Ustalanie zasad współpracy przy projekcie

Najważniejsze zasady współpracy w firmą szkoleniową

Ponieważ partnerami projektu szkoleniowego są zazwyczaj trzy strony: firma szkoleniowa, dział personalny firmy - klienta i bezpośredni przełożony (lub przełożeni) uczestników szkolenia, warto od razu ustalić jasne zasady współpracy.

Po pierwsze, należy sporządzić listę osób biorących udział w projekcie oraz wyznaczyć osobę odpowiedzialną za koordynowanie całości działań. Zwykle szefem projektów szkoleniowych jest albo pracownik firmy szkoleniowej, albo menedżer szkoleń w przedsiębiorstwie.

Po drugie, trzeba dokładnie określić zadania pracowników projektu. Zadania te powinny być opisane bardzo szczegółowo, gdyż w sytuacjach spornych - gdy ktoś się z czegoś nie wywiąże - rozstrzygnięcie będzie trudne.

Odpowiedzialność za wykonanie zadania powinien ponosić tylko jeden pracownik, ponieważ jeśli dwie osoby - siedzące bardzo często w biurach na dwóch końcach Polski - będą miały odpowiadać za to samo zadanie, w efekcie nikt go nie wykona.

Po trzecie, na początku współpracy konieczne jest bezpośrednie spotkanie wszystkich osób uczestniczących w projekcie. Dzięki temu będzie możliwe określenie jasnych zasad komunikowania się, sposoby raportowania przebiegu projektu, rodzaju informacji, jakie wszyscy partnerzy projektu będą wymagać na etapie jego realizacji.

Powstaje w ten sposób nie tylko schemat organizacyjny zespołu projektowego, w którym uczestnicy mają określone karty zadań, ale również schemat rozwiązywania problemów, ustalania zmian w harmonogramie projektu, ewentualne zmiany trenerów itp.

Polecamy: Dlaczego warto inwestować w szkolenia pracowników

Praktycy, prowadzący duże projekty szkoleniowe, podkreślają, że bardzo ważne jest stałe komunikowanie się i budowanie dobrych relacji. To ułatwi rozwiązywanie sporów, bardziej szczerą dyskusję, ustalanie działań korygujących. A prawie nie zdarza się, by w dużym projekcie nie dochodziło do sporów i problemów organizacyjnych.

Jak zauważyliśmy, na przebieg projektu duży wpływ ma sprawność organizacyjna firmy szkoleniowej. Powinno to więc być jednym z kryteriów jej doboru. Może się przecież zdarzyć, że szkolenie zepsuje trener świetny merytorycznie, ale zapominalski i niepunktualny. Dlatego sprawdzając referencje, pytajmy i weryfikujmy, jak przebiegała współpraca organizacyjna klientów, z którymi potencjalny wykonawca realizował duże przedsięwzięcie, podobne do tego, planowanego przez nas.

Przy podejmowaniu decyzji o współpracy zadbajmy o to, by firma szkoleniowa zagwarantowała nam koordynatora i opiekuna merytorycznego. Taka osoba będzie odpowiedzialna za współpracę pomiędzy nami a odpowiednimi trenerami: wymianę narzędzi, przygotowanie i realizacje szkoleń w ustalonych terminach, dostarczenie analiz i raportów cząstkowych.

Wybór uczestniczących w projekcie trenerów lub konsultantów powinien również uwzględniać ich dostępność czasową, a umowa winna zawierać ustalenia dotyczące personaliów tych trenerów lub ich ewentualnych zastępców spełniających kryteria merytoryczne.

Polecamy: Motywacja zespołu, czyli pieniądze to nie wszystko

Stanowi to dla nas zabezpieczenie realizacji szkolenia w przypadku sytuacji losowej. Znam przypadek sprzed kilku lat, gdy trenerzy na dzień przed szkoleniem wycofali się z realizacji zlecenia. Wierzę, że klienci i rynek eliminują firmy, które prezentują takie zachowania w relacjach odbiorca - dostarczający szkolenie. Ujęcie w umowie kwestii odpowiedzialności finansowej zleceniobiorcy zabezpiecza firmę przed taką przykrą ewentualnością.

Artykuł jest fragmentem książki „Zarządzanie projektem szkoleniowym”, autor: Training Partners, wydawnictwo Onepress.pl