REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Wewnętrzny System Windykacji Należności – podstawy budowy systemu w firmie

Jerzy Fiuk
Doradca ekonomiczny
Dobrze zorganizowany i funkcjonujący WSWN zbudowany jest na trzech poziomach.
Dobrze zorganizowany i funkcjonujący WSWN zbudowany jest na trzech poziomach.

REKLAMA

REKLAMA

Zacznę od stwierdzenia, że każda firma, bez wyjątku, ma swój Wewnętrzny System Windykacji Należności (WSWN). Decydujemy o przyznawaniu odroczonego terminu płatności, o długości tego terminu, wysyłaniu upomnień, kierowaniu spraw do sądu o niezapłacone kwoty itp. Problem więc nie w tym czy taki system jest, ale w tym, czy jest zbudowany poprawnie i czy działa dostatecznie sprawnie.

Dobrze zorganizowany i funkcjonujący WSWN zbudowany jest na trzech stopniach. Każdy z nich zawiera, minimum, składniki opisane niżej i żaden poziom nie jest pomijany. Nie znam przypadku pogłębiana się problemów z płynnością finansową w firmie dysponującej podobnym modelem. Wydaje się, że sam model to wyklucza. Oczywiście nic nie uchroni finansów firmy przed "nieoczekiwanym" - bankructwo strategicznego partnera, wypowiedzenie głównej umowy kontraktowej, defraudacja środków - jednak WSWN może przyczyniać się do wcześniejszego wykrywania nawet takich sytuacji.

REKLAMA

1. Pierwszy stopień: Wskaźniki ekonomiczne, ich obserwacja i analiza.

REKLAMA

Jest spora grupa wskaźników ekonomicznych, których obserwowanie może okazać się zasadne z punktu widzenia wykrywania zagrożeń z zakresu pogorszenia się czy utraty płynności finansowej firmy. Z mojej praktyki wynika, że do grupy najbardziej istotnych wskaźników można zaliczyć pięć podanych niżej. Warto podkreślić, że efektywne wykorzystanie tych miar wymaga:
- wyliczania wszystkich z podanych wskaźników;
- czynienia ich periodycznie (najlepiej w okresach miesięcznych);
- obserwowania wzajemnych relacji pomiędzy wskaźnikami;
- obserwowania wskaźników w okresach czasu, aby zaobserwować rysujące się trendy (stosować wykresy).

Do tej grupy wskaźników zaliczam1:
1. Wskaźnik szybki płynności finansowej.
2. Wskaźnik pokrycia należności zobowiązaniami.
3. Wskaźnik zdolności do realizowania należności.
4. Wskaźnik zdolności własnej do realizowania zobowiązań.
5. Wskaźnik zdolności do spłaty długów.

Przeczytaj również: Dotacje również dla firm budowlanych!

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Aby dokonać stosownych wyliczeń wystarczy, w odpowiedni sposób, zestawić wartości, dosłownie kilku, podstawowych, liczb, właściwych na dany dzień, którymi dysponuje służba księgowa każdej firmy.
1. Kwota należności (potrzebna do wyliczeń wskaźników 1,2,3).
2. Kwota zobowiązań (1,2,4).
3. Suma gotówki w kasie i na rachunkach bankowych (1).
4. Suma kredytów obrotowych (1).
5. Wartość sprzedaży (3).
6. Wartość zakupów (4).
7. Suma kapitałów obcych (5).
8. Suma aktywów (5).

Polecamy serwis Umowy w firmie

2. Drugi stopień: Organizacja wewnętrznego systemu spływu należności. 

REKLAMA

A) Informacja o kliencie.
Powinniśmy mieć pełną świadomość, że sprzedając towar klientowi z odroczonym terminem płatności, to tak, jak byśmy mu dawali do ręki nasze pieniądze w wysokości wartości zakupu, którego dokonał. Powinniśmy też uświadomić to naszemu klientowi (często on tak tego nie odbiera), wtedy łatwiej będzie nam wyegzekwować informacje o jego kondycji i statusie prawnym - wszak powinniśmy wiedzieć, komu powierzamy pieniądze i czy w ogóle powinniśmy mu je powierzyć. Walka konkurencyjna o klienta występuje zawsze, nie może być więc czynnikiem usprawiedliwiającym zaniechania w tym zakresie. Musimy sobie powiedzieć wyraźnie - my uprawiamy handel, nie „rozdawiennictwo”. Klientom pytającym, dlaczego stosowane są właśnie takie procedury, chyba lepiej powiedzieć, że: „taki mamy system”, niż wdawać się w szczegółowe wyjaśnienia.

