Kontrola ZUS – prawa i obowiązki przedsiębiorcy

Krok po kroku przedstawiamy procedurę kontrolną wraz ze wzorami pism i formularzy, z którymi kontrolowany płatnik zetknie się w toku kontroli na kolejnych jej etapach. Wyjaśnimy, jakie są najważniejsze prawa i obowiązki płatnika w toku kontroli ZUS, co wolno inspektorowi kontroli prowadzącemu postępowania, a na jakie działania nie może sobie pozwolić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Odpowiemy także na najczęstsze pytania naszych Czytelników, które pojawiają się w związku z procedurą kontrolną ZUS.

W niniejszej publikacji znajduje się także obszerny zasób wzorów pism, które płatnik może składać w sytuacji, gdy jego zdaniem kontrola przebiega nieprawidłowo, kontrolujący narusza prawa płatnika lub dokonuje nieprawidłowych ustaleń faktycznych. Pokażemy w nim również formularze ZUS, z którymi kontrolowany przedsiębiorca będzie miał do czynienia, gdy organ ten rozpocznie kontrolę w jego firmie. Każdy formularz opatrzony jest praktycznym, punktowym omówieniem wraz z precyzyjnie wskazaną podstawą prawną jego zastosowania.

Dzięki umiejętności poruszania się w gąszczu przepisów i procedur regulujących postępowanie kontrolne ZUS zwiększa się szansa płatnika na skuteczną ochronę interesów firmy i zminimalizowanie dotkliwych skutków finansowych w zakresie zaległości składkowych na rzecz ZUS.

1. Rodzaje, zakres przedmiotowy, ograniczenia czasu trwania kontroli przeprowadzanych przez ZUS

Jednym z ustawowych uprawnień ZUS jest uprawnienie tego organu do przeprowadzania okresowych i doraźnych kontroli płatników składek. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nakładają na płatników rozliczne obowiązki, zarazem jednak gwarantują im pewne prawa wobec organu kontroli – zwłaszcza w zakresie kontroli płatników prowadzących działalność gospodarczą.

Częstotliwość kontroli ZUS

Przepisy nie precyzują częstotliwości, z jaką powinny być przeprowadzane kontrole ZUS. Najważniejszym ich celem jest efektywne i skuteczne egzekwowanie należności z tytułu składek oraz nadzór nad prawidłowym ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości (§ 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek, dalej: rozporządzenie o kontroli ZUS). Praktyka pokazuje, że przedsiębiorca, u którego nie pojawiają się problemy w zakresie rozliczeń z ZUS (nie składa nadmiernej liczby korekt, nie są na niego zgłaszane skargi przez ubezpieczonych itd.), może spodziewać się rutynowej, okresowej kontroli ZUS mniej więcej raz na 4–5 lat. Trzeba jednak pamiętać, że w uzasadnionych przypadkach – np. uporczywego naruszania przepisów przez płatnika czy zgłaszania skarg przez osoby ubezpieczone – kontrola ZUS może być przeprowadzana z większą częstotliwością. Nasilenia kontroli mogą się spodziewać również ci płatnicy, u których wykryte zostaną błędy „systemowe”, tzn. powtarzające się konsekwentnie w określonych obszarach (np. nieprawidłowe stosowanie wyłączeń składkowych, błędy w ustalaniu podstawy wymiaru składek, błędne ustalanie podstawy wymiaru składek za zleceniobiorców itp.).