REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola poczty pracowniczej przez pracodawcę

Kontrola poczty pracowniczej przez pracodawcę
Kontrola poczty pracowniczej przez pracodawcę

REKLAMA

REKLAMA

Kiedy pracodawca może kontrolować służbowy e-mail pracownika? Dowiedz się jakie prawa ma pracodawca oraz co dzieje się w sytuacji, gdy pracownik wykorzystuje pocztę firmową do spraw prywatnych.

Korespondencja objęta tajemnicą

Sumienne wykonywanie poleceń służbowych wynikających z umowy o pracę to obowiązek każdego pracownika. Kontrolę nad działaniami podejmowanymi przez personel sprawuje pracodawca. Musi jednak pamiętać, że podjęte czynności mające na celu sprawdzenie czy pracownik efektywnie wykorzystuje czas pracy, nie mogą naruszać dóbr osobistych kontrolowanego. A tajemnica korespondencji do takich należy.

REKLAMA

Polecamy: Składki ZUS wzrosły już trzy razy w 2012 roku. W kwietniu kolejna podwyżka!

Kwestię tę w sposób szczegółowy regulują przepisy Kodeksu cywilnego (art. 23 i następne), a do środków przysługujących osobie, której dobro osobiste zostało naruszone, należą miedzy innymi:

  • prawo zadania naprawienia szkody wyrządzonej naruszeniem,
  • prawo do otrzymania zadośćuczynienia.

Zatem jak kontrolować pocztę nie naruszając tajemnicy korespondencji?

Przede wszystkim pracownik musi zostać uprzedzony o tym, że firmowa poczta elektroniczna podlega kontroli. Najlepiej, gdy regulacje związane z nadzorem pracy pracownika zostały jasno sformułowane w umowie o pracę, regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Poczta służbowa, komputer prywatny

Komputer stanowi narzędzie pracy pracownika i powinien być wykorzystywany wyłącznie do wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę. Pamiętajmy, że sprzęt udostępniony pracownikowi nadal stanowi własność pracodawcy, dlatego przełożony może kontrolować zawartość przechowywaną na dysku, zatem także i treść zgromadzonej poczty.

Polecamy: Czy można wykorzystać wizerunek pracownika w działalności zakładu pracy?

Z bardziej zawiłą sytuacją mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik korzysta z własnego komputera pobierając e-maile z firmowego serwera. W tej sytuacji pracodawca nie może skontrolować zawartości sprzętu.

Pracodawca może jednak zakazać pobierania służbowej poczty na prywatny komputer lub ustawić na serwerze poczty przychodzącej opcję, która pozwoli na zachowywanie kopii służbowych e-maili, zapewniając pracodawcy dostęp do ich treści.

Kontrola poczty

Realizując funkcje kontrolne, pracodawca ma do wyboru kilka metod techniczno-organizacyjnych.

Sposób 1.

REKLAMA

Pracodawca może posługiwać się tym samym loginem i hasłem do służbowego konta poczty, które przekazał pracownikowi. Jest to oczywiście sposób mało wygodny i niezapewniający pełnej kontroli w sytuacji, gdy poczta jest ściągana na komputer, bez pozostawiania kopii na serwerze – np. popularnym protokołem POP3.

Rozwiązaniem w tym wypadku jest wybór operatora poczty, umożliwiającego połączenie protokołem IMAP - przy jednoczesnym operowaniu na poczcie za pomocą wygodnych programów, jak np. MS Outlook. W tym przypadku poczta przez cały czas znajduje się na serwerze, a na komputer pracownika ściągane są tylko kopie wiadomości. Dodatkowym atutem rozwiązania jest to, że zapewnia ono o wiele wyższy poziom bezpieczeństwa, bowiem cała poczta jest backupowana przez firmę hostingową.

Polecamy: Nieformalne zakończenie działalności gospodarczej a ZUS

Sposób 2.

Kolejne rozwiązanie opiera się na utworzeniu przekierowania z pozostawieniem kopii wiadomości na serwerze. Taka metoda umożliwia pracodawcy śledzenie przychodzących e-maili bez względu na sposób łączenia z serwerem (POP3 czy SMTP). Z kolei monitoring poczty wychodzącej, jeśli nie stosuje się protokołu SMTP, jest możliwy np. poprzez załączanie adresu pracodawcy, jako nieujawnionego adresata (pole UDW/BCC) w każdym mailu wysyłanym przez pracownika. Jest to oczywiście rozwiązanie zależne od woli pracownika, a przez to – zawodne.

Sposób 3.

Najlepszy sposób z punktu widzenia pracodawcy, to ustawienie tzw. archiwizacji poczty wychodzącej. – Wielu klientów żartobliwie nazywa tę opcję „Funkcją szpiega”. Dzięki niej szef firmy może utrzymywać kopię każdego e-maila wysłanego ze służbowego konta pracownika, obojętnie, czy ten sobie tego życzy, czy też nie. Tylko nieliczni operatorzy udostępniają w panelu odpowiednie narzędzie do tego typu operacji, dlatego – jeżeli kierownictwu zależy na takim monitoringu, warto spytać o to operatora, zanim zawrze się umowę z firmą hostingową w zakresie poczty firmowej – tłumaczy Artur Pajkert, ekspert Ogicom.

