Prawa i obowiązki prezesa zarządu jednoosobowej spółki z o.o.

W kodeksie spółek handlowych (k.s.h.) zapisano możliwość założenia szczególnego typu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - spółki jednoosobowej. Stanowi o tym art. 151 § 1 k.s.h. W spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników (art. 156 k.s.h.). Ze spółką jednoosobową mamy do czynienia w sytuacjach, w których wszystkie udziały przysługują jedynemu wspólnikowi lub wspólnikowi i spółce.

Zobacz: Jak funkcjonuje zgromadzenie wspólników w jednoosobowej spółce z o.o.?

Należy w tym miejscu podkreślić, że spółka jednoosobowa jest konstrukcją specyficzną, a do jej cech charakterystycznych należy:

1) skupienie wszystkich udziałów w ręku jednego wspólnika;

2) brak odpowiedzialności wspólnika za zobowiązania spółki (jeżeli nie zachodzą przypadki szczególne);

3) to, że brak wielości więzi prawnych o charakterze kapitałowym zastępowany jest stosunkiem między wspólnikiem a spółką, a także to, że:

4) oświadczenie woli jedynego wspólnika zastępuje umowę spółki;

5) jedyny wspólnik wykonuje uprawnienia zgromadzenia wspólników (jest organem spółki);

6) jedyny wspólnik nie ma prawa do reprezentowania spółki w organizacji (może ją zgłosić do rejestru);

7) stosowanie przepisów do spółki jednoosobowej wymaga modyfikacji, w szczególności gdy jedyny wspólnik jest członkiem jednoosobowego zarządu (art. 17, art. 227 § 2, art. 228-230, 233, art. 234 § 1-2, art. 238, 240, 241, 242, 244, 255, 246, 247, 249, 250 i inne k.s.h.);

8) w sposób szczególny uregulowana jest dopuszczalność składania oświadczeń woli spółce (art. 173 k.s.h.) i dokonywania czynności prawnych z samym sobą (art. 210 § 2 k.s.h.).

Zobacz: Czy warto założyć jednoosobową spółkę z o.o.?

Nasuwa się zatem pytanie co do sposobu funkcjonowania organów spółki w sytuacji, gdy jedyny wspólnik jest członkiem jednoosobowego zarządu spółki. Należy podkreślić, że jest to dość specyficzna sytuacja, w której brak jest współdziałania kilku wspólników w ramach stosunku spółki. Tam gdzie w spółce wieloosobowej występuje przeciętnie wiele podmiotów, w spółce jednoosobowej występuje tylko jeden. Dlatego też jedyny wspólnik działa jako zgromadzenie wspólników. Oznacza to, że przepisy dotyczące funkcjonowania zgromadzenia wspólników w wieloosobowej spółce z o.o. należy stosować odpowiednio do jednoosobowej spółki z o.o.

Warto podkreślić, że powołany przez wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. zarząd może mieć postać zarządu wieloosobowego lub jednoosobowego. W sytuacji powołania zarządu jednoosobowego w spółce jednoosobowej funkcję członka zarządu obejmuje osoba trzecia lub jedyny udziałowiec. A zatem istnieje możliwość powstania takiej sytuacji, w której jedyny wspólnik sp. z o.o., działając, jako zgromadzenie wspólników, powołuje samego siebie na stanowisko prezesa zarządu tej spółki w zarządzie jednoosobowym. Taki przypadek rodzi istotne konsekwencje w postaci możliwości dokonywania tzw. czynności prawnych „z samym sobą”.

W niniejszym artykule, w celu lepszego przybliżenia powyższego problemu, zostaną porównane modyfikacje, jakie będą zachodzić w omawianym przypadku w świetle reprezentacji spółki przez prezesa zarządu (członka zarządu) w zależności od typu spółki. Zostanie także przeanalizowana sytuacja prezesa zarządu (członka zarządu) w spółce jednoosobowej będącego jednocześnie jedynym udziałowcem (wspólnikiem) tej spółki.