B) Ustalenie reguł kredytowania.
Określenie, sztywnych, jasnych reguł udzielania i, co ważne, cofania kredytu kupieckiego lub jego części, to element takiego systemu, który ułatwi nam negocjacje handlowe. To samo dotyczy przywilejów rabatowych. Reguły te muszą być podane do wiadomości kupujących. Zawsze, w trudnych sytuacjach negocjacyjnych będziemy mogli "schować się " za naszym regulaminem postępowania. Pozwoli to nam też na czynienie dobrych gestów wobec klienta w chwili, kiedy zrobimy dla niego ustępstwo (zastrzegając wszak, że jak coś będzie „nie tak”, to będziemy musieli wrócić do sztywnych reguł kredytowania i rabatowania klientów zawartych w wytycznych). Czytelne zasady dają też komfort naszym pracownikom, którzy mają jasno określone, „czego się mają trzymać".

Dowiedz się Jak kara grozi firmie za nielegalne zatrudnianie?

C) Ustalenie, kto i dlaczego on zajmuje się kontrolą spływu należności.
Jest bardzo korzystne dla firmy, jeśli kontrolą spływu należności zajmuje się konkretna osoba lub grupa osób. Przyczyn jest kilka:
- osoba taka, wiedząc o swoich obowiązkach, czuje się odpowiedzialna za ich poprawne wykonywanie, łatwiej też wtedy kontrolować działanie i sprawność WSWN;
- osobę taką łatwiej szkolić i ona sama nabywa stosowne doświadczenie zawodowe;
- istnieje możliwość nawiązania osobistych relacji z ludźmi z firm naszych klientów, a tym samym uzyskiwania dostępu do informacji i być może, preferencji w kolejce "do kasy".

D) Trening i szkolenie widykatorów wewnętrznych.
Paradoks: jest regułą, że wysyłamy naszych sprzedawców na różnego rodzaje szkolenia i kursy doszkalające, nie tylko z wiedzy o produkcie, ale też kursy z wiedzy o technikach handlowych. Natomiast windykowanie należności zostawiamy ludziom często przypadkowym, a prawie zawsze bez odpowiedniego przygotowania. Nie znam racjonalnego wytłumaczenia dla takiego stanu rzeczy, jednak tak często jest.
Uważam, że każda osoba zajmująca się w firmie windykacją należności, powinna być przeszkolona z zakresu metodyki pacy w tej specjalności. Inaczej efektywność pracy takiego pracownika, jest znacznie poniżej potencjalnych możliwości (przepłacamy wynagrodzenie).

Zapoznaj się z serwisem Windykacja

E) Wypracowanie i wdrożenie procedur postępowania.
O potrzebie i przyczynach stasowania procedur pisano już wyżej i wydaje się, że nie ma potrzeby dodatkowego uzasadniania ważkości tego zagadnienia dla powodzenia skutecznej windykacji. Wymieńmy więc tylko obszary, które powinny być poddane jasnym regułom postępowania.
- kiedy i przez kogo kontrola stanów należności;
- kto kontroluje należności;
- kiedy dzwonimy, kiedy piszemy, kiedy wprowadzamy ograniczenia w wydawaniu towaru;
- kiedy kontakt z naszym radcą prawnym;
- kiedy przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej;
- ile firm windykacyjnych ma obsługiwać nasza firmę?

Polecamy serwis Samochód w firmie

3. Trzeci stopień: Przekazanie sprawy do specjalistycznej firmy windykacyjnej.

Wszczęcie postępowania sądowego czy przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej, to ostateczność. W praktyce należy tego unikać (po to jest WSWN), bo oznacza to zerwanie więzów handlowych i tracimy klienta. Z całą pewnością jednak jest to korzystniejsze niż strata pieniędzy. Dbajmy, aby do takich sytuacji nie dochodziło. Dobrze funkcjonujący, własny, WSWN może nam w tym pomóc, choć nie ma czego ukrywać, z całą pewnością, nie da on pełnego bezpieczeństwa. To zapewnić może tylko sprzedaż za gotówkę, albo ubezpieczanie transakcji, a to, bardzo często, nie jest możliwe praktycznie i pozostaje tylko w sferze rozwiązań teoretycznych, całkowicie pozbawionych możliwości realizacji.

