Firma na drodze do zmian. Jak wyjść zza zakrętu na prostą?

Dążenie do „lepszego”

Polskie realia i zmieniająca się sytuacja gospodarcza wymagają od przedsiębiorców dużej elastyczności. Wśród wyzwań pojawia się m.in. optymalizacja kosztów, zwiększenie konkurencyjności firmy, budowanie trwałych relacji z klientami, unowocześnianie procesów i wykorzystanie najnowszych technologii czy profesjonalne zarządzanie talentami, aby najlepsi pracownicy jak najdłużej pozostali w naszych strukturach. Każdy z tych obszarów wymaga ścisłej kontroli i nieustannego postępu. Zaniedbanie któregokolwiek z nich sprawia, że tracimy swoją rynkową pozycję na rzecz tych, którzy skuteczniej poradzili sobie z rozwojem. Istotą zmiany jest bowiem dążenie do „lepszego” – lepszej wydajności, lepszej obsługi klienta czy lepszych ofert pracy. Gdy zatrzymamy się w miejscu i zapomnimy o ciągłym doskonaleniu swojej firmy, nasi odbiorcy podejmą prostą decyzję – odejście do konkurencji.

Zobacz: Nowe prawo ochrony konsumenta a rozwoju e-commerce

Inwestycje w innowacje

Aby uzyskać i utrzymać przewagę konkurencyjną, niezbędne jest sięganie po innowacje. Ich wybór jest jednak tak olbrzymi, że nie zawsze łatwo się zdecydować, co unowocześnić w naszej firmie. Dlatego pierwszym krokiem do wprowadzania nowości jest solidna analiza rynku. Odpowiedzmy sobie na pytania, na jakie potrzeby naszych klientów odpowiemy za pomocą innowacji, jaką niszę rynkową zagospodarujemy, czy pozwoli nam to wyróżnić się spośród innych?

Jak sprowadzić auto z Niemiec - PDF

Nowość, która odpowiada na oczekiwania odbiorców, potrafi przyciągnąć uwagę jak magnes. Innowacją nie musi być od razu przełomowa technologia czy unikatowy produkt, ale także niestandardowe podejście do klientów czy nowatorska metoda zarządzania kadrami. Inspiracje możemy czerpać z rynków zagranicznych, doniesień o nowych trendach czy prognoz społecznych. Zaprocentuje także konstruktywny dialog z naszymi pracownikami, klientami i kontrahentami. Sam pomysł na innowacyjną zmianę to jednak dopiero początek. Realizacja idei nie jest bowiem jednorazowym aktem, lecz skomplikowanym i często żmudnym procesem. W trakcie jego trwania musimy posiadać jasno wyznaczony cel i strategię działania, a ponadto dysponować odpowiednim zasobem czasu i środków. Podczas wprowadzania zmiany w organizacji uwzględnijmy takie rozwiązania jak kursy doszkalające lub przekwalifikujące pracowników, powołanie osobnego działu lub zespołu, który będzie odpowiadał za transformację czy też skorzystanie z usług zewnętrznej firmy doradczej, która zapewni nam kompleksowe wsparcie.

Zobacz: Unijne pożyczki na założenie i rozwój firmy

Szansą dla małych i średnich przedsiębiorstw jest trwający obecnie projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej „Modelowa adaptacja do zmian na małopolskim rynku pracy”, realizowany przez PM Doradztwo Gospodarcze. W ramach projektu firmy mogą bezpłatnie skorzystać z porad i szkoleń, które pomogą im w zdobyciu odpowiednich do przeprowadzania zmian i wdrażania innowacji narzędzi managerskich.  

Outsourcing wybranego obszaru

Sposobem na poprawę sytuacji firmy jest również oddelegowanie części zadań zewnętrznej firmie wyspecjalizowanej w danym sektorze. Outsourcing procesów biznesowych (ang. BPO) odpowiada na liczne zapotrzebowania. Po pierwsze, pozwala na to, by bez rezygnacji z realizowanych dotychczas usług, zwiększyć wydajność przedsiębiorstwa i poprawić jego efektywność. Po drugie, umożliwia likwidację wybranych działów lub stanowisk pracy bez modyfikacji profilu działania. W końcu po trzecie, daje szansę na poszerzenie działalności i wprowadzenie innowacji przy mniejszym obciążeniu niż wówczas, gdy działamy na własną rękę. Outsourcing jest więc sposobem na optymalizację kosztów i oszczędność czasu. Może zostać wykorzystany do rozwiązania kryzysu w przedsiębiorstwie lub przyczyniać się do jego rozwoju. Daje ponadto możliwość utrzymania wysokiej jakości usług i dostępu do wysokiej klasy specjalistów. Dzięki temu zdobywa coraz większą popularność na rynku.

