REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola poczty pracowniczej przez pracodawcę

Subskrybuj nas na Youtube
Kontrola poczty pracowniczej przez pracodawcę
Kontrola poczty pracowniczej przez pracodawcę

REKLAMA

REKLAMA

Kiedy pracodawca może kontrolować służbowy e-mail pracownika? Dowiedz się jakie prawa ma pracodawca oraz co dzieje się w sytuacji, gdy pracownik wykorzystuje pocztę firmową do spraw prywatnych.

Korespondencja objęta tajemnicą

Sumienne wykonywanie poleceń służbowych wynikających z umowy o pracę to obowiązek każdego pracownika. Kontrolę nad działaniami podejmowanymi przez personel sprawuje pracodawca. Musi jednak pamiętać, że podjęte czynności mające na celu sprawdzenie czy pracownik efektywnie wykorzystuje czas pracy, nie mogą naruszać dóbr osobistych kontrolowanego. A tajemnica korespondencji do takich należy.

REKLAMA

Polecamy: Składki ZUS wzrosły już trzy razy w 2012 roku. W kwietniu kolejna podwyżka!

Kwestię tę w sposób szczegółowy regulują przepisy Kodeksu cywilnego (art. 23 i następne), a do środków przysługujących osobie, której dobro osobiste zostało naruszone, należą miedzy innymi:

  • prawo zadania naprawienia szkody wyrządzonej naruszeniem,
  • prawo do otrzymania zadośćuczynienia.

Zatem jak kontrolować pocztę nie naruszając tajemnicy korespondencji?

Przede wszystkim pracownik musi zostać uprzedzony o tym, że firmowa poczta elektroniczna podlega kontroli. Najlepiej, gdy regulacje związane z nadzorem pracy pracownika zostały jasno sformułowane w umowie o pracę, regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Poczta służbowa, komputer prywatny

Komputer stanowi narzędzie pracy pracownika i powinien być wykorzystywany wyłącznie do wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę. Pamiętajmy, że sprzęt udostępniony pracownikowi nadal stanowi własność pracodawcy, dlatego przełożony może kontrolować zawartość przechowywaną na dysku, zatem także i treść zgromadzonej poczty.

Polecamy: Czy można wykorzystać wizerunek pracownika w działalności zakładu pracy?

Z bardziej zawiłą sytuacją mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik korzysta z własnego komputera pobierając e-maile z firmowego serwera. W tej sytuacji pracodawca nie może skontrolować zawartości sprzętu.

Pracodawca może jednak zakazać pobierania służbowej poczty na prywatny komputer lub ustawić na serwerze poczty przychodzącej opcję, która pozwoli na zachowywanie kopii służbowych e-maili, zapewniając pracodawcy dostęp do ich treści.

Kontrola poczty

Realizując funkcje kontrolne, pracodawca ma do wyboru kilka metod techniczno-organizacyjnych.

Sposób 1.

REKLAMA

Pracodawca może posługiwać się tym samym loginem i hasłem do służbowego konta poczty, które przekazał pracownikowi. Jest to oczywiście sposób mało wygodny i niezapewniający pełnej kontroli w sytuacji, gdy poczta jest ściągana na komputer, bez pozostawiania kopii na serwerze – np. popularnym protokołem POP3.

Rozwiązaniem w tym wypadku jest wybór operatora poczty, umożliwiającego połączenie protokołem IMAP - przy jednoczesnym operowaniu na poczcie za pomocą wygodnych programów, jak np. MS Outlook. W tym przypadku poczta przez cały czas znajduje się na serwerze, a na komputer pracownika ściągane są tylko kopie wiadomości. Dodatkowym atutem rozwiązania jest to, że zapewnia ono o wiele wyższy poziom bezpieczeństwa, bowiem cała poczta jest backupowana przez firmę hostingową.

Polecamy: Nieformalne zakończenie działalności gospodarczej a ZUS

Sposób 2.

Kolejne rozwiązanie opiera się na utworzeniu przekierowania z pozostawieniem kopii wiadomości na serwerze. Taka metoda umożliwia pracodawcy śledzenie przychodzących e-maili bez względu na sposób łączenia z serwerem (POP3 czy SMTP). Z kolei monitoring poczty wychodzącej, jeśli nie stosuje się protokołu SMTP, jest możliwy np. poprzez załączanie adresu pracodawcy, jako nieujawnionego adresata (pole UDW/BCC) w każdym mailu wysyłanym przez pracownika. Jest to oczywiście rozwiązanie zależne od woli pracownika, a przez to – zawodne.

Sposób 3.

Najlepszy sposób z punktu widzenia pracodawcy, to ustawienie tzw. archiwizacji poczty wychodzącej. – Wielu klientów żartobliwie nazywa tę opcję „Funkcją szpiega”. Dzięki niej szef firmy może utrzymywać kopię każdego e-maila wysłanego ze służbowego konta pracownika, obojętnie, czy ten sobie tego życzy, czy też nie. Tylko nieliczni operatorzy udostępniają w panelu odpowiednie narzędzie do tego typu operacji, dlatego – jeżeli kierownictwu zależy na takim monitoringu, warto spytać o to operatora, zanim zawrze się umowę z firmą hostingową w zakresie poczty firmowej – tłumaczy Artur Pajkert, ekspert Ogicom.

Polecamy: Jak działa chmura antywirusowa?

Pozbawienie wolności

REKLAMA

Pracodawca ma prawo sprawdzić czy treść służbowej korespondencji nie narusza tajemnicy handlowej. Jednocześnie, podczas kontroli poczty elektronicznej, nie może naruszyć tajemnicy korespondencji. Żaden z e-maili, oznaczonych jako prywatne, nie powinien, co do treści, interesować pracodawcy. Jeżeli jednak zdarzy się, że przeczyta prywatny list pracownika, to nie może nikomu przekazać informacji w nim zawartych ani w żaden sposób ich wykorzystać.

