Jak formułować specyfikacje techniczne?

Specyfikacje techniczne pełnią trzy funkcje:

• Opisują wymogi zamówienia, tak aby firmy mogły zadecydować, czy są zainteresowane. W ten sposób określają poziom konkurencji.
• Udostępniają wymierne wymagania stanowiące podstawę oceny ofert.
• Stanowią kryteria minimalnej zgodności.

Jeśli nie są jasne i poprawne, będą nieuchronnie prowadzić do złożenia nieodpowiednich ofert. Oferty niezgodne ze specyfikacjami technicznymi należy odrzucić. Na mocy przepisów UE dotyczących zamówień publicznych instytucja zamawiająca może jedynie oceniać lub porównywać propozycje oferentów z wymaganiami określonymi w specyfikacjach technicznych. Podobnie instytucja zamawiająca może jedynie oceniać zdolność oferentów do dostarczenia tego, co opisano w specyfikacjach. Specyfikacje są formułowane na wczesnym etapie procesu przetargowego i dlatego właśnie instytucje zamawiające muszą prawidłowo określić swoje wymagania już za pierwszym razem.

Specyfikacje techniczne muszą być powiązane z przedmiotem zamówienia. Wymagania, które nie mają żadnego związku z samym produktem lub usługą, np. wymaganie dotyczące sposobu zarządzania przedsięwzięciem, nie są specyfikacjami technicznymi w rozumieniu dyrektyw dotyczących zamówień publicznych.

Tak więc wymagania dotyczące na przykład rekrutacji pracowników z określonych grup (spośród osób niepełnosprawnych, kobiet itd.) nie zostaną uznane za specyfikacje techniczne. Również etykieta odnosząca się do „społecznego potencjału” przedsięwzięcia nie może zostać uznana za „specyfikację techniczną” w rozumieniu dyrektyw dotyczących zamówień publicznych.

Ponadto z dyrektyw dotyczących zamówień publicznych wynika, że specyfikacje techniczne nie mogą ograniczać konkurencji, muszą być przejrzyste i nie mogą dyskryminować możliwych wykonawców spoza państwa członkowskiego, w którym działa instytucja zamawiająca.

Polecamy: Na czym polega przetarg ograniczony?

Co jest dozwolone

• Wymaganie w zamówieniu na roboty budowlane podjęcia środków mających na celu unikanie wypadków przy pracy oraz zabezpieczenia określonych warunków przechowywania produktów niebezpiecznych w celu zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa i higieny pracy.

• Wymaganie zapewnienia pewnych ergonomicznych cech produktów, aby zagwarantować dostęp do nich wszystkim kategoriom użytkowników, w tym osobom niepełnosprawnym.

Polecamy: Jakie obowiązki są najbardziej uciążliwe dla firm?

Co nie jest dozwolone

• Wymaganie, aby prowadzone przez podmiot zewnętrzny centrum kontaktowe udzielające pomocy technicznej online i przez telefon (którą to pomoc można prawidłowo świadczyć z dowolnego miejsca) było zlokalizowane w konkretnej miejscowości.

• Opracowanie specyfikacji do zamówienia na usługi zarządzania budynkami mieszkalnymi, po czym wybieranie oferentów na podstawie tego, czy byliby również w stanie kupić te budynki w przyszłości, gdyby instytucja zamawiająca zdecydowała się sprywatyzować te budynki.

Polecamy: serwis Leasing

Źródło: Komisja Europejska