Rozpoczynamy własną działalność gospodarczą

Krok 1. Załóż własną firmę - CEIDG

Spółki (oprócz cywilnej) trzeba zarejestrować w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Więcej na temat procedur rejestracyjnych spółek w KRS w tekstach poświęconych poszczególnym rodzajom spółek wskazanych w Kroku 1 oraz w serwisie KRS .

Dotychczas nie było w Polsce rejestru skupiającego w jednym miejscu wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą (z wyłączeniem spółek prawa handlowego). Obecnie funkcjonujący system ewidencji tychże przedsiębiorców należy do gmin. To im właśnie państwo w ramach zadań zleconych przekazało kompetencje do prowadzenia Ewidencji Działalności Gospodarczej. Jak nietrudno sobie wyobrazić odnalezienie przedsiębiorcy bądź informacji jego dotyczących często przysparzało wiele trudności. Zmienia to CEIDG. Centralną ewidencję prowadzi w systemie teleinformatycznym minister właściwy do spraw gospodarki a do jej zadań należy:

• ewidencja przedsiębiorców będących osobami fizycznymi;
• udostępnianie informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w zakresie wskazanym w ustawie;
• umożliwienie wglądu do danych bezpłatnie udostępnianych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru sądowego;
• umożliwienie ustalenia terminu i zakresu zmian wpisów w CEIDG oraz wprowadzającego je organu.

Dostęp do tych wszystkich informacji jest możliwy za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej. Upraszczając dostęp do informacji ma każdy użytkownik Internetu. Za pośrednictwem tej platformy, przy zastosowaniu formularzy elektronicznych zamieszczonych na stronie internetowej CEIDG, składa się wnioski o wpis do CEIDG.

Zakres wpisu do CEIDG jest szeroki. Oto on: zakres wpisu do CEIDG

Polecamy: Jak założyć własną firmę?

W praktyce wygląda to następująco: osoba fizyczna składa wniosek o wpis do CEIDG za pośrednictwem formularza elektronicznego dostępnego na stornie internetowej CEIDG. System teleinformatyczny przesyła wnioskodawcy na wskazany adres poczty elektronicznej potwierdzenie złożenia wniosku. Ustawodawca przewidział jednak, że ta forma może okazać się z wielu powodów niedostępna dla potencjalnych przedsiębiorców i umożliwił złożenie wniosku do CEIDG w wybranym przez wnioskodawcę urzędzie gminy. Zastrzeżone jednak zostało, że ów wiosek winien być złożony na formularzu zgodnym z określonym wzorem. Wniosek może zostać złożony osobiście, bądź zostać wysłany listem poleconym. Organ gminy potwierdza tożsamość wnioskodawcy i potwierdza za pokwitowaniem jego przyjęcie. Następnie organ gminy przekształca wniosek na formę elektroniczną i przesyła go do CEIDG nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

Wpis do CEIDG jest dokonywany, jeżeli wniosek jest złożony przez osobę uprawnioną i jest poprawny. Wniosek niepoprawny to taki, który nie zawiera niezbędnych danych, a także dotyczący działalności nieobjętej przepisami ustawy, lub który złożony został przez osobę, wobec której orzeczono zakaz wykonywania określonej we wniosku działalności gospodarczej. Wniosek niepoprawny to także wniosek złożony przez osobę już wpisaną do CEIDG, lub nie podpisany.

Jeśli wniosek złożony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego jest niepoprawny, system teleinformatyczny CEIDG informuje niezwłocznie składającego o niepoprawności.

Jeśli natomiast wniosek składany w urzędzie gminy jest niepoprawny, wójt, burmistrz albo prezydent miasta niezwłocznie wzywa do skorygowania lub uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni roboczych pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania, wskazując jednocześnie uchybienia.

