Jakie dane identyfikacyjne należy przekazać do ZUS?

Na podstawie przekazanego zgłoszenia płatnika składek zakładane jest w ZUS konto płatnika składek, na którym rozliczane są składki na poszczególne ubezpieczenia za wszystkich ubezpieczonych, których zgłoszono. Podanie prawidłowych danych identyfikacyjnych w zgłoszeniu płatnika składek, a następnie konsekwentne podawanie ich we wszystkich dokumentach ubezpieczeniowych i płatniczych ma istotne znaczenie dla poprawności rozliczenia składek na koncie płatnika. W związku z tym blok II zgłoszenia płatnika składek (odpowiednio ZUS ZPA lub ZUS ZFA) albo dane identyfikacyjne przedsiębiorcy we wniosku CEIDG-1 powinno wypełnić się szczególnie starannie.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Każdy podmiot będący płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne podlega obowiązkowi ewidencyjnemu na zasadach określonych przepisami i otrzymuje identyfikator NIP. W zakresie identyfikatorów numerycznych zgłoszenie płatnika składek powinno zawierać:

1. we wniosku CEIDG-1 – numery NIP, REGON i PESEL. Jeżeli płatnikowi składek nie nadano numerów NIP lub REGON, numery te zostaną nadane odpowiednio przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego i właściwy urząd statystyczny. Jeśli płatnikowi nie nadano również numeru PESEL – podaj serię i numer paszportu,

Obywatel polski ma nadawany numer PESEL w momencie zameldowania na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące, a zatem zgłoszenie płatnika składek (składane w formie wniosku CEIDG-1) będącego obywatelem polskim musi bezwzględnie zawierać poprawny numer PESEL. Numer PESEL nadaje się także osobom ubiegającym się o wydanie dowodu osobistego, tak więc jedynie osoba nieposiadająca polskiego obywatelstwa, która jednocześnie nie ma wydanego dowodu osobistego, może w dokumentach zgłoszenia płatnika składek posługiwać się przejściowo numerem paszportu. Numer PESEL nadaje się również obywatelom polskim i cudzoziemcom, którzy podlegają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu, a zatem płatnik składek jest zobowiązany do wystąpienia o nadanie takiego numeru i posługiwanie się nim w sprawach ubezpieczeniowych.

Jak dokonać wyrejestrowania z ZUS?

2. na ZUS ZFA – NIP i REGON, a w razie gdy płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich – podaje się numer PESEL. Jeśli płatnikowi nie nadano również numeru PESEL – podaje się serię i numer paszportu. Tym samym numer PESEL, seria i numer paszportu powinny być podawane jedynie wówczas, gdy płatnik nie posiada identyfikatorów NIP i REGON lub jednego z nich,

W przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą będących płatnikami składek wyłącznie na własne ubezpieczenia w bloku danych identyfikacyjnych płatnika składek w dokumentach zgłoszeniowych płatnika i ubezpieczonego oraz deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA należy podawać numery NIP, REGON i PESEL.
W przypadku gdy płatnik składek opłacający składki wyłącznie na własne ubezpieczenia w przekazanym do ZUS zgłoszeniu ZUS ZFA podał tylko numery NIP i REGON, natomiast w zgłoszeniu do ubezpieczeń (ZUS ZUA, ZUS ZZA) podał jako identyfikatory ubezpieczonego numery NIP i PESEL lub tylko NIP, konieczne jest zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika (ZUS ZIPA).
W bloku II „Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek” należy wykazać dane identyfikacyjne, z jakimi płatnik został zgłoszony w zgłoszeniu ZUS ZFA, natomiast w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” należy podać oprócz dotychczasowych danych identyfikacyjnych dodatkowo numer PESEL. Jest to konieczne w celu zapewnienia poprawnej identyfikacji przekazywanych co miesiąc deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA.

3. na ZUS ZPA – NIP i REGON (chyba że płatnik posiada tylko jeden z tych identyfikatorów, np. nie nadano mu identyfikatora REGON).

W dokumentach ubezpieczeniowych podaje się nazwę skróconą płatnika, zgodną z nazwą podaną we wniosku CEIDG-1 składanym w organie ewidencyjnym oraz w dokumentach ZUS ZPA i ZUS ZFA. Jeżeli płatnik nie posiada nazwy skróconej, to jest zobligowany do jej utworzenia i konsekwentnego podawania na wszystkich dokumentach przesyłanych do ZUS. Utworzona nazwa powinna składać się maksymalnie z 31 znaków i nie zawierać znaków innych niż litery i cyfry.

Jak zgłosić płatnika składek do ZUS?

Źródło: Poradnik ZUS - OGÓLNE ZASADY WYPEŁNIANIA I KORYGOWANIA DOKUMENTÓW UBEZPIECZENIOWYCH