Data ujęcia zakupu towarów w KPiR

Zasady ogólne ewidencji zakupów

Ustawa o podatku dochodowym do osób fizycznych w art. 22 ust 6b wskazuje, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury/rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu (np. umowa sprzedaży). W większości więc sytuacji ujęcie kosztu w kpir dla celów podatku dochodowego następuje wg daty wystawienia dokumentu sprzedaży. Jednak czy zawsze?

INFORAKADEMIA poleca: Wybrane zmiany w PIT i CIT 2018

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Przedawnienie roszczeń z faktur VAT

Wyjątki wynikające z rozporządzenia

O zasadach ujęcia kosztu w kpir mówią również przepisy rozporządzenia wykonawczego w sprawie prowadzenia uproszczonej księgi podatkowej. Zgodnie z § 17 ust 1 odstępstwem od ogólnej zasady będzie zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych, który:

“musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży”.

Tak sformłuowany przepis nie stwarza podatnikom problemu jeżeli wraz zakupionym towarem otrzymali fakturę. Jednak w praktyce zdarzają się rozbieżności co do okresu, w którym otrzymano towar, a w którym wystawiono fakturę. Jak wówczas ewidencjonować zakup towarów handlowych lub materiałów?

Rozliczanie VAT przez małych podatników od 2014 roku

Otrzymanie towaru z datą wcześniejszą niż wystawienie faktury

Jeżeli przedsiębiorca otrzymał towar w terminie przed otrzymaniem/wystawieniem faktury zgodnie z przepisami rozporządzenia powinien zaewidenjonować jego przyjęcie zgodnie z § 16 ust 2 na podstawie szczegółowego opisu otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając:

• imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
• ilość i rodzaj,
• cenę jednostkową,
• wartość materiału (lub towaru handlowego).

Opis powinien być potwierdzony na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która przyjęła towar. Po otrzymaniu faktury podpina się ją pod sporządzony wcześniej opis. Ponieważ w takich sytuacjach możliwe jest wystąpienie różnić pomiędzy wartością zaewidencjonowaną na podstawie opisu a tą wynikającą z faktury, ewentualne różnice zapisuje się w kpir pod datą otrzymania faktury.

Gwarancje de minimis dla przedsiębiorców

Tak również nakazują podstępować organy skarbowe w wydawanych indywidualnych intrepretacjach podatkowych np. w Interpretacji podatkowej z dnia 15 maja 2012 roku wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (IBPBI/1/415-190/12/BK) czytamy:

“(...) w sytuacji otrzymania od dostawcy towaru handlowego przed otrzymaniem faktury potwierdzającej fakt jego sprzedaży, stwierdzić należy, iż każdorazowo Wnioskodawczyni zobowiązana jest do sporządzenia opisu otrzymanego towaru handlowego, w sposób wskazany w § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia, chyba, że wraz z towarem otrzymywana jest specyfikacja dostawy, o której mowa w § 16 ust. 4 rozporządzenia. Opis ten po potwierdzeniu datą i podpisem osoby, która przyjęła towar stanowi bowiem dowód zakupu, o którym mowa w ust. 1 tego przepisu, który musi być przechowywany razem z otrzymaną następnie fakturą. Przy czym, gdyby towar handlowy i faktura potwierdzająca jego nabycie, zostały do Wnioskodawczyni dostarczone (byłyby otrzymane) w tym samym miesiącu, zapisu dotyczącego poniesienia wydatków związanych z nabyciem tego towaru należałoby dokonać zgodnie z zasadą wynikającą z § 16 ust. 3 ww. rozporządzenia, na podstawie otrzymanej od dostawcy faktury, do której należałoby dołączyć sporządzony wg zasad, o których mowa w § 16 ust. 2 tego rozporządzenia, szczegółowy opis towaru handlowego (lub specyfikację dostawy w razie jej otrzymania).”

Gdy ewidencję podatkową przedsiębiorcy prowadzi biuro rachunkowe to w sytuacji gdy towar przyjdzie wcześniej niż faktura, ale nastąpi to w tym samym okresie rozliczeniowym, zapisu w KPiR dopuszcza się dokonać na podstawie faktury mimo, że dotarła do przedsiębiorcy później niż sam towar.

Konsekwencje niepłacenia VAT w terminie