REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak wybrać system finansowo-księgowy?

Subskrybuj nas na Youtube
Jak wybrać system finansowo-księgowy?
Jak wybrać system finansowo-księgowy?
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wybór systemu finansowo-księgowego jest istotny, ponieważ dotyczy bardzo ważnej sfery prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli w księgach coś się nie zgadza może się to wiązać ze sporymi kosztami inwestycyjnymi (pieniądze, czas przeznaczony na opanowanie poruszania się po systemie).

Po pierwsze – bezpieczeństwo

Dane księgowe zawarte w systemach informatycznych są narażone na niebezpieczeństwo zniszczenia lub utraty, spowodowane dostępem do nich osób niepowołanych, oraz na zagrożenia związane z wirusami komputerowymi wprowadzanymi poprzez urządzenia zewnętrzne lub sieć internetową. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu (art. 23 ust. 1).

REKLAMA

Biorąc pod uwagę niebezpieczeństwo utraty lub zniekształcenia danych, które może w znacznym stopniu wpłynąć na rzetelność zawartych w księgach rachunkowych informacji, prawo przewiduje, że ochrona danych powinna polegać:

  • na stosowaniu nośników danych odpornych na zagrożenia;
  • na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej;
  • na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych;
  • na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości przez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 2).

Po drugie – rzetelność

Program finansowo-księgowy musi posiadać procedury, które gwarantują sprawdzalność ksiąg rachunkowych, czyli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. W szczególności:

  • udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
  • zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
  • w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
  • zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych (art. 24, ust. 4).

Przeczytaj również: Jak wybrać biuro rachunkowe

Po trzecie – ciągłość zapisu i jego obligatoryjne elementy

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien mieć automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (art. 14, ust. 4).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pojedynczy zapis księgowy w systemie powinien zawierać co najmniej:

  • datę dokonania operacji gospodarczej;
  • określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego będącego podstawą zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
  • zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
  • kwotę i datę zapisu;
  • oznaczenie kont, których dotyczy (art. 23, ust. 2).

Po czwarte – dokumentacja systemowa

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera jednostka jest zobowiązana do posiadania w ramach dokumentacji systemowej:

  • wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
  • opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (art. 10, ust. 1, pkt 3).

Jednostka nabywająca oprogramowanie powinna wymagać od producenta dostarczenia wraz z programem dokumentacji technicznej systemu, zawierającej wymienione w ustawie elementy. To jednak na użytkowniku programu spoczywa ustawowy obowiązek posiadania takiej dokumentacji, toteż w przypadku istotnych braków jednostka powinna domagać się od dostawcy jej uzupełnienia.

Polecamy serwis Zakładam firmę

Po piąte – reputacja producenta

REKLAMA

Fachową obsługę podczas wdrożenia i eksploatacji może zapewnić oferent, którego głównym obszarem działalności jest sprzedaż określonego programu. Dobrze, gdy firma ta ma renomę, doświadczenie w branży i udostępni listę referencyjną, dzięki której zasięgniemy opinii o niej i jej produktach od dotychczasowych użytkowników. Umożliwi to nam sprawdzenie wiarygodności producenta i skonfrontowanie z rzeczywistością zapewnień oferenta o bezawaryjności jego oprogramowania. Zanim zdecydujemy się na zakup programu, powinniśmy także zasięgnąć opinii użytkowników na temat zakresu i jakości wdrożenia, szybkości obsługi serwisowej oraz rzeczywistych kosztów eksploatacji systemu.

Do efektywnego wykorzystania funkcji dostępnych w programie niezbędne jest profesjonalne wdrożenie oraz dostarczenie kompletnej dokumentacji systemowej, zawierającej instrukcję obsługi programu. Kadra przeprowadzająca szkolenie powinna mieć interdyscyplinarną wiedzę w zakresie zarówno informatyki, jak i rachunkowości. Pokaz programu, polegający na instruktażu obsługi, jest istotnym elementem wdrożenia, które na tym jednak nie powinno się zakończyć. Ważne jest również wskazanie przez osobę przeprowadzającą wdrożenie możliwości wykorzystania funkcji systemowych w konkretnym przedsiębiorstwie oraz praktycznych sposobów wprowadzenia usprawnień.

W związku z częstymi zmianami w polskim prawie konieczne jest wprowadzanie do programu poprawek. Ważnym kryterium może być w związku z tym zapewnienie dostarczania przez oferenta nowych, poprawionych wersji systemu, tzw. upgrade'ów, przy czym nabycie ich nie powinno być związane z uiszczaniem opłaty za cały program – powinno się płacić tylko część ceny.

Artykuł pochodzi z książki „Rachunkowość finansowa i podatkowa. Nowe wydanie 2010” Teresy Cebrowskiej (red. nauk.) (Wydawnictwo C.H. Beck, 2010). Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Upały w pracy – od 2027 roku nowe przepisy. Co musisz wiedzieć już dziś?

Rząd zapowiada zmiany w przepisach BHP. Od 1 stycznia 2027 r. pracodawcy będą musieli przestrzegać nowych zasad dotyczących pracy w wysokich temperaturach. Zanim jednak wejdą one w życie, już teraz warto znać swoje prawa.

Fiskus na tropie! Jak działa kontrola? [Gość Infor.pl]

Podatnik pod lupą fiskusa – co warto wiedzieć o kontrolach skarbowych w Polsce Kontrola skarbowa – hasło, które budzi dreszcze u większości przedsiębiorców. Choć nikt nie chce być sprawdzany przez fiskusa, w praktyce takie sytuacje są coraz częstsze i nierzadko trudne do uniknięcia.

Relaks nie jest dla słabych. Dlaczego liderom tak trudno jest odpoczywać?

Wyobraź sobie, że siedzisz z kubkiem ulubionej herbaty, czujesz bryzę morską, przymykasz oczy, czując promienie słońca na twarzy i… nie masz wyrzutów sumienia. W twojej głowie nie pędzi pendolino tematów, kamieni milowych i zadań, które czekają w kolejce do pilnej realizacji, telefon służbowy milczy. Brzmi jak science fiction? W świecie liderów odpoczynek to często temat tabu, a relaks – luksus, na który prawdziwy przywódca nie może sobie pozwolić. Uważam, że to już najwyższy czas, abyśmy przestali się oszukiwać i zaczęli zadawać niewygodne pytania dotyczące relaksu – przede wszystkim sobie - powiedziała Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR Dorota Dublanka.

Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

REKLAMA

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

REKLAMA

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

REKLAMA