Wirtualna czy stacjonarna centrala telefoniczna, czyli jak zaoszczędzić na biznesowych rozmowach?

Dobra centrala telefoniczna to szereg możliwości przekierowania i monitorowania połączeń w czasie rzeczywistym, system IVR i szybki dostęp do billingów. To praktyczne narzędzie, które usprawni pracę i ograniczy koszty. Musi się opłacać, bez tego tracisz pieniądze.

Jaką centralę telefoniczną wybrać – wirtualną czy stacjonarną?

Zajmując się dostawą usług IT w obszarze telekomunikacji skonsultowaliśmy z przedsiębiorcami,  jakie kwestie są dla nich najistotniejsze przy wyborze właściwej centrali. Wszyscy wskazywali zgodnie trzy tematy:  oszczędności, bezpieczeństwo danych i dostępność usługi.

Jakie są koszty centrali?

Podstawowe pytanie na start: co się bardziej opłaca – centrala stacjonarna czy wirtualna? Jeśli Twoja firma wykonuje wiele połączeń do Klientów, na pewno jesteś świadomy, jakie koszty generuje umowa ze standardową telefonią. 

Wybór stacjonarnej centrali wiąże się z zakupem i utrzymaniem sprzętu, opłatą za licencję, oprogramowanie i serwerownię. Nie wspominając już o kosztach szkolenia i wdrożenia pracowników.

Wybierając centralę wirtualną, nie trzeba kupować sprzętu, a instalacja trwa zaledwie kilka godzin. Firma nie ponosi kosztów utrzymania centrali, jej serwisu czy modernizacji. W skład kosztów wchodzi miesięczny abonament i jednorazowa opłata aktywacyjna.

Jak centrale dbają o bezpieczeństwo danych?

I tu kolejna różnica. W przypadku stacjonarnych rozwiązań telefonicznych za bezpieczeństwo składowanych danych w pełni odpowiada Twoja firma.  Centrala wirtualna zapewnia spokój w zakresie ochrony danych o tyle, że tu za bezpieczeństwo prawnie i finansowo odpowiada dostawca.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Jaka jest dostępność centrali?

Dostępność stacjonarnej centrali możliwa jest najczęściej w ramach jednej lokalizacji.  Są rozwiązania, które pomagają osiągnąć podobną dostępność jak chmurowe centrale, ale wówczas firma musi samodzielnie zadbać o łącze IP, adresację, konfigurację itd.

Wirtualna centrala telefoniczna pozwoli Ci zarządzać połączeniami w firmie z dowolnego miejsca na świecie, w sposób szybki, prosty i bezawaryjny. Wystarczy, że masz dostęp do Internetu.

Co zyskam dzięki wirtualnej centrali?

Jeśli chcesz odciążyć swoją firmę od kosztów zakupu i utrzymania sprzętu to z pewnością zainteresują Cię funkcje wirtualnej centrali.  Zanim jednak zdecydujesz się przenieść swoją starą centralę do chmury, dowiedz się, co zyskasz dzięki takiemu rozwiązaniu. Poniżej dla przykładu funkcje, jakie oferuje wirtualna centrala:

• Poczta głosowa, dzięki której dostaniesz pozostawioną wiadomość głosową na konto e-mail,
• System IVR, aby odtworzyć przygotowany komunikat dla Klienta w celu informacji lub przekierowania na inny numer w oddziale,
• Nagrywanie rozmów w czasie rzeczywistym i przetwarzanie ich w Panelu Abonamenta,
• Fax przez Internet jako wsparcie dla obiegu dokumentów firmowych
• Telekonferencje, podczas których możesz połączyć nawet kilkanaście numerów wewnętrznych,
• Numery wewnętrzne, żeby jeszcze szybciej łączyć się z Klientami i pracownikami wewnątrz firmy,
• Szybki dostęp do billingów,
• Monitorowanie rozmów w czasie rzeczywistym.
   

Czy wirtualna centralna sprawdzi się w mojej firmie?

Nie ma nic lepszego niż konkrety, prawda? Fakt faktem, najlepiej jest działać na własnym przykładzie, dlatego, jeśli chcesz sprawdzić, czy takie rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojej firmy, warto umówić się najpierw na konsultację ze specjalistą z odpowiednim doświadczeniem.  Później wystarczy wybrać odpowiednie parametry i w kilka sekund sprawdzić, ile zaoszczędzisz.

Rozwój Internetu sprawił, że każda firma przy niewielkim nakładzie kosztów może posiadać rozwiązania, na które wcześniej stać było tylko największych. Jeśli prowadzisz firmę i na co dzień masz do czynienia z Klientami, pamiętaj, że dobrze zorganizowana rozmowa to Twoja najlepsza inwestycja.