Polecamy: Jak działa chmura antywirusowa?

Pozbawienie wolności

REKLAMA

Pracodawca ma prawo sprawdzić czy treść służbowej korespondencji nie narusza tajemnicy handlowej. Jednocześnie, podczas kontroli poczty elektronicznej, nie może naruszyć tajemnicy korespondencji. Żaden z e-maili, oznaczonych jako prywatne, nie powinien, co do treści, interesować pracodawcy. Jeżeli jednak zdarzy się, że przeczyta prywatny list pracownika, to nie może nikomu przekazać informacji w nim zawartych ani w żaden sposób ich wykorzystać.

Za naruszenie tajemnicy korespondencji pracodawcy grozi kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Jeżeli pracodawca nie poinformuje pracowników o stosowanych metodach kontroli, mogą oni dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia ich dóbr osobistych. Dlatego korzystając z jakichkolwiek form monitorowania poczty elektronicznej w firmie – należy pamiętać o uprzedzeniu o tym fakcie pracowników.

Źródło: ogicom.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

    Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

    Dotacje KPO wzmocnią ofertę konkursów ABM 2024 dla przedsiębiorców

    Dotacje ABM (Agencji Badań Medycznych) finansowane były dotychczas przede wszystkim z krajowych środków publicznych. W 2024 roku ulegnie to zmianie za sprawą środków z KPO. Zgodnie z zapowiedziami, już w 3 i 4 kwartale możemy spodziewać się rozszerzenia oferty dotacyjnej dla przedsiębiorstw.

    "DGP": Ceneo wygrywa z Google. Sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej

    Warszawski sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej. Nie wolno mu też przekierowywać ruchu do Google Shopping kosztem Ceneo ani utrudniać dostępu do polskiej porównywarki przez usuwanie prowadzących do niej wyników wyszukiwania – pisze we wtorek "Dziennik Gazeta Prawna".

    Drogie podróże zarządu Orlenu. Nowe "porażające" informacje

    "Tylko w 2022 roku zarząd Orlenu wydał ponad pół miliona euro na loty prywatnymi samolotami" - poinformował w poniedziałek minister aktywów państwowych Borys Budka. Dodał, że w listopadzie ub.r. wdano też 400 tys. zł na wyjazd na wyścig Formuły 1 w USA.

    REKLAMA

    Cable pooling - nowy model inwestycji w OZE. Warunki przyłączenia, umowa

    W wyniku ostatniej nowelizacji ustawy Prawo energetyczne, która weszła w życie 1 października 2023 roku, do polskiego porządku prawnego wprowadzono długo wyczekiwane przez polską branżę energetyczną przepisy regulujące instytucję zbiorczego przyłącza, tzw. cable poolingu. Co warto wiedzieć o tej instytucji i przepisach jej dotyczących?

    Wakacje składkowe. Od kiedy, jakie kryteria trzeba spełnić?

    12 kwietnia 2024 r. w Sejmie odbyło się I czytanie projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Projekt nowelizacji przewiduje zwolnienie z opłacania składek ZUS (tzw. wakacje składkowe) dla małych przedsiębiorców. 

    Sprzedaż miodu - nowe przepisy od 18 kwietnia 2024 r.

    Nowe przepisy dotyczące sprzedaży miodu wchodzą w życie 18 kwietnia 2024 r. O czym muszą wiedzieć producenci miodu?

    Branża HoReCa nie jest w najlepszej kondycji. Restauracja z Wrocławia ma 4,2 mln zł długów

    Branża HoReCa od pandemii nie ma się najlepiej. Prawie 13,6 tys. obiektów noclegowych, restauracji i firm cateringowych w Polsce ma przeterminowane zaległości finansowe na ponad 352 mln zł. 

    REKLAMA

    Branża handlu detalicznego liczy w 2024 roku na uzyskanie wyższych marż – i to mimo presji na obniżanie cen

    Choć od pandemii upłynęło już sporo czasu, dla firm handlu detalicznego dalej największym wyzwaniem jest zarządzanie kosztami w warunkach wciąż wysokiej inflacji oraz presji na obniżkę cen. Do tego dochodzi w dalszym ciągu staranie o ustabilizowanie łańcucha dostaw. Jednak coraz więcej przedsiębiorstw patrzy z optymizmem w przyszłość i liczy na możliwość uzyskania wyższej marzy.

    Coraz więcej firm ma w planach inwestycje – najwięcej wśród średnich, co trzecia. Co to oznacza dla gospodarki

    Czwarty kwartał z rzędu rośnie optymizm wśród przedsiębiorców, co oznacza powrót do normalności jakiego nie było od czasów pandemii. Stabilność w pozytywnych nastrojach właścicieli i kadry zarządzającej firmy dobrze rokuje dla tempa wzrostu polskiej gospodarki.

    REKLAMA