Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5Why - prosty sposób zdiagnozowania przyczyny problemu

Jerzy Fiuk
Doradca ekonomiczny
problemy w firmie
problemy w firmie
Jeśli przyjąć, że problemy w firmie to norma, to ich rozwiązywanie powinno być rutyną. Czy zawsze tak jest? Niestety nie. Wyjątkowo często traktujemy problemy jak zdarzenia nadzwyczajne, a stawiając im czoła reagujemy spontanicznie. Takie zachowanie niesie za sobą zagrożenia, że rozwiązywane problemy powrócą. Dlaczego? Bo często, mimo woli, zamiast je rozwiązywać, jedynie je obchodzimy. Dlaczego? Ponieważ działając spontanicznie, bezwiednie, nastawiamy się na usunięcie negatywnych skutków problemu, nie wnikając w jego istotę. Dlaczego? Bo jak zwykle, sprawy pilne mają pierwszeństwo nad sprawami ważnymi i te ostatnie są wypierane z naszej listy spraw do załatwienia. Dlaczego? Ponieważ nie mamy wypracowanego systemu rozwiązywania problemów i właściwej kultury ich rozwiązywania. Dlaczego? …

Oczywiście można tak jeszcze długo. Ale zwykle pięć razy wystarcza by dotrzeć do istoty większości problemów z jakimi mamy do czynienia w codziennej działalności firmy i zająć się usunięciem ich praprzyczyny.  Co zyskamy? Znacznie większe prawdopodobieństwo, że ten problem, który zapoczątkował analizę, już do nas nie wróci.

Metodę "5 razy dlaczego" (5Why)  zawdzięczamy Sakichi Toyodzie. Powstała w latach trzydziestych XX wieku i potrzebowała 40 lat by zostać dostrzeżona i zyskać uznanie świata zachodniego. Ale teraz, jej pozycja nie budzi już wątpliwości. Jest prosta i skuteczna. Wymaga jedynie konsekwentnego i rozumnego stosowania, a tego możemy chyba wymagać od siebie i od swoich podwładnych.

Jej zaletą, jak już napisałem, jest względna prostota i bazowanie jedynie na obserwacji oraz prawidłowym wnioskowaniu. Nie wymaga specjalistycznych narzędzi czy wyrafinowanych technik badawczych. A jej stosowanie pozwala nam, w istotnym zakresie, zwiększyć prawdopodobieństwo, że powstały problem, po jego rozwiązaniu, nie powróci. Problemy powracają, bo bezwiednie, bardzo często, starając się je rozwiązywać, jedynie je obchodzimy, redukując negatywne skutki problemu, nie dotykając jego istoty.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Kiedy możemy przyjmować, że najprawdopodobniej, jedynie omijamy  problem, zamiast go rozwiązać, a kiedy sądzić że rozwiązujemy problemy? Skąd mamy to wiedzieć? Otóż, jeśli nie będziemy wielokrotnie dociekać przyczyny, tylko zareagujemy na negatywny skutek, to na pewno ominęliśmy problem. Zadając wielokrotnie pytanie "dlaczego" (potrzebny jest tu umiar i zdrowy rozsądek) zwiększamy prawdopodobieństwo właściwej diagnozy problemu i prawdopodobieństwo jego rozwiązania. Innej odpowiedzi nie umiem podać.

Oto przykłady rzeczywistych, znany mi z praktyki, przypadków i odpowiadających im decyzji kierowniczych:

- zatarło się łożysko w maszynie, produkcja stanęła - wymienić łożysko;

- produkowane detale nie odpowiadają tolerancji normy, reklamacje odbiorcy są zbyt częste - podnieść kontrolę jakości, wadliwe detale wycofać, zanim trafią do klienta;

- X jest bardzo dobrym operatorem maszyny, jednak znacznie częściej niż inni spóźnia się do pracy - poinformować, że jeśli nadal będzie mu się to przytrafiać zostanie zwolniony, obserwować przez kwartał.

- Plastikowe uchwyty często pękają - zaprojektować i umieścić w widocznym miejscu naklejkę informującą o potrzebie chwytania pojemnika oburącz. 

Identyfikacja strumieni wartości

W tych przypadkach najpewniej doszło do ominięcia problemu, a nie jego rozwiązania. Nie diagnozując dlaczego zatarło się łożysko; dlaczego dobry pracownik się spóźnia; dlaczego mamy tyle detali odbiegających od wymaganych norm, czy dlaczego te plastykowe uchwyty pękają, zjawiska te będą się powtarzać. Nie ma tutaj innej możliwości.

Jeśli zależy nam na ich wyeliminowaniu, musimy poszukać przyczyny. Powinniśmy odpowiedzieć sobie na trzy zasadnicze kwestie:

a) dlaczego problem w ogóle powstał?

b) dlaczego tego nie zauważyliśmy już wcześniej?

c) jak, trwale lub względnie trwale, rozwiązać problem?

Czy takie, systemowe, podejście powinniśmy stosować do każdego problemu, z jakim spotykamy się na co dzień we własnych firmach? To by było raczej trudne. Natomiast powinniśmy zastanowić się czy przypadkiem, nie użyć narzędzia 5Why względem problemów dla nas najważniejszych i czy nie nakłaniać podwładnych do jego wykorzystywania w ich obszarze pracy z tym samym zastrzeżeniem? Z czasem, takie podejście może stać się normą. Na pewno nie znikną problemy jako takie, ale może się okazać, że zaczynamy zajmować się trudnościami na wyższych poziomach niż na początku, bo mniej jest przypadków kiedy problem powraca. Dodatkowo, takie podejście, może być też panaceum na problemy, które nie zdążą się pojawić, bo dokładna analiza powstałego problemu i zastosowane rozwiązania, temu przeciwdziałały.

Gospodarowanie kredytem handlowym w firmie cz. I.


Dla zilustrowania, zobaczmy jak by mogło wyglądać zastosowanie metody 5Why wobec wcześniej podanego przykładu: "zatarło się łożysko w maszynie, produkcja stanęła":

a) Dlaczego łożysko się zatarło? - ponieważ było suche, nie było konserwowane;

b) Dlaczego było suche i nie było konserwowane? - Do tej części maszyny, zwykle nie zaglądamy, chyba że w przypadku awarii;

c) Dlaczego nie zaglądamy to tej części maszyny? - Nie ma takiej procedury;

d) Dlaczego nie ma takiej procedury? - Procedura została pominięta zapewne przez nieuwagę, potem nikt tego nie weryfikował, osoba odpowiedzialna była długo na zwolnieniu, a osoba zastępująca,  miała reagować tylko w bieżących, nagłych wypadkach, co mam miejsce właśnie teraz.

Lojalność klienta cz. I.

Przyczyna tego problemu, podanego tak jak to tutaj opisałem, tkwi, w gruncie rzeczy, gdzieś w formalnych, biurokratycznych, procedurach firmy. Dopiero działania naprawcze względem czwartego "dlaczego" pozwolą unikać takich przypadków. Weryfikacja procedur musi, w tej firmie, być odnotowywana w taki sposób, żeby jej brak był dostrzegany natychmiast i  był korygowany.   Sama wymiana łożyska nie ma tu nic do rzeczy, jeśli chodzi o rozwiązanie istoty problemu. Dlatego podawałem, że będzie to jedynie jego ominięcie, a nie rozwiązanie. Zauważmy też, że rozwiązując istotę problemu, najprawdopodobniej, będziemy działać prewencyjnie względem innych problemów mających tę samą genezę. A co, w tym czasie,  z tym zatartym łożyskiem?  Zapewne należy je jak najszybciej wymienić. Jednak są firmy (np. Toyota - zapewne z uwagi na efekt skali) i są przypadki (np. awarie samolotów - zapewne z uwagi na wymogi bezpieczeństwa) gdzie problem zatrzymuje proces. Jednak tego aspektu nie będziemy tu omawiali, ponieważ wykracza on poza standardową praktykę przedsiębiorstw.

Przedstawione narzędzie 5Why nie jest jednym z wielu możliwych do zastosowania w zakresie diagnozowania przyczyny problemu. Są jeszcze inne. Mniej doświadczonym, proponuję zacząć od metody 5Why i mało przejmować się tym, że nasze pierwsze próby mogą okazać się dalekie od doskonałości. Efekty przyjdą z czasem, a metoda omijania problemów i tak przegrywa konfrontację z próbami ich rozwiązywania.

Dlaczego zdawałoby się dobry pomysł upadł i co z tym ma wspólnego cykl Deminga?

Instrukcje księgowego
Instrukcje księgowego – książka z aktualizacjami w serwisie online

Zawiera zestaw 96 aktualnych instrukcji objaśniających wybrane procedury podatkowe, księgowe, kadrowe oraz z dziedziny prawa cywilnego i gospodarczego. Instrukcje w serwisie są powiązane z kalkulatorami, formularzami, wskaźnikami, materiałami wideo i aktami prawnymi.

Teraz 17% taniej!
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Inwestujesz w apartamenty hotelowe? 10 kwestii, na które warto zwrócić uwagę
    Branża hotelarska w Polsce może cieszyć się powrotem do dobrej formy, rośnie liczba gości i organizowanych imprez. Na znaczeniu rośnie też rynek condo i aparthoteli. Inwestycja w apartamenty hotelowe, którymi zarządza wiarygodny i solidny partner, może być bardzo korzystną formą ulokowania kapitału. Jest jednak jeden kluczowy warunek — musimy to zrobić z głową, solidnie sprawdzając rzetelność ofert i stojących za nimi firm.
    Sierpniowe ceny mieszkań w dół [Raport]
    Ceny mieszkań spadają. Z raportu Expandera i Rentier.io wynika, że w ciągu ostatnich 3 miesięcy mieszkania staniały w 13 z 17 badanych miast. W tym okresie najmocniejsze przeceny miały miejsce w Częstochowie (-9%), Sosnowcu (-8%) i Bydgoszczy (-5%).
    Handel idzie w lokalność
    W mniejszych miejscowościach rosną parki handlowe, w dużych miastach powierzchni pod handel dostarczają obiekty wielofunkcyjne i nowe osiedla mieszkaniowe
    Uprawnienia straży miejskiej 2022
    Uprawnienia straży miejskiej 2022, czyli kiedy strażnik miejski może zatrzymać pojazd do kontroli, a kiedy pieszego. Czy straż miejska może legitymować?
    Kiedy stawia się ekrany akustyczne?
    Kiedy stawia się ekrany akustyczne? Obowiązek ich stawiania jest bardzo precyzyjnie regulowany przez przepisy. Dziś przypomnimy główne zasady.
    Czy straż miejska może zatrzymać pieszego?
    Czy straż miejska może zatrzymać pieszego? To pytanie o tyle zasadnicze, że uprawnienia tej formacji są naprawdę mocno ograniczone. Sprawdźmy.
    Dofinansowanie zakupu samochodu dla osoby niepełnosprawnej
    Dofinansowanie zakupu samochodu dla osoby niepełnosprawnej? Tak, taki właśnie program został zatwierdzony przez radę nadzorczą PFRON.
    Jak oznaczać posty sponsorowane w Internecie?
    Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów przygotował rekomendacje dotyczące oznaczania treści reklamowanych przez influencerów w mediach społecznościowych. Przedstawił w nich podstawy prawne, przykłady współpracy, sposoby oznaczania materiałów sponsorowanych, a także konsekwencje prawne. Jeśli publikujesz tego rodzaju treści zapoznaj się z rekomendacją.
    Zakaz korzystania z telefonu na przejściu dla pieszych w praktyce
    Zakaz korzystania z telefonu na przejściu dla pieszych? Co oznacza? Zobaczmy o czym w praktyce mówi art. 14 pkt 8 Prawa o ruchu drogowym.
    Nowe baterie do samochodów elektrycznych. 80 proc. w 12 minut
    Nowe baterie do samochodów elektrycznych. Castrol i Sprint Power mają pomysł. Pracują nad akumulatorem, który można ładować z mocą 800 kW!
    Oprocentowanie lokat w 2022 roku
    Nominalne oprocentowanie lokat jest obecnie dużo wyższe niż jeszcze na początku roku. Eksperci portalu RynekPierwotny.pl sprawdzili, czy to wystarczyło, aby przyciągnąć oszczędności Polaków.
    Co to jest RegTech i jaką rolę odgrywa w biznesie?
    Co to jest RegTech i jaką rolę odgrywa w biznesie? Na czym polegają usługi RegTech? Jak działają firmy RegTech? Wyjaśnia Robert Błaszczyk, dyrektor departamentu klienta strategicznego w Cinkciarz.pl.
    Jak zabezpieczyć budynek przed ulatnianiem się tlenku węgla, czyli czadu? Obowiązki zarządcy
    Najczęstszymi przyczynami zatrucia tlenkiem węgla, czyli czadem oraz wybuchów gazu i pożarów są: brak szczelności i sprawności urządzeń spalających paliwa, instalacji kominowych i gazowych oraz brak drożności i właściwego ciągu przewodów wentylacyjnych.
    Drewno opałowe: Lasy Państwowe sprzedają więcej ale zasoby są ograniczone
    Do końca sierpnia br. Lasy Państwowe sprzedały 545 tys. m sześc. tzw. gałęziówki; to o 46 proc. więcej niż w 2021 r. - poinformowały PAP Lasy Państwowe. Dodano, że o ponad 40 proc. wzrosła też sprzedaż grubszego drewna opałowego.
    Branża eventowa – odbudowa po pandemii
    Klienci biznesowi coraz częściej szukają wydarzeń nie tylko dla firmy, ale też dla odbudowy motywacji i więzi wśród pracowników po pandemii. Wyzwań jest więcej – technologia i ekologia stawiają operatorom coraz wyższe wymagania.
    Czy robotyzacja sprawdzi się w każdej firmie? Kto może skorzystać z najnowszych technologii?
    Myśląc o robotach, wiele osób wciąż wyobraża sobie zaawansowaną maszynę wykonującą zlecone jej prace. Tymczasem roboty to także oprogramowania, które doskonale sprawdzają się w pracy biurowej. Nie zajmują przestrzeni, nie wymagają dodatkowego sprzętu ani wykwalifikowanego personelu.
    Nowa definicja skrzyżowania. Uwaga na mandaty!
    Nowa definicja skrzyżowania obowiązuje od 21 września 2022 roku. I choć zmiana miała być kosmetyczna, może oznaczać dla kierowców mandat.
    125 tys. Yarisów Cross w Europie. Kupujemy głównie hybrydy
    125 tys. Yarisów Cross w Europie, czyli miejski crossover bije rekordy popularności. 94 proc. pojazdów opuszcza salon z silnikiem hybrydowym.
    Wysokie rachunki, wzrost cen. Piekarze przerażeni obecną sytuacją
    Północna Izba Gospodarcza apeluje o natychmiastowe przyjęcie programu wsparcia dla rzemieślniczych piekarni oraz dla piekarzy prowadzących wypiek tradycyjnymi metodami.
    Hakerzy coraz lepsi, koszty ponoszą konsumenci
    Zaniedbania w cyberbezpieczeństwie słono kosztują. Firmy tracą średnio ponad 4 mln dolarów rocznie z powodu ataków hakerów, wynika z najnowszego raportu IBM Security. Kto za to płaci? Na pewno nie korporacje – aż 6 na 10 ankietowanych firm przyznaje, że kosztami obarcza swoich klientów.
    Handel hurtowy w sierpniu 2022 i nowe zamówienia w przemyśle
    Handel hurtowy w sierpniu 2022, zgodnie z danymi GUS, zanotował wyraźne wzrosty – zarówno w ujęciu miesięcznym jak i rocznym. Rośnie również dynamika nowych zamówień w przemyśle oraz zamówień eksportowych. Daje to nadzieję, że wbrew niektórym pesymistycznym prognozom polskie firmy nie będą aż tak bardzo spowalniać aktywności w najbliższych miesiącach.
    Ciężkie czasy branży sadowniczej. Brak pracowników i rynków zbytu
    Dramatycznie brakuje ludzi do zrywania jabłek, część zbiorów prawdopodobnie pozostanie w sadach - poinformował prezes Związku Sadowników RP Mirosław Maliszewski. "W sadownictwie jest mnóstwo problemów, najważniejsze to braki siły roboczej, koszty energii i brak rynków zbytu w związku z wojną”.
    Samochody elektryczne sposobem na kryzys energetyczny
    Samochody elektryczne. W związku z rosnącymi stawkami za prąd i brakami w dostawach gazu oraz węgla coraz więcej mówi się o kryzysie energetycznym. Jak wskazują eksperci, sposobem na niedobory prądu mogą być samochody elektryczne. Każdy z nich to potencjalny bank energii dla budynków i odciążenie dla sieci. Czy kierowcy zostaną prosumentami tak jak właściciele fotowoltaiki?
    Konfederacja Lewiatan: bezrobocie przynajmniej do końca roku będzie na niskim poziomie
    Wszystko wskazuje na to, że bezrobocie jeszcze przynajmniej do końca roku utrzyma się na niskim poziomie – podano w piątkowym komentarzu Konfederacji Lewiatan do danych GUS.
    Ile można jeździć bez przeglądu technicznego?
    Ile można jeździć bez przeglądu technicznego? Oto pytanie, które postawiliśmy przed dzisiejszym materiałem. Odpowiedź jest prosta.