Odpowiedzialność za słowo, czyli czym różni się informacja od dezinformacji

Bez improwizacji

Mając za sobą pewien staż pracy, o wielu rzeczach po prostu „wiemy, bo wiemy”. Rozwiązania problemów znajdujemy instynktownie, nie wdając się w dłuższe rozważania.

Czasem trafi się jakaś nietypowa sprawa, która wymaga zastanowienia. Wtedy niektórzy starają się zastosować rozwiązanie analogiczne do tego, które jest im znane i pewne.

Warto jednak zachować ostrożność w improwizacji. Szczególnie w przypadku pytań, które nagle zaczynają się powtarzać, najlepiej samemu zasięgnąć informacji na wyższym szczeblu służbowym lub u specjalisty.

Wiarygodność informacji

Plotka jest zdecydowanie najgorszym źródłem informacji. Niekiedy niesprawdzone wiadomości krążą po firmie tak długo, że dorabiają się rangi oczywistego faktu.

Tymczasem zarówno w sprawach merytorycznych, jak i organizacyjnych prawdziwość informacji jest sprawą kluczową.

Gdy popełnimy błąd w sprawozdaniu, to nie możemy potem zrzucać winy na nieokreślone źródło wiedzy. Jeżeli przekażemy klientowi mylną ścieżkę proceduralną załatwiania sprawy, to będzie on słusznie rozżalony.

Nawet jeżeli to nie do nas zgłosi się później z pretensjami, to zarzuty może usłyszeć nasz współpracownik. W takich wypadkach to cała firma traci twarz.

Szefowie z pewnością nie lubią takich sytuacji, dlatego, zasięgając języka, zwłaszcza w firmach czy instytucjach trzecich, starajmy się dotrzeć do osób kompetentnych, a nie do kogokolwiek, kto akurat odbierze telefon.

Zobacz: Pozyskiwanie sojuszników w pracy

Precyzja informacji

Jeżeli czujemy się zobowiązani do podzielenia się z innymi tym, czego się właśnie dowiedzieliśmy, to niech będzie to informacja konkretna. Nie „gdzieś tam, po coś, chyba”, tylko „tam, po to, na pewno”.

Gdy przekazujemy sobie wiadomości drogą elektroniczną lub korzystamy w pracy ze wspólnej bazy danych, to nasz współpracownik może zarejestrować w pamięci, że dany temat był poruszany i nie analizować głębiej treści doniesienia.

Gdy jednak ta wiedza będzie mu potrzebna, trafi na niepełną, zbyt ogólną i w efekcie nieprzydatną informację.

Jeśli na przykład właśnie obiecał klientowi, że sprawdzi pewną informację, to znajdzie się w bardzo niekomfortowym położeniu. I nie chodzi już nawet o to, że szef może wyciągnąć konsekwencje wobec nierzetelnego informatora, bo to się zdarza raczej rzadko.

Po prostu po kilku takich mało konkretnych komunikatach nasza wiarygodność spada i ludzie nie będą przywiązywali dużej wagi do naszych doniesień.

Dobrze sformułuj

Nie każdy z nas ma łatwość w posługiwaniu się słowem pisanym, ale nawet nie mając talentu literackiego, można zbudować wypowiedź poprawną językowo i logicznie. Zmorą niejednego pracownika jest domyślanie się, co autor informacji miał na myśli.

Pół biedy, jeżeli błędy stylistyczne tylko szpecą wypowiedź. Gorzej, jeżeli z danego sformułowania płynie kilka możliwości interpretacji. Chyba nie po to podajemy do publicznej wiadomości ważną informację, aby potem pół biura przychodziło dopytywać się, co mieliśmy na myśli.

Uzgodnij

Niektóre aktualności służbowe dotyczą udziału innych osób w określonych działaniach. Zanim podzielimy się informacją, że pani Kasia z pokoju 101 może wystawić dokument konieczny do dalszego załatwienia sprawy, to ustalmy to wcześniej z rzeczoną panią Kasią.

Po pierwsze, dowiedzmy się, czy w ogóle posiada takie kompetencje, a po drugie, czy zgadza się na bycie wymienioną w naszym komunikacie. W innym wypadku może być zaskoczona tym, że ktoś się do niej zgłasza, a my zakłócimy jej pracę nieoczekiwanym dodaniem obowiązków.

To wszystko odnosi się przede wszystkim do osób, które nie są przełożonymi pani Kasi, bo szefom to już więcej uchodzi…

Zobacz: Budowanie wspólnej płaszczyzny

Znaj umiar

O potopie informacyjnym, jaki zalewa współczesnego człowieka, można powiedzieć wiele, dlatego nie ma sensu przyczynianie się do tego szumu komunikacyjnego również w pracy.

Zanim podzielimy się ze współpracownikami niecierpiącą zwłoki wiadomością, rozważmy, czy rzeczywiście jest taka ważna. Sprawdźmy również, czy ktoś przed nami nie przekazywał tej samej informacji.

Pracownik rozsyłający codziennie „istotne” ogłoszenia może wywoływać niechęć lub rozbawienie u swoich kolegów. Chcąc podkreślić swoją pozycję w firmie, osiągnie efekt wręcz odwrotny.

Powyższe wskazówki wydają się oczywiste i znane. Gdyby jednak rzeczywiście każdy się do nich stosował, nie doświadczalibyśmy tak często dezinformacji. Zawsze trzeba choć raz przeczytać komunikat, który mamy zamiar upowszechnić, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień.

Magdalena Kijowska

19524 - infolinia urzędu pracy
www.zielonalinia.gov.pl