Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

I. Dla kogo spółka z o.o.

Spółka z o.o. jest najpopularniejszą (nie licząc spółki cywilnej) formą prowadzenia wspólnej działalności gospodarczej. Charakteryzuje się praktycznie zupełnym oderwaniem spółki od osób wspólników (jest to trochę zaburzone w przypadku spółki jednoosobowej) i tym samym brakiem odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki.

Spółka z o.o. może być zawiązana w praktycznie w każdym celu prawnie dopuszczalnym (o ile ustawa nie stanowi inaczej – np. bank może mieć wyłącznie formę spółki akcyjnej). Po ostatnim znacznym obniżeniu minimalnego kapitału zakładowego spółki nie trzeba również dysponować wielkimi funduszami aby ją założyć.

Spółka może być również założona przez jednego wspólnika (w odróżnieniu od spółek osobowych), tym samym pozwalając zminimalizować osobistą odpowiedzialność za prowadzoną działalność.

Uczestnictwo w spółce nie jest co do zasady w żaden sposób ograniczone- wspólnikami spółki z o.o. mogą być zarówno osoby fizyczne jak i prawne (w tym tzw. ułomne osoby prawne). Jedynym wyjątkiem kodeksowym jest zakaz utworzenia spółki jednoosobowej, której jedynym wspólnikiem będzie inna spółka jednoosobowa.

Zobacz: Czy handel na allegro to działalność gospodarcza?

II. Założenie spółki z o.o.

1. Umowa spółki

Umowa spółki z o.o. musi mieć formę aktu notarialnego. Taką samą formę musi zachować każda uchwała o zmianie umowy. Stąd nie warto bezpośrednio w umowie wskazywać np. personaliów członków zarządu – każda zmiana osoby będzie wówczas wymagała formy aktu notarialnego.

W umowie spółki z o.o. należy określić:

a. firmę i siedzibę spółki;

Siedzibą spółki jest miasto, w którym spółka faktycznie działa (ma np. swoje biuro lub biuro centrali)- siedziba nie jest oznaczana adresem (nr ulicy i domu/ mieszkania) – stąd zmiana adresu w obrębie jednego miasta nie wymaga zmiany umowy. Co do zasady siedzibą spółki jest miasto, w którym urzęduje jej zarząd.

Firma spółki z o.o. może być ukształtowana w sposób dowolny – nie wprowadzający jednak w błąd pozostałych uczestników rynku czy konsumentów. Wykorzystanie w firmie nazwiska osoby fizycznej wymaga jej zgody – po jej śmierci zaś – zgody jej spadkobierców.

W skład firmy musi wchodzić człon : „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”, w obrocie dopuszczalne jest stosowanie skrótu sp. z o.o.

W przypadku spółki z o.o. w organizacji – do firmy należy dodać oznaczenie „w organizacji”. Np. „społex sp. z o.o. w organizacji.” Analogiczne dodatki stosuje się w przypadku likwidacji i upadłości spółki.

b. przedmiot działalności spółki;

Przedmiot działalności spółki powinien odpowiadać Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD)- jest to przydatne przy zgłaszaniu spółki do KRS. Zazwyczaj działalność wskazuje się możliwie szeroko (często na wyrost) – tak aby przy chęci podjęcia nowego rodzaju działalności nie musieć zmieniać umowy spółki.

c. wysokość kapitału zakładowego;

Kapitał zakładowy spółki z o.o. jest wartością pieniężną – którą teoretycznie dysponuje spółka w momencie rozpoczęcia działalności. Kapitał zakładowy pozyskiwany jest podczas obejmowania udziałów przez jej wspólników.

Minimalna wysokość kapitału zakładowego wynosi obecnie 5.000 zł. Wartość udziału nie może być niższa niż 50 zł.

Jeżeli wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny (aport), umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów.

Zobacz: Jak założyć spółkę z o.o. - strona praktyczna

d. rodzaj udziałów i liczbę udziałów przypadających na danego wspólnika;

Kodeks spółek handlowych pozwala na ustanowienie dwóch rodzajów udziałów:

- równych i niepodzielnych - przy czym wspólnik może posiadać kilka udziałów.

5 wspólników spółki z o.o. posiada w sumie 100 udziałów , każdy o wartości nominalnej 500 zł. Trzej wspólnicy posiadają po 30 udziałów, pozostali po 5.

- nierównych i podzielnych - przy czym wspólnik może mieć tylko jeden udział.

Kapitał zakładowy spółki wynosi 100. 000 zł. 1 wspólnik większościowy ma udział o wartości 60.000 zł pozostali mają udziały po 20.000 zł.

