Jak zarządzać zamówieniem i monitorować zgodność?

Uzgodnienia co do monitorowania powinny zapewnić gromadzenie odpowiednich danych na temat skuteczności oraz ich efektywną analizę. Warunki płatności (które powinny zostać określone w zamówieniu) stanowią podstawę do zapewnienia, że wykonawca będzie działać zgodnie z wymaganym standardem. Mogą one określać finansowe środki odstraszające w przypadku zbyt niskiej skuteczności oraz zachęty finansowe do przekraczania celów podstawowych. Takie warunki finansowe muszą zostać opublikowane w ogłoszeniu o zamówieniu.

Impuls do udoskonalenia usług może być wynikiem uzyskania zbyt niskich kluczowych wskaźników skuteczności lub obserwacji, że choć osiąga się założone cele, wciąż jeszcze można osiągnąć lepsze rezultaty. Niezależnie od sytuacji wykonawca i klient powinni rozumieć, co wpływa na bieżące poziomy skuteczności, i uzgodnić sposób poprawy osiąganych wyników. Trwałe zaniedbywanie tych obowiązków przez wykonawcę powinno prowadzić do stwierdzenia naruszenia warunków zamówienia, tak więc wszelkie działania należy podejmować z rozwagą. Również analiza mogłaby doprowadzić do zmiany warunków  zamówienia, przeprojektowania usługi lub wprowadzenia innowacji.

U podstaw zarządzania zamówieniem powinna leżeć „kultura współpracy partnerskiej”. Klienci i wykonawcy mogą zarządzać ryzykiem i osiągać lepsze wyniki tylko za pomocą pomysłowej i zaangażowanej pracy zespołowej.

Wielka Brytania: Aby ulepszyć usługi gastronomiczne w szpitalach świadczone na rzecz Wydziału Zdrowia
Irlandii Północnej (Northern Ireland Health Authority), wykonująca to zamówienie firma gastronomiczna przeprowadza co roku badanie zadowolenia pacjentów oraz analizuje dane według wieku, pochodzenia etnicznego i płci. W następstwie doniesień prasowych o złym wyżywieniu na oddziałach geriatrycznych Wydział Zdrowia zainicjował również ocenę serwowanych posiłków. Po połączeniu zebranych danych wprowadzono zmiany w warunkach zamówień, aby poprawić obsługę na oddziałach geriatrycznych poprzez udzielanie pomocy w karmieniu pacjentów.

Polecamy: Jak stosować warianty w zamówieniach publicznych?

Na ogół najlepsi wykonawcy reagują dobrze w ramach takiej współpracy, dobrowolnie podejmując dodatkowe zobowiązania, takie jak: programy zdobywania podstawowych kwalifikacji, wprowadzanie nowatorskich rozwiązań w zakresie ochrony środowiska lub wspieranie małych firm w ramach swojego łańcucha dostaw.

Francja: Instytucje publiczne odpowiedzialne za włączenie społeczne przyczyniają się do wdrażania klauzul społecznych w zamówieniach publicznych, np. poprzez wprowadzanie rozwiązań ułatwiających zwycięskim oferentom zarządzanie pracownikami zaangażowanymi w procedury wdrażania. Mogą także pełnić funkcję organów certyfikujących zgodność ze standardami społecznymi. Na przykład, Aglomeracja Rouen (Agglomération de Rouen) wykorzystała pieniądze z Europejskiego Funduszu Społecznego na współfinansowanie zatrudnienia kierownika projektu odpowiedzialnego za wdrożenie klauzul o włączeniu społecznym do różnych udzielonych zamówień publicznych. Rada Miasta Arles zdecydowała się zatrudnić wyspecjalizowanego radcę prawnego do opracowania projektu dokumentacji przetargowej zawierającej klauzule społeczne oraz do zarządzania tą dokumentacją.

Polecamy: Jak zamawiający mogą zarządzać łańcuchem dostaw?

Warunki zamówienia, zarządzanie zamówieniem i monitorowanie zamówienia

Formułowanie klauzul dotyczących wykonania zamówienia to na ogół ten etap postępowania, w którym najlepiej jest uwzględnić kwestie społeczne dotyczące zatrudnienia i warunków pracy pracowników zaangażowanych w wykonanie zamówienia.

• Należy zadbać o to, aby klauzule dotyczące wykonania zamówienia były:

1. powiązane z wykonaniem zamówienia;
2. zgodne z celem, jakim jest uzyskanie jak najlepszego wskaźnika wartości do ceny;
3. zamieszczone w dokumentacji przetargowej;
4. zgodne z prawem UE (w tym z podstawowymi zasadami Traktatu UE).

• Należy zadbać o możliwość efektywnego monitorowania zgodności z warunkami zamówienia.

• Należy wspólnie z dostawcą zarządzać skutecznością działań i zapewnić maksymalny poziom realizacji celów i zgodności z warunkami zamówienia.

• Należy w odpowiedni sposób dokumentować skuteczność działań dostawców, wykonawców i usługodawców.

• Należy stosować klauzule wariantowe, przewidując konieczność wprowadzania w zamówieniu niezbędnych zmian w przyszłości, przy założeniu, że klauzule te są zgodne z postanowieniami dyrektyw dotyczących zamówień publicznych i z zasadą przejrzystości.

• Należy we współpracy z dostawcami dążyć do ciągłego udoskonalania — na zasadzie dobrowolności — i ogólnie dotrzymywać kroku nowym osiągnięciom wprowadzanym na rynku. W szczególności należy we współpracy z dostawcami ułatwiać przestrzeganie zasad godnej pracy oraz społecznej odpowiedzialności biznesu w ramach całego łańcucha dostaw.

Polecamy: Jak wybrać wykonawcę w zamówieniu publicznym?

Źródło: Komisja Europejska