Wymiana oprogramowania w firmie – jak szybko wdrożyć się w nowy system?

Elastyczność

Rozważając wymianę oprogramowania w firmie, warto zacząć od wewnętrznej analizy potrzeb. Może bowiem okazać się, że przez wzgląd na specyfikę przedsiębiorstwa, żadne gotowe rozwiązanie nie będzie odpowiednie. Wtedy pierwsze kroki należy skierować ku producentom, którzy są elastyczni, a ich oferta umożliwia przygotowanie oprogramowania zgodnego z preferencjami firmy, w którym ma zostać wdrożone.

Pomoc techniczna na telefon

Poważne i profesjonalne podejście do kwestii związanych z pomocą techniczną będzie równie cenne. Najbardziej pożądana będzie oczywiście telefoniczna pomoc w zakresie obsługi. Należy jednak upewnić się, że dostawca nowych rozwiązań nie pobiera za taką usługę dodatkowych opłat, a jeżeli pobiera, to czy opłaty te nie są zbyt wygórowane lub odwrotnie, czy usługa nie jest za nadto okrojona.

Dedykowane szkolenia

Warto też zwrócić uwagę na to czy producent oprogramowania, w które zamierzamy zainwestować, oferuje dedykowane szkolenia. Znacząco ułatwia to późniejsze wdrożenie pracowników. Często też podczas takich spotkań okazuje się, że to, co początkowo było związane z obawami, docelowo jest zaletą, która usprawnia pracę księgowych i kadrowych. Oczywiście tak jak w przypadku pomocy technicznej, należy zwrócić uwagę na koszt podobnych szkoleń i ocenić czy jest on opłacalny dla firmy.

Pomoc w programie

Najcenniejsza będzie tzw. kontekstowa, która może zostać wywołana z każdego okna i z każdego miejsca, w którym aktualnie znajduje się użytkownik. Zwykle dotyczy ona jednej, konkretnej funkcji – tej z której aktualnie korzystamy. Dobrze opracowany system pomocy kontekstowej jest pomocny nie tylko na etapie nauki nowego oprogramowania. Często przydaje się także w późniejszych okresach, gdy zachodzi potrzeba wykonania niestandardowej, rzadkiej operacji.

Bezpłatny okres testowy

Przed wyborem oprogramowania, oczywiście warto je przetestować. Dzięki temu dokładnie poznamy dany program i sprawdzimy np. jego szybkość działania przy większej ilości danych i pracy na kilku stanowiskach. Jeśli okres testowy jest odpowiednio długi, będziemy mieli szansę ocenić także, jak często wypuszczane są aktualizacje czy chociażby, jak działa wspomniana pomoc techniczna.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Świadome zakupy

Świadomy zakup to najbardziej istotny czynnik dotyczący wyboru oprogramowania do firmy. Poza przetestowaniem samego programu, warto jest sprawdzić wymienione wyżej koszty związane z jego użytkowaniem. Zwykle będą to koszty aktualizacji w kolejnych latach oraz koszty dostępu do pomocy technicznej. Trzeba także dowiedzieć się czy w przypadku rozwoju firmy, będziemy mogli nabyć wyższą, bardziej rozbudowaną wersję, bez potrzeby wymiany całego systemu.

Autor: RESET2 Sp. z o.o.