Jak zarejestrować spółkę z o.o., aby uniknąć błędów?

• 1. Jaką nazwę można wybrać rejestrując spółkę?
• 2. Jak wybierać PKD przy rejestracji spółki?
• 3. Ilu wspólników potrzeba, aby zarejestrować spółkę z o.o.?
• 4. Jak wprowadzić obowiązek powtarzających się świadczeń niepieniężnych przy rejestracji spółki?
• 5. Czy można wnieść do spółki inny wkład niż pieniądze?
• 6. Zagrożenie dla biura rachunkowego przy rejestracji spółki

1. Jaką nazwę można wybrać rejestrując spółkę?

Zakładając spółkę można wybrać dowolną nazwę, o ile nie będzie to sprzeczne z przepisami prawa. W pierwszej kolejności należy sprawdzić czy w obszarze działania spółki nie występuje inna posługująca się podobną nazwą. Jeśli, przykładowo okazałoby się, że w danym mieście już działa spółka posługująca się podobną nazwą, to KRS nakazałby zmianę umowy nowozakładanej spółki z o.o. w zakresie jej nazwy. Wiązałoby to się nie tylko z opóźnieniem w procesie rejestracji spółki, lecz także z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów. 

Sama okoliczność, iż KRS zarejestrował spółkę z daną nazwą lub nie występuje inna już zarejestrowana spółka posługująca się określoną nazwą, nie oznacza, że nie naruszono prawa. Może zdarzyć się sytuacja, w której nazwa spółki jest np. łudząco podobna do nazwy, którą posługuje się inny przedsiębiorca przy prowadzeniu określonej działalności gospodarczej (nazwa przedsiębiorstwa). W takiej sytuacji w grę wchodzi odpowiedzialność z tytułu czynu nieuczciwej konkurencji. 

2. Jak wybierać PKD przy rejestracji spółki?

PKD (przedmiot działalności) spółki powinno być zgodne z zakresem zamierzonej działalności spółki. Jeśli spółka prowadzi określoną działalność, a nie ma w umowie odpowiadającego jej PKD, to zarząd spółki musi liczyć się z odpowiedzialnością za naruszenie umowy spółki. 

Występują również PKD, które nie mogą być wykonywane przez spółką z ograniczoną odpowiedzialnością np. takie, jak prowadzenie banku, działalności ubezpieczeniowej itp. W przypadku wyboru takiego przedmiotu działalności spółki, KRS często zwraca wniosek lub nakazuje zmianę umowy spółki. 

3. Ilu wspólników potrzeba, aby zarejestrować spółkę z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być zarejestrowana nawet przez jednego wspólnika, z pewnym wyjątkiem, mianowicie sp. z o.o. nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o.

W przypadku, gdy jedynym wspólnikiem jest osoba fizyczna musi liczyć się ona z koniecznością opłaty składek ZUS, tak, jakby prowadziła jednoosobową działalność gospodarczą. Za jednoosobowego wspólnika może być również uznana osoba posiadająca przykładowo 99% udziałów w spółce. 

4. Jak wprowadzić obowiązek powtarzających się świadczeń niepieniężnych przy rejestracji spółki?

Nie jest możliwe wprowadzenie obowiązku powtarzających się świadczeń niepieniężnych przy rejestracji spółki przez S24. Konieczna będzie wizyta notariusza i umowa spółki w formie aktu notarialnego. 

Wynagrodzenie, które otrzymuje wspólnik obciążony takim obowiązkiem musi być ustalone według stawek rynkowych. Należy pamiętać o tym, że wspólnik wykonujący takie świadczenia może zostać uznany za podatnika VAT.

Świadczenie wspólnika nie może być ciągłe ani jednorazowe, musi być wykonywane cyklicznie, co pewien czas. 

5. Czy można wnieść do spółki inny wkład niż pieniądze?

Jako wkład można wnieść do spółki inne rzeczy niż pieniądze np. nieruchomości, ruchomości itp. W spółce z o.o. nie może być wkładem świadczenie pracy przez wspólnika. 

Błędem przy wnoszeniu wkładów niepieniężnych jest pominięcie kwestii podatkowych. Wniesienie wkładu niepieniężnego wiąże się bardzo często z koniecznością zapłaty podatku dochodowego. 

W przypadku, gdy wnoszone są wkłady niepieniężne umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być sporządzona w systemie S24, lecz w formie aktu notarialnego. 

6. Zagrożenie dla biura rachunkowego przy rejestracji spółki

Zakładanie spółek jest usługą prawną, zatem nie jest chronione przez ubezpieczenia OC biur rachunkowych, w razie błędów biuro zakładające spółkę musiałoby pokryć ich koszt z własnego majątku. Najczęściej byłyby to opłaty za notariusza, który korygowałby nieprawidłowo sporządzone umowy spółek. W grę wchodzą także inne przypadki, związane np. z opóźnieniem przy rejestracji spółki np. utrata dofinansowania, czy jakiegoś kontraktu. W pewnych przypadkach zakładając spółkę należy rozpoznać aspekty podatkowe związane z konstrukcją umowy np. w zakresie wkładów niepieniężnych.

Należy również pamiętać, że usługowa rejestracja spółek wymaga wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów, aby to uczynić trzeba spełnić ustawowe wymagania. 

Procesowi rejestracji spółki często towarzyszy doradztwo podatkowe, gdyż przyszli wspólnicy z reguły zadają dużo pytań o aspekty podatkowe związane z utworzeniem spółki i jej funkcjonowaniem. Księgowa, aby odpowiedzieć na te pytania powinna posiadać uprawnienia do świadczenia usług doradztwa podatkowego, gdyż w przeciwnym razie popełnia czyn zabroniony zagrożony karą do 50 000 zł. Ponadto, w razie błędu nie ochroni ubezpieczenie OC z zakresu doradztwa podatkowego, gdy osoba świadcząca usługę nie posiada uprawnień wymaganych przez przepisy prawa. 

Marcin Szabłowski
adwokat

Więcej na temat błędów przeczytasz w książce "Spółki kapitałowe – jak uniknąć kosztownych błędów"