Łączna wartość udziałów posiadanych przez wspólnika determinuje wartość jego głosu na zgromadzeniu wspólników (gdzie obowiązują zasady większości – a nie jednomyślności jak często ma to miejsce w spółkach osobowych) i udział w zysku (dywidendę). Wartości te mogą być jednak ustalone inaczej w umowie spółki – poprzez uprzywilejowanie udziałów.

d. czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony;

Spółka może być zawarta na czas określony – po upływie, którego (lub po osiągnięciu określonego celu) spółka powinna być rozwiązana.

Powyższe elementy są tylko podstawowymi elementami umowy- w dalszej części artykułu będą sygnalizowane elementu, które mogą się w niej pojawić w celu dostosowania konstrukcji spółki do naszych potrzeb.

Zgłoszenie spółki do rejestru

Zgłoszenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego powinno zawierać:
• firmę, siedzibę i adres spółki,
• przedmiot działalności spółki,
• wysokość kapitału zakładowego,
• określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
• nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki,
• nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej,
• jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności,
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
• jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma.

Zgłoszenie do sądu rejestrowego spółki jednoosobowej powinno również zawierać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.

Do zgłoszenia należy dołączyć:

• umowę spółki,
• oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione,
• jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego.
• Dowód uiszczenia opłaty sądowej za wpis do rejestru (1000 zł).

Jednocześnie ze zgłoszeniem należy złożyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich.

Do zgłoszenia spółki oraz zmian składu osobowego zarządu dołączyć należy złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu.

---

Gdzie i jak składa się wniosek

Wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców nowej spółki składa się do właściwego wydziału gospodarczego sądu rejonowego, w okręgu którego znajduje się znajduje się siedziba spółki (w przypadku dużych spółek istotny jest również jej adres- jako wskazówka do właściwości sądu).

Wniosek należy złożyć na urzędowym formularzu. W przypadku spółki z o.o. jest to KRS-W3

Zgłaszając spółkę do rejestru musimy załączyć dodatkowo formularze:
- KRS-WM – przedmiot działalności
- KRS-WB – wspólnicy spółki jawnej

Ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

Każde zarejestrowanie spółki ( i m.in. spółdzielni) podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Zgłoszenia można składać w sądach rejestrowych. Koszt ogłoszenia wynosi:
- 500 zł przy pierwszym wpisie do rejestru
- 250 zł przy kolejnych wpisach (zmianach wpisów).

NIP i REGON

Spółka jawna jest samodzielnym podmiotem prawa- jednostką organizacyjną, która nie posiada osobowości prawnej, ale której ustawa nadała zdolność prawną. Oznacza to, że spółka jawna jest odrębnym od wspólników przedsiębiorcą- prowadzącym działalność we własnym imieniu i na własny rachunek. Taka regulacja skutkuje tym, że spółka musi mieć oddzielny NIP (jest samodzielnym podatnikiem podatku VAT i CIT) i REGON.

Po zarejestrowaniu spółki zarząd powinien, w terminie dwóch tygodni, złożyć we właściwym urzędzie skarbowym poświadczony przez siebie odpis umowy spółki ze wskazaniem sądu, w którym spółka została zarejestrowana, oraz daty i numeru rejestracji.

Zobacz: Czy przedsiębiorca może zmienić datę rozpoczęcia działalności gospodarczej?

III. Prowadzenie działalności.

Prowadzenie działalności w ramach spółki z o.o. wymaga poznania mechanizmów jej funkcjonowania. W szczególności podziału obowiązków pomiędzy 3 możliwe organy spółki : zarząd, radę nadzorczą (zazwyczaj opcjonalną) i zgromadzenie wspólników.

Zarząd

Zarząd prowadzi sprawy spółki oraz reprezentuje ją w stosunku do podmiotów trzecich. Może składać się z jednego, lub większej liczby członków- przy czym nie muszą oni być wybierani z grona wspólników.

Zarząd powoływany jest i odwoływany uchwałą wspólników (choć umowa może określić to inaczej – pozostawiając to np. radzie nadzorczej).

Możliwe jest również wskazanie członków zarządu bezpośrednio w umowie (np. określenie każdorazowo prezesem zarządu będzie Jan Kowalski).

Zarząd spółki z o.o. jest co do zasady kadencyjny – jeśli umowa nie stanowi inaczej mandat członka zarządu wygasa po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za pierwszy pełny rok obrachunkowy pełnienia funkcji. W przypadku kadencji ustalonej na dłuższy okres – wygasa po przyjęciu sprawozdania za ostatni pełny rok obrachunkowy pełnionej funkcji.

Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Do ustanowienia prokury konieczna jest zgoda wszystkich członków zarządu

Zgromadzenie wspólników

Każdy wspólnik sp. z o.o. jest jednocześnie członkiem jej organu – czyli zgromadzenia wspólników. Nie jest ma ono charakteru stałego – zebrania co do zasady muszą mieć miejsce raz w roku – w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego.

Zgromadzenie wspólników ma kilka podstawowych funkcji:
- kontroluje działania zarządu – poprzez przyjmowanie sprawozdania finansowego i udzielnie (lub nie) absolutorium zarządowi. To zgromadzenie powołuje i odwołuje członków zarządu (zakładając, że tego uprawnienia nie scedowano na radę nadzorczą).
- wydaje uchwały w przedmiocie:
• roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru,
• zbycia i wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
• nabycia i zbycia nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,
• zwrotu dopłat wnoszonych przez wspólników,
• zawarcia umowy o przejęciu zarządu nad spółką zależną, lub przeciwnie poddaniu się zarządowi spółki dominującej (art. 7 ksh).
• Podziału zysku pomiędzy wspólników (dywidenda)

To zgromadzenie wspólników decyduje również o zmianie umowy spółki (w tym m.in. kapitału zakładowego), a także powinno zatwierdzać wszystkie zobowiązania zaciągane przez zarząd, których wartość przekracza dwukrotność kapitału zakładowego spółki. Jednakże brak takiej zgody nie powoduje nieważności czynności prawnej (a jedynie podstawę do dochodzenia ew. roszczeń odszkodowawczych od zarządu – w przypadku działania na szkodę spółki).

Co do zasady, przy podejmowaniu uchwał wartość głosu danego wspólnika uzależniona jest od wartości jego udziałów:
- w przypadku możliwości posiadania więcej niż jednego udziału – 1 udział równa się jednemu głosowi.
- w przypadku możliwości posiadania jednego udziału- na każde 10 zł wartości udziału przypada jeden głos (zakładając że umowa nie przewiduje innego przelicznika.)

Rada nadzorcza

Rada nadzorcza jest organem kontrolnym (który może przejąć indywidualne uprawnienia kontrolne wspólników), podobnie jak komisja rewizyjna (choć ta ostatnia nie ma charakteru stałego).

Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna są organami opcjonalnymi- chyba, że kapitał zakładowy spółki przekracza 500.000 zł, a wspólników jest więcej niż 25.

Podział zysków między wspólników

Wspólnik ma prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonym do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zysk przypadający wspólnikom dzieli się w stosunku do udziałów.

Możliwe jest jednak ustanowienie udziałów uprzywilejowanych, w których określonym wspólnikom przypadnie większy udział w zyskach niż wynika to z ilości i wartości posiadanych przez nich udziałów. Dywidenda wypłacona na udział uprzywilejowany może jednak przewyższać dywidendę przysługującą udziałom nieuprzywilejowanym nie więcej niż o połowę.

Uprawnionymi do dywidendy za dany rok obrotowy są wspólnicy, którym udziały przysługiwały w dniu powzięcia uchwały o podziale zysku.

Umowa spółki może upoważniać zarząd do wypłaty wspólnikom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli spółka posiada środki wystarczające na wypłatę.

Zobacz: Czy e-rejestracja spółek z o. o. stwarza ryzyko nadużyć?

Wspólnicy jako pracownicy spółki

W małych spółkach z o.o. wspólnicy zazwyczaj świadczą na rzecz spółki również określone świadczenia, tak aby nie być uzależnionymi jedynie od dywidendy (czy zaliczki na dywidendę). Co do zasady dopuszczalne jest również spisanie ze wspólnikami umowy o pracę – podpisywanej w imieniu spółki przez zarząd.

Problemy mogą pojawić się w przypadku spółki jednoosobowej. W takim wypadku dochodzi de facto do próby zatrudnienia się samemu- stąd pojawiają się problemy związane ze stosunkiem podległości, który jest elementarnym składnikiem stosunku pracy. W takim wypadku zaleca się tzw. kontrakty managerskie- jeśli jedyny wspólnik ma być również członkiem zarządu i pobierać z tego tytułu wynagrodzenie.

W przypadku umów spisywanych pomiędzy członkiem zarządu a spółką (w tym umowy o pracę) – umowę w imieniu spółki podpisuje pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników.

Adam Kret
prawnik