Wewnętrzny System Windykacji Należności – podstawy budowy systemu w firmie

Dobrze zorganizowany i funkcjonujący WSWN zbudowany jest na trzech stopniach. Każdy z nich zawiera, minimum, składniki opisane niżej i żaden poziom nie jest pomijany. Nie znam przypadku pogłębiana się problemów z płynnością finansową w firmie dysponującej podobnym modelem. Wydaje się, że sam model to wyklucza. Oczywiście nic nie uchroni finansów firmy przed "nieoczekiwanym" - bankructwo strategicznego partnera, wypowiedzenie głównej umowy kontraktowej, defraudacja środków - jednak WSWN może przyczyniać się do wcześniejszego wykrywania nawet takich sytuacji.

1. Pierwszy stopień: Wskaźniki ekonomiczne, ich obserwacja i analiza.

Jest spora grupa wskaźników ekonomicznych, których obserwowanie może okazać się zasadne z punktu widzenia wykrywania zagrożeń z zakresu pogorszenia się czy utraty płynności finansowej firmy. Z mojej praktyki wynika, że do grupy najbardziej istotnych wskaźników można zaliczyć pięć podanych niżej. Warto podkreślić, że efektywne wykorzystanie tych miar wymaga:
- wyliczania wszystkich z podanych wskaźników;
- czynienia ich periodycznie (najlepiej w okresach miesięcznych);
- obserwowania wzajemnych relacji pomiędzy wskaźnikami;
- obserwowania wskaźników w okresach czasu, aby zaobserwować rysujące się trendy (stosować wykresy).

Do tej grupy wskaźników zaliczam¹:
1. Wskaźnik szybki płynności finansowej.
2. Wskaźnik pokrycia należności zobowiązaniami.
3. Wskaźnik zdolności do realizowania należności.
4. Wskaźnik zdolności własnej do realizowania zobowiązań.
5. Wskaźnik zdolności do spłaty długów.

Przeczytaj również: Dotacje również dla firm budowlanych!

Aby dokonać stosownych wyliczeń wystarczy, w odpowiedni sposób, zestawić wartości, dosłownie kilku, podstawowych, liczb, właściwych na dany dzień, którymi dysponuje służba księgowa każdej firmy.
1. Kwota należności (potrzebna do wyliczeń wskaźników 1,2,3).
2. Kwota zobowiązań (1,2,4).
3. Suma gotówki w kasie i na rachunkach bankowych (1).
4. Suma kredytów obrotowych (1).
5. Wartość sprzedaży (3).
6. Wartość zakupów (4).
7. Suma kapitałów obcych (5).
8. Suma aktywów (5).

Polecamy serwis Umowy w firmie

2. Drugi stopień: Organizacja wewnętrznego systemu spływu należności. 

A) Informacja o kliencie.
Powinniśmy mieć pełną świadomość, że sprzedając towar klientowi z odroczonym terminem płatności, to tak, jak byśmy mu dawali do ręki nasze pieniądze w wysokości wartości zakupu, którego dokonał. Powinniśmy też uświadomić to naszemu klientowi (często on tak tego nie odbiera), wtedy łatwiej będzie nam wyegzekwować informacje o jego kondycji i statusie prawnym - wszak powinniśmy wiedzieć, komu powierzamy pieniądze i czy w ogóle powinniśmy mu je powierzyć. Walka konkurencyjna o klienta występuje zawsze, nie może być więc czynnikiem usprawiedliwiającym zaniechania w tym zakresie. Musimy sobie powiedzieć wyraźnie - my uprawiamy handel, nie „rozdawiennictwo”. Klientom pytającym, dlaczego stosowane są właśnie takie procedury, chyba lepiej powiedzieć, że: „taki mamy system”, niż wdawać się w szczegółowe wyjaśnienia.