Zobacz: Zmiana umowy spółki z o.o.

Zgodnie z art. 201 k.s.h. zarządowi (a więc w tym przypadku prezesowi zarządu) przyznano kompetencje do reprezentacji spółki z o.o. jednoosobowej, które można podzielić na:

1) kompetencje o charakterze zewnętrznym (wykonywane wobec osób trzecich)

2) kompetencje o charakterze wewnętrznym (dotyczące wewnętrznych stosunków w spółce, np. zawieranie przez spółkę umów z członkiem zarządu).

Stosunki między spółką z o.o. a prezesem zarządu (członkiem zarządu) zostały uregulowane w art. 210 k.s.h. Stanowi on, że przy zawieranych umowach między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (w tym przypadku jest tylko jeden wspólnik). Warto podkreślić, że mamy tu do czynienia zarówno z umowami bezpośrednio związanymi z pełnieniem przez daną osobę funkcji członka zarządu, np. umową o pracę czy o zarządzanie spółką, jak i z umowami zawieranymi z tą osobą, jako osobą trzecią, np. umową pożyczki czy kupna sprzedaży. Należy dodać, że ustawodawca, wprowadzając określony w art. 210 § 1 k.s.h. przymus sposobu reprezentacji spółki, zarówno wieloosobowej, jak i jednoosobowej, w której jedyny wspólnik nie jest jedynym członkiem zarządu, miał na uwadze szerokie pole do różnego rodzaju nadużyć w tym zakresie.

Zobacz: Przymusowe umorzenie udziałów w spółce z o.o.

---

Analizując sytuację, gdy w spółce jednoosobowej prezes zarządu (członek zarządu) równocześnie jest jedynym udziałowcem, czynność prawna między nim a spółką wymaga zgodnie z art. 210 § 2 k.s.h. formy aktu notarialnego. Postanowienia § 1 art. 210 k.s.h. zostają więc wyłączone. Ponadto, o każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego. Niestety, wadą tego uregulowania jest brak obowiązku sądu do badania treści czynności prawnej, sąd rejestrowy jedynie odnotowuje jej zaistnienie. Powyższy przepis art. 210 § 2 k.s.h. odnosi się do sytuacji, gdy to prezes zarządu jest równocześnie jedynym wspólnikiem (udziałowcem) spółki i występuje w tzw. podwójnej roli, czyli dokonuje „czynności prawnych z samym sobą”. Warto podkreślić, że ta konstrukcja zawarcia przez prezesa jednoosobowego zarządu umowy niejako „z samym sobą” wyklucza ustanawianie przez niego pełnomocnika do dokonania z nim samym, jako tym razem prezesem (członkiem) zarządu spółki, czynności prawnej w imieniu spółki. Niezachowanie przewidzianej formy aktu notarialnego rodzi bezwzględną nieważność dokonanej czynności prawnej.

Unormowania szczególnego sposobu działania prezesa zarządu jednoosobowej spółki z o.o., będącego jej jedynym udziałowcem, mają na celu pogodzenie możliwości dokonywania przez jedną osobę czynności organów spółki zastrzeżonych dla zgromadzenia kilku osób, z ochroną żywotnych interesów samej spółki jako podmiotu oraz osób trzecich działających z nią w obrocie gospodarczym.

Poniżej zostały przedstawione i omówione szczególne prawa i obowiązki prezesa zarządu (członka zarządu), który wchodzi, jako jedyny członek zarządu, w skład jednoosobowego zarządu jednoosobowej spółki z o.o. Prawa i obowiązki prezesa zarządu (członka zarządu) zostały uregulowane przede wszystkim w kodeksie spółek handlowych, ale także w innych ustawach szczególnych (np. ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym). Poza tym źródłami praw i obowiązków prezesa zarządu, oprócz przepisów prawa, są również postanowienia umowy jednoosobowej spółki z o.o. oraz regulamin zarządu tej spółki.

Przymusowe umorzenie udziałów w spółce z o.o.

