Kategorie

Podpisana faktura sposobem na tańsze i szybsze postępowanie sądowe

Podpisana faktura sposobem na tańsze i szybsze postępowanie sądowe
Jednym z najpoważniejszych zmartwień przedsiębiorców są nieuregulowane należności i opóźniający się z płatnością kontrahenci. W niektórych przypadkach konieczne jest występowanie ze swoimi roszczeniami na drogę sądową. Tu jednak przeszkodą mogą okazać się wysokie opłaty sądowe i przedłużające się postępowanie. W tym artykule przedstawiam kilka sposobów jak przedsiębiorca może obniżyć zarówno koszty ewentualnego pozwu, jak również przyspieszyć samo załatwienie sprawy.

Ułatwiony obieg dokumentów księgowych

Przystąpienie Polski do Unii Europejskiej pociągnęło za sobą zmiany w przepisach regulujących wystawianie faktur. Po 30 kwietnia 2004 roku, Polski ustawodawca musiał dostosować rodzime przepisy do Szóstej Dyrektywy Rady nr 77/388/EWG z dnia 17 maja 1977 roku (Dz. U. UE. L z 1977 r., nr 145, str. 1 z późn. zm.) zgodnie, z którą zniesiony został obowiązek podpisywania faktur. Warto pamiętać, że zgodnie z nieaktualnym już Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 roku (Dz. U. z 2002 r., nr 27, poz. 268), będącym aktem wykonawczym do poprzednio obowiązującej ustawy o VAT, faktura musiała zawierać czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób. Był to bardzo uciążliwy obowiązek, szczególnie dla podatników, którzy utrzymywali relacje handlowe z podmiotami z różnych części kraju. Rozporządzenie wprowadzało wprawdzie możliwość wystawiania faktur bez podpisu nabywcy, ale tylko pod warunkiem, że złożył on sprzedawcy pisemne oświadczenie, w którym upoważnił go do wystawiania takich faktur.

Reklama

Od 1 maja 2004 roku polscy podatnicy mogą wystawiać faktury bez podpisów. Zostało to ostatecznie potwierdzone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 roku (Dz. U. z 2004 r., nr 97, poz. 971) wydanym jako akt wykonawczy do aktualnie obowiązującej ustawy o VAT, w którym zrezygnowano z podpisów, jako obligatoryjnego elementu faktury. Kolejne rozporządzenia, z aktualnie obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 roku (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) włącznie, także nie wymieniają podpisów jako wymaganego elementu faktury.

Na marginesie warto podkreślić, że o ile Szósta Dyrektywa Rady już nie obowiązuje, to zasada, zgodnie, z którą w państwach członkowskich nie wymaga się podpisywania faktur, została potwierdzona w art. 229 Dyrektywy Rady nr 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 roku (Dz. U. UE. L. z 2006 r.,  nr 347, str. 1 z późn. zm.).

Od 1 maja 2004 roku, przedsiębiorcy powszechnie więc zaczęli rezygnować z podpisywania faktur i nie wymagają tego również od swoich kontrahentów. Dodatkowo możliwość dostarczania faktur w formie elektronicznej spowodowała, że część dokumentów księgowych nie ma formy materialnej. Oczywiście ma to wiele zalet. Obieg dokumentów stał się szybszy, procedury ich wystawiania są prostsze i ma to także pozytywne skutki dla środowiska naturalnego.

Należy jednak pamiętać, że posiadanie faktury, która została podpisana prze odbiorcę stawia sprzedawcę w o wiele lepszej pozycji na gruncie postępowania cywilnego. O ile bowiem z punktu widzenia przepisów podatkowych, to czy faktura została podpisana nie ma znaczenia, o tyle w ewentualnym postępowaniu sądowym, sytuacja jest już zupełnie inna.

Podpisana faktura to tańszy pozew i szybszy proces

Będąc w posiadaniu podpisanej przez dłużnika faktury możemy skierować sprawę do postępowania nakazowego i żądać wydania nakazu zapłaty. Jakie są korzyści takiego rozwiązania w porównaniu do zwykłego postępowania sądowego?

