Jak wprowadzać nowe rozwiązania informatyczne w firmie

Problemy współczesnych środowisk IT

Nikt nie przepada za wypełnianiem firmowych formularzy rozliczania wydatków. Przez całe lata przedsiębiorcom wmawiano jednak, że korzystanie z nich ułatwia wszystkim życie. Ale prawda leży gdzie indziej — formularze są wygodne tylko dla tych, którzy odpowiadają za rozliczanie wydatków innych pracowników.

Ten prosty przykład pokazuje, że w wielu firmach dział IT w niewłaściwy sposób wpływa na procesy biznesowe. Informatycy mogą spytać pracowników o ich preferencje lub poprosić kadrę kierowniczą o wskazanie parametrów optymalnego systemu. Postępując w ten sposób, koncentrują się jednak na niewłaściwym użytkowniku, ponieważ nie powinni podchodzić do sprawy wyłącznie z perspektywy działu, lecz raczej skoncentrować się na ludziach, którzy na koniec dnia będą korzystać z rozwiązania. Jeśli nie będą oni zadowoleni z danej technologii czy aplikacji i nie uznają jej za intuicyjną w obsłudze, nie będą przecież chętnie włączać jej do swojej codziennej pracy.

Zadanie działów IT stało się jeszcze trudniejsze, gdy na popularności zyskały nowe rozwiązania, a do przedsiębiorstw zaczęło napływać coraz więcej technologii. Jak wynika z badania przeprowadzonego niedawno na zlecenie VMware, dwie trzecie menedżerów w regionie EMEA potwierdza, że upowszechnienie się cloud computingu ułatwiło poszczególnym działom firmy samodzielny zakup rozwiązań IT.

Piony biznesowe ewidentnie przejmują kontrolę nad własnymi potrzebami technologicznymi, co oznacza rozluźnienie kontroli ze strony działu IT. 42% menedżerów przyznaje, że firmowi informatycy nie mają kontroli nad procesem decentralizacji środowiska IT. Wielu menedżerów zdaje sobie sprawę z korzyści, jakie można czerpać dzięki temu trendowi, lecz jednocześnie połowa z nich przyznaje, że praca informatyków jest przez to utrudniona. Decentralizacja środowiska IT sprawia ponadto, że wydatki na rozwiązania informatyczne są powielane, problematyczne staje się określenie, kto w rzeczywistości odpowiedzialny jest za technologie oraz rośnie ryzyko wdrożenia rozwiązań, które nie spełniają standardów bezpieczeństwa.

Słuchajmy pracowników

To, czego nauczymy się dziś w dziedzinie technologii — z wyjątkiem informacji stanowiących bazę naszej wiedzy — za pięć lat będzie już nieaktualne. Jednocześnie nie ma nic bardziej użytecznego niż umiejętności miękkie – rozumienie ludzkich emocji i motywacji, które wpływają na nasze interakcje. Przy wybieraniu i wdrażaniu rozwiązań technologicznych należy przede wszystkim zrozumieć, czego tak naprawdę chce użytkownik, jak będzie z tego korzystać i jak należy zaprezentować dane rozwiązanie pracownikom, aby wzbudzić ich zainteresowanie i entuzjazm oraz uzmysłowić im liczne korzyści, jakie na co dzień będzie im przynosić ta technologia.

Nowe technologie stają się codziennością, ponieważ przedsiębiorstwa przeprowadzają cyfrową transformację na dużą skalę, przetwarzanie w chmurze zapewnia dostępność nowych aplikacji i usług, a konsumeryzacja IT wyznacza standard intuicyjności obsługi. W tym nowym środowisku konieczne jest, aby firmowi eksperci IT dysponowali odpowiednimi umiejętnościami miękkimi i technicznymi, a pracownicy rozumieli technologię, którą mają na wyciągnięcie ręki, oraz chcieli i potrafili ją wykorzystać. Osiągnięcie tego celu wymaga zrozumienia potrzeb całego personelu firmy. Pozwoli to zwiększyć poparcie pracowników dla nowo wdrażanych technologii i zoptymalizować wpływ rozwiązań informatycznych na całe przedsiębiorstwo.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM