 2013 r.:

“wydatki za usługi noclegowe związane z wykonywaniem działalności gospodarczej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Natomiast faktycznie poniesione wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Z wartości wynikającej z faktur za usługi hotelowe należy zatem wyodrębnić koszt noclegu, który może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów oraz wydatki na wyżywienie, które tych kosztów nie stanowią. Do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawczyni może zaliczać wartość diet za czas dokonanych podróży krajowych - wskazanych w ww. rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - o ile podróże te mają rzeczywiście związek z usługami wykonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.”

Krajowa podróż służbowa pracownika – zasady rozliczania


Diety w podróży służbowej - zasady naliczania

Diety krajowe

Pełna dieta krajowa od 1 marca 2013 roku wynosi 30 PLN. Wcześniej wynosiła ona 23 PLN. Lekkim zmianom uległa wartość diety, jednak zasady jej naliczania pozostają niezmienne. I tak jeżeli:

  1. podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
    • od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
    • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  2. podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
    • do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
    • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Co można ubezpieczyć wybierając się w podróż służbową?

Diety zagraniczne

Wysokość pełnej diety w zagranicznej podróży służbowej zależna jest od tego, do jakiego kraju ma miejsce. Warto podkreślić, że zasady naliczania diet są tutaj nieco odmienne niż w przypadku diet krajowych, bowiem za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną dobę podróży:

  • do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety;
  • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety;
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykładowe stawki diet zagranicznych prezentuje poniższa tabela:

Kraj

Wartość diety

Niemcy

49 EUR

Rosja

48 EUR

Czechy

41 EUR

Wielka Brytania

35 GBP

Włochy

48 EUR

Ewidencja

Wszelkie wydatki związane z podróżą służbową rozlicza się na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. W szczególności dotyczy to diet. O sposobie ich dokumentowania mówi par. 14 ust. 2 pkt 5 oraz ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Dowód wewnętrzny dokumentujący koszty diet powinien zawierać:

  • imię i nazwisko,
  • cel podróży,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
  • stawkę i wartość przysługujących diet.

Tego typu wydatki przedsiębiorca powinien zewidencjonować w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów - pozostałe wydatki.

W praktyce gospodarczej przyjęło się również ujmowanie wydatków związanych z podróżą służbową przedsiębiorcy bezpośrednio w kosztach - na podstawie dokumentów zakupu. Wówczas dowód wewnętrzny wykorzystywany jest jedynie do naliczania diet i ujmowania ich w KPiR.

Ważne!

Wydatki poniesione poza granicami kraju należy przeliczyć po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt został poniesiony. Dniem poniesienia kosztu jest data widniejąca na dokumencie potwierdzającym wydatek.

Ważne!

Diety również należy przeliczać po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt został poniesiony. Dniem poniesienia kosztu jest dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej.

Autorka: Angelika Borowska - specjalista ds. księgowości, wfirma.pl

wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Umowa z influencerem krok po kroku

Szybki rozwój marketingu internetowego otworzył przed markami i twórcami zupełnie nowe perspektywy współpracy. W dobie cyfrowej rewolucji, influencerzy stali się kluczowymi partnerami w promocji produktów i usług, oferując unikatowy sposób docierania do odbiorców (potencjalnych klientów marek). Współpraca z twórcami, choć niezwykle efektywna, wiąże się jednak z szeregiem wyzwań prawnych, które wymagają szczególnej uwagi. Odpowiednie uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków jest fundamentem sukcesu i bezpieczeństwa obu stron, minimalizując ryzyko sporów i nieporozumień.

Deregulacja: rząd naprawia prawo, ale przedsiębiorcy nie są zadowoleni z zakresu i tempa zmian w przepisach

Przedsiębiorcy przekonują, że Polska musi być krajem ze sprawną strukturą przepisów. Mimo postępów nadal wiele zagadnień z prawa budowlanego, pozwoleń na zatrudnienie czy przepisów związanych z regulacją handlu i usług zdają się być niepotrzebnym mnożeniem administracji.

Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Przy założeniu firmy musisz dopełnić wielu formalności. O ile wybór nazwy przedsiębiorstwa, wskazanie adresu jego siedziby, czy wskazanie właściwego PKD są obligatoryjne, o tyle otworzenie rachunku firmowego niekoniecznie. Jednak dużo zależy przy tym od tego, jaka forma działalności jest prowadzona, jakie transakcje są wykonywane i wreszcie, czy chce ona korzystać z mechanizmu split payment.

Blisko LUDZI i dla LUDZI. Czym Emtor wyróżnia się jako pracodawca na rynku wózków widłowych?

Na przestrzeni lat firma Emtor udowodniła, że sukces w biznesie nie zależy wyłącznie od produktów czy wyników finansowych, ale przede wszystkim od ludzi, którzy ten biznes tworzą. To dzięki zaangażowaniu, lojalności i codziennej pracy zespołów połączenie tradycji z nowoczesnością jest możliwe. Emtor stawia na człowieka – nie tylko jako pracownika, ale jako partnera w budowaniu wspólnej przyszłości. Bo gdy ludzie czują się docenieni, chcą zostać na dłużej. Jak zatem firma buduje swoją przewagę na konkurencyjnym rynku?

REKLAMA

Poczta Polska nawiązuje partnerstwo z Temu. Wszyscy dołożymy się do chińskiego giganta?

Poczta Polska poinformowała o nawiązaniu współpracy logistycznej z platformą Temu. Państwowe przedsiębiorstwo rozwija obsługę przesyłek e-commerce. Przesyłki zakupione na chińskiej platformie zakupowej będą dostarczane do klientów w ciągu kilku dni.

6 miesięcy vacatio legis i gotowy projekt deregulacyjny to za mało. Deregulacja musi przyspieszyć

Przedsiębiorcy pozytywnie oceniają 6 miesięcy vacatio legis i gotowy projekt deregulacyjny zakładający uproszczenie prowadzenia działalności nierejestrowanej czy milczącą zgodę w wyszczególnionych w ustawie zagadnieniach gospodarczych, ale to za mało. Deregulacja musi przyspieszyć.

Warto udzielić pełnomocnictwa lub prokury w CEIDG

Prowadzenie własnej firmy to nie tylko pasja i satysfakcja, ale także szereg obowiązków, które co do zasady przedsiębiorca powinien wykonywać osobiście sprawując zarząd nad swoim przedsiębiorstwem. Chodzi tu przede wszystkim o zawieranie umów, czy kontakty z urzędami i sądami. Wraz z rozwojem firmy może okazać się, że konieczne będzie delegowanie części zadań związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem na inne osoby. Aktualnie, każdy przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) może ustanowić pełnomocnika lub prokurenta, który będzie reprezentować go w sprawach pozostających w związku z prowadzoną przez tego przedsiębiorcę działalnością gospodarczą.

Biznesowy challenge z dala od zgiełku

Rozmowa z Agnieszką Najberek, dyrektorką sprzedaży MICE w Hotelu Arłamów, o trendach w budowaniu dobrostanu i integracji pracowników.

REKLAMA

Outsourcing obsługi prawnej firmy

Ciągle następujące, dynamiczne i nieprzewidywalne zmiany rynkowe wymuszają na przedsiębiorcach konieczność nieustannego dostosowywania swoich strategii do zmieniających się realiów. W obliczu takich wyzwań, wiele firm zwraca uwagę na konieczność optymalizacji funkcjonowania pozaoperacyjnej części swojej działalności. Niczym nowym nie będzie wskazanie, że takim narzędziem jest właśnie outsourcing, który coraz częściej obejmuje także pracę prawników.

Polubownie czy przez sąd – jak najlepiej dochodzić należności w TSL?

W branży TSL nawet niewielkie opóźnienia w płatnościach mogą prowadzić do utraty płynności, a w skrajnych przypadkach – do upadłości firmy. Skuteczna windykacja to często kwestia przetrwania, a nie tylko egzekwowania prawa. Co zatem wybrać: sąd czy polubowne rozwiązanie?

REKLAMA