Reklama

Po pierwsze, zapłacimy niższą opłatę sądową od pozwu. Co do zasady, opłata ta wynosi 5% procent żądanej kwoty. W przypadku postępowania nakazowego musimy uiścić tylko ¼ tej kwoty, a więc 1,25 % żądanej kwoty (art. 19 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1025 z późn. zm.). W konsekwencji więc opłata, którą musimy wnieść inicjując postępowanie sądowe jest o siedemdziesiąt pięć procent mniejsza.

W przypadku dochodzenia małych należności różnica może być symboliczna (np. dochodząc pozwem 12.000,00 złotych zaoszczędzimy na opłacie sądowej tylko 450 złotych – wpłacimy 150 złotych zamiast 600 złotych), kiedy jednak w grę wchodzą wyższe kwoty różnica jest już wyraźnie widoczna (np. dochodząc 500.000,00 złotych zaoszczędzimy na opłacie sądowej już 18.750,00 złotych – zapłacimy 6.250,00 złotych zamiast 25.000,00 złotych).

Pamiętać należy także, że gdy musimy dochodzić dużej ilości niewielkich wierzytelności - zadziała efekt skali, który spowoduje, że wielokrotnie zaoszczędzoną część opłaty sądowej będziemy mogli wykorzystać gdzie indziej, co oczywiście poprawi płynność finansową przedsiębiorstwa. Pozostałe ¾ opłaty sądowej zobowiązany jest zapłacić dłużnik, jeżeli zdecyduje się wnieść zarzuty do nakazu zapłaty.

Od pozwu w postępowaniu nakazowym, w sprawie rozpoznawanej w postępowaniu uproszczonym, uiścimy ¼ opłaty stałej, o której mowa w art. 28 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, a nie stosunkowej, jak zostało to opisane powyżej. Kwestia ta została rozstrzygnięta w uchwale Sądu Najwyższego z dnia 7 grudnia 2007 roku (sygn. akt III CZP 118/07).

Po drugie, przepisy dotyczące postępowania nakazowego, utrudniają dłużnikowi wdawanie się nieuzasadniony spór, który ma jedynie na celu odwlec obowiązek spełnienia świadczenia. Jak zostało to już wskazane powyżej, w przypadku wydania nakazu zapłaty, pozwany może wnieść zarzuty ale musi takie pismo procesowe opłacić. Obowiązuje tu więc inna zasada niż w przypadku postępowania zwykłego lub upominawczego, w których wdanie się w spór (poprzez wniesienie odpowiedzi na pozew albo sprzeciwu) jest wolne od jakichkolwiek opłat. W praktyce, dłużnicy często prowadzą wielomiesięczne spory pomimo, że nie mają żadnych konkretnych argumentów ani zarzutów wobec twierdzeń powoda. Zmierza to jedynie do przewlekania postępowania i uniemożliwia wierzycielowi zaspokojenie jego roszczeń. W postępowaniu nakazowym sytuacja wygląda inaczej. Dłużnicy są mniej skorzy do prowadzenia bezzasadnych sporów w przypadku gdy wiąże się to z koniecznością poniesienia dodatkowych opłat.

Co istotne, warto pamiętać, że pozwany ma obowiązek podniesienia wszelkich okoliczności i dowodów wraz z wniesieniem zarzutów i ma na to tylko 14 dni od daty doręczenia nakazu. Sąd powinien pominąć spóźnione twierdzenia i dowody. Dłużnik ma także utrudnioną obronę polegającą na podnoszeniu zarzutu potrącenia, ponieważ może zgłaszać do potrącenia tylko te wierzytelności, które są udowodnione dokumentami stanowiącymi podstawę do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym (art. 493 § 3 Kodeksu Postępowania Cywilnego).

Po trzecie, nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, z chwilą wydania stanowi tytuł zabezpieczenia, wykonalny bez nadawania mu klauzuli wykonalności (art. 492 § 1 KPC). Pozwala to na wszczęcie postępowania zabezpieczającego jeszcze zanim dłużnik zdąży zaskarżyć nakaz zapłaty. W konsekwencji możliwe jest zajęcie całej kwoty dochodzonej pozwem przed zakończeniem postępowania. Ponownie więc dłużnik, nie będzie miał interesu w przedłużaniu postępowania.

Po czwarte, w postępowaniu nakazowym wykluczona została możliwość wytoczenia powództwa wzajemnego (art. 493 § 4 KPC).

Nie ulega żadnej wątpliwości, że uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym jest najlepszym sposobem dochodzenia swoich należności od nierzetelnych kontrahentów. Z uwagi jednak na wyjątkowo trudny dla pozwanego przebieg postępowania, nakaz zapłaty wydawany jest tylko w przypadku spełnienia określonych warunków formalnych.

Na czym polega postępowanie nakazowe?

Postępowanie nakazowe jest postępowaniem odrębnym uregulowanym w przepisach od art. 4841 do art. 497 KPC. Istotą tego postępowania jest ułatwienie dochodzenia roszczeń udowodnionych właściwymi dokumentami. Postępowanie odbywa się dwufazowo. W pierwszym etapie sąd bada czy zostały spełnione przesłanki formalne do prowadzenia postępowania nakazowego. Jeżeli tak, to Sąd wydaje nakaz zapłaty i zobowiązuje pozwanego do spełnienia świadczenia lub wniesienia zarzutów w terminie 14 dni. Dłużnik dopiero na tym etapie dowiaduje się o toczącym się postępowaniu. Jeżeli pozwany nie wniesie zarzutów, nakaz zapłaty staje się prawomocny i podlega takiej samej egzekucji jak wyrok. Drugi etap postępowania następuje w przypadku skutecznego wniesienia zarzutów. Sąd wyznacza rozprawę i po jej przeprowadzeniu wydaje wyrok, w którym nakaz zapłaty w całości lub w części utrzymuje w mocy albo go uchyla i orzeka o żądaniu pozwu, bądź też postanowieniem uchyla nakaz zapłaty i pozew odrzuca lub postępowanie umarza. Od takiego wyroku stronom przysługuje apelacja.

Jak dochodzić nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym?

Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym wydawany jest tylko na wniosek (art. 4841 § 2 KPC). Trzeba więc stosowny wniosek zawrzeć w treści pozwu, ponieważ jego brak wyklucza możliwość uzyskania nakazu zapłaty. Zgodnie z art. 485 § 1 pkt 2 KPC, podstawę do wydania nakazu zapłaty stanowi zaakceptowany przez dłużnika rachunek. Do pozwu należy więc dołączyć oryginał faktury podpisanej przez samego dłużnika lub osobę uprawnioną do jego reprezentacji. W praktyce oznacza to, że nie każda podpisana faktura będzie podstawą do dochodzenia należności w postępowaniu nakazowym. Należy pamiętać, że aby tak się stało konieczne będzie wykazanie dokumentem (wypisem z KRS, CEIDG lub pełnomocnictwem), że osoba podpisująca była uprawniona do działania w imieniu dłużnika. Jeżeli do reprezentowania dłużnika uprawnionych jest kilka osób łącznie, wtedy konieczne jest uzyskanie podpisów od wszystkich tych osób. Z tych względów najłatwiej będzie uzyskać podpis pod fakturą od osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. W przypadku większych kontrahentów pewnym ułatwieniem może być np. uzyskanie podpisu od prokurenta spółki (czasami taką rolę pełni np. główna księgowa). Kwestię tę należy więc sprawdzić dokładnie przed wystawieniem faktury.

Zadaj pytanie na FORUM!

Warto pamiętać, że nakaz zapłaty może być wydany tylko co do całości roszczenia. Oznacza to, że nie można w tym trybie dochodzić części roszczeń wynikających z podpisanych faktur a części roszczeń wynikających z faktur bez podpisu. Sąd nie może bowiem wydać nakazu zapłaty co do części dochodzonego roszczenia, a pozostałą część sprawy rozpoznawać w innym trybie.

Co zrobić gdy nie mamy podpisanej faktury?

Jeżeli wierzytelność, nie została potwierdzona podpisaną przez kontrahenta fakturą, to warto przed wytoczeniem powództwa rozważyć wystosowanie dłużnikowi wezwania do zapłaty