Odpowiedzialność za słowo, czyli czym różni się informacja od dezinformacji

Bez improwizacji

Mając za sobą pewien staż pracy, o wielu rzeczach po prostu „wiemy, bo wiemy”. Rozwiązania problemów znajdujemy instynktownie, nie wdając się w dłuższe rozważania.

Czasem trafi się jakaś nietypowa sprawa, która wymaga zastanowienia. Wtedy niektórzy starają się zastosować rozwiązanie analogiczne do tego, które jest im znane i pewne.

Warto jednak zachować ostrożność w improwizacji. Szczególnie w przypadku pytań, które nagle zaczynają się powtarzać, najlepiej samemu zasięgnąć informacji na wyższym szczeblu służbowym lub u specjalisty.

Wiarygodność informacji

Plotka jest zdecydowanie najgorszym źródłem informacji. Niekiedy niesprawdzone wiadomości krążą po firmie tak długo, że dorabiają się rangi oczywistego faktu.

Tymczasem zarówno w sprawach merytorycznych, jak i organizacyjnych prawdziwość informacji jest sprawą kluczową.

Gdy popełnimy błąd w sprawozdaniu, to nie możemy potem zrzucać winy na nieokreślone źródło wiedzy. Jeżeli przekażemy klientowi mylną ścieżkę proceduralną załatwiania sprawy, to będzie on słusznie rozżalony.

Nawet jeżeli to nie do nas zgłosi się później z pretensjami, to zarzuty może usłyszeć nasz współpracownik. W takich wypadkach to cała firma traci twarz.

Szefowie z pewnością nie lubią takich sytuacji, dlatego, zasięgając języka, zwłaszcza w firmach czy instytucjach trzecich, starajmy się dotrzeć do osób kompetentnych, a nie do kogokolwiek, kto akurat odbierze telefon.

Zobacz: Pozyskiwanie sojuszników w pracy

Precyzja informacji

Jeżeli czujemy się zobowiązani do podzielenia się z innymi tym, czego się właśnie dowiedzieliśmy, to niech będzie to informacja konkretna. Nie „gdzieś tam, po coś, chyba”, tylko „tam, po to, na pewno”.

Gdy przekazujemy sobie wiadomości drogą elektroniczną lub korzystamy w pracy ze wspólnej bazy danych, to nasz współpracownik może zarejestrować w pamięci, że dany temat był poruszany i nie analizować głębiej treści doniesienia.

Gdy jednak ta wiedza będzie mu potrzebna, trafi na niepełną, zbyt ogólną i w efekcie nieprzydatną informację.

Jeśli na przykład właśnie obiecał klientowi, że sprawdzi pewną informację, to znajdzie się w bardzo niekomfortowym położeniu. I nie chodzi już nawet o to, że szef może wyciągnąć konsekwencje wobec nierzetelnego informatora, bo to się zdarza raczej rzadko.

Po prostu po kilku takich mało konkretnych komunikatach nasza wiarygodność spada i ludzie nie będą przywiązywali dużej wagi do naszych doniesień.