Kategorie

5Why - prosty sposób zdiagnozowania przyczyny problemu

Jerzy Fiuk
Doradca ekonomiczny
problemy w firmie
Jeśli przyjąć, że problemy w firmie to norma, to ich rozwiązywanie powinno być rutyną. Czy zawsze tak jest? Niestety nie. Wyjątkowo często traktujemy problemy jak zdarzenia nadzwyczajne, a stawiając im czoła reagujemy spontanicznie. Takie zachowanie niesie za sobą zagrożenia, że rozwiązywane problemy powrócą. Dlaczego? Bo często, mimo woli, zamiast je rozwiązywać, jedynie je obchodzimy. Dlaczego? Ponieważ działając spontanicznie, bezwiednie, nastawiamy się na usunięcie negatywnych skutków problemu, nie wnikając w jego istotę. Dlaczego? Bo jak zwykle, sprawy pilne mają pierwszeństwo nad sprawami ważnymi i te ostatnie są wypierane z naszej listy spraw do załatwienia. Dlaczego? Ponieważ nie mamy wypracowanego systemu rozwiązywania problemów i właściwej kultury ich rozwiązywania. Dlaczego? …

Oczywiście można tak jeszcze długo. Ale zwykle pięć razy wystarcza by dotrzeć do istoty większości problemów z jakimi mamy do czynienia w codziennej działalności firmy i zająć się usunięciem ich praprzyczyny.  Co zyskamy? Znacznie większe prawdopodobieństwo, że ten problem, który zapoczątkował analizę, już do nas nie wróci.

Reklama

Metodę "5 razy dlaczego" (5Why)  zawdzięczamy Sakichi Toyodzie. Powstała w latach trzydziestych XX wieku i potrzebowała 40 lat by zostać dostrzeżona i zyskać uznanie świata zachodniego. Ale teraz, jej pozycja nie budzi już wątpliwości. Jest prosta i skuteczna. Wymaga jedynie konsekwentnego i rozumnego stosowania, a tego możemy chyba wymagać od siebie i od swoich podwładnych.

Jej zaletą, jak już napisałem, jest względna prostota i bazowanie jedynie na obserwacji oraz prawidłowym wnioskowaniu. Nie wymaga specjalistycznych narzędzi czy wyrafinowanych technik badawczych. A jej stosowanie pozwala nam, w istotnym zakresie, zwiększyć prawdopodobieństwo, że powstały problem, po jego rozwiązaniu, nie powróci. Problemy powracają, bo bezwiednie, bardzo często, starając się je rozwiązywać, jedynie je obchodzimy, redukując negatywne skutki problemu, nie dotykając jego istoty.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Kiedy możemy przyjmować, że najprawdopodobniej, jedynie omijamy  problem, zamiast go rozwiązać, a kiedy sądzić że rozwiązujemy problemy? Skąd mamy to wiedzieć? Otóż, jeśli nie będziemy wielokrotnie dociekać przyczyny, tylko zareagujemy na negatywny skutek, to na pewno ominęliśmy problem. Zadając wielokrotnie pytanie "dlaczego" (potrzebny jest tu umiar i zdrowy rozsądek) zwiększamy prawdopodobieństwo właściwej diagnozy problemu i prawdopodobieństwo jego rozwiązania. Innej odpowiedzi nie umiem podać.

Oto przykłady rzeczywistych, znany mi z praktyki, przypadków i odpowiadających im decyzji kierowniczych:

- zatarło się łożysko w maszynie, produkcja stanęła - wymienić łożysko;

- produkowane detale nie odpowiadają tolerancji normy, reklamacje odbiorcy są zbyt częste - podnieść kontrolę jakości, wadliwe detale wycofać, zanim trafią do klienta;

- X jest bardzo dobrym operatorem maszyny, jednak znacznie częściej niż inni spóźnia się do pracy - poinformować, że jeśli nadal będzie mu się to przytrafiać zostanie zwolniony, obserwować przez kwartał.

- Plastikowe uchwyty często pękają - zaprojektować i umieścić w widocznym miejscu naklejkę informującą o potrzebie chwytania pojemnika oburącz. 

