Oskładkowanie zapłaconych przez pracodawcę składek za byłego pracownika

Wskutek błędu systemu kadrowo-płacowego jednemu z pracowników przez 3 miesiące 2013 r. nie wliczaliśmy do podstawy wymiaru składek dodatkowego składnika pensji, który powinien podlegać oskładkowaniu. Zauważyliśmy to dopiero w październiku 2014 r., kiedy ta osoba już u nas nie pracowała. Po sporządzeniu korekty dokumentów rozliczeniowych powstała niedopłata składek, którą w całości opłaciliśmy z własnych środków. Czy równowartość zapłaconych przez nas składek, które powinien sfinansować były pracownik, jest dla niego przychodem, który należy oskładkować?

Nie. Po stronie byłego pracownika powstanie przychód z innych źródeł, którego nie należy oskładkowywać. Zgodnie z aktualnym stanowiskiem organów podatkowych, mają Państwo obowiązek wystawienia byłemu pracownikowi informacji PIT-8C za 2014 r. i wykazania w niej kwoty zapłaconych składek jako przychód z innych źródeł.

Ubezpieczony (np. pracownik) finansuje ze swych środków część składek emerytalnej i rentowej, całą składkę chorobową oraz składkę zdrowotną. W sytuacji gdy zakład pracy z własnych środków opłaci składki ZUS, które powinny być potrącone z wynagrodzenia, pracownik osiąga przychód z tytułu stosunku pracy. Taki rodzaj przysporzenia majątkowego nie został bowiem zwolniony przez ustawodawcę ze składek ani z podatku. Z tego powodu pracodawca jest zobowiązany uwzględnić to świadczenie w podstawie wymiaru składek ZUS oraz opodatkować w miesiącu, w którym nastąpiła zapłata należności do ZUS. Powyższe zasady dotyczą osoby pozostającej w zatrudnieniu pracowniczym w firmie, która sfinansowała jej składki ubezpieczeniowe.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Zobacz również: Podatek i składki ZUS od odsetek za spóźnione wynagrodzenie

Sytuacja byłego pracownika

Inaczej wygląda sprawa w odniesieniu do byłego pracownika. Wtedy nieodpłatne świadczenie, w postaci uiszczenia przez zakład pracy zobowiązania do ZUS, które powinno być pokryte ze środków byłego pracownika, trzeba zaliczyć do przychodów z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 w związku z art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym:

• datą powstania przychodu z ww. tytułu jest data wpłaty składek przez były zakład pracy na konto ZUS,
• od tego przychodu nie należy obliczać składek ani zaliczki na podatek.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 30 października 2013 r. (znak: DD3/033/199/MCA/13/RD-113250/13), Minister Finansów stwierdził, że:

(...) zapłacenie ze środków płatnika kwoty tytułem zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części, w której powinny być pokryte z dochodu osoby fizycznej (ubezpieczonego), skutkuje powstaniem przychodu po stronie osoby fizycznej w momencie dokonania zapłaty przez płatnika składek.

(...) dla byłych pracowników kwota zapłaconych przez Wnioskodawcę składek stanowi (...) przychód z innych źródeł podlegający wykazaniu w informacji PIT-8C, natomiast dla osób, które w momencie dokonanej zapłaty łączy z Wnioskodawcą stosunek pracy, kwota zapłaconych składek stanowi przychód ze stosunku pracy, od którego Wnioskodawca jest obowiązany, jak wskazano wyżej, obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek zgodnie z art. 31 i 32 ustawy, a następnie przychód ten wykazać w informacji sporządzanej stosownie do art. 39 ust. 1 ustawy (PIT-11). (...)

Jeśli pracodawca w całości finansuje składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za osobę, z którą nie łączy go już żaden stosunek prawny, powinien:

• wyliczyć sumę składek, które powinny zostać opłacone ze środków ubezpieczonego,
• wykazać kwotę składek stanowiących przychód dla byłego pracownika w informacji PIT-8C, którą wystawia się do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

---

Pracodawcy, którzy uregulowali za pracowników lub byłych pracowników składki z własnych środków, mogą następnie domagać się od nich zwrotu tej części należności, która powinna być sfinansowana z ich wynagrodzenia. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2013 r. (III PZP 6/13), w takim przypadku pracodawca ma roszczenie z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia, a termin przedawnienia roszczenia liczy się od daty faktycznego opłacenia składek.

Zobacz też: Składki ZUS od umów zlecenie

Uregulowanie z własnych środków przez zakład pracy w całości składek ZUS powoduje u pracowników powstanie przychodu ze stosunku pracy, natomiast u byłych pracowników – przychód z innych źródeł.

W wyniku wewnętrznego audytu w dziale finansowym okazało się, że pracodawca za październik i listopad 2013 r. zaniżył podstawę wymiaru składek ZUS u byłego pracownika i byłego zleceniobiorcy (u każdego z nich kwota zaniżenia wyniosła po 1000 zł). W październiku 2014 r. zakład pracy sporządził stosowne korekty i opłacił w całości z własnych środków zaległe składki, podejmując decyzję, że nie będzie domagał się zwrotu składek, które powinny zostać potrącone z wynagrodzenia byłych zatrudnionych. W tych okolicznościach zarówno były pracownik, jak i były zleceniobiorca osiągnęli przychód z innych źródeł, który zostanie im wykazany w informacji PIT-8C i który będzie musiał być uwzględniony w zeznaniu rocznym składanym przez te osoby za 2014 r.

W piśmie Ministerstwa Finansów z 8 czerwca 2012 r. (znak: DD3/033/140/IMD/10/PK-424), a następnie w interpretacji indywidualnej z 19 lutego 2013 r. Izby Skarbowej w Poznaniu (znak: ILPB2/415–1048/12–2/TR) stwierdzono, że opłacenie zaległych składek ZUS za zleceniobiorców będzie stanowić ich przychód z działalności wykonywanej osobiście (który należy wykazać w PIT-11), gdyż jego źródłem jest zawarta umowa cywilnoprawna.

W związku z powstałymi rozbieżnościami zaleca się, aby płatnik wystąpił do organu podatkowego z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji w tym zakresie.

Zobacz: Zaległe składki ZUS mogą obniżyć podatek

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 16 ust. 1, ust. 1b, ust. 2–3, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1161),
• art. 10 ust. 1 pkt 9, art. 12 ust. 1, art. 20 ust. 1, art. 42a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1328).