Jak wdrożyć system do zarządzania kapitałem ludzkim (HCM)

Jedną z misji serwisu internetowego decyzje-IT.pl jest wspieranie decydentów w podejmowaniu decyzji związanych z technologiami informatycznymi wspomagającymi zarządzanie przedsiębiorstwem, czy organizacją. Misję tę realizowana jest m.in. poprzez regularne opracowywanie i publikowanie różnego rodzaju materiałów oraz opracowań, służących przybliżaniu problematyki i roli systemów informatycznych w prowadzeniu działalności gospodarczej i statutowej.

Najnowszą publikacja serwisu jest pierwsza edycja „Przewodnika Inwestora. Przygotuj się do wdrożenia systemu do zarządzania kapitałem ludzkim (HCM)”. Celem jej jest przybliżenie problematyki systemów HCM, jako narzędzi informatycznych do zarządzania kapitałem ludzkim.

Punktem wyjścia do sporządzenia Przewodnika była z jednej strony obserwacja rynku pracy – coraz bardziej konkurencyjnego i wymagającego, a z drugiej – zainteresowanie użytkowników naszego serwisu rozwiązaniami informatycznymi, umożliwiającymi im nie tylko sporządzenie listy płac, ale w coraz większym stopniu, zarządzanie potencjałem pracowników w taki sposób, aby zwiększać ich udział w realizacji strategię rozwoju organizacji.

Sztuka nieprokrastynowania, czyli jak wygrać z lenistwem w biurze

W dzisiejszym otoczeniu rynkowym, zarządzający organizacjami czy przedsiębiorcami zaczynają konkurować już nie tylko produktami o określonych cechach i w określonych cenach, ale przede wszystkim sposobem obsługi klienta, umiejętnością prowadzenia rozmów handlowych, uprzejmością i skutecznością obsługi posprzedażnej, itd., itd. By pozostać aktywnym uczestnikiem procesu konkurowania na rynku, wiele z tych przedsiębiorstw czy organizacji musiało (lub nadal musi) stać się atrakcyjnym pracodawcą. Atrakcyjnym miejscem pracy dla ludzi z pasją, zmotywowanych, chcących zrobić coś ciekawego i osiągnąć kolejne etapy w cyklu swojego rozwoju osobistego.

Sami pracownicy zaczynają rozumieć i dostrzegać swoją wartość dla przedsiębiorstw czy organizacji, w których pracują. Co więcej, coraz bardziej świadomie wybierają te organizacje, które umożliwiają im realizację własnych potrzeb i oczekiwań. Poszukują organizacji, które pozwolą im się rozwijać i nabierać doświadczenia. Chcą pracować w organizacjach, które umożliwią im łączenie celów osobistych z rozwojem kariery oraz tam, gdzie ma się pomysł na realne wykorzystanie ich kapitału i potencjału. 

Krytycznym dla przedsiębiorstw, czy organizacji zaczyna być proces zarządzania kapitałem ludzkimi, ale nie przez pryzmat udzielania pracownikom urlopów, rejestracji zwolnień chorobowych, kontroli udzielania świadczeń pracowniczych, czy obsługi delegacji, ale przez pryzmat optymalnego wykorzystania kapitału ludzkiego dla dalszego rozwoju swojej organizacji. Zaczyna następować zmiana myślenia i postrzegania pracowników przez pracodawców.

Powyższe dotyczyło aspektu “kulturowego” każdego przedsiębiorstwa, czy organizacji. Nie można jednak zapomnieć o uzupełnieniu tego aspektu o część technologiczną, którą można by określić jako zmianę myślenia z poziomu systemów informatycznych HRM (ang. Human Resource Management) na poziom systemów informatycznych HCM (ang. Human Capital Management).

Nierozłączną częścią zmiany myślenia o zarządzaniu personelem przedsiębiorstwach, czy organizacjach powinna być inwestycja w technologie informatyczne typu HCM. Kończą się już czasy, gdy w organizacjach wykorzystywano technologie informatyczne do wspomagania zarządzania zasobami ludzkimi, przede wszystkim by ograniczyć ryzyko kar z urzędu skarbowego, czy ZUS z tytułu nieprawidłowego naliczenia podatku lub świadczeń chorobowych. Nadchodzą czasy odpowiedzi na pytanie, jak wykorzystać kapitał ludzki, by zostać podmiotem konkurencyjnym.