Strona służąca rejestracji własnej firmy przez Internet - CEIDG

Formularz CEIDG-1

Instrukcja wypełniania formularza CEIDG-1

Działalność, której nie trzeba wpisywać do CEIDG: Uprawy rolne Chów i hodowla zwierząt Ogrodnictwo Warzywnictwo Leśnictwo Rybactwo śródlądowe Wynajmowanie przez rolników pokoi i miejsc na ustawienie namiotów Sprzedaż posiłków domowych i świadczenie w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów.

Podejmowanie i wykonywanie niektórych rodzajów działalności gospodarczej jest możliwe dopiero po uzyskaniu koncesji, wpisu do rejestru działalności regulowanej, zezwolenia, licencji albo zgody. Czasem trzeba też wykazać się posiadaniem odpowiednich uprawnień zawodowych

Spółki (oprócz cywilnej) trzeba zarejestrować w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Więcej na temat procedur rejestracyjnych spółek w KRS w tekstach poświęconych poszczególnym rodzajom spółek wskazanych w Kroku 1 oraz w serwisie KRS .

Wyrób pieczątkę firmową

Na pewno w działalności gospodarczej przyda Ci się pieczątka firmowa. Niektóre urzędy nie wyobrażają sobie kierowanego do nich pisma bez pieczęci przedsiębiorcy, choć formalnie nie ma prawnego obowiązku posiadania pieczątki.

Najlepiej jeżeli pieczątka zawiera następujące dane:

- nazwa i adres siedziby firmy oraz numery telefonów;

- NIP (musisz uwidaczaniać swój NIP na podstawie art. 16 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej i art. 11 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników) ;

- REGON (pieczątka, jeżeli już jest, musi zawierać REGON na podstawie art. 43 ust. 3 ustawy o statystyce publicznej).

Przy wyrabianiu pieczęci potrzebne będzie zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej i dowód osobisty. Po uzyskaniu NIP wyrabiasz sobie nową pieczątkę, chyba, że NIP załatwisz wcześniej.

Załóż firmowe konto w banku

Przedsiębiorca musi mieć firmowe konto bankowe odrębne od swoich kont prywatnych. Wymagają tego ustawy: prawo działalności gospodarczej, ordynacja podatkowa, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych.

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno następować za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy zawsze gdy:

1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Przedsiębiorca będący członkiem spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej może realizować obowiązek określony w ust. 1 za pośrednictwem rachunku w tej spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Wybierasz sobie zatem bank, który daje najlepsze warunki, najlepiej spośród placówek bankowych położonych najbliżej Twojej firmy.

Bank poprosi Cię zapewne o:

- odpis (czyli z reguły ksero i oryginał do wglądu) zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,

- odpis zaświadczenia o nadaniu numeru REGON,

- dowód osobisty,

- pieczątkę firmową,

- złożenie wzorów podpisów osób dysponujących kontem.

Numer firmowego konta (właściwie wszystkich kont wykorzystywanych na potrzeby działalności gospodarczej) musisz podać urzędowi skarbowemu w zgłoszeniu aktualizacyjnym NIP-1.

Krok 2. Urząd skarbowy

NIP

Od 2012 roku NIP będzie dotyczył jedynie firm.

Jeśli jesteśmy wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów gmin to obejmują nas szczególne regulacje dotyczą dotyczące terminów składania zgłoszenia identyfikacyjnego. Dokonujemy go nie później niż w terminie:

1) złożenia pierwszej deklaracji na podatek rolny, leśny lub od nieruchomości,

2) dokonania pierwszej wpłaty tych podatków wymienionych w pkt 1.

Więcej o NIP

Wybór formy opodatkowania dochodów z działalności

Jeżeli nie chcemy płacić podatku dochodowego wg skali podatkowej musimy złożyć do urzędu skarbowego oświadczenie (wniosek) o wyborze innej formy opodatkowania. W grę może wchodzić stawka liniowaryczałt ewidencjonowany albo karta podatkowa

Oświadczenie to, w przypadku rozpoczynających działalność gospodarczą w trakcie roku podatkowego, trzeba złożyć z reguły przed rozpoczęciem działalności.

