Aukcje elektroniczne w zamówieniach publicznych

W tych samych okolicznościach aukcja elektroniczna może zostać przeprowadzona w przypadku ponownego poddania zamówienia procedurze konkurencyjnej pomiędzy stronami umowy ramowej oraz w przypadku otwarcia na konkurencję zamówień udzielanych w ramach dynamicznego systemu zakupów.

Aukcje elektroniczne posiadają formę powtarzalnego procesu elektronicznego, podczas którego przedstawiane są nowe, obniżane ceny lub nowe wartości dotyczące niektórych elementów ofert, realizowanego po przeprowadzeniu wstępnej pełnej oceny ofert i umożliwiającego ich klasyfikację za pomocą metod automatycznej oceny.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Aukcja elektroniczna jest oparta na jednym z następujących elementów ofert:

• wyłącznie na cenach, jeżeli zamówienia udziela się wyłącznie na podstawie ceny;
• na cenach lub nowych wartościach cech ofert wskazanych w dokumentach zamówienia, jeżeli zamówienia udziela się na podstawie najlepszej relacji jakości do ceny lub oferty o najniższym koszcie, przy zastosowaniu podejścia opartego na efektywności kosztowej.

Przedmiot

Nie wszystkie zamówienia publiczne mogą zostać udzielone w wyniku przeprowadzenia aukcji elektronicznej. Nie wszystkie bowiem zamówienia da się sklasyfikować za pomocą metod automatycznej oceny.

Przedmiotem aukcji elektronicznych mogą być bowiem wyłącznie części nadające się do automatycznej oceny za pomocą środków elektronicznych bez żadnej ingerencji lub oceny ze strony instytucji zamawiającej – są to części nadające się do oszacowania ilościowego, tak by można było je wyrazić w liczbach lub procentach.

Tym samym, jak podkreślono w preambule, co do zasady aukcje elektroniczne nie będą się nadawały do zastosowania w przypadku zamówień na usługi, których przedmiotem są prace intelektualne. Jednocześnie, dyrektywa wprost wskazuje, że aukcje elektroniczne mogą być wykorzystywane w postępowaniu o udzielenie zamówienia na zakup konkretnego prawa własności intelektualnej.

Zobacz również: Wybór oferty po uchyleniu się wykonawcy

Przebieg aukcji

Instytucje zamawiające, które postanawiają przeprowadzić aukcję elektroniczną, podają tę informację w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania. W przypadku aukcji elektronicznej, dokumenty zamówienia zawierają co najmniej informacje określone w załączniku VI, którymi są:

• aspekty, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej, pod warunkiem że aspekty te są wymierne i mogą być wyrażone w postaci liczbowej lub procentowej;
• wszelkie ograniczenia co do przedstawianych wartości, wynikające ze specyfikacji dotyczącej przedmiotu zamówienia;
• informacje, które zostaną udostępnione oferentom w trakcie aukcji elektronicznej, oraz, w stosownych przypadkach, termin ich udostępnienia;
• odpowiednie informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej;
• warunki, na jakich oferenci będą mogli licytować, oraz, w szczególności, minimalne wysokości postąpień, które, w stosownych przypadkach, wymagane będą podczas licytacji;
• odpowiednie informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń.

Przed przystąpieniem do aukcji elektronicznej instytucje zamawiające dokonują pełnej wstępnej oceny ofert zgodnie z kryterium lub kryteriami udzielenia zamówienia oraz przypisaną im wagą.

---

W odniesieniu do ofert i wniosków:

• Za dopuszczalne uznaje się oferty złożone przez oferentów, którzy nie zostali wykluczeni i którzy spełniają kryteria kwalifikacji oraz których oferta jest zgodna ze specyfikacjami technicznymi, przy czym nie jest nieprawidłowa ani niedopuszczalna, ani nieodpowiednia.
• Za nieprawidłowe należy uznać w szczególności te oferty, które są niezgodne z dokumentami zamówienia, zostały otrzymane z opóźnieniem, w przypadku gdy istnieją dowody na zmowę lub korupcję, lub oferty, które instytucja zamawiająca uznała za rażąco tanie.
• Za niedopuszczalne należy uznać oferty przedłożone przez oferentów nieposiadających wymaganych kwalifikacji oraz oferty, których cena przekracza budżet instytucji zamawiającej, ustalony i udokumentowany przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia.
• Ofertę uznaje się za nieodpowiednią, jeżeli nie ma ona związku z zamówieniem, ponieważ wyraźnie nie jest w stanie, bez istotnych zmian, zaspokoić potrzeb i spełnić wymogów instytucji zamawiającej określonych w dokumentach zamówienia.
• Wniosek o dopuszczenie do udziału uznaje się za nieodpowiedni, jeżeli dany wykonawca ma zostać lub może zostać wykluczony lub nie spełnia kryteriów kwalifikacji określonych przez instytucję zamawiającą

Wszyscy oferenci, którzy złożyli dopuszczalne oferty, są zapraszani jednocześnie do udziału w aukcji elektronicznej przy użyciu połączeń zgodnie z instrukcjami zawartymi w zaproszeniu, począwszy od określonego dnia i określonej godziny.

Zobacz też: Kiedy warto ogłosić zamówienie publiczne w trybie dialogu konkurencyjnego?

Do zaproszenia dołącza się również wynik pełnej oceny danej oferty, przeprowadzonej zgodnie z wagą kryteriów. Zaproszenie wskazuje również formułę matematyczną, która zostanie wykorzystana w aukcji elektronicznej do automatycznego tworzenia kolejnych klasyfikacji na podstawie przedstawianych nowych cen lub wartości. Z wyjątkiem przypadków gdy najkorzystniejszą ekonomicznie ofertę ustala się wyłącznie na podstawie ceny, formuła ta uwzględnia wagę przypisaną wszystkim kryteriom określonym w celu ustalenia oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, wskazanym w ogłoszeniu stanowiącym zaproszenie do ubiegania się o zamówienie lub w innych dokumentach zamówienia. W tym celu jednak wszystkie przedziały są wcześniej sprowadzane do konkretnych wartości.

W przypadku dopuszczenia ofert wariantowych określa się odrębną formułę dla każdego wariantu. Rozpoczęcie aukcji elektronicznej następuje nie wcześniej niż po upływie dwóch dni roboczych od daty wysłania zaproszeń. Aukcja elektroniczna może zostać podzielona na kilka kolejnych etapów.

W trakcie każdego etapu aukcji elektronicznej instytucje zamawiające niezwłocznie przekazują wszystkim oferentom co najmniej wystarczającą ilość informacji, aby umożliwić im ustalenie ich pozycji w klasyfikacji w dowolnym momencie. Mogą one, jeżeli zostało to wcześniej określone, podawać inne informacje dotyczące innych przedstawionych cen lub wartości. Mogą one także w dowolnym momencie ogłaszać liczbę uczestników danego etapu aukcji. Jednak w żadnym wypadku nie mogą one ujawniać tożsamości oferentów w trakcie dowolnego z etapów aukcji elektronicznej.

Instytucje zamawiające zamykają aukcję elektroniczną w jeden lub więcej z następujących sposobów:

• zgodnie z wcześniej określoną datą i godziną;
• w przypadku gdy nie otrzymają żadnych nowych cen lub nowych wartości spełniających wymagania dotyczące minimalnej wysokości postąpień, pod warunkiem że określiły wcześniej dopuszczalny czas, jaki może upłynąć od otrzymania ostatniej propozycji do zamknięcia aukcji elektronicznej; lub
• w przypadku przeprowadzenia wcześniej określonej liczby etapów aukcji.

Po zamknięciu aukcji elektronicznej instytucje zamawiające udzielają zamówienia na podstawie wyników aukcji elektronicznej.

Zobacz: Jak ustalić wartość przedmiotu zamówienia?

Autor: Joanna Czarnecka, Urząd Zamówień Publicznych

Źródło: Zamówienia publiczne w Unii Europejskiej po modernizacji - nowe unijne dyrektywy koordynujące procedury udzielania zamówień publicznych