Za naruszenie tajemnicy korespondencji pracodawcy grozi kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Jeżeli pracodawca nie poinformuje pracowników o stosowanych metodach kontroli, mogą oni dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia ich dóbr osobistych. Dlatego korzystając z jakichkolwiek form monitorowania poczty elektronicznej w firmie – należy pamiętać o uprzedzeniu o tym fakcie pracowników.

Źródło: ogicom.pl

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy finansiści, księgowi i inni profesjonaliści powinni bać się wieku średniego?

Wiek średni nie musi oznaczać zawodowego spowolnienia. Czy finansiści, księgowi i inni profesjonaliści powinni bać się wieku średniego? Raport ACCA 2025 pokazuje, że doświadczenie, rozwinięta inteligencja emocjonalna i neuroplastyczność mózgu pozwalają po 40. wzmocnić swoją pozycję na rynku pracy.

Zmiany w amortyzacji aut od 2026 r. – jak nie stracić 20 tys. zł na samochodzie firmowym?

Od 1 stycznia 2026 r. nadchodzi rewolucja dla przedsiębiorców. Zmiany w przepisach sprawią, że auta spalinowe staną się znacznie droższe w rozliczeniu podatkowym. Nowe, niższe limity amortyzacji i leasingu mogą uszczuplić kieszeń firmy o nawet 20 tys. zł w ciągu kilku lat. Co zrobić jeszcze w 2025 r., żeby uniknąć dodatkowych kosztów i utrzymać maksymalne odliczenia? Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik.

Obcokrajowcy wciąż chętnie zakładają w Polsce małe firmy. Głównie są to Ukraińcy i Białorusini [DANE Z CEIDG]

Obcokrajowcy wciąż chętnie zakładają w Polsce małe firmy. Głównie są to Ukraińcy i Białorusini [DANE Z CEIDG]. W pierwszej połowie br. 21,5 tys. wniosków dotyczących założenia jednoosobowej działalności gospodarczej wpłynęło do rejestru CEIDG od osób, które mają obywatelstwo innego państwa. To 14,4% wszystkich zgłoszeń w tym zakresie.

Hossa na giełdzie w 2025 r. Dlaczego Polacy nie korzystają z tego okresu? Najwięcej zarabiają zagraniczni inwestorzy

Na warszawskiej giełdzie trwa hossa. Dlaczego Polacy nie korzystają z tego okresu? Najwięcej zarabiają u nas zagraniczni inwestorzy. Co musi się w Polsce zmienić, aby ludzie zaczęli inwestować na giełdzie?

REKLAMA

Umowy PPA w 2025 r. – korzyści i ryzyka dla małych i średnich firm w Polsce

Płacisz coraz wyższe rachunki za prąd? Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na umowy PPA, czyli długoterminowe kontrakty na energię z OZE, które mogą zagwarantować stałą cenę nawet na 20 lat. To szansa na przewidywalne koszty i lepszy wizerunek, ale też zobowiązanie wymagające spełnienia konkretnych warunków. Sprawdź, czy Twoja firma może na tym skorzystać.

Rezygnują z własnej działalności na rzecz umowy o pracę. Sytuacja jest trudna

Sytuacja jednoosobowych działalności gospodarczych jest trudna. Coraz więcej osób rezygnuje i wybiera umowę o pracę. W 2025 r. wpłynęło blisko 100 tysięcy wniosków o zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej. Jakie są bezpośrednie przyczyny takiego stanu rzeczy?

Umowa Mercosur może osłabić rynek UE. O co chodzi? Jeszcze 40 umów handlowych należy przejrzeć

Umowa z krajami Mercosur (Argentyną, Brazylią, Paragwajem i Urugwajem) dotyczy partnerstwa w obszarze handlu, dialogu politycznego i współpracy sektorowej. Otwiera rynek UE na produkty z tych państw, przede wszystkim mięso i zboża. Rolnicy obawiają się napływu tańszych, słabszej jakości produktów, które zdestabilizują rynek. UE ma jeszcze ponad 40 umów handlowych. Należy je przejrzeć.

1 października 2025 r. w Polsce wchodzi system kaucyjny. Jest pomysł przesunięcia terminu lub odstąpienia od kar

Dnia 1 października 2025 r. w Polsce wchodzi w życie system kaucyjny. Rzecznik MŚP przedstawia szereg obaw i wątpliwości dotyczących funkcjonowania nowych przepisów. Jest pomysł przesunięcia terminu wejścia w życie systemu kaucyjnego albo odstąpienia od nakładania kar na jego początkowym etapie.

REKLAMA

Paragony grozy a wakacje 2025 na półmetku: więcej rezerwacji, dłuższe pobyty i stabilne ceny

Wakacje 2025 na półmetku: więcej rezerwacji, dłuższe pobyty i stabilne ceny. Mimo pojawiających się w mediach “paragonów grozy”, sierpniowy wypoczynek wciąż można zaplanować w korzystnej cenie, zwłaszcza rezerwując nocleg bezpośrednio.

150 tys. zł dofinansowania! Dla kogo i od kiedy można składać wnioski?

Zakładasz własny biznes, ale brakuje Ci środków na start? Nie musisz od razu brać drogiego kredytu. W Polsce jest kilka źródeł finansowania, które mogą pomóc w uruchomieniu działalności – od dotacji i tanich pożyczek, po prywatnych inwestorów i crowdfunding. Wybór zależy m.in. od tego, czy jesteś bezrobotny, mieszkasz na wsi, czy może planujesz innowacyjny startup.

REKLAMA