Zobacz: Pozycjonowanie - rozwój marketingu internetowego

Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez ICAN Research na zlecenie Orange Polska wśród polskich przedsiębiorców, aż 63 proc. z nich postrzega outsourcing jako szansę na budowanie przewagi konkurencyjnej. Natomiast 74 procent przedstawicieli firm twierdzi, że jest on niezbędny w informatyzacji przedsiębiorstwa. To jednak kolejna dziedzina, która wymaga zmian i nauczenia się nowego funkcjonowania organizacji. Może temu towarzyszyć tymczasowy chaos i konieczność zbudowania nowego porządku, na który w różny sposób reagują pracownicy. Pamiętajmy podczas tego o odpowiedniej komunikacji (niedoinformowanie zespołu powoduje szerzenie się fałszywych i negatywnych wiadomości), uwzględnieniu niezbędnego czasu na transformację (jej ogłoszenie nie jest równoznaczne z jej wdrożeniem), a także różnego nastawienia ludzi (od konserwatysty, który nawet drobną modyfikację postrzega jako zagrożenie po osoby otwarte, które w każdej nowości widzą dla siebie szansę).

Zmiana profilu działalności

Gdy jednak ani innowacje, ani outsourcing nie rozwiązują naszych firmowych problemów, warto rozważyć zmianę profilu działalności przedsiębiorstwa. Taki krok może być rozumiany w różny sposób. Zmiana może dotyczyć obszaru realizowanych usług, portfela produktów, grupy docelowej, rynku zbytu, ale także kanałów dystrybucji, struktury organizacyjnej czy modelu zarządzania. Gruntowna reforma podmiotu gospodarczego nie jest dziś już dla nikogo zaskoczeniem. Często wynika ona z przyczyn w mniejszym lub większym stopniu niezależnych od nas, np. silnego rozwoju konkurencji, niewydolności procesów biznesowych, odpływu wyspecjalizowanych pracowników czy utraty efektywności. Błędem jest wówczas kurczowe trzymanie się dotychczasowego porządku. Często musimy przyznać się sami przed sobą, że nie dostrzegliśmy we właściwym momencie istotnych sygnałów rynkowych i wyciągnąć z tego wnioski. Gdy naszym celem jest ratowanie sytuacji przedsiębiorstwa, nie możemy dalej zwlekać z przystąpieniem do reformy. Zasadniczym walorem jest w takiej sytuacji to, że posiadamy już określone zasoby i know-how, więc nie startujemy całkowicie od zera. Wyzwaniem jest natomiast skala koniecznej zmiany. Zarówno dla zarządu, jak też pracowników może ona oznaczać prawdziwą rewolucję, która wymaga wysiłku, motywacji i kreatywnego podejścia. Nieoceniony w związku z tym będzie partnerski stosunek do zatrudnianej kadry oraz jasne przekazanie jej korzyści z zachodzących procesów. Wcale nie jest dziś o to łatwo.

Zobacz: Zatory płatnicze – bariera rozwoju małych firm

Według danych PARP, 35% zarządów w przedsiębiorstwach wdraża zmiany w sposób intuicyjny, 29% z nich po prostu ogłasza zmianę, a 7% unika transformacji. Powoli rośnie jednak grupa organizacji, która uwzględnia sprawdzone modele zarządzania zmianą i profesjonalne doradztwo – stanowi dziś ona 29%. Takie zaplanowane i systematyczne podejście jest niezbędne podczas modyfikacji profilu działalności, kiedy sytuacja firmy wymaga pełnego zaangażowania wszystkich członków zespołu. Tym, co ukierunkuje nas na zmianę jest motywacja, jednak tym, co pozwoli nam w niej wytrwać jest nawyk, czyli zautomatyzowany sposób zachowania i reagowania. Wypracowanie nowych typów działania w celu reorganizacji firmy to natomiast najtrudniejsze zadanie, jakie stoi przed dzisiejszymi przedsiębiorcami. Nie wahajmy się podczas tego skorzystać z pomocy zewnętrznej, która wesprze nas podczas przeprowadzania audytu i określaniu kierunku procesu zmian, dostarczy nam narzędzia managerskie niezbędne w trakcie restrukturyzacji procesów biznesowych, a także umożliwi lepszą kontrolę założonego harmonogramu i finansów.