Jak przekazać dokumenty rozliczeniowe do ZUS

Płatnik składek jest zobowiązany sporządzić i przekazać dokumenty rozliczeniowe korygujące:

• w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,
• nie później niż w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
• nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.

Ma także obowiązek sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w imiennym raporcie miesięcznym dotyczącym danego roku kalendarzowego nie później niż do dnia 30 kwietnia następnego roku. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości powinien złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące.

Składki ZUS 2015 r.

Dokumenty korygujące

Dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc koryguje się, przekazując za ten miesiąc nowy, odpowiedni komplet dokumentów rozliczeniowych z podaniem – w bloku I, w dwóch pierwszych kratkach pola „Identyfikator…” tych dokumentów lub dokumentu – kolejnego numeru za dany miesiąc (np. 02, 03).

Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z imiennych raportów miesięcznych korygujących – dotyczących tylko tych ubezpieczonych, za których należało złożyć korekty – dołączonych do deklaracji rozliczeniowej korygującej zawierającej rozliczenie dotyczące wszystkich ubezpieczonych, za których był obowiązek rozliczenia składek i świadczeń za dany miesiąc.

Imienny raport korygujący powinien być oznaczony tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”), co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Jeżeli w komplecie dokumentów rozliczeniowych oznaczonym numerem identyfikatora 01 złożyłeś deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne za 5 ubezpieczonych i chcesz skorygować imienne raporty miesięczne za 2 ubezpieczonych, to w komplecie dokumentów korygujących oznaczonym numerem identyfikatora 02 składasz deklarację rozliczeniową, w której rozliczasz składki za wszystkich 5 ubezpieczonych, i dołączasz do niej imienne raporty miesięczne korygujące za 2 ubezpieczonych.

Przekazałeś do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklaracja rozliczeniowa + imienne raporty miesięczne) oznaczony numerem identyfikatora 01. Po pewnym czasie stwierdziłeś, że błędnie wyliczyłeś składkę na Fundusz Pracy, w związku z czym jesteś zobowiązany przekazać deklarację rozliczeniową korygującą, którą oznaczasz numerem identyfikatora 02. Następnie okazało się, że popełniłeś błędy w imiennych raportach miesięcznych, co oznacza, że musisz skorygować imienne raporty miesięczne oraz deklarację rozliczeniową.

Zarówno deklaracja rozliczeniowa korygująca, jak i imienne raporty miesięczne korygujące (niezależnie od tego, że jest to pierwsza korekta imiennych raportów miesięcznych), będą oznaczone numerem identyfikatora 03.

Jakie dane identyfikacyjne należy przekazać do ZUS?

Jako płatnik składek nie korygujesz danych wykazanych w imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA / ZUS RZA w przypadku stwierdzenia we własnym zakresie lub przez ZUS różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej kwoty 2,20 zł. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. Imiennych raportów miesięcznych korygujących nie składasz, gdy korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej.

Korygowanie dokumentów przez ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych może korygować błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie, przy czym w razie stwierdzenia rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek i kwotą składek, za prawidłową przyjmuje się podstawę wymiaru składek.

ZUS ewidencjonuje dane na koncie ubezpieczonego i dokonuje rozliczenia na koncie płatnika składek na podstawie skorygowanych przez siebie dokumentów rozliczeniowych. Jeżeli nie zgadzasz się z korektą sporządzoną przez ZUS, w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia powinieneś złożyć deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne korygujące dokumenty nadesłane przez ZUS, chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu.

Źródło: Poradnik ZUS - OGÓLNE ZASADY WYPEŁNIANIA I KORYGOWANIA DOKUMENTÓW UBEZPIECZENIOWYCH