Najczęstsze błędy w deklaracjach INTRASTAT

1. Błędnie wypełniany nr zgłoszenia

W polu nr 1 "Okres sprawozdawczy" istnieje podział na cztery podpola:

a) Miesiąc - w podpolu tym wpisujemy dwucyfrowe oznaczenie miesiąca, np. styczeń - 01, marzec - 03, listopad - 11.

b) Rok - w podpolu tym wpisujemy dwucyfrowe oznaczenia roku sprawozdawczego, np. rok 2005 oznaczamy 05, 2006 - 06.

c) Nr zgłoszenia w okresie sprawozdawczym, w podpolu tym wpisujemy kolejny nr w danym miesiącu sprawozdawczym. Jeżeli złożona zostanie tylko 1 deklaracja za cały miesiąc, należy wpisać tam 1. Jeżeli jednak będą składane deklaracje częściowe w trakcie jednego miesiąca sprawozdawczego, to zgłoszenia te odpowiednio będą numerowane: 1, 2, 3.

d) Nr wersji zgłoszenia - w podpolu tym wpisujemy nr kolejnych wersji zgłoszenia w danym okresie sprawozdawczym np.: 1, 2, 3.

Podpole "Nr zgłoszenia w okresie sprawozdawczym" ściśle łączy się z podpolem "Nr wersji zgłoszenia". Jeżeli za dany okres sprawozdawczy zostanie dokonane jedno zgłoszenie INTRASTAT, wówczas nr zgłoszenia oznaczony zostanie jako 1 i nr wersji zgłoszenia jako 1.

Jeżeli za dany okres sprawozdawczy dokonane zostaną 3 częściowe zgłoszenia INTRASTAT, to odpowiednio ich numeracja będzie wyglądała:
- pierwsze zgłoszenie częściowe - nr zgłoszenia 1 wersja 1,
- drugie zgłoszenie częściowe - nr zgłoszenia 2 wersja 1,
- trzecie zgłoszenie częściowe - nr zgłoszenia 3 wersja 1.

Zobacz: Firma w kryzysie – restrukturyzacja zobowiązań

Nr wersji zgłoszenia zmieni się tylko wówczas, gdy nastąpi zamiana zgłoszenia INTRASTAT lub dokonana zostanie korekta, np.: do zgłoszenia częściowego INTRASTAT o nr zgłoszenia 2 wersja 1 została złożona korekta. Wówczas zgłoszenie korygujące będzie miało nr 2 (odwołanie się do nr pierwotnego zgłoszenia, którego korekta dotyczy) a nr wersji tego zgłoszenia będzie 2 (w pierwotnym zgłoszeniu 1).

Jeżeli okaże się, że do tego samego zgłoszenia należy złożyć drugą korektę, wówczas nr zgłoszenia korygującego będzie następujący: nr zgłoszenia 2 (odwołanie się do nr pierwotnego zgłoszenia, którego korekta dotyczy) a nr wersji 3.

Z powyższego przykładu wynika, iż złożenie korekty wiąże się wyłącznie ze zmianą nr wersji zgłoszenia (1 - nr wersji pierwotnej, 2 - nr wersji pierwszej korekty, 3 - nr wersji drugiej korekty dotyczącej).

2. Brak daty i podpisu w polu nr 21 " Wypełniający" na deklaracjach papierowych

Pole to składa się z 5 podpól: "Imię i nazwisko wypełniającego", "Telefon", "Fax", "E-mail", "Miejscowość, data, podpis". Aby zgłoszenie pisemne INTRASTAT było formalnie poprawne, należy wypełnić wszystkie podpola w polu nr 21. Obowiązek wypełniania tego pola wynika z przepisu zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2004r. w sprawie zgłoszeń INTRASTAT (Dz. U. Nr 89, poz. 846).