REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podpisana faktura sposobem na tańsze i szybsze postępowanie sądowe

Podpisana faktura sposobem na tańsze i szybsze postępowanie sądowe
Podpisana faktura sposobem na tańsze i szybsze postępowanie sądowe

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z najpoważniejszych zmartwień przedsiębiorców są nieuregulowane należności i opóźniający się z płatnością kontrahenci. W niektórych przypadkach konieczne jest występowanie ze swoimi roszczeniami na drogę sądową. Tu jednak przeszkodą mogą okazać się wysokie opłaty sądowe i przedłużające się postępowanie. W tym artykule przedstawiam kilka sposobów jak przedsiębiorca może obniżyć zarówno koszty ewentualnego pozwu, jak również przyspieszyć samo załatwienie sprawy.

Ułatwiony obieg dokumentów księgowych

Przystąpienie Polski do Unii Europejskiej pociągnęło za sobą zmiany w przepisach regulujących wystawianie faktur. Po 30 kwietnia 2004 roku, Polski ustawodawca musiał dostosować rodzime przepisy do Szóstej Dyrektywy Rady nr 77/388/EWG z dnia 17 maja 1977 roku (Dz. U. UE. L z 1977 r., nr 145, str. 1 z późn. zm.) zgodnie, z którą zniesiony został obowiązek podpisywania faktur. Warto pamiętać, że zgodnie z nieaktualnym już Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 roku (Dz. U. z 2002 r., nr 27, poz. 268), będącym aktem wykonawczym do poprzednio obowiązującej ustawy o VAT, faktura musiała zawierać czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób. Był to bardzo uciążliwy obowiązek, szczególnie dla podatników, którzy utrzymywali relacje handlowe z podmiotami z różnych części kraju. Rozporządzenie wprowadzało wprawdzie możliwość wystawiania faktur bez podpisu nabywcy, ale tylko pod warunkiem, że złożył on sprzedawcy pisemne oświadczenie, w którym upoważnił go do wystawiania takich faktur.

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 maja 2004 roku polscy podatnicy mogą wystawiać faktury bez podpisów. Zostało to ostatecznie potwierdzone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 roku (Dz. U. z 2004 r., nr 97, poz. 971) wydanym jako akt wykonawczy do aktualnie obowiązującej ustawy o VAT, w którym zrezygnowano z podpisów, jako obligatoryjnego elementu faktury. Kolejne rozporządzenia, z aktualnie obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 roku (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) włącznie, także nie wymieniają podpisów jako wymaganego elementu faktury.

Na marginesie warto podkreślić, że o ile Szósta Dyrektywa Rady już nie obowiązuje, to zasada, zgodnie, z którą w państwach członkowskich nie wymaga się podpisywania faktur, została potwierdzona w art. 229 Dyrektywy Rady nr 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 roku (Dz. U. UE. L. z 2006 r.,  nr 347, str. 1 z późn. zm.).

Od 1 maja 2004 roku, przedsiębiorcy powszechnie więc zaczęli rezygnować z podpisywania faktur i nie wymagają tego również od swoich kontrahentów. Dodatkowo możliwość dostarczania faktur w formie elektronicznej spowodowała, że część dokumentów księgowych nie ma formy materialnej. Oczywiście ma to wiele zalet. Obieg dokumentów stał się szybszy, procedury ich wystawiania są prostsze i ma to także pozytywne skutki dla środowiska naturalnego.

Należy jednak pamiętać, że posiadanie faktury, która została podpisana prze odbiorcę stawia sprzedawcę w o wiele lepszej pozycji na gruncie postępowania cywilnego. O ile bowiem z punktu widzenia przepisów podatkowych, to czy faktura została podpisana nie ma znaczenia, o tyle w ewentualnym postępowaniu sądowym, sytuacja jest już zupełnie inna.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podpisana faktura to tańszy pozew i szybszy proces

Będąc w posiadaniu podpisanej przez dłużnika faktury możemy skierować sprawę do postępowania nakazowego i żądać wydania nakazu zapłaty. Jakie są korzyści takiego rozwiązania w porównaniu do zwykłego postępowania sądowego?

REKLAMA

Po pierwsze, zapłacimy niższą opłatę sądową od pozwu. Co do zasady, opłata ta wynosi 5% procent żądanej kwoty. W przypadku postępowania nakazowego musimy uiścić tylko ¼ tej kwoty, a więc 1,25 % żądanej kwoty (art. 19 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1025 z późn. zm.). W konsekwencji więc opłata, którą musimy wnieść inicjując postępowanie sądowe jest o siedemdziesiąt pięć procent mniejsza.