B) Ustalenie reguł kredytowania.
Określenie, sztywnych, jasnych reguł udzielania i, co ważne, cofania kredytu kupieckiego lub jego części, to element takiego systemu, który ułatwi nam negocjacje handlowe. To samo dotyczy przywilejów rabatowych. Reguły te muszą być podane do wiadomości kupujących. Zawsze, w trudnych sytuacjach negocjacyjnych będziemy mogli "schować się " za naszym regulaminem postępowania. Pozwoli to nam też na czynienie dobrych gestów wobec klienta w chwili, kiedy zrobimy dla niego ustępstwo (zastrzegając wszak, że jak coś będzie „nie tak”, to będziemy musieli wrócić do sztywnych reguł kredytowania i rabatowania klientów zawartych w wytycznych). Czytelne zasady dają też komfort naszym pracownikom, którzy mają jasno określone, „czego się mają trzymać".

Dowiedz się Jak kara grozi firmie za nielegalne zatrudnianie?

C) Ustalenie, kto i dlaczego on zajmuje się kontrolą spływu należności.
Jest bardzo korzystne dla firmy, jeśli kontrolą spływu należności zajmuje się konkretna osoba lub grupa osób. Przyczyn jest kilka:
- osoba taka, wiedząc o swoich obowiązkach, czuje się odpowiedzialna za ich poprawne wykonywanie, łatwiej też wtedy kontrolować działanie i sprawność WSWN;
- osobę taką łatwiej szkolić i ona sama nabywa stosowne doświadczenie zawodowe;
- istnieje możliwość nawiązania osobistych relacji z ludźmi z firm naszych klientów, a tym samym uzyskiwania dostępu do informacji i być może, preferencji w kolejce "do kasy".

D) Trening i szkolenie widykatorów wewnętrznych.
Paradoks: jest regułą, że wysyłamy naszych sprzedawców na różnego rodzaje szkolenia i kursy doszkalające, nie tylko z wiedzy o produkcie, ale też kursy z wiedzy o technikach handlowych. Natomiast windykowanie należności zostawiamy ludziom często przypadkowym, a prawie zawsze bez odpowiedniego przygotowania. Nie znam racjonalnego wytłumaczenia dla takiego stanu rzeczy, jednak tak często jest.
Uważam, że każda osoba zajmująca się w firmie windykacją należności, powinna być przeszkolona z zakresu metodyki pacy w tej specjalności. Inaczej efektywność pracy takiego pracownika, jest znacznie poniżej potencjalnych możliwości (przepłacamy wynagrodzenie).

Zapoznaj się z serwisem Windykacja

E) Wypracowanie i wdrożenie procedur postępowania.
O potrzebie i przyczynach stasowania procedur pisano już wyżej i wydaje się, że nie ma potrzeby dodatkowego uzasadniania ważkości tego zagadnienia dla powodzenia skutecznej windykacji. Wymieńmy więc tylko obszary, które powinny być poddane jasnym regułom postępowania.
- kiedy i przez kogo kontrola stanów należności;
- kto kontroluje należności;
- kiedy dzwonimy, kiedy piszemy, kiedy wprowadzamy ograniczenia w wydawaniu towaru;
- kiedy kontakt z naszym radcą prawnym;
- kiedy przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej;
- ile firm windykacyjnych ma obsługiwać nasza firmę?

Polecamy serwis Samochód w firmie

3. Trzeci stopień: Przekazanie sprawy do specjalistycznej firmy windykacyjnej.

Wszczęcie postępowania sądowego czy przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej, to ostateczność. W praktyce należy tego unikać (po to jest WSWN), bo oznacza to zerwanie więzów handlowych i tracimy klienta. Z całą pewnością jednak jest to korzystniejsze niż strata pieniędzy. Dbajmy, aby do takich sytuacji nie dochodziło. Dobrze funkcjonujący, własny, WSWN może nam w tym pomóc, choć nie ma czego ukrywać, z całą pewnością, nie da on pełnego bezpieczeństwa. To zapewnić może tylko sprzedaż za gotówkę, albo ubezpieczanie transakcji, a to, bardzo często, nie jest możliwe praktycznie i pozostaje tylko w sferze rozwiązań teoretycznych, całkowicie pozbawionych możliwości realizacji.

¹Formuły liczenia wskaźników, zostały omówione we wcześniejszych artykułach publikowanych w „biznes.wieszjak”.