Kodeksowe obowiązki prezesa zarządu jednoosobowej spółki z o.o.

Do kodeksowych obowiązków prezesa zarządu jednoosobowej spółki z o.o. należy przede wszystkim:

1) prowadzenie spraw spółki (prezes zarządu zarządza spółką, podejmuje decyzje majątkowe, organizacyjne, personalne itd.) oraz reprezentowanie spółki w kwestiach wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki (prezes zarządu składa oświadczenia woli w obrocie cywilnoprawnym) - art. 204 k.s.h.;

2) zgłoszenie spółki do sądu rejestrowego wraz ze złożeniem odpowiednich dokumentów i oświadczeń oraz aktualizowanie istniejącego wpisu (art. 164 k.s.h.) - np. zgłaszanie podwyższenia kapitału zakładowego;

3) wykonywanie uchwał podjętych przez siebie samego występującego jako organ - zgromadzenie wspólników;

4) złożenie w terminie 2 tygodni od dnia rejestracji spółki we właściwym urzędzie skarbowym poświadczonego przez siebie (czyli jako prezes zarządu) odpisu umowy spółki ze wskazaniem sądu, w którym spółka została zarejestrowana, oraz daty i numeru rejestracji (art. 171 k.s.h.);

5) współpraca z biegłym rewidentem prowadzącym w spółce audyt (art. 224 k.s.h.);

6) zgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki i wszczęcie postępowania naprawczego;

7) oznaczanie pism i zamówień handlowych spółki (lub jej oddziału), kierowanych do konkretnej osoby niebędącej jej stałym kontrahentem (należy wpisywać w nich m.in.: firmę, siedzibę i adres spółki oraz oznaczenie sądu rejestrowego i numeru, pod którym wpisana jest spółka).

Wyliczenie to nie jest pełną listą obowiązków prezesa zarządu jednoosobowej spółki z o.o. Jednak warto w tym miejscu podkreślić, że w spółce jednoosobowej wszystkie kompetencje zgromadzenia wspólników wykonuje jedyny wspólnik (który może być jednocześnie prezesem zarządu danej spółki), przy odpowiednim zastosowaniu przepisów o zgromadzeniu wspólników (art. 156 k.s.h.).

PRZYKŁAD

20 kwietnia 2004 r. zarząd jednoosobowej spółki z o.o. „X” - w osobie prezesa zarządu Jana K. - zawarł umowę leasingową o wartości pięciokrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego. Ze względu na to, iż prezes zarządu Jan K. jest jednocześnie jedynym wspólnikiem (udziałowcem) jednoosobowej spółki z o.o., na zawarcie tej umowy prezes spółki „X” nie musi uzyskiwać zgody zgromadzenia wspólników. Umowa leasingu jest ważna i powinna zostać wykonana.

Zatrudnienie członka zarządu sp. z o.o. w spółce

---

Pozakodeksowe obowiązki prezesa zarządu jednoosobowej spółki z o.o.

Na prezesa zarządu (członka zarządu), prócz obowiązków przewidzianych w kodeksie spółek handlowych, zostały nałożone inne liczne obowiązki wynikające z ustaw szczególnych:

1. Obowiązki w zakresie rachunkowości (art. 4 ustawa o rachunkowości)

1) odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych; w przypadku nieprowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie spółki prezes zarządu (kierownik jednostki) obowiązany jest:

- powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę spółki,

- zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie spółki;

2) obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności spółki, które powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń;

3) obowiązek zapewnienia sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienia go właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi spółkę przepisami prawa i postanowieniami umowy. Prezes zarządu podpisuje sprawozdanie finansowe, a jeżeli spółką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie zarządu tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego;

4) obowiązek złożenia w Krajowym Rejestrze Sądowym rocznego sprawozdania finansowego, opinii biegłego rewidenta, odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdania z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

