Jak zabezpieczyć tajemnice przedsiębiorstwa na wypadek odejścia pracownika?

Generalny zakaz przekazania, ujawniania lub wykorzystania tajemnic przedsiębiorstwa wynika z art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przepis ten stosuje się również do osoby, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego - przez okres trzech lat od jego ustania. Czy jest to jednak wystarczająca ochrona? Niekoniecznie. A o tym, jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa po odejściu pracownika, należy pomyśleć już na etapie jego zatrudniania oraz w czasie jego pracy w przedsiębiorstwie. W chwili bowiem, gdy pracownik odchodzi już z firmy, na podjęcie niektórych działań może być za późno.

O jakich zabezpieczeniach należy pomyśleć? Przede wszystkim o:

• umowie o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy,
• umowie o zachowaniu poufności, również po ustaniu stosunku pracy,
• podjęciu niezbędnych działań w celu zachowania poufności informacji.

Redakcja poleca: Zmiany w prawie pracy + kodeks pracy gratis

W pierwszej kolejności należy pamiętać, że zawarcie umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy tylko w pośredni sposób chroni tajemnice przedsiębiorstwa. Umowa taka, jak i ustawowy obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa realizują odmienne cele. I zawarcie takiej umowy nie jest samo przez się równoznaczne z określeniem granic obowiązku zachowania tajemnicy. Niemniej jednak zawarcie umowy może przeciwdziałać przynajmniej wykorzystaniu tajemnic przedsiębiorstwa w działalności konkurencyjnej po ustaniu stosunku pracy. Jeśli były pracownik nie będzie mógł prowadzić działalności konkurencyjnej, to istotnie zmniejsza się prawdopodobieństwo, że informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa zostaną przez niego przekazane, ujawnione lub wykorzystane.

W tym miejscu warto tylko przypomnieć, że zawarcie takiej umowy możliwe jest z pracownikiem mającym dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. A sama umowa powinna zawierać odszkodowanie dla pracownika oraz okres obowiązywania zakazu.

Po ustaniu stosunku pracy ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa wynika z art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W czasie trwania stosunku pracy dodatkowo na podstawie art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy pracownik ma obowiązek zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Aby jednak wzmocnić przysługującą pracodawcy ochronę, warto zastanowić się nad zawarciem równocześnie z umową o pracę umowy o zachowaniu poufności, szczególnie na okres po ustaniu stosunku pracy. Treścią tej umowy byłyby m.in.:

• zakaz przekazywania, ujawniania i wykorzystywania poufnych informacji,
• obowiązek pracownika zabezpieczenia poufnych informacji w taki sposób, aby nie miały do nich dostępu inne osoby,
• zdefiniowanie informacji poufnych, w tym w szczególności określenie, jakie konkretne informacje bądź kategorie informacji są przez strony uważane za poufne,
• określenie skutków naruszenia przez pracownika zakazów lub obowiązków wynikających z umowy, w tym np. zastrzeżenie kar umownych.

Zawarcie takiej umowy będzie nie tylko źródłem praw i obowiązków pracodawcy i byłego pracownika, ale także pozwoli na bardziej efektywną ochronę na podstawie art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, o czym poniżej.

Powyższy przepis chroni informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które:

• nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej,
• co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Kluczowe w każdej sytuacji jest wykazanie, że w stosunku do konkretnej spornej informacji pracodawca podjął niezbędne działania, aby utrzymać stan tajemnicy. Jednym z takich działań jest poinformowanie pracowników, że konkretna informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. A taki właśnie cel spełnia m.in. omówiona powyżej umowa o zachowaniu poufności definiująca, co pracodawca i pracownik rozumieją pod pojęciem tajemnicy oraz nakładająca na pracownika określone obowiązki w zakresie ochrony informacji. Oczywiście poinformowanie pracowników o poufnym charakterze informacji może nastąpić również w inny sposób (np. wewnętrzne regulaminy, informacja pisemna, mailowa itp.). Do niezbędnych działań w rozumieniu powyższego przepisu mogą zaliczać się zarówno środki fizyczne (np. kontrola dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są poufne informacje), informatyczne, prawne, jak i organizacyjne. O tym, jakie działania są niezbędne, będzie każdorazowo decydował m.in. charakter informacji, wielkość firmy itp. Niemniej jednak podjęcie tych środków, w tym w szczególności poinformowanie pracowników o poufnym charakterze informacji, jest kluczowe dla ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Podjęcie wskazanych wyżej czynności na etapie zatrudniania pracownika i w czasie jego pracy w przedsiębiorstwie nie powoduje, że podczas odchodzenia pracownika z firmy pracodawca nie powinien już podejmować dalszych działań w celu ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Bez względu na to, z jakich przyczyn i w jakich okolicznościach pracownik odchodzi, warto odbyć z nim rozmowę i przypomnieć o jego zobowiązaniach wynikających bądź z umów (o zakazanie konkurencji i/lub o zachowaniu poufności) bądź z ustawy (w szczególności art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji). Podczas takiej rozmowy należy jeszcze raz przypomnieć pracownikowi, jakie konkretne informacje są objęte ochroną.

I na koniec można sprawdzić, czy odchodzący pracownik nie podjął już próby zgromadzenia poufnych informacji w celu ich wykorzystania w działalności konkurencyjnej. Jeśli określone informacje są przechowywane np. w systemie informatycznym, to często w systemie tym mogą zostać ślady po np. ich kopiowaniu lub przesyłaniu pocztą elektroniczną. Sprawdzenie, czy takie działania zostały podjęte, da możliwość szybkiej reakcji w sytuacji, gdy być może jeszcze nie doszło do ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa.

Podsumowując, należy pamiętać, że rozpoczęcie działań w celu ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopiero w momencie, gdy kluczowy pracownik odchodzi z firmy, może nie przynieść zamierzonych skutków. Skuteczną ochronę poufnych informacji należy rozpocząć już na etapie zatrudniania pracownika i kontynuować ją w czasie jego pracy, jak i w czasie, kiedy wiadomo już, że pracownik opuszcza firmę. Tylko kompleksowe działania w tym zakresie mogą zapewnić sukces.

Dołącz do nas na Facebooku!

Autor: Dariusz Mojecki

Radca prawny zajmujący się m.in. prawem zwalczania nieuczciwej konkurencji, prawem reklamy i prawem gospodarczym. Autor bloga (Nie)uczciwa konkurencja – www.kancelariamojecki.pl/blog-nieuczciwa-konkurencja/