Za datę rozpoczęcia działalności organy podatkowe uważają dzień uzyskania pierwszego przychodu - czyli datę pierwszej sprzedaży.

Formy opodatkowania nie można zmienić w czasie roku podatkowego.

O zaprowadzeniu pierwszej księgi przychodów i rozchodów trzeba zawiadomić urząd skarbowy w ciągu 20 dni od rozpoczęcia działalności.

Podatek dochodowy, zarówno od dochodów własnych, jak i wynagrodzeń pracowników, przedsiębiorca płaci w urzędzie skarbowym właściwym dla swojego miejsca zamieszkania.

VAT

1. Jeżeli zdecydujemy się być podatnikami VAT(m.in. korzystać z możliwości odliczenia VAT naliczonego w fakturach kosztowych) - musimy złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne VAT-R najpóźniejprzed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu

VAT-R składasz w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce prowadzenia działalności. Jeżeli działalność jest prowadzona na terenie kilku urzędów skarbowych, to rejestracji dokonuje się w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę.

Osoba fizyczna rejestruje się na swoje imię i nazwisko, podając swój adres zamieszkania. Spółki cywilne (mogą być samodzielnymi podatnikami VAT), spółki jawne i inne podmioty w zgłoszeniu rejestracyjnym podają swoją nazwę i siedzibę prowadzenia działalności.

Urząd w ciągu 7 dni powinien wydać Ci potwierdzenie dokonania tej rejestracji (na druku VAT-5) z datą złożenia zgłoszenia rejestracyjnego. Oznacza, to, że już od dnia złożenia VAT-R jesteś czynnym podatnikiem VAT.

2. Jeżeli wybierzesz zwolnienie podmiotowe (np. przewidujesz, że nie przekroczysz w roku progu 50.000 zł obrotu) albo wiesz, że Twoja działalność jest przedmiotowo zwolniona z VAT – wtedy możesz, ale nie musisz złożyć VAT-R. Gdy złożysz to zgłoszenie - zostaniesz zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony”.

Zwolnieni z VAT nie muszą wystawiać faktur VAT, rozliczać tego podatku ani składać deklaracji. Są jednak mimo wszystko obowiązani:

- prowadzić ewidencję sprzedaży (jeżeli tego nie zrobią ich sprzedaż zostanie opodatkowana stawką 22% bez prawa do odliczenia VAT naliczonego);

- instalować kasy fiskalne, na których ewidencjonują sprzedaż jako zwolnioną, aż do chwili rezygnacji ze zwolnienia albo utraty prawa do zwolnienia podmiotowego.

Zwolnienie z VAT opłaca się np. przy niskich kosztach (zwłaszcza przy braku zakupów inwestycyjnych) i wysokich przychodach. Jest to korzystne również wtedy, gdy Twoimi dostawcami i odbiorcami są podmioty zwolnione z VAT, a musiałbyś przy sprzedaży stosować stawkę 22%.

Krok 3. Zgłoś się do ZUS

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność i osoba z nią współpracująca, podobnie jak inne osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, podlegają zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA.

Zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i wypadkowego oraz ubezpieczenia zdrowotnego dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia rozpoczęcia wykonywania pozarolniczej działalności lub współpracy.

Zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego (dobrowolnego dla osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących) następuje w terminie wybranym przez ubezpieczonego, nie wcześniejszym jednak niż data złożenia wniosku o objęcie tym ubezpieczeniem. Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym może nastąpić od dnia wskazanego we wniosku, jeżeli zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych nastąpi w wyżej wymienionych terminach (7 dni). Złożenie wniosku następuje na formularzu ZUS ZUA.

Formularz ZUS ZUA jest jednocześnie drukiem, na którym dokonuje się zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego.