Identyfikacja strumieni wartości

W tych przypadkach najpewniej doszło do ominięcia problemu, a nie jego rozwiązania. Nie diagnozując dlaczego zatarło się łożysko; dlaczego dobry pracownik się spóźnia; dlaczego mamy tyle detali odbiegających od wymaganych norm, czy dlaczego te plastykowe uchwyty pękają, zjawiska te będą się powtarzać. Nie ma tutaj innej możliwości.

Jeśli zależy nam na ich wyeliminowaniu, musimy poszukać przyczyny. Powinniśmy odpowiedzieć sobie na trzy zasadnicze kwestie:

a) dlaczego problem w ogóle powstał?

b) dlaczego tego nie zauważyliśmy już wcześniej?

c) jak, trwale lub względnie trwale, rozwiązać problem?

Czy takie, systemowe, podejście powinniśmy stosować do każdego problemu, z jakim spotykamy się na co dzień we własnych firmach? To by było raczej trudne. Natomiast powinniśmy zastanowić się czy przypadkiem, nie użyć narzędzia 5Why względem problemów dla nas najważniejszych i czy nie nakłaniać podwładnych do jego wykorzystywania w ich obszarze pracy z tym samym zastrzeżeniem? Z czasem, takie podejście może stać się normą. Na pewno nie znikną problemy jako takie, ale może się okazać, że zaczynamy zajmować się trudnościami na wyższych poziomach niż na początku, bo mniej jest przypadków kiedy problem powraca. Dodatkowo, takie podejście, może być też panaceum na problemy, które nie zdążą się pojawić, bo dokładna analiza powstałego problemu i zastosowane rozwiązania, temu przeciwdziałały.

Gospodarowanie kredytem handlowym w firmie cz. I.


Dla zilustrowania, zobaczmy jak by mogło wyglądać zastosowanie metody 5Why wobec wcześniej podanego przykładu: "zatarło się łożysko w maszynie, produkcja stanęła":

a) Dlaczego łożysko się zatarło? - ponieważ było suche, nie było konserwowane;

b) Dlaczego było suche i nie było konserwowane? - Do tej części maszyny, zwykle nie zaglądamy, chyba że w przypadku awarii;

c) Dlaczego nie zaglądamy to tej części maszyny? - Nie ma takiej procedury;

d) Dlaczego nie ma takiej procedury? - Procedura została pominięta zapewne przez nieuwagę, potem nikt tego nie weryfikował, osoba odpowiedzialna była długo na zwolnieniu, a osoba zastępująca,  miała reagować tylko w bieżących, nagłych wypadkach, co mam miejsce właśnie teraz.

Lojalność klienta cz. I.

Reklama

Przyczyna tego problemu, podanego tak jak to tutaj opisałem, tkwi, w gruncie rzeczy, gdzieś w formalnych, biurokratycznych, procedurach firmy. Dopiero działania naprawcze względem czwartego "dlaczego" pozwolą unikać takich przypadków. Weryfikacja procedur musi, w tej firmie, być odnotowywana w taki sposób, żeby jej brak był dostrzegany natychmiast i  był korygowany.   Sama wymiana łożyska nie ma tu nic do rzeczy, jeśli chodzi o rozwiązanie istoty problemu. Dlatego podawałem, że będzie to jedynie jego ominięcie, a nie rozwiązanie. Zauważmy też, że rozwiązując istotę problemu, najprawdopodobniej, będziemy działać prewencyjnie względem innych problemów mających tę samą genezę. A co, w tym czasie,  z tym zatartym łożyskiem?  Zapewne należy je jak najszybciej wymienić. Jednak są firmy (np. Toyota - zapewne z uwagi na efekt skali) i są przypadki (np. awarie samolotów - zapewne z uwagi na wymogi bezpieczeństwa) gdzie problem zatrzymuje proces. Jednak tego aspektu nie będziemy tu omawiali, ponieważ wykracza on poza standardową praktykę przedsiębiorstw.

Przedstawione narzędzie 5Why nie jest jednym z wielu możliwych do zastosowania w zakresie diagnozowania przyczyny problemu. Są jeszcze inne. Mniej doświadczonym, proponuję zacząć od metody 5Why i mało przejmować się tym, że nasze pierwsze próby mogą okazać się dalekie od doskonałości. Efekty przyjdą z czasem, a metoda omijania problemów i tak przegrywa konfrontację z próbami ich rozwiązywania.

Dlaczego zdawałoby się dobry pomysł upadł i co z tym ma wspólnego cykl Deminga?

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    15 cze 2021
    Zakres dat:

    Zdjęcie samochodu z rejestracją nie narusza RODO

    Zdjęcie samochodu z rejestracją spokojnie można publikować. Powód? Numer rejestracyjny pojazdu nie stanowi danych osobowych.

    Cupra Ateca [TEST]: w 4,9 sek. do setki w... rodzinnym SUV-ie

    Cupra Ateca choć ma typowo rodzinne ubranie, oferuje kierowcy aż 300 koni. Czy takie połączenie sprawdza się na drodze?

    Jak sprawdzić numer PKK? Kierowcę czeka wizyta w urzędzie...

    Jak sprawdzić numer PKK? Niestety, ale ustawodawca nie przewidział możliwości sprawdzenia online. To oznacza, że kierowca musi zawitać w urzędzie.

    Co zawiera pakiet dla zagranicznych inwestorów?

    Proponowany pakiet dla zagranicznych inwestorów to m.in.: "jedno okienko", w którym firma będzie mogła ustalić wszystkie podatkowe aspekty inwestycji, czy możliwość odliczania VAT od usług finansowych.

    Rynek nieruchomości biurowych w Europie

    Rynek nieruchomości biurowych. Z powodu pandemii Covid-19 spadło zapotrzebowanie na biura w Europie i inwestycje w nowe nieruchomości. W Londynie ten trend zaczyna się odwracać. We Francji wzrasta zapotrzebowanie na zielone dachy i tarasy. W Szwecji myśli się o "biurach przyszłości". Nadal puste pozostają biura we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii.

    Kasa fiskalna 2021 - rejestracja i zwolnienie

    Bez względu na rodzaj kasy przedsiębiorca ma obowiązek dokonania jej fiskalizacji i uzyskać numer ewidencyjny. Jak zarejestrować kasę fiskalną? Kto może to zrobić? Ile to kosztuje?

    Wniosek o dokonanie adnotacji w dowodzie rejestracyjnym

    Wniosek o dokonanie adnotacji w dowodzie rejestracyjnym: jak wygląda, jakie dokumenty do niego dołączyć i ile kosztuje załatwienie sprawy?

    Dlaczego pracownicy wolą model hybrydowy?

    Aż 61 proc. pracowników chce pracować w modelu hybrydowym, pracę wyłącznie z domu chciałoby świadczyć zaledwie 15 proc. Jak ten trend wpływa na rynek nieruchomości biurowych?

    Dlaczego ciągłość IT jest numerem 1 dla firm?

    Zdolność firm do szybkiego odtworzenia środowiska pracy w wyniku awarii lub cyberataku jest dziś wystawiana na bardzo trudną próbę. Bardzo wiele biznes „zawdzięcza” tutaj pandemii i powszechnemu przejściu na pracę zdalną.

    Ile czasu jest ważny numer PKK?

    Ile czasu jest ważny numer PKK? To pytanie, które mogą zadać kandydaci na kierowców. A więc? Postaramy się odpowiedzieć na nie w naszym materiale.

    Backup w firmie - dlaczego jest taki ważny?

    Backup w firmie powinien być obowiązkowy. Przypadkowo usunięty dokument, złośliwe oprogramowanie lub uszkodzenie sprzętu – przyczyn utraty danych może być co najmniej kilka. W każdym przypadku konsekwencje są jednak takie same. Jak można ich uniknąć?

    Wakacje 2021 - jakie są trendy turystyczne?

    Gdzie wyjedziemy na tegoroczne wakacje? Wybierzemy urlop w kraju czy za granicą? Jakie kierunki są popularne? Czy biura podróży mają szansę w tym sezonie na odrobienie strat?

    Dotacja na założenie firmy - zabezpieczenie środków [VIDEO]

    Jedną z najpopularniejszych form wsparcia z urzędu pracy, dostępną dla zarejestrowanych osób bezrobotnych, jest dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej. Jak zabezpieczyć zwrot dofinansowania?

    Bitcon i kryptomilionerzy - gdzie zapłacą swoje podatki?

    Na świecie ujawniają się pierwsi miliarderzy, którzy dorobili się tylko na bitconie, a w Polsce jest coraz więcej krypto-milionerów. Czy odprowadzają podatki do polskiej kasy?

    Fabryczny gaz nie wbity w dowód. Co to oznacza?

    Fabryczny gaz nie wbity w dowód tworzy poważny problem dla kierowcy. Powód? Samochód nie przejdzie przeglądu technicznego!

    Koniec systemu opustów od przyszłego roku - co to oznacza dla przedsiębiorców?

    Zapowiedź końca systemu opustów od początku przyszłego roku ogłoszona w projekcie nowelizacji ustawy - Prawo energetyczne i ustawy o odnawialnych źródłach energii zatrzęsła branżą PV i wywołała burzę wśród osób planujących w najbliższym czasie inwestycję w fotowoltaikę.

    Ponad 6,5 tys. spraw w wydziale dla frankowiczów

    W ostatnich dwóch miesiącach do nowo utworzonego wydziału dla frankowiczów wpłynęło ponad 6,4 tys. pozwów. Z tego prawie 3 tys. przesunięto z innych wydziałów. Z czego wynika wzrost liczby pozwów?

    Wynajem mieszkania - wysokość czynszu w 2021 roku

    Wynajem mieszkania - wysokość czynszu w 2021 roku. Wynajem 50-metrowego mieszkania bez liczników i opłat dodatkowych to wydatek od 800 zł miesięcznie. W drogich zazwyczaj Wrocławiu czy Krakowie można znaleźć oferty oscylujące wokół 1000 zł. Aż 5890 zł to najwyższa stawka w Warszawie. Za tak duże różnice odpowiada m.in. lokalizacja i standard wykończenia.

    Nowy Lexus NX. Wygląda jak stary, ale jest nowy i ma plug-ina

    Nowy Lexus NX został oficjalnie zaprezentowany. Druga odsłona SUV-a segmentu D zdaniem producenta otrzymała aż 95 proc. nowych komponentów.

    Dynamiczny wzrost aktywności deweloperów

    Rynek nowych nieruchomości mieszkaniowych. Obserwujemy dynamiczny wzrost aktywności deweloperów. Znacznie więcej wydanych pozwoleń na budowę i rozpoczętych inwestycji.

    Rzecznik MŚP wnioskuje o rekompensatę za ostatnie miesiące lockdownu

    Jest wniosek rzecznika MŚP o przedłużenie o miesiąc wypłaty rekompensat z tarczy branżowej dla branż, które nie mogły osiągać przychodów w maju, m.in. klubów nocnych i dyskotek.

    Program „Ciepła woda bez piecyka” - do 200 tys. zł dofinansowania

    Program „Ciepła woda bez piecyka”. Do 200 tys. zł dofinansowania mogą otrzymać zarządcy budynków wielorodzinnych, w tym wspólnot mieszkaniowych w Krakowie, którzy przystąpią do programu „Ciepła woda bez piecyka”. Zakłada on zastępowanie piecyków łazienkowych centralną instalacją ciepłej wody.

    Czy pracownik na home office naraża firmę na cyberataki?

    Blisko 80% organizacji doświadczyło cyberataków z powodu zwiększonej liczby pracowników pracujących z domu podczas pandemii. Niestety specjaliści ds. bezpieczeństwa bagatelizują prawdopodobieństwo wystąpienia istotnych incydentów.

    Od czego zależy bezpieczeństwo IT w firmie?

    Bezpieczeństwo IT to podstawa w firmie. Bez odpowiednich regulacji i polityk w tym zakresie, organizacje same narażają się na szereg zagrożeń związanych z bezpieczeństwem wrażliwych danych, ciągłością działania, utratą reputacji a co za tym idzie stratami finansowymi.

    Bieżąca prognoza ekonomiczna - bezrobocie, inflacja, PKB

    Spowolnienie gospodarcze w 2020 roku w Polsce okazało się łagodniejsze niż to na poziomie średniej unijnej. PKB Polski w 2020 roku spadło o zaledwie o 2,8%, podczas gdy PKB strefy euro skurczyło się o 6.6%. Jak wyglądają pozostałe wskaźniki ekonomiczne?