1Formuły liczenia wskaźników, zostały omówione we wcześniejszych artykułach publikowanych w „biznes.wieszjak”.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    Co to jest działalność badawczo-rozwojowa? W teorii i praktyce

    Działalność badawczo-rozwojową definiuje m.in. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. oraz Podręcznik Frascati. Zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa to twórcza praca podejmowana w sposób celowy i systematyczny, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz tworzenie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy. Działalność B+R zawsze ukierunkowana jest na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach lub hipotezach. Nie ma pewności co do ostatecznego wyniku, ale jest ona planowana i budżetowana, a jej celem jest osiągnięcie wyników, które mogłyby być swobodnie przenoszone lub sprzedawane na rynku. Co to oznacza w praktyce? 

    REKLAMA

    Każdy projekt finansowany z UE musi uwzględniać zasady horyzontalne. O jakie zasady chodzi?

    Polityka horyzontalna Unii Europejskiej, która powinna być uwzględniona w każdym projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to równe szanse i niedyskryminacja, równość kobiet i mężczyzn, zrównoważony rozwój oraz zasada „nie czyń poważnych szkód”. Ponadto, beneficjenci są zobligowani do przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE oraz spełnienia horyzontalnego warunku podstawowego w zakresie wdrażania postanowień Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych.

    Polskie bizneswoman systematycznie przejmują kierowanie firmami z branży hotelarskiej i gastronomicznej

    Już prawie co czwarta firma działająca w branży HoReCa – hotele, restauracje, catering, ma szefową a nie szefa. W firmach mających jednego właściciela ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 48 procent. Biznesy zarządzane przez kobiety z tej branży należą do prowadzonych najlepiej.

    Dlaczego opłaca się ponownie wykorzystywać, odnawiać lub odsprzedawać stare urządzenia elektroniczne?

    Współczesny rynek elektroniki użytkowej opiera się głównie na handlu nowym sprzętem w sieciach sprzedaży stacjonarnej i na platformach online. Ostatnio dużym zainteresowaniem cieszy się również recommerce (reverse commerce), czyli sprzedaż zakupionych produktów w celu ich ponownego wykorzystania, odnowienia, poddania recyklingowi lub odsprzedaży. Jakie zalety ma handel zwrotny? Komu i czemu służy? Czy ma szansę dalej się rozwijać? 

    Polskie firmy co roku wyrzucają do kosza miliony złotych! Recykling oprogramowania jest możliwy

    W zasobach wielu firm i instytucji publicznych zalegają niekiedy nawet setki sztuk niewykorzystywanych licencji wieczystych na oprogramowanie wartych dziesiątki, a czasem i setki tysięcy złotych. Nieliczne podmioty decydują się na ich odsprzedaż – a szkoda, bo to przedsięwzięcie nie tylko zgodne z prawem, ale i mogące stanowić jeden z elementów optymalizacji kosztowej działalności każdej organizacji.

    REKLAMA

    Będą przepisy regulujące zasady wykonywania działalności kosmicznej

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii przygotowało projekt ustawy o działalności kosmicznej. Nowa ustawa będzie regulowała m.in. zasady wykonywania działalności kosmicznej, jak również warunki i tryb wydawania zezwolenia na prowadzenie działalności kosmicznej. Działalność kosmiczna będzie mogła być wykonywana wyłącznie po uzyskaniu zezwolenia udzielanego przez Prezesa Polskiej Agencji Kosmicznej (PAK).

    PIT kasowy coraz bliżej. Rząd chce w II kw. przyjąć projekt ustawy. Ale nie wszyscy przedsiębiorcy będą mogli wybrać PIT kasowy

    Kasowy PIT będą mogli wybrać przedsiębiorcy wykonujący działalność wyłącznie indywidualnie, jeżeli ich przychody z tej działalności w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły kwoty 500 tys. zł oraz przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej. Kasowego PIT nie będą mogli wybrać przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi rachunkowe.

    REKLAMA