W przypadku dochodzenia małych należności różnica może być symboliczna (np. dochodząc pozwem 12.000,00 złotych zaoszczędzimy na opłacie sądowej tylko 450 złotych – wpłacimy 150 złotych zamiast 600 złotych), kiedy jednak w grę wchodzą wyższe kwoty różnica jest już wyraźnie widoczna (np. dochodząc 500.000,00 złotych zaoszczędzimy na opłacie sądowej już 18.750,00 złotych – zapłacimy 6.250,00 złotych zamiast 25.000,00 złotych).

Pamiętać należy także, że gdy musimy dochodzić dużej ilości niewielkich wierzytelności - zadziała efekt skali, który spowoduje, że wielokrotnie zaoszczędzoną część opłaty sądowej będziemy mogli wykorzystać gdzie indziej, co oczywiście poprawi płynność finansową przedsiębiorstwa. Pozostałe ¾ opłaty sądowej zobowiązany jest zapłacić dłużnik, jeżeli zdecyduje się wnieść zarzuty do nakazu zapłaty.

Od pozwu w postępowaniu nakazowym, w sprawie rozpoznawanej w postępowaniu uproszczonym, uiścimy ¼ opłaty stałej, o której mowa w art. 28 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, a nie stosunkowej, jak zostało to opisane powyżej. Kwestia ta została rozstrzygnięta w uchwale Sądu Najwyższego z dnia 7 grudnia 2007 roku (sygn. akt III CZP 118/07).

Po drugie, przepisy dotyczące postępowania nakazowego, utrudniają dłużnikowi wdawanie się nieuzasadniony spór, który ma jedynie na celu odwlec obowiązek spełnienia świadczenia. Jak zostało to już wskazane powyżej, w przypadku wydania nakazu zapłaty, pozwany może wnieść zarzuty ale musi takie pismo procesowe opłacić. Obowiązuje tu więc inna zasada niż w przypadku postępowania zwykłego lub upominawczego, w których wdanie się w spór (poprzez wniesienie odpowiedzi na pozew albo sprzeciwu) jest wolne od jakichkolwiek opłat. W praktyce, dłużnicy często prowadzą wielomiesięczne spory pomimo, że nie mają żadnych konkretnych argumentów ani zarzutów wobec twierdzeń powoda. Zmierza to jedynie do przewlekania postępowania i uniemożliwia wierzycielowi zaspokojenie jego roszczeń. W postępowaniu nakazowym sytuacja wygląda inaczej. Dłużnicy są mniej skorzy do prowadzenia bezzasadnych sporów w przypadku gdy wiąże się to z koniecznością poniesienia dodatkowych opłat.

Co istotne, warto pamiętać, że pozwany ma obowiązek podniesienia wszelkich okoliczności i dowodów wraz z wniesieniem zarzutów i ma na to tylko 14 dni od daty doręczenia nakazu. Sąd powinien pominąć spóźnione twierdzenia i dowody. Dłużnik ma także utrudnioną obronę polegającą na podnoszeniu zarzutu potrącenia, ponieważ może zgłaszać do potrącenia tylko te wierzytelności, które są udowodnione dokumentami stanowiącymi podstawę do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym (art. 493 § 3 Kodeksu Postępowania Cywilnego).

Po trzecie, nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, z chwilą wydania stanowi tytuł zabezpieczenia, wykonalny bez nadawania mu klauzuli wykonalności (art. 492 § 1 KPC). Pozwala to na wszczęcie postępowania zabezpieczającego jeszcze zanim dłużnik zdąży zaskarżyć nakaz zapłaty. W konsekwencji możliwe jest zajęcie całej kwoty dochodzonej pozwem przed zakończeniem postępowania. Ponownie więc dłużnik, nie będzie miał interesu w przedłużaniu postępowania.

Po czwarte, w postępowaniu nakazowym wykluczona została możliwość wytoczenia powództwa wzajemnego (art. 493 § 4 KPC).

Nie ulega żadnej wątpliwości, że uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym jest najlepszym sposobem dochodzenia swoich należności od nierzetelnych kontrahentów. Z uwagi jednak na wyjątkowo trudny dla pozwanego przebieg postępowania, nakaz zapłaty wydawany jest tylko w przypadku spełnienia określonych warunków formalnych.