Umożliwienie przemyślanego i ciągłego rozwoju pracowników w przejrzysty oraz przewidywalny sposób, przede wszystkim w oparciu o ich kompetencje i umiejętności, to fundament rozwoju każdej organizacji. Warto zatem odpowiedzieć na pytanie, jaką rolę powinny spełniać systemy HCM, ale też – jakie niesie to szanse lub zagrożenia dla organizacji. 

Jakie są cele HCM w organizacji?

W dzisiejszym otoczeniu rynkowym, chrakteryzującym się transformacją, jedyną „stałą” jest zmiana i jako taka, musi być każdorazowo uwzględniana w procesie podejmowania decyzji. Jeszcze do niedawna pracownicy działów HR i IT funkcjonowali na zasadach reakcji na pojawiające się sytuacje, które odbiegały od normy – działali „od przypadku do przypadku”. Aktualnie jedyną skuteczną metodą współpracy HR z IT jest zmiana orientacji z „projektowej lub przypadkowej” na ciągłą poprawę i usprawnienie modelu zarządzania kapitałem ludzkim, oczywiście z uwzględnieniem jedynej „stałej”, czyli zmiany.

Cele i strategia działów HR wymaga przekształcenia w kierunku elastyczności i zrozumienia, czy i w jaki sposób pracownicy ich organizacji mogą wspierać realizację celów ogólnozakładowych, czy strategii rozwoju. To istotna zmiana w funkcjonowaniu działów HR, które dotychczas były zobligowane do np. skutecznego zarejestrowania nowego pracownika w systemie informatycznym, zrealizowania przez pracownika obowiązkowego szkolenia BHP, odebrania przez niego odzieży ochronnej i kluczyka do szafki oraz wystawienia świadectwa pracy, po rozwiązaniu umowy o pracę. Przykładowo, jeśli specyficzne umiejętności pracowników są postrzegane jako kluczowy wyróżnik organizacji na rynku, to skuteczne zarządzanie tymi umiejętnościami powinno być priorytetowym celem funkcjonowania działu HR. To w tym celu powinno zarządzać się rekrutacją, szkoleniami, ścieżkami rozwoju kariery, itd.

Open space w miejscu pracy, czy jest korzystny dla pracownika?

Dział HR to już nie tylko miejsce świadczenia usług na rzecz pracowników, które są przede wszystkim wynikiem wymagań naszego systemu prawnego, pracowniczego czy statystycznego – czyli, służącym wyłącznie zaspakajaniu potrzeb instytucji trzecich. To przede wszystkim miejsce, w którym powinny być realizowane usługi na rzecz przedsiębiorstwa czy instytucji, w celu realizowanie przez nich swoich strategii rozwoju. Unikalne – bo na poziomie każdej organizacji - podejście do zarządzania kapitałem ludzkim ze wsparciem HCM, w połączeniu z celami organizacji umożliwi podejmowanie szybkich i racjonalnych decyzji w zakresie zarówno kapitału ludzkiego, jak i biznesu oraz informatyki.

Jakie są ryzyka i szanse stosowania HCM?

Patrząc w przyszłość, zmiany będą postępowały coraz szybciej. Będą dotyczyły zarówno funkcjonowania organizacji, jak i technologii informatycznych.

Pierwsze pytanie, które powinniśmy sobie zadać dotyczy ilości i jakości danych, które będą opisywały przyszłą rzeczywistość, w kontekście pracowników i ich kapitału. Więcej danych; różna jakość, źródła i formaty; wysokie oczekiwania analityczne; coraz wyższe normy bezpieczeństwa i dostępu do danych pracowniczych, to tylko przykłady wyzwań dotyczących zarządzania danymi pracowniczymi, o ile myślimy o rzeczywistym ich wykorzystaniu do zarządzania kapitałem ludzkim.  Czy organizacje będą potrafiły zarządzić tymi danymi, wykorzystać je do skutecznego zarządzania kapitałem ludzkim i osiągania celów, a także skutecznie zabezpieczyć je przed niepowołanym dostępem?

