Kiedy warto ogłosić zamówienie publiczne w trybie dialogu konkurencyjnego?

Tryb ten został dodany nowelizacją Ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 7 kwietnia 2006 r., która dostosowywała prawo polskie do ustawodawstwa unijnego.

Celem jego wprowadzenia było uelastycznienie sztywnej konstrukcji zamówień publicznych w szczególności do zamówień z wykorzystaniem nowych technologii przy zachowaniu zasad wolnej konkurencji.

Kiedy można zastosować dialog konkurencyjny?

Możliwość zastosowania trybu dialogu konkurencyjnego wymaga co do zasady łącznego spełnienia dwóch przesłanek:

1. zamawiający ze względu na szczególnie złożony charakter zamówienia nie ma możliwości opisania przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 30 i 31 Ustawy Prawo zamówień publicznych lub obiektywnego określenia uwarunkowań prawnych lub finansowych wykonania zamówienia,

2. cena nie może być jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty.

W jakich przypadkach warto zdecydować się na dialog konkurencyjny?

Po tryb dialogu konkurencyjnego należy sięgnąć wówczas gdy zamawiający nie potrafi precyzyjnie określić przedmiotu zamówienia.

Przykładowo można sobie wyobrazić sytuację, że zamawiający chciałby wprowadzić specjalny system na swoim parkingu, który będzie prowadził kierowcę wjeżdżającego na parking do najbliższego wolnego miejsca parkingowego.

W takim przypadku nietrudno sobie wyobrazić, że zamawiający nie wie ani czy jego pomysł jest w ogóle wykonalny w świetle aktualnego stanu rozwoju techniki, ani tym bardziej nie wie jaką technologią może być ów innowacyjny system wykonany.

Oczywiście zamawiający przed ogłoszeniem zamówienia może wysłać szereg zapytań do różnych firm, zatrudnić szereg osób które przeprowadzą badania rynku, zaangażować sztab specjalistów, którzy pomogą mu sformułować opis przedmiotu zamówienia. W końcu zamawiający prawdopodobnie w sposób w miarę precyzyjny zdoła opisać przedmiot zamówienia.

Planowanie i szacowanie wartości zamówienia publicznego - porada

Może się jednak zdarzyć, że mimo dużych nakładów czasu i finansów przygotowany opis przedmiotu zamówienia może w ogóle nie odpowiadać warunkom rynku.

Może się na przykład okazać, że zaproponowana przez zamawiającego technologia w ogóle nie nadaje się do danego zastosowania albo też że zastosowanie wybranej technologii do danego zastosowania znacznie wykracza ponad możliwości finansowe zamawiającego. Wielu z tych problemów można uniknąć decydując się na dialog konkurencyjny. 

Jak przebiega dialog konkurencyjny?

Pierwszym etapem tak samo jak przy innych trybach jest ogłoszenie o zamówieniu.

Różnica polega jednak na tym, że w ogłoszeniu zamawiający zamiast szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia musi jedynie wskazać potrzeby i wymagania odnośnie przedmiotu zamówienia.

W ogłoszeniu zamawiający może także zawrzeć informację o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody.

Do jakich usług nie mają zastosowania przepisy o zamówieniach publicznych?

---

Po ogłoszeniu wykonawcy mają możliwość składania wniosków o dopuszczenie do udziału w dialogu Podobnie jak w przypadku przetargu ograniczonego i negocjacji z ogłoszeniem, występuje nieograniczona podmiotowo możliwość składania wniosków o dopuszczenie do udziału w dialogu przez wszystkich zainteresowanych wykonawców.

Zamawiający zaprasza do dialogu konkurencyjnego wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu w liczbie określonej w ogłoszeniu o zamówieniu, zapewniającej konkurencję, w zależności od wartości przedmiotu zamówienia nie mniejszej niż 3 (tzw. zamówienia krajowe) lub 5 (tzw. zamówienia unijne). Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest większa niż określona w ogłoszeniu, zamawiający zaprasza do dialogu wykonawców, którzy otrzymali najwyższe oceny spełniania tych warunków.

Wykonawcę niezaproszonego do dialogu traktuje się jak wykluczonego z postępowania.

Natomiast jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest mniejsza niż określona w ogłoszeniu, zamawiający zaprasza do dialogu wszystkich wykonawców spełniających te warunki.

Po dokonaniu powyższej kwalifikacji wykonawców, zamawiający zaprasza ich do dialogu.

Zamawiający ma wówczas możliwość spotkania się kolejno z wykonawcami i dowiedzenia się od nich m.in. tego jakie rozwiązania technologiczne są możliwe do zastosowania.

Zamawiający może prowadzić dialog w kilku etapach za każdym razem ograniczając liczbę dyskutowanych rozwiązań. Zaletą dialogu jest to, że zamawiający bez własnych nakładów finansowych bezpośrednio od wykonawców uzyskuje wiedzę na temat możliwych rozwiązań i skali kosztów ich zastosowania.

Należy pamiętać, że prowadzony dialog ma charakter poufny.  Dialog powinien być zatem prowadzony oddzielnie z każdym z wykonawców, tak aby przedstawiane przez nich rozwiązania nie mogły być później wykorzystane przez innych wykonawców. Dialog należy prowadzić tak długo, aż zamawiający będzie w stanie określić rozwiązanie najbardziej spełniające jego potrzeby. O zakończeniu dialogu zamawiający niezwłocznie informuje uczestniczących w nim wykonawców.

Po zakończeniu rozmów zamawiający wzbogacony o informacje z przeprowadzonego dialogu buduje specyfikację istotnych warunków zamówienia, a następnie  zaprasza wykonawców uczestniczących w dialogu do składania ofert  Warto zaznaczyć, że zamawiający może przed zaproszeniem do składania ofert dokonać jeszcze zmiany wymagań będących przedmiotem dialogu. Może się bowiem na przykład okazać, że część wstępnie zakładanych funkcjonalności nie jest możliwa do zrealizowania przy aktualnym stanie techniki.

Kolejnym krokiem jest wybór najkorzystniejszej oferty Zamawiający przystępuje do oceny ofert złożonych przez wykonawców w oparciu o kryteria oceny określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i spośród złożonych ofert wybiera ofertę najkorzystniejszą.

Polecamy: serwis VAT

Polecamy: serwis Koszty

Podsumowanie

Podsumowując dialog konkurencyjny jest rozwiązaniem korzystnym wówczas, gdy zamawiający z uwagi na złożony charakter zamówienia (w szczególności związany z zastosowaniem nowych technologii), nie jest w stanie szczegółowo opisać co chce tak naprawdę kupić. I dopiero dialog z poszczególnymi wykonawcami pozwoli zamawiającemu zweryfikować jego wyobrażenia pod kątem możliwych zastosowań.

Należy jednak pamiętać, że dialog konkurencyjny może być czasochłonny, gdyż może się okazać, że istnieje potrzeba przeprowadzenia kilku rund rozmów z wykonawcami.