W przypadku zbiegu tytułów do podlegania ubezpieczeniom społecznym, w wyniku którego osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub osoba z nią współpracująca podlega dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym i obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, zgłoszenie następuje na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność dokonuje wówczas zgłoszenia do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych (i w tej sytuacji do ubezpieczenia wypadkowego) na druku ZUS ZUA w terminie przez siebie wybranym, przy czym termin ten nie może być (podobnie jak w przypadku dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) wcześniejszy od daty złożenia wniosku o objęcie ubezpieczeniami. Na druku ZUS ZUA osoba dokonuje również zgłoszenia do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego.

Osoba, która podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (na przykład osoba która nie przystąpiła do ubezpieczeń społecznych) zgłoszenia dokonuje na druku ZUS ZZA.

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność jako płatnik składek na własne ubezpieczenia społeczne i m.in. osób z nią współpracujących, zobowiązana jest również do złożenia druku zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA "Zgłoszenie płatnika składek-osoby fizycznej".

Zgłoszenie ZUS ZFA należy złożyć we wskazanej jednostce terytorialnej ZUS. Do przekazywanego zgłoszenia płatnik jest zobowiązany dołączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.

Zgłoszenia tego dokonuje w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych, przy czym dokonuje go także w przypadku opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenia.

Jeżeli płatnik składek posiada więcej niż jeden rachunek bankowy, a także gdy adres prowadzenia działalności jest inny niż adres siedziby, osoba prowadząca pozarolniczą działalność wypełnia dodatkowo formularze: ZUS ZBA "Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek" i ZUS ZAA "Adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek".

Więcej o obowiązkach przedsiębiorcy wobec ZUS

Zasady wypełniania dokumentów do ZUS

Wzory formularzy ubezpieczeniowych

Nie należy wykorzystywać zamieszczonych w poradnikach ZUS formularzy do rozliczeń z ZUS. Zamieszczone one zostały w celach informacyjnych. Jednostki terenowe ZUS przyjmują tylko wypełnione oryginalne formularze lub wydruki z aktualnego programu "Płatnik"

Formularze wniosków i oświadczeń do ZUS

Aktualne wysokości składek na ZUS

Powiadom Państwową Inspekcję Pracy (PIP)

Zgodnie z art. 209 § 1 kodeksu pracy pracodawca (czyli również przedsiębiorca jeżeli chce zatrudnić pracowników) rozpoczynający działalność jest obowiązany w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności zawiadomić na piśmie właściwego państwowego inspektora pracy o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.

Obowiązek, o którym mowa w § 1, ciąży na pracodawcy odpowiednio w razie zmiany miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, zwłaszcza zmiany technologii lub profilu produkcji, jeżeli zmiana technologii może powodować zwiększenie zagrożenia dla zdrowia pracowników - art. 209 § 2 kp.

Wypełniasz wówczas specjalny formularz, czyli kartę zgłoszenia pracodawcy

Powinieneś także złożyć pisemną informację o środkach i procedurach, które przyjąłeś po to, aby spełniać wymogi wynikające z przepisów bhp, dotyczących danej dziedziny działalności.

Powyższe obowiązki ciążą na tobie również w razie zmiany miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, zwłaszcza zmiany technologii lub profilu produkcji.

Jeżeli posiadasz działąjące jednostki lokalne, czyli inne placówki posiadające własny regon, w karcie zgłoszenia wpisujesz właściwą liczbę jednostek lokalnych oraz wypełniasz odpowiednią ilość (zależną od posiadanych jednostek) załączników do karty zgłoszenia pracodawcy - kartę zgłoszenia jednostki lokalnej

Zgłoszenia można też dokonać elektronicznie. Do dokonania elektronicznego zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy niezbędne jest posiadanie konta email na które adresowana będzie wszelka korespondencja.

Jak dokonać elektronicznego zgłoszenia do PIP

Powiadom Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego

Zgodnie z art. 209 § 1 kodeksu pracy pracodawca rozpoczynający działalność jest obowiązany w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności zawiadomić na piśmie właściwego państwowego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.

Obowiązek, o którym mowa w § 1, ciąży na pracodawcy odpowiednio w razie zmiany miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, zwłaszcza zmiany technologii lub profilu produkcji, jeżeli zmiana technologii może powodować zwiększenie zagrożenia dla zdrowia pracowników - art. 209 § 2 kp.