Zarządzanie kapitałem ludzkim wymaga stosowania technologii informatycznych, często najnowszych czy innowacyjnych – bo inaczej, organizacje czy przedsiębiorstwa nie byłyby w stanie skutecznie zarządzić personelem w celu realizacji swoich strategii. Z drugiej strony, paradoksalnie – to właśnie te technologie informatyczne stanowią dla tych organizacji potencjalne ryzyko w dalszym rozwoju. Zdarza się, że właśnie znaczenie tego ryzyka decyduje o zastosowaniu takiej, a nie innej technologii informatycznej. Można tez powiedzieć inaczej, że zastosowanie takiej, a nie innej technologii informatycznej wynika z poziomu skłonności organizacji do ponoszenia określonego ryzyka. Mamy zatem klasyczny przykład, z jednej strony szansy, a z drugiej ryzyka w stosowaniu technologii informatycznych. O jakich technologiach informatycznych stanowiących zarówno szanse, jak i ryzyko mowa? Poniżej prezentujemy przykłady trzech z nich:

o HCM w chmurze (ang. Cloud Computing)

Skoro omówiliśmy już rolę działów HR w zarządzaniu kapitałem ludzkim oraz konieczność wyboru i implementacji najnowszych – ale również ryzykownych technologii informatycznych, nie można nie rozpocząć od HCM funkcjonujących w chmurze.

Nawet jeśli organizacja funkcjonuje w oparciu o wyjątkowo restrykcyjne regulacje, w przestrzeni globalnej lub posiada wyjątkowo złożoną strukturę organizacyjną, systemy HCM dostępne w chmurze stają się dla nich koniecznością, gdzie jedynym pytaniem pozostaje czas uruchomienia takiego rozwiązania. Dlaczego? Przede wszystkim chmura to synonim elastyczności, skalowalności oraz mobilności, tak ważny w zarządzaniu kapitałem ludzkim.

Ostatnie badania wskazują, że coraz więcej organizacji staje przed koniecznością wymiany systemu HRM, niż tylko jego aktualizacji do wyższej wersji. Wymiana systemu nie oznacza jednocześnie zmiany jego dotychczasowego producenta, tym bardziej że większość z nich dokonało w ostatnim czasie przeniesienia funkcjonowania swoich systemów do chmury lub przejęło producentów tego typu rozwiązań.

W sytuacji, gdy aktualnie mamy do wyboru tak wiele systemów HRM i tak wiele modeli dostępu, wybór najlepszego z nich nie jest już największym problemem. Znaczenie ważniejsze decyzje, przy okazji wymiany systemu HRM na inny, dotyczą wyboru takiego systemu, który będzie wspierał realizację strategii rozwoju i osiąganie celów organizacji, gwarantował bezpieczeństwo danych i dostępu do jego zasobów, udostępniał elastyczne możliwości analityczne, lokalizację i miejsce przechowywania danych, zgodność z lokalnymi regulacjami prawnymi i pracowniczymi, posiadał opcje integrujące system z innymi aplikacjami informatycznymi i w końcu, umożliwi optymalizację kosztów jego nabycia i utrzymania.

o Rozwiązania mobilne i media społecznościowe

Patrząc realnie na wykorzystywanie systemów HRM w organizacjach, można z całą odpowiedzialnością stwierdzić, że służą one przede wszystkim działom HR, a nie pracownikom, którzy o ich istnieniu mają niewielkie pojęcie i na ogół mało ich interesują. A jeśli już muszą się do nich zalogować i wprowadzić np. wniosek urlopowy, to z chęcią zamieniliby tę czynność na wysłanie smsa z własnego telefonu komórkowego.

Niestety takie podejście nie jest ani efektywne, ani odpowiednio angażujące pracowników w usprawnianie organizacji. Dzisiejsze działy HR, które zamierzają skutecznie zarządzać kapitałem ludzkim, powinny to zrozumieć i starać się dostosować do tendencji powszechnego korzystania z urządzeń mobilnych, będących w posiadaniu pracowników. Nie ma sensu budować procedur zmuszających pracowników do logowania się do nieprzyjaznego im środowiska, zamiast umożliwić im korzystanie ze sposobu, dla nich najbardziej oczywistego i przyjaznego.

Narzekający zespół? Sprawdź, jak stworzyć własny dream team!

