Czy spółki mają obowiązek informacyjny?

Obowiązek informacyjny odnosi się między innymi do spółek kapitałowych, czyli spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych, a także do spółki komandytowo – akcyjnej. Jego istotą jest to, aby dokumenty i informacje o tych spółkach były ogłaszane lub składane do sądu rejestrowego, przy czym powinno się to odbywać z uwzględnieniem przepisów o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Wymagane przez prawo ogłoszenia pochodzące od spółki są, co do zasady, publikowane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, chyba że ustawa stanowi inaczej. Umowa spółki albo statut może nałożyć obowiązek ogłoszenia również w inny sposób, co oznacza, że spółka taka będzie wykonywała dodatkowe ogłoszenia, np. w prasie, przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub na stronie internetowej.

Polecamy: Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową – poradnik

Rozwiązanie dotyczące ogłoszeń określone w kodeksie spółek handlowych wynika ze związania Polski prawem europejskim, w tym I dyrektywą Rady Wspólnot Europejskich z 9 marca 1968 r. (o ujawnianiu danych dotyczących spółek - 68/20151/EWG), która spaja prawo spółek w zakresie ujawniania podstawowych dokumentów i danych spółek akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością i komandytowo-akcyjnych. Właśnie dlatego artykuł 5 kodeksu spółek handlowych odnosi się do zarówno do spółek kapitałowych, jak i do spółki komandytowo-akcyjnej.

Tak więc, obowiązek ogłoszenia ma, jak zostało wcześniej wspomniane charakter typowo informacyjny, gdyż stanowi swego rodzaju deklarację o zgodności polskiego prawa spółek z prawem Unii Europejskiej, a w tym przypadku z I dyrektywą Rady Wspólnot Europejskich z 9 marca 1968 r. Przepis kodeksowy jest w zasadzie dosłownym powtórzeniem art. 2 tej dyrektywy.

Obowiązek informacyjny jest pojęciem nieostrym i nieprecyzyjnym. Przedsiębiorca, zwłaszcza rozpoczynający działalność gospodarczą, może mieć trudności w ustaleniu, które z informacji o spółce i jej działaniach powinny być ujawnione.

W związku z tym należy uznać, że w zakresie obowiązków dotyczących ujawniania danych o spółkach należy wyróżnić trzy typy ujawnień: 

• Zgłoszenie, którego celem jest wpisanie spółki do rejestru,
• Złożenie dokumentów do akt rejestrowych – z tym, że w tym zakresie podstawą działania przedsiębiorcy w zakresie ujawniania informacji powinny być przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, a ponadto niektóre przepisy kodeksu spółek handlowych, wyraźnie regulujących tę materię (artykuły 7, 26, 93, 110, 133, 166, 318). Dotyczą one w szczególności zgłoszenia w celu wpisania do rejestru poszczególnych spółek, zgłaszania zmiany umowy spółki, zmiany wysokości kapitału oraz innych kwestii z tym związanych, otwarcia likwidacji, zakończenia likwidacji, złożenia do akt rejestrowych umowy o przekazywaniu zysku lub o zarządzanie spółką zależną, 
• Ogłoszenia pochodzące od spółki – w tym zakresie obowiązki wynikają wyłącznie z konkretnych przepisów kodeksu spółek handlowych. W tym przypadku nie chodzi o publikowanie danych zarejestrowanych (bo tego dokonuje się na podstawie artykułu 13 ustawy o KRS), lecz o wyrażenie zasady publikacji danych podlegających jawności. Pomimo takiego rozwiązania o charakterze nie do końca obowiązkowym, publikacja ma bardzo duże znaczenie dla tzw. jawności materialnej, która oznacza, że ujawnione dane będą skuteczne dopiero po ich publikacji.