Wzór karty zgłoszenia pracodawcy

Niezależnie od powyższych obowiązków każdy kto uzyskał pozwolenie na budowę nowego obiektu albo zaadaptował istniejący obiekt lub lokal np. obiekty sezonowe, sklepy branży spożywczej, punkty gastronomiczne, stołówki, kawiarnie, restauracje, zakłady fryzjerskie i kosmetyczne, zakłady odnowy biologicznej, gabinety lekarskie, apteki, sklepy prowadzące sprzedaż środków ochrony roślin, pralnie oraz wszelkie zakłady zatrudniające pracowników - powinien zgłosić go do odbioru techniczno-sanitarnego.

Odbiór winien nastąpić w terminie 14 dni od złożenia wniosku. Przy odbiorze wymagane są następujące dokumenty do wglądu:

- pozwolenie na budowę (w przypadku jej wydania).

- projekty budowlane uzgodnione przez rzeczoznawców ds. sanitarnohigienicznych lub - Państwowych Powiatowych Inspektorów Sanitarnych

- aktualne wyniki badania wody pitnej.

- opinia kominiarska dotycząca skuteczności wentylacji i prawidłowości jej podłączenia.

- umowa na wywóz odpadów komunalnych oraz w zależności od potrzeb umowa na utylizację odpadów poprodukcyjnych i odpadów niebezpiecznych ,

- atesty i aprobaty techniczne na zastosowane materiały budowlane,

- ew. inne dokumenty w zależności od funkcji obiektu.

Inne ważniejsze obowiązki związane z rozpoczęciem działalności

Inspekcja Handlowa

Przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie sklepu lub placówki handlowej czy gastronomicznej powinien zawiadomić Państwową Inspekcję Handlową (wojewódzki inspektorat lub jego delegaturę).

Inspekcja ta kontroluje legalność i rzetelność działania przedsiębiorców w zakresie produkcji, handlu i usług. Kontroluje produkty wprowadzane do obrotu w zakresie zgodności z zasadniczymi wymaganiami określonymi w odrębnych przepisach, w tym również w zakresie oznakowania i zafałszowań. PIH kontroluje również świadczenie usług.

Ochrona przeciwpożarowa

Zgodnie z ustawą o ochronie przeciwpożarowej przedsiębiorca zobowiązany jest:

- przestrzegać przeciwpożarowych wymagań budowlanych, instalacyjnych i technologicznych
- wyposażyć budynek, obiekt lub teren w sprzęt pożarniczy i ratowniczy oraz środki gaśnicze zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach,

- zapewnić osobom przebywającym w obiekcie bezpieczeństwo i możliwość ewakuacji,

- przygotować obiekt lub budynek do prowadzenia akcji ratowniczej,

- ustalić sposoby postępowania na wypadek powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia.

Szczegóły należy uzgodnić z Państwową Strażą Pożarną

Podatek od nieruchomości

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w swoim lub wynajmowanym lokalu jest zobowiązany uiszczać podatek od nieruchomości (znacznie większy niż w przypadku nieruchomości wykorzystywanych na cele mieszkalne.
O zmianie przeznaczenia lokalu z mieszkalnego na użytkowy trzeba zawiadomić gminę (każda gmina ma swój wzór zawiadomienia i wykazu nieruchomości) w terminie 14 dni od zmiany przeznaczenia.

Jeżeli prowadzimy działalność w swoim mieszkaniu (domu), to, jeżeli nie wyodrębniliśmy na potrzeby działalności oddzielnego pomieszczenia – nie musimy zgłaszać zmiany przeznaczenia i płacić wyższego podatku.

Podatek jest płatny w czterech ratach, w terminach do dnia: 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada roku podatkowego.

Więcej o podatku od nieruchomości i innych podatkach

Polecamy: serwis Leasing

Opracował Paweł Huczko