Jak przygotować się na kontrolę z ZUS?

Kto podlega kontroli?

Nie każdy płatnik podlega kontroli ZUS. U osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i odkładają składki tylko na własne ubezpieczenia , ZUS zasadniczo nie wszczyna postępowań kontrolnych . Prawidłowość wywiązywania się z obowiązku składkowego sprawowany jest przez pracownika ZUS odpowiedzialnego za prowadzenie konta płatnika. Jedynie w uzasadnionych przypadkach kontrola ZUS może zostać wszczęta również w takiego płatnika składek.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Polecamy: Poradnik Gazety Prawnej

Zawiadomienie

Obowiązkiem ZUS jest powiadomienie przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia postępowania kontrolnego. Może ono nastąpić poprzez doręczenie pocztą za zwrotnym poświadczeniem odbioru lub osobiście przez inspektora kontroli ZUS. Termin kontroli nie może zostać wyznaczony na mniej niż 7 dni i nie więcej niż 30 dni od momentu skutecznego dostarczenia zawiadomienia. Przekroczenie tych terminów skutkuje koniecznością ponownego zawiadomienia płatnika, a także możliwością wniesienia sprzeciwu na niezgodne z przepisami prowadzenie postępowania kontrolnego. Wcześniejsze wszczęcie kontroli możliwe jest jedynie na wniosek płatnika oraz za zgodą inspektora kontroli prowadzącego postępowanie.

Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się w przypadku, gdy płatnik składek nie przebywa w miejscu zamieszkania lub zameldowania będącego siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności lub gdy doręczenie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Korekta dokumentów zgłoszeniowych do ZUS

Czas trwania

ZUS prowadząc postępowanie w przedsiębiorstwie musi przestrzegać limitów czasowych trwania kontroli. Ograniczenia te są uzależnione od rodzajów przedsiębiorców

• Mikroprzedsiębiorca – maksymalny czas trwania kontroli to 12 dni roboczych
• Mały przedsiębiorca – maksymalny czas trwania kontroli to 18 dni roboczych
• Średni przedsiębiorca – maksymalny czas trwania kontroli to 24 dni robocze
• Pozostali przedsiębiorcy – maksymalny czas trwania kontroli to 48 dni roboczych

Termin zakończenia kontroli powinien zostać wskazany najpóźniej w dniu wszczęcia postępowania i przekazania płatnikowi upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Przedłużenie tego terminu może nastąpić tylko z przyczyn niezależnych od ZUS i zawsze wymaga uzasadnienia na piśmie. Łączny czas kontroli w żadnym przypadku nie może przekroczyć granicznych terminów wskazanych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej.

Zgodnie z przepisami długość trwania kontroli liczy się od dnia doręczeni płatnikowi upoważnienia i wpisu do ksiązki kontroli do dnia doręczenia płatnikowi protokołu kontroli. Pominięcie w obliczaniu dni, w których inspektor nie prowadził czynności kontrolnych w przedsiębiorstwie jest naruszeniem przepisów.

Jakie są uprawnienia inspektorów kontroli ZUS?

W czasie trwania kontroli przez inny organ, ZUS nie może rozpocząć swojej kontroli, nawet w przypadku gdy podmiot kontrolowany o to wnioskuje. Do sprawdzenia czy równolegle nie ma miejsca kontrola innego organu służy książka kontroli, którą przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie, razem z upoważnieniami oraz protokołami kontroli. Może być prowadzona w formie papierowej i elektronicznej. Wyjątkiem od zasady nieprowadzenia równolegle dwóch lub więcej kontroli jest sytuacja, gdy przedsiębiorstwo  obejmuje więcej niż jedną wyodrębnioną część.

Książka kontroli przedsiębiorcy

Zakres kontroli

Powinien zostać szczegółowo opisany w upoważnieniu wręczanym płatnikowi. Jest to bardzo ważne, ponieważ inspektor nie ma prawa wykraczać poza zakres działań w nim zawarty. Poza tym obowiązki inspektorów opisane są w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Kontrola firmy przez ZUS

Miejsce przeprowadzenia postępowania kontrolnego

Postępowanie kontrolne ZUS prowadzone jest w siedzibie płatnika składek, w siedzibie firmy usługowej prowadzącej rozliczenia płatnika oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności. Kontrolujący mają prawo poruszania się bez potrzeby uzyskiwania i okazywania przepustki, jak również nie podlega rewizji osobistej. Musi natomiast stosować się do obowiązujących na terenie kontrolowanego zakładu zasad bhp.

Za zgodą płatnika kontrola może odbyć się w siedzibie ZUS, jeżeli może to usprawnić kontrolę. Zgodę płatnik wyraża na piśmie.

Ile maksymalnie może trwać kontrola ZUS

Czynności kontrolne

W zakresie kontroli ZUS mieści się badanie dokumentacji, takiej jak zbiorcze i szczegółowe listy płac, karty zasiłkowe czy plan kont obowiązujący w firmie oraz wydruki z poszczególnych kont księgowych . Kontrolujący ma prawo sporządzić kopie dokumentacji źródłowej, które poświadczone za zgodność z oryginałem, zostają ponumerowane i włączone do akt kontroli. Płatnik ma obowiązek nieodpłatnie udostępnić wszystkie dokumenty i urządzenia.

Jeżeli po zbadaniu dokumentacji pojawią się jakieś wątpliwości, mające wpływ na przebieg postępowania kontrolnego, zostaje przeprowadzane przesłuchanie świadków. Odmowa zeznań w charakterze świadka przysługuje podmiotom określonym w art. 83 par 1 i 2.

Jakie prawa i obowiązki ma płatnik składek podczas kontroli ZUS

Zakończenie kontroli

Kontrola kończy się wraz z doręczeniem płatnikowi protokołu kontroli, który zwiera wszystkie informacje dotyczące przeprowadzonej kontroli. Od ustaleń zawartych w protokole płatnik nie może odwołać się do wyższej instancji, choć może wnieść do niego zastrzeżenia, do których odniesie się inspektor prowadzący postępowanie.