Nieprzekazanie pracodawcy aktualnych danych osobowych pracownika

• Obowiązkowe dane osobowe
• Aktualizacja danych osobowych
• Zmiana nazwiska
• Zmiana miejsca zamieszkania czy zameldowania
• Informacje o dzieciach

Brak aktualnych informacji, np. na temat posiadania dzieci w wieku do lat 14, może pozbawić pracownika prawa do 2 dni zwolnienia od pracy. Również w przypadku niepodania nowego miejsca zamieszkania pracodawca będzie przesyłał pracownikowi pisma na poprzedni adres, jednak ze skutkiem prawidłowego doręczenia.

Nawiązanie stosunku pracy wiąże się z koniecznością podania pracodawcy wielu danych osobowych. Wynika to zarówno z przepisów ustawy – Kodeks pracy (dalej: k.p.), jak i regulacji innych aktów prawnych (np. w zakresie ubezpieczeń społecznych czy przepisów podatkowych). Dane osobowe nie tylko identyfikują pracownika, ale również umożliwiają przyznanie mu określonych świadczeń czy przekazanie istotnych informacji.

Polecamy: Nowe technologie w pracy księgowych

Obowiązkowe dane osobowe

Obowiązek podania przez pracownika pracodawcy danych osobowych wynika z art. 22¹ k.p. Wskazano w nim, jakich informacji powinien udzielić pracownik pracodawcy. Wyróżniamy 3 grupy danych osobowych, których może żądać pracodawca. Pierwszej z nich może domagać się od kandydata na pracownika, drugiej od pracownika, a trzeciej od kandydata i pracownika. Pracodawca nie może żądać podania innych danych osobowych.

Od kandydata do pracy pracodawca może żądać:

• imienia (imion) i nazwiska,
• imion rodziców,
• daty urodzenia,
• miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
• wykształcenia,
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Katalog ten może zostać rozszerzony na podstawie przepisów szczególnych (branżowych), np. o przedstawienie zaświadczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do wykonywania określonej pracy. Natomiast pracodawca nie może domagać się danych dotyczących ewentualnej ciąży pracownicy, jednak zdaniem części ekspertów wyjątkowo jest to dopuszczalne – gdy chodzi o zatrudnienie przy pracy wzbronionej pracownicom ciężarnym.

Zobacz również: Jakich danych osobowych może żądać pracodawca

Od osoby już zatrudnionej pracodawca ma prawo wnioskować o podanie:

• innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Zakres wymaganych danych osobowych w tym przypadku zależy od indywidualnych okoliczności leżących po stronie pracownika (np. niepełnosprawność i jej stopień) oraz od rodzaju wykonywanej pracy, względnie okoliczności związanych z pracodawcą (np. funkcjonowania zfśs).

Pracodawca może żądać dodatkowych danych od pracownika, jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień.

Odmowa udzielenia przez pracownika wskazanych informacji jest naruszeniem jego obowiązków pracowniczych i – w zależności od okoliczności – uzasadnia zastosowanie sankcji przewidzianych prawem pracy, np. nieprzyznaniem świadczenia z zfśs lub nawet może skutkować wypowiedzeniem umowy o pracę, gdy brak informacji dotyczy istotnych danych dla pracodawcy.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może żądać podania innych danych, zarówno od kandydata do pracy, jak i pracownika. Pracodawca może żądać ujawnienia innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 22¹ § 4 k.p.).

Jest to zatem grupa otwarta, kiedy konieczność podania dodatkowych danych (np. potwierdzenia niekaralności) wynika z przepisów szczególnych regulujących prawa i obowiązki określonych grup zawodowych (np. nauczycieli, pracowników urzędów państwowych). Przy czym pracodawca ma prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zostały zgromadzone w rejestrze, w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym).

Zobacz też: Ochrona danych osobowych

Aktualizacja danych osobowych

Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają na pracownika obowiązku aktualizacji podanych danych osobowych. Obowiązek ten wynika jednak pośrednio z różnych przepisów. Pracodawca, który nie będzie dysponował aktualnymi danymi osobowymi pracownika, nie uwzględni go przy przyznawaniu świadczeń i uprawnień pracowniczych, nie złoży dokumentów do ZUS oraz nie dostarczy pracownikowi informacji o dochodach. Brak bieżących danych spowoduje, że pracownik nie otrzyma de facto należnych mu świadczeń oraz może narazić się na konsekwencje względem organów podatkowych i ubezpieczeniowych.

Zmiana nazwiska

W stosunkach pracy pracodawca zawiera umowę o pracę z konkretną osobą o określonym imieniu i nazwisku. Ewentualna zmiana takich danych wpłynie zatem na konieczność poinformowania pracodawcy o zmianie danych zawartych w umowie o pracę. Dodatkowo będzie wymagana również zmiana w aktach osobowych pracownika, z których korzysta dział kadr. Pracownik wymieniony jest m.in. na liście płac właśnie z imienia i nazwiska. Zmiana nazwiska wpłynie również na inne dokumenty związane z szeroko pojętym zatrudnieniem pracownika.

Pracownica wstąpiła w związek małżeński i przyjęła nazwisko męża. Powinna więc dostarczyć pracodawcy skrócony akt małżeństwa, który będzie podstawą do zmiany danych osobowych, zarówno u pracodawcy, jak i w ZUS. Pracodawca, jako płatnik składek, w ciągu 7 dni od dnia otrzymania dokumentu potwierdzającego zmianę nazwiska pracownicy, powinien zmienić dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej.

---

Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawiera m.in.: nazwisko, imię pierwsze i drugie ubezpieczonego. Pracodawcy są zobowiązani do zawiadomienia ZUS o wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach do ubezpieczeń.

Pracownicy (czyli osoby ewidencjonowane w rejestrze PESEL, nieprowadzące działalności gospodarczej, niezarejestrowane jako czynni podatnicy VAT czy niebędące płatnikami podatków lub składek ZUS) zmieniający nazwisko nie muszą zgłaszać zmiany swoich danych w urzędach skarbowych. Aktualizacja danych osobowych, takich jak nazwisko, odbywa się bez udziału podatnika – urzędy skarbowe pobierają informacje z rejestru PESEL.

Zobacz: Jakich danych osobowych może żądać pracodawca od pracownika?

Zmiana miejsca zamieszkania czy zameldowania

Podanie miejsca zamieszkania pracownika nie zawsze utożsamiane jest z adresem jego zameldowania. Pracodawcę interesuje przede wszystkim to, pod jakim adresem ma przesyłać korespondencję kierowaną do swojego podwładnego, np. wypowiedzenie umowy o pracę, gdy nie składa go pracownikowi osobiście. Dodatkowo miejsce zamieszkania pracownika jest istotne ze względu na rozliczanie dodatkowych świadczeń związanych np. ze zwrotem kosztów dojazdów do pracy (jeżeli takie pracownikowi przysługują). Miejsce zamieszkania ma również znaczenie ze względu na właściwość urzędu skarbowego, w którym pracownik jest rozliczany.

Pracownik zmienił miejsce zamieszkania. Przekazał informację o tym pracodawcy. W tym przypadku pracodawca nie ma obowiązku poinformowania urzędu skarbowego o zmianie danych identyfikacyjnych pracownika. Taki obowiązek ciąży bowiem na pracowniku (podatniku). O zmianie miejsca zamieszkania może on poinformować urząd skarbowy na etapie składania zeznania rocznego lub wcześniej, składając formularz ZAP-3. Formularz ten powinien skierować do urzędu, który stał się właściwy po przeprowadzce.

Niepoinformowanie pracodawcy o zmianie miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji) nie uchroni pracownika przed skutecznością wypowiedzenia umowy o pracę. Wypowiedzenie rozpoczyna swój bieg z chwilą dojścia do wiadomości drugiej strony w taki sposób, że mogła się z nim zapoznać i to niezależnie od formy, w jakiej zostało sporządzone (np. ustnie lub e-mailem). Oświadczenie o wypowiedzeniu lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno zostać jednak potwierdzone na piśmie (art. 30 § 3 k.p.). Pracownik, który nie poinformował pracodawcy o zmianie swojego miejsca zamieszkania, nie obroni się przed pisemnym wypowiedzeniem. Przyjmuje się, że najpóźniej z upływem 7. dnia od chwili powtórnego awizowania przesyłki zawierającej wypowiedzenie przesłane pod adresem, jakim pracodawca dysponuje, wypowiedzenie uznaje się za doręczone.

Informacje o dzieciach

Podanie pracodawcy danych dzieci pracownika (ich wieku oraz liczby) wpływa na uprawnienia pracownika związane z rodzicielstwem (np. urlopy macierzyńskie, rodzicielskie, wychowawcze, ojcowskie). Informacje takie są również podstawą udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy na dziecko. Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Aby udzielić pracownikowi takiego zwolnienia od pracy, pracodawca musi mieć informację o tym, że pracownik ma dziecko oraz w jakim jest ono wieku. Ponadto pracownik powinien wskazać, który z rodziców (gdy drugi z nich również pracuje) będzie korzystał z tego uprawnienia.

Z dwóch dni zwolnienia na dziecko w wieku do 14 lat może skorzystać tylko jeden z rodziców.

Pracownik, który nie przekaże informacji o posiadaniu dzieci (oraz ich wieku), nie będzie miał podstaw prawnych do skorzystania z przysługujących mu uprawnień.

Pracownik nie udzielił pracodawcy informacji o tym, że ma dwoje dzieci w wieku 13 i 9 lat. Obecnie chce wykorzystać 2 dni zwolnienia na dziecko. Pracodawca odmawia mu przyznania tych dni. Będzie to możliwe dopiero, gdy pracownik uzupełni swoje dane osobowe dotyczące wieku dzieci. Bez tych informacji pracodawca nie musi udzielić pracownikowi dni wolnych od pracy. Prawo do takiego zwolnienia jest bowiem uzależnione od wieku dziecka. Postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Informacja o dzieciach, jako członkach rodziny pracownika, ma również znaczenie przy ubieganiu się o świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zobacz: Dwa dni na opiekę nad dzieckiem

Wskazówki dla pracodawcy w zakresie aktualizacji danych osobowych pracownika:

• ustal procedurę/opracuj instrukcję – kiedy konieczna jest aktualizacja danych osobowych przez pracowników,
• przekaż informację pracownikom lub udostępnij w widocznym miejscu w zakładzie pracy,
• dokonuj okresowych przeglądów aktualności danych osobowych pracowników.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 22¹, art. 30 § 3, art. 188, art. 189¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208),
• art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 654; ost. zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1514),
• art. 36 ust. 10 i 13 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1161),
• art. 9 ust. 1 i 1d ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 1314; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1161).