Forma prawna umowy o zamówienie publiczne

Konieczne odstępstwo od formy pisemnej ad solemnitatem należy do rzadkości, np. przy nabyciu przedsiębiorstwa (art. 711 kc) albo udziałów w spółce z o.o. (art. 180 ksh) niezbędne jest zachowanie formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, a przy ustanowieniu zastawu na prawach – pisma z datą pewną (art. 329 §1 kc). Brak zakazu podwyższenia wymogu zwykłej formy pisemnej zezwala na zawarcie umowy na piśmie z podpisami stron notarialnie poświadczonymi, zwłaszcza w razie jej podpisania miedzy nieobecnymi (korespondencyjnie). Umowa nie musi być bowiem zawarta przez złożenie podpisów na „wspólnym” dokumencie, wystarczy wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedna ze stron. Poza tym oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 78 kc). Możliwe jest zatem zastosowanie formy mieszanej pisemno-elektronicznej. Wymóg zachowania formy pisemnej zostaje zachowany w wyniku złożenia własnoręcznego podpisu pod oświadczeniem woli przez osobę uprawniona.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Umowy ramowe w zamówieniach publicznych

Zastosowanie faksymile lub posłużenie się innym „wydrukiem” podpisu nie wchodzi w rachubę. W razie złożenia podpisu przez nieuprawnionego czynność jest bezwzględnie nieważna, z braku przepisanej formy. Analizowany wymóg odnosi się do pisemnej osnowy umowy, bez której w ogóle nie będzie skuteczna. Stad ewentualne późniejsze potwierdzenie na piśmie umowy zawartej uprzednio bez zachowania nakazanej formy nie spowoduje jej konwalidacji.

Następstwa zastosowania formy pisemnej ad solemnitatem są wielorakie. Podstawowe znaczenie dla art. 77 kc, zgodnie z którym uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej samej formy, jaka ustawa przewidziała w celu jej zawarcia. Rozwiązanie umowy pisemnej za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie powinno być co najmniej pismem stwierdzone. Poza tym w razie sporu obowiązują przewidziane w art._246–247 kpc ograniczenia dowodowe przeciwko osnowie dokumentu, a mianowicie dowód ze świadków lub przesłuchania stron na fakt zawarcia umowy dopuszcza się tylko w wypadku zagubienia, zniszczenia lub zabrania dokumentu przez osobę trzecią. Z kolei dowód taki przeciwko osnowie lub ponad osnowę dokumentu sąd dopuści tylko w wypadkach, gdy nie doprowadzi to do obejścia przepisów o formie ad solemnitatem i gdy ze względu na szczególne okoliczności sprawy będzie to konieczne.

Niska wartość zamówienia

W odniesieniu do drobnych zamówień publicznych, wyłączonych z reżimu ustawy (o wartości do 14 tys. euro) wybór formy umowy jest swobodniejszy. Ze względu na ochronę interesu publicznego i ograniczenia zakresu publicznej gospodarki finansowej zamawiający często decydują się na formę pisemną ze względów dowodowych. Jedynie co do tzw. transakcji natychmiastowych, od razu wykonywanych, praktykuje się odstępstwo na rzecz formy ustnej lub elektronicznej, ponieważ niezbędną osłonę dowodowa zapewniają dokumenty rozliczeniowe.

Jawność umów o zamówienia publiczne łączy sie z pisemnością, ponieważ stosownie do art. 139 ust. 3 Pzp podlegają one udostępnieniu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej. Najprostszym sposobem udostępnienia jest podanie warunków umowy do wiadomości publicznej w drodze teleinformatycznej za pośrednictwem BIP. Każdy może żądać umożliwienia wglądu do umowy bez potrzeby wykazywania interesu prawnego, a odmowa wymaga uzasadnienia, ponieważ podlega zaskarżeniu. Wyjątki dotyczą wyodrębnionych wiadomości niejawnych.

Czy wiesz jakie są strony umowy o zamówienia publiczne?

Autor: Ryszard Szostak

Źródło: System zamówień publicznych w Polsce