Czy spółki mają obowiązek informacyjny?

Obowiązek informacyjny odnosi się między innymi do spółek kapitałowych, czyli spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych, a także do spółki komandytowo – akcyjnej. Jego istotą jest to, aby dokumenty i informacje o tych spółkach były ogłaszane lub składane do sądu rejestrowego, przy czym powinno się to odbywać z uwzględnieniem przepisów o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Wymagane przez prawo ogłoszenia pochodzące od spółki są, co do zasady, publikowane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, chyba że ustawa stanowi inaczej. Umowa spółki albo statut może nałożyć obowiązek ogłoszenia również w inny sposób, co oznacza, że spółka taka będzie wykonywała dodatkowe ogłoszenia, np. w prasie, przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub na stronie internetowej.

Polecamy: Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową – poradnik

Rozwiązanie dotyczące ogłoszeń określone w kodeksie spółek handlowych wynika ze związania Polski prawem europejskim, w tym I dyrektywą Rady Wspólnot Europejskich z 9 marca 1968 r. (o ujawnianiu danych dotyczących spółek - 68/20151/EWG), która spaja prawo spółek w zakresie ujawniania podstawowych dokumentów i danych spółek akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością i komandytowo-akcyjnych. Właśnie dlatego artykuł 5 kodeksu spółek handlowych odnosi się do zarówno do spółek kapitałowych, jak i do spółki komandytowo-akcyjnej.

Tak więc, obowiązek ogłoszenia ma, jak zostało wcześniej wspomniane charakter typowo informacyjny, gdyż stanowi swego rodzaju deklarację o zgodności polskiego prawa spółek z prawem Unii Europejskiej, a w tym przypadku z I dyrektywą Rady Wspólnot Europejskich z 9 marca 1968 r. Przepis kodeksowy jest w zasadzie dosłownym powtórzeniem art. 2 tej dyrektywy.

Obowiązek informacyjny jest pojęciem nieostrym i nieprecyzyjnym. Przedsiębiorca, zwłaszcza rozpoczynający działalność gospodarczą, może mieć trudności w ustaleniu, które z informacji o spółce i jej działaniach powinny być ujawnione.

W związku z tym należy uznać, że w zakresie obowiązków dotyczących ujawniania danych o spółkach należy wyróżnić trzy typy ujawnień: 

• Zgłoszenie, którego celem jest wpisanie spółki do rejestru,
• Złożenie dokumentów do akt rejestrowych – z tym, że w tym zakresie podstawą działania przedsiębiorcy w zakresie ujawniania informacji powinny być przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, a ponadto niektóre przepisy kodeksu spółek handlowych, wyraźnie regulujących tę materię (artykuły 7, 26, 93, 110, 133, 166, 318). Dotyczą one w szczególności zgłoszenia w celu wpisania do rejestru poszczególnych spółek, zgłaszania zmiany umowy spółki, zmiany wysokości kapitału oraz innych kwestii z tym związanych, otwarcia likwidacji, zakończenia likwidacji, złożenia do akt rejestrowych umowy o przekazywaniu zysku lub o zarządzanie spółką zależną, 
• Ogłoszenia pochodzące od spółki – w tym zakresie obowiązki wynikają wyłącznie z konkretnych przepisów kodeksu spółek handlowych. W tym przypadku nie chodzi o publikowanie danych zarejestrowanych (bo tego dokonuje się na podstawie artykułu 13 ustawy o KRS), lecz o wyrażenie zasady publikacji danych podlegających jawności. Pomimo takiego rozwiązania o charakterze nie do końca obowiązkowym, publikacja ma bardzo duże znaczenie dla tzw. jawności materialnej, która oznacza, że ujawnione dane będą skuteczne dopiero po ich publikacji.

Obowiązkowi ogłaszania podlega również każda spółka prawa handlowego w kwestii pozycji dominującej w spółce akcyjnej, a więc po jej osiągnięciu lub utracie przez spółkę handlową. Przepisy dają jednak pewną swobodę w tym zakresie, ponieważ pozwalają aby wspólnicy mogli ustalić w statucie spółki, że zamiast ogłoszenia wystarczy zawiadomienie wszystkich akcjonariuszy listami poleconymi. Jest to jednak dobre rozwiązanie jedynie dla spółek mniejszych, o niewielkiej liczbie wspólników.

Niezwykle istotną kwestią przy ogłaszaniu o osiągnięciu lub utracie przez spółkę pozycji dominującej w spółce akcyjnej jest dopilnowanie dwutygodniowego terminu. Termin ten liczy się od dnia osiągnięcia lub utraty pozycji dominującej. Tak więc, złożenie przez spółkę wniosku o ogłoszenie o tym w Monitorze Sądowym i Gospodarczym powinno być dokonane w terminie dwóch tygodni, chyba że ustawa stanowi inaczej. 

Warto przy tym zaznaczyć niezwykle istotny szczegół, a mianowicie, że artykuł 5 wprowadza w § 2 zasadę ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym informacji o osiągnięciu lub utracie pozycji dominującej przez spółkę handlową, jednak tylko w przypadku, gdy spółką zależną jest spółka akcyjna. Regulacja ta nie ma jednak charakteru wyłącznego, gdyż statut spółki akcyjnej może przewidywać, że wystarczające, na wypadek gdyby spółka ta stała się spółką zależną, będzie zawiadomienie wszystkich jej akcjonariuszy listami poleconymi.

Jak zostało wcześniej zasygnalizowane, umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, albo statut spółki akcyjnej oraz komandytowo-akcyjnej, mogą przewidywać dodatkowy obowiązek zamieszczenia ogłoszeń dotyczących spółki. Jest to jednak obowiązek dodatkowy poza ogłoszeniem w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, którego spółki te nie mogą w umowie lub statucie wyłączyć lub z niego zrezygnować w trakcie działalności.

Polecamy: Jakie są 4 najbardziej uciążliwe obowiązki dla firm?