2. Obowiązki aktualizacji danych w rejestrach (KRS, NIP, REGON)

1) zmiany danych wymienionych w art. 38-40 i w art. 44 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym podmioty podlegające obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców są obowiązane zgłaszać sądowi rejestrowemu w terminie nie później niż 7 dni od dnia zdarzenia;

2) obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym NIP przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w określonym terminie (art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników);

3) podmioty wpisane do rejestru REGON, w zakresie ich działalności gospodarczej, mają obowiązek wypełniania i składania wniosku o wpis do rejestru podmiotów oraz informowania o zachodzących zmianach w zakresie składanych danych, w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wpis, zmianę lub skreślenie (art. 42 ustawy o statystyce publicznej).

3. Obowiązek prowadzenia księgi udziałów

- prezes zarządu jest obowiązany prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów. Po każdym wpisaniu zmiany prezes zarządu składa sądowi rejestrowemu podpisaną przez siebie nową listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału. Księgę udziałów może przeglądać każdy wspólnik.

4. Obowiązki wynikające z prawa pracy

- obowiązki wynikające z kodeksu pracy, w przypadku osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych, wykonuje za pracodawcę organ zarządzający. W spółce z o.o. będzie to zatem zarząd spółki, czyli prezes zarządu, który czynności tych dokonuje zgodnie z ustalonymi w umowie spółki zasadami reprezentacji (art. 3¹ kodeksu pracy).

PRZYKŁAD

Zarząd spółki z o.o. „X” w postaci prezesa zarządu - K. Nowaka podjął uchwałę, iż od 1 czerwca 2010 r. spółka zawiesza wykonywanie działalności gospodarczej na okres dwóch lat - od 1 czerwca 2010 r. do 31 maja 2012 r. Spółka „X” nie zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy. W celu zawieszenia działalności gospodarczej prezes zarządu K. Nowak ma obowiązek złożenia do właściwego według swej siedziby sądu gospodarczego informację na formularzu KRS-Z62 o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej. Ponadto do wniosku załącza uchwałę zarządu, oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników oraz formularz KRS-ZY.

Czy prokurent może zastąpić zarząd spółki z o.o?

---

Kodeksowe prawa prezesa zarządu jednoosobowej spółki z o.o.

Oprócz obowiązków prezes zarządu jednoosobowej spółki z o.o. ma również prawo:

1) prowadzenia spraw spółki, czyli działania w stosunkach wewnętrznych spółki (art. 204 § 8 k.s.h.), podejmowanie decyzji gospodarczych;

2) reprezentacji spółki, czyli działania w stosunkach zewnętrznych (art. 204 § 8 k.s.h.), tj. składania oraz przyjmowania w imieniu spółki oświadczeń woli;

3) ustanawiania prokurentów i pełnomocników jednoosobowej spółki z o.o.;

4) zgłoszenia żądania rozwiązania spółki (art. 271 k.s.h.).

Podsumowując, prawa i obowiązki prezesa zarządu jednoosobowej spółki z o.o. nie zostały w sposób wyczerpujący wymienione w kodeksie spółek handlowych, jak również w innych ustawach szczególnych. Są to kompetencje prezesa zarządu, czyli to wszystko, co kodeksem spółek handlowych i umową spółki nie zostało przekazane do kompetencji innych organów. W tym miejscu należy wspomnieć również o tym, iż zarząd, czyli w naszym przypadku prezes zarządu, podlega tzw. zasadzie domniemania kompetencji zarządu. Oznacza to, że kompetencja, która nie została w przepisach prawa lub umowie spółki przyznana konkretnemu organowi, leży w gestii zarządu. Wynika to z faktu, że wszystkie inne organy spółki mają jasno określone zadania, natomiast zarząd ma je zarysowane w sposób ogólny.

Marta Wysocka-Fronczek

Podstawy prawne:

• ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn.zm.),

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. -  Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.),

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zm.),

• ustawa z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. Nr 88, poz. 439 z późn.zm.),

• ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186 z późn.zm.),

• ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn.zm.).