Ogłoszenie o zamówienia publiczne i terminy składania ofert

Ogłoszenie o zamówieniu stanowi sposób zaproszenia do ubiegania się o zamówienie w przypadku wszystkich procedur, z wyjątkiem procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji oraz przypadku kiedy wstępne ogłoszenie informacyjne jest wykorzystywane jako zaproszenie do ubiegania się o zamówienie (procedura ograniczona oraz konkurencyjna z negocjacjami).

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Po zawarciu umowy w sprawie zamówienia lub umowy ramowej zamawiający przesyła ogłoszenie o udzieleniu zamówienia dotyczące wyników postępowania nie później niż w terminie 30 dni od zawarcia umowy w sprawie zamówienia bądź umowy ramowej. W przypadku zamówień udzielanych w ramach umowy ramowej zamawiający nie są zobowiązani do przesyłania ogłoszenia po każdym zamówieniu udzielonym na podstawie umowy ramowej. Są oni jednak zobowiązani do przesyłania ogłoszeń o udzieleniu każdego zamówienia w ramach dynamicznego systemu zakupów. Nowa dyrektywa pozostawia państwom członkowskim możliwość zobowiązania instytucji zamawiających do grupowania takich ogłoszeń w okresach kwartalnych i przesyłania ich w terminie 30 dni od daty zakończenia danego kwartału.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Zobacz również: Wybór oferty po uchyleniu się wykonawcy

Terminy składania ofert

Główną zmianą jaką wprowadziła dyrektywa 2014/24/UE w tym zakresie jest skrócenie minimalnych terminów składania ofert i wniosków o dopuszczanie do udziału w postępowaniu. Ponadto, instytucje zamawiające poniżej szczebla centralnego zyskały możliwość ustalania terminu składania ofert w uzgodnieniu z wykonawcami. Możliwość ta została przewidziana w procedurze konkurencyjnej z negocjacjami oraz dialogu konkurencyjnym. Zgodnie z artykułem 28 ust. 4 „państwa członkowskie mogą postanowić, że wszystkie instytucje zamawiające poniżej szczebla centralnego – lub określone ich rodzaje – mogą wyznaczyć termin składania ofert w drodze wzajemnego porozumienia między instytucją zamawiającą a zakwalifikowanymi kandydatami, pod warunkiem że wszyscy zakwalifikowani kandydaci będą mieli tyle samo czasu na przygotowanie i złożenie ofert. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia w sprawie terminu składania ofert termin ten wynosi co najmniej 10 dni od daty wysłania zaproszenia do składania ofert”.

Co do zasady, termin na składanie ofert bądź wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu zamawiający wyznaczają uwzględniając, w szczególności, złożoność zamówienia oraz czas wymagany do sporządzenia ofert lub wniosków, z zastrzeżeniem terminów minimalnych określonych dla poszczególnych procedur. Terminy minimalne należy odpowiednio wydłużyć w sytuacji gdy oferty mogą zostać złożone jedynie po odbyciu wizyty na miejscu albo po dokonaniu na miejscu sprawdzenia dokumentów potwierdzających dokumenty zamówienia tak, aby wszyscy zainteresowani wykonawcy mogli uzyskać wszystkie informacje niezbędne do sporządzenia ofert. Ponadto, instytucje zamawiające przedłużają terminy składania ofert w przypadku gdy - niezależnie od przyczyny – dodatkowe informacje, o które wystąpił wykonawca w odpowiednim terminie, nie zostały dostarczone najpóźniej sześć dni przed upływem terminu przewidzianego na składanie ofert. W przypadku procedury przyspieszonej związanej ze stanem pilnej konieczności (art. 27 ust. 3 i art. 28 ust. 6), termin składania ofert przedłużany jest o 4 dni. Przedłużenie terminów tak aby wszyscy zainteresowani wykonawcy mogli zapoznać się ze wszystkimi informacjami niezbędnymi do sporządzenia ofert, następuje również w sytuacji gdy w dokumentach zamówienia wprowadzono istotne zmiany. Instytucja zamawiająca nie jest zobligowana do przedłużenia terminów jeśli nie wprowadzono istotnych zmian lub nie dotrzymano terminu na wystąpienie o dodatkowe informacje (art. 47 ust. 3).

Minimalne terminy określone dla poszczególnych procedur ulegają wydłużeniu także w sytuacji gdy instytucja zamawiająca nie jest w stanie zapewnić, zgodnie z art. 53 dyrektywy, nieograniczonego, pełnego, bezpośredniego i bezpłatnego dostępu do dokumentów zamówienia za pomocą środków elektronicznych. Może mieć to miejsce w przypadku poufnego charakteru informacji udzielanych przez instytucje zamawiające w toku postępowania bądź też w przypadku przewidzianych dyrektywą okoliczności, które zwalniają instytucję zamawiającą z obowiązku korzystania ze elektronicznych środków komunikacji. W takiej sytuacji minimalne terminy składania ofert przedłużane są o 5 dni. Nie dotyczy to przypadku, w którym zamawiający powołuje się na przesłankę należycie uzasadnionej pilnej potrzeby.

Zobacz: Forma prawna umowy o zamówienie publiczne

Autor: Marta Wosiecka, Urząd Zamówień Publicznych

Źródło: Zamówienia publiczne w Unii Europejskiej po modernizacji - nowe unijne dyrektywy koordynujące procedury udzielania zamówień publicznych