Jak wybrać system finansowo-księgowy?

Po pierwsze – bezpieczeństwo

Dane księgowe zawarte w systemach informatycznych są narażone na niebezpieczeństwo zniszczenia lub utraty, spowodowane dostępem do nich osób niepowołanych, oraz na zagrożenia związane z wirusami komputerowymi wprowadzanymi poprzez urządzenia zewnętrzne lub sieć internetową. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu (art. 23 ust. 1).

Biorąc pod uwagę niebezpieczeństwo utraty lub zniekształcenia danych, które może w znacznym stopniu wpłynąć na rzetelność zawartych w księgach rachunkowych informacji, prawo przewiduje, że ochrona danych powinna polegać:

• na stosowaniu nośników danych odpornych na zagrożenia;
• na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej;
• na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych;
• na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości przez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 2).

Po drugie – rzetelność

Program finansowo-księgowy musi posiadać procedury, które gwarantują sprawdzalność ksiąg rachunkowych, czyli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. W szczególności:

• udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
• zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
• w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
• zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych (art. 24, ust. 4).

Przeczytaj również: Jak wybrać biuro rachunkowe

Po trzecie – ciągłość zapisu i jego obligatoryjne elementy

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien mieć automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (art. 14, ust. 4).

Pojedynczy zapis księgowy w systemie powinien zawierać co najmniej:

• datę dokonania operacji gospodarczej;
• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego będącego podstawą zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
• zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
• kwotę i datę zapisu;
• oznaczenie kont, których dotyczy (art. 23, ust. 2).

Po czwarte – dokumentacja systemowa

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera jednostka jest zobowiązana do posiadania w ramach dokumentacji systemowej:

• wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
• opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (art. 10, ust. 1, pkt 3).

Jednostka nabywająca oprogramowanie powinna wymagać od producenta dostarczenia wraz z programem dokumentacji technicznej systemu, zawierającej wymienione w ustawie elementy. To jednak na użytkowniku programu spoczywa ustawowy obowiązek posiadania takiej dokumentacji, toteż w przypadku istotnych braków jednostka powinna domagać się od dostawcy jej uzupełnienia.

Polecamy serwis Zakładam firmę

Po piąte – reputacja producenta

Fachową obsługę podczas wdrożenia i eksploatacji może zapewnić oferent, którego głównym obszarem działalności jest sprzedaż określonego programu. Dobrze, gdy firma ta ma renomę, doświadczenie w branży i udostępni listę referencyjną, dzięki której zasięgniemy opinii o niej i jej produktach od dotychczasowych użytkowników. Umożliwi to nam sprawdzenie wiarygodności producenta i skonfrontowanie z rzeczywistością zapewnień oferenta o bezawaryjności jego oprogramowania. Zanim zdecydujemy się na zakup programu, powinniśmy także zasięgnąć opinii użytkowników na temat zakresu i jakości wdrożenia, szybkości obsługi serwisowej oraz rzeczywistych kosztów eksploatacji systemu.

Do efektywnego wykorzystania funkcji dostępnych w programie niezbędne jest profesjonalne wdrożenie oraz dostarczenie kompletnej dokumentacji systemowej, zawierającej instrukcję obsługi programu. Kadra przeprowadzająca szkolenie powinna mieć interdyscyplinarną wiedzę w zakresie zarówno informatyki, jak i rachunkowości. Pokaz programu, polegający na instruktażu obsługi, jest istotnym elementem wdrożenia, które na tym jednak nie powinno się zakończyć. Ważne jest również wskazanie przez osobę przeprowadzającą wdrożenie możliwości wykorzystania funkcji systemowych w konkretnym przedsiębiorstwie oraz praktycznych sposobów wprowadzenia usprawnień.

W związku z częstymi zmianami w polskim prawie konieczne jest wprowadzanie do programu poprawek. Ważnym kryterium może być w związku z tym zapewnienie dostarczania przez oferenta nowych, poprawionych wersji systemu, tzw. upgrade'ów, przy czym nabycie ich nie powinno być związane z uiszczaniem opłaty za cały program – powinno się płacić tylko część ceny.

Artykuł pochodzi z książki „Rachunkowość finansowa i podatkowa. Nowe wydanie 2010” Teresy Cebrowskiej (red. nauk.) (Wydawnictwo C.H. Beck, 2010). Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.