Umożliwiając pracownikom dostęp do systemu HCM z telefonu komórkowego lub tabletu, dodatkowo z wykorzystaniem aplikacji obejmujących mechanizmy społecznościowe ułatwiające wymianę danych lub system powiadomień, zyskujemy ich ochotę do korzystania z systemu HCM w sposób regularny oraz bieżącą aktualizację danych i informacji o nich samych.

o Mechanizmy analityczne

Potrzeby organizacji w posiadaniu jak najszerszej i najbardziej rzetelnej wiedzy o pracownikach, kandydatach czy pracownikach tymczasowych, będą cały czas wzrastać. Przykład? Ustalenie, ocena i utrzymywanie aktualnej wiedzy o umiejętnościach pracowników wynikających, np. ze zrealizowanych zadań w systemie HCM, umożliwi w sposób efektywny połączenie pracownika z najbardziej odpowiadającym jego profilowi stanowiskiem pracy lub przydzielenie go do zespołu projektowego, którego zadaniem jest osiągnięcie określonego celu.

Rozumienie, gdzie i jak jest wykonywana praca oraz kto jest jej wykonawcą, to kolejny z przykładów rosnącej potrzeby budowania wiedzy w organizacji. Wiedzy o pracownikach, sprzyjającej realizacji strategii organizacji.

Rejestrowanie czasów wejść, czy wyjść pracowników z wykorzystaniem RCP lub rejestrowanie czasów realizacji zadań z wykorzystaniem innych technologii rejestrujących, będą odchodziły w zapomnienie. Rosnące znaczenie technologii mobilnych umożliwiających rejestrowanie zadania, czasu i osoby – nawet będącej w terenie, zdecydowanie zmieni sposób zarządzania kapitałem ludzkim, np. w wymiarze zarządzania umiejętnościami. Temu mają też służyć mechanizmy analityczne w systemach HCM. 

O czym zatem jest Przewodnik? O systemach do zarządzania kapitałem ludzkim HCM, często utożsamianych z pojęciem „kadr miękkich”, ale obejmujących również klasyczny obszar kadrowo – płacowy HRM, często utożsamiany z pojęciem „kadr twardych”. Dla lepszego wyobrażenia relacji pomiędzy nimi można powiedzieć, że HCM jest pojęciem szerszym niż HRM albo, że HRM jest elementem HCM. Stosowane przez producentów funkcje systemów HCM, które mogą pomóc w definiowaniu oczekiwań wobec tych systemów to: kadry i płace (HRM), czyli kartoteki osobowe, kalkulowanie wynagrodzeń pracowniczych, obsługa świadczeń pracowniczych, oraz szkolenia obowiązkowe pracowników; zarządzanie umiejętnościami, w tym rekrutacją, wynikami pracownika, rozwojem kariery, następcami, kształceniem pracowników czy benefitami; ponadto zrządzanie pracownikami - planowanie czasu pracy, harmonogramowanie pracy, obsługa nieobecności i zwolnień, wydatków pracowniczych; zarządzanie danymi i raportowanie czyli m.in. analityka kadrowo – płacowa, społecznościowa, wskaźniki efektywności (KPI) oraz Big Data. Ostatnią opisaną funkcją jest – użyteczność, w tym interfejs, personalizacja, portale użytkowników, lokalizacja, design, workflow, mechanizmy społecznościowe, czy mobilność.

W Przewodniku znajdziecie Państwo m.in. opis ww. funkcji wraz z przykładowymi ekranami z systemów HCM, szerokie informacje na temat zakresu wsparcia zarządzania kapitałem ludzkim przez systemy HCM, znaczenie systemów kafeteryjnych w usprawnianiu zarządzania świadczeniami pracowniczymi oraz wiele innych, przydatnych informacji. Uzupełnieniem Przewodnika jest rozdział, w którym znajdziecie Państwo wiele linków do interesujących materiałów dydaktycznych i doradczych nt. systemów HCM.  Na końcu Przewodnika znajdziecie Państwo sekcję przeznaczoną dla dostawców systemów HCM, w której prezentują oni wybrane wdrożenia, opisy swoich rozwiązań oraz inne, ważne i interesujące informacje nt. systemów HCM. Głównymi adresatami publikacji powinni być menedżerowie i pracownicy działów HR w przedsiębiorstwach, czy organizacjach.

Pełna treść Przewodnika dostępna bezpłatnie w Strefie Pobrań serwisu Decyzje-IT: http://decyzje-it.pl/strefa-pobran/poradniki-i-przewodniki.html#hcm

Podyskutuj o tym na naszym FORUM