Jak zaksięgować dofinansowanie do kolonii dziecka z ZFFŚ-u?

Pytanie dotyczy dofinansowania kolonii dziecka z ZFŚS. W związku z tym należy zwrócić uwagę, że dofinansowanie musi odbywać się zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o ZFŚS, a także stosownie do ustaleń obowiązującego u danego pracodawcy zakładowego regulaminu dotyczącego tego funduszu. Istotne jest, aby wysokość dopłat z ZFŚS była uzależniona od oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do otrzymania dofinansowania. 

Na podkreślenie zasługuje fakt, że dopłata z ZFŚS do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, w formie zorganizowanych kolonii, jest zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Przy czym, w stosunku do wymienionej kategorii osób, do której jest kierowane finansowe wsparcie, nie ma ograniczenia kwoty podlegającej zwolnieniu z podatku PIT. Ponadto, generalnie dofinansowanie do wypoczynku ze środków ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (ZUS).

Ewidencja księgowa dofinansowania z ZFŚS do kolonii dziecka pracownika może przebiegać w poniżej opisany sposób (numeracja kont jest podana przykładowo).

Przyznanie dofinansowania

Przyznanie dofinansowania do kolonii dziecka przez zakład pracy powoduje zmniejszenie stanu ZFŚS oraz powstanie zobowiązania wobec właściwego pracownika. Zapis księgowy będzie następujący:

Wn konto 85 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” – Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”.

Gdyby dofinansowanie dotyczyło dziecka byłego pracownika (np. emeryta lub rencisty), wówczas omawiane zobowiązanie należałoby ująć na Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”. Zakładając, że dopłata do kolonii dotyczy dziecka, którego wiek nie przekracza 18 lat, nie będzie ona podlegała PIT, niezależnie od kwoty tej dopłaty. Ponadto, dopłata sfinansowana z ZFŚS nie stanowi podstawy do naliczania ZUS. Zatem, w tym przypadku nie wystąpi konieczność księgowań na kontach właściwych dla rozliczeń publicznoprawnych z wymienionych tytułów.

Polecamy: Jakie są zasady dokonywania odpisów na ZFŚS w 2011r.?

Wypłata dofinansowania

Wypłata dofinansowania właściwemu pracownikowi powoduje zmniejszenie stanu środków pieniężnych oraz oznacza uregulowanie zobowiązania wobec pracownika z tego tytułu.

W zależności od sposobu wypłaty księgowania będą następujące:

Wn konto 23 Rozrachunki z pracownikami” –
- Ma „Kasa (jeżeli wypłata jest dokonywana z kasy) lub
- Ma 13-0 „Rachunek bankowy bieżący” (jeżeli płatność następuje w drodze przelewu ze środków obrotowych pracodawcy na rachunek bankowy pracownika) lub
- Ma 13-5 „Rachunek bankowy środków pieniężnych ZFŚS” (jeżeli płatność następuje w drodze przelewu z rachunku środków ZFŚS na rachunek bankowy pracownika).

Należy zwrócić szczególną uwagę na przypadek, gdy wypłata dofinansowania nastąpiła ze środków obrotowych jednostki, to jest z bieżącego rachunku bankowego lub bieżących środków zgromadzonych w kasie. Wówczas niezbędne jest dokonanie refundacji środków z wyodrębnionego rachunku środków ZFŚS na rachunek bieżący. Księgowanie powinno być następujące:
Wn 13-0 „Rachunek bankowy bieżący” – Ma 13-5 „Rachunek bankowy środków pieniężnych ZFŚS”.

Polecamy: Obliczanie odpisów na ZFŚS w 2011r. - krok po kroku

Adam Misiński
Biegły rewident, menedżer w firmie doradczej KPMG