Na czym polega postępowanie nakazowe?

Postępowanie nakazowe jest postępowaniem odrębnym uregulowanym w przepisach od art. 4841 do art. 497 KPC. Istotą tego postępowania jest ułatwienie dochodzenia roszczeń udowodnionych właściwymi dokumentami. Postępowanie odbywa się dwufazowo. W pierwszym etapie sąd bada czy zostały spełnione przesłanki formalne do prowadzenia postępowania nakazowego. Jeżeli tak, to Sąd wydaje nakaz zapłaty i zobowiązuje pozwanego do spełnienia świadczenia lub wniesienia zarzutów w terminie 14 dni. Dłużnik dopiero na tym etapie dowiaduje się o toczącym się postępowaniu. Jeżeli pozwany nie wniesie zarzutów, nakaz zapłaty staje się prawomocny i podlega takiej samej egzekucji jak wyrok. Drugi etap postępowania następuje w przypadku skutecznego wniesienia zarzutów. Sąd wyznacza rozprawę i po jej przeprowadzeniu wydaje wyrok, w którym nakaz zapłaty w całości lub w części utrzymuje w mocy albo go uchyla i orzeka o żądaniu pozwu, bądź też postanowieniem uchyla nakaz zapłaty i pozew odrzuca lub postępowanie umarza. Od takiego wyroku stronom przysługuje apelacja.

Jak dochodzić nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym?

Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym wydawany jest tylko na wniosek (art. 4841 § 2 KPC). Trzeba więc stosowny wniosek zawrzeć w treści pozwu, ponieważ jego brak wyklucza możliwość uzyskania nakazu zapłaty. Zgodnie z art. 485 § 1 pkt 2 KPC, podstawę do wydania nakazu zapłaty stanowi zaakceptowany przez dłużnika rachunek. Do pozwu należy więc dołączyć oryginał faktury podpisanej przez samego dłużnika lub osobę uprawnioną do jego reprezentacji. W praktyce oznacza to, że nie każda podpisana faktura będzie podstawą do dochodzenia należności w postępowaniu nakazowym. Należy pamiętać, że aby tak się stało konieczne będzie wykazanie dokumentem (wypisem z KRS, CEIDG lub pełnomocnictwem), że osoba podpisująca była uprawniona do działania w imieniu dłużnika. Jeżeli do reprezentowania dłużnika uprawnionych jest kilka osób łącznie, wtedy konieczne jest uzyskanie podpisów od wszystkich tych osób. Z tych względów najłatwiej będzie uzyskać podpis pod fakturą od osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. W przypadku większych kontrahentów pewnym ułatwieniem może być np. uzyskanie podpisu od prokurenta spółki (czasami taką rolę pełni np. główna księgowa). Kwestię tę należy więc sprawdzić dokładnie przed wystawieniem faktury.

Zadaj pytanie na FORUM!

Warto pamiętać, że nakaz zapłaty może być wydany tylko co do całości roszczenia. Oznacza to, że nie można w tym trybie dochodzić części roszczeń wynikających z podpisanych faktur a części roszczeń wynikających z faktur bez podpisu. Sąd nie może bowiem wydać nakazu zapłaty co do części dochodzonego roszczenia, a pozostałą część sprawy rozpoznawać w innym trybie.

Co zrobić gdy nie mamy podpisanej faktury?

Jeżeli wierzytelność, nie została potwierdzona podpisaną przez kontrahenta fakturą, to warto przed wytoczeniem powództwa rozważyć wystosowanie dłużnikowi wezwania do zapłaty. Zgodnie bowiem z art. 485 § 1 pkt 3 KPC, podstawę do wydania nakazu zapłaty może stanowić właśnie takie wezwanie i pisemne oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu. W praktyce uznanie długu może przybierać różne formy i będzie nim np. prośba dłużnika o rozłożenie płatności na raty lub o odroczenie terminu płatności. Możliwe jest także wystąpienie o księgowe poświadczenie zgodności sald. Należy jednak pamiętać, że wszystkie te dokumenty, tak samo jak faktura, muszą być podpisane przez dłużnika lub osobę upoważnioną do jego reprezentowania, aby mogły stać się podstawą do wszczęcia postępowania nakazowego. Wysłanie wezwania do zapłaty, daje więc zawsze dodatkową szansę na uzyskanie oświadczenia dłużnika o uznaniu długu.

Łatwiej jednak zadbać o fakturę z podpisami właściwych osób już na początku współpracy. Jeżeli nie chcemy stosować takiej praktyki zawsze, to warto rozważyć takie rozwiązanie w przypadku tych faktur, które opiewają na duże kwoty, tak by ułatwić sobie ewentualne dochodzenie należności na przyszłość.

Dołącz do nas na Facebooku!

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rosnące płace i spadająca inflacja nic nie zmieniają: klienci patrzą na ceny i kupują więcej gdy widzą okazję

Trudne ostatnie miesiące i zmiany w nawykach konsumentów pozostają trudne do odwrócenia. W okresie wysokiej inflacji Polacy nauczyli się kupować wyszukując promocje i okazje cenowe. Teraz gdy inflacja spadła, a na dodatek rosną wynagrodzenia i klienci mogą sobie pozwolić na więcej, nawyk szukania niskich cen pozostał.

Ustawa o kryptoaktywach już w 2024 roku. KNF nadzorcą rynku kryptowalut. 4,5 tys. EUR za zezwolenie na obrót walutami wirtualnymi

Od końca 2024 roku Polska wprowadzi w życie przepisy dotyczące rynku kryptowalut, które dadzą Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) szereg nowych praw w zakresie kontroli rynku cyfrowych aktywów. Za sprawą konieczności dostosowania polskiego prawa do przegłosowanych w 2023 europejskich przepisów, firmy kryptowalutowe będą musiały raportować teraz bezpośrednio do regulatora, a ten zyskał możliwość nakładanie na nie kar grzywny. Co więcej, KNF będzie mógł zamrozić Twoje kryptowaluty albo nawet nakazać ich sprzedaż.

KAS: Nowe funkcjonalności konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Spółki, fundacje i stowarzyszenia nie muszą już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji drogą elektroniczną, aby rozliczać się elektronicznie. Krajowa Administracja Skarbowa wprowadziła nowe funkcjonalności konta organizacji w e-US.

Sztuczna inteligencja będzie dyktować ceny?

Sztuczna inteligencja wykorzystywana jest coraz chętniej, sięgają po nią także handlowcy. Jak detaliści mogą zwiększyć zyski dzięki sztucznej inteligencji? Coraz więcej z nich wykorzystuje AI do kalkulacji cen. 

REKLAMA

Coraz więcej firm zatrudnia freelancerów. Przedsiębiorcy opowiadają dlaczego

Czy firmy wolą teraz zatrudniać freelancerów niż pracowników na etat? Jakie są zalety takiego modelu współpracy? 

Lavard - kara UOKiK na ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Firmy wprowadzały w błąd konsumentów kupujących odzież

UOKiK wymierzył kary finansowe na przedsiębiorstwa odzieżowe: Polskie Sklepy Odzieżowe (Lavard) - ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Konsumenci byli wprowadzani w błąd przez nieprawdziwe informacje o składzie ubrań. Zafałszowanie składu ubrań potwierdziły kontrole Inspekcji Handlowej i badania w laboratorium UOKiK.

Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

Dotacje KPO wzmocnią ofertę konkursów ABM 2024 dla przedsiębiorców

Dotacje ABM (Agencji Badań Medycznych) finansowane były dotychczas przede wszystkim z krajowych środków publicznych. W 2024 roku ulegnie to zmianie za sprawą środków z KPO. Zgodnie z zapowiedziami, już w 3 i 4 kwartale możemy spodziewać się rozszerzenia oferty dotacyjnej dla przedsiębiorstw.

REKLAMA

"DGP": Ceneo wygrywa z Google. Sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej

Warszawski sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej. Nie wolno mu też przekierowywać ruchu do Google Shopping kosztem Ceneo ani utrudniać dostępu do polskiej porównywarki przez usuwanie prowadzących do niej wyników wyszukiwania – pisze we wtorek "Dziennik Gazeta Prawna".

Drogie podróże zarządu Orlenu. Nowe "porażające" informacje

"Tylko w 2022 roku zarząd Orlenu wydał ponad pół miliona euro na loty prywatnymi samolotami" - poinformował w poniedziałek minister aktywów państwowych Borys Budka. Dodał, że w listopadzie ub.r. wdano też 400 tys. zł na wyjazd na wyścig Formuły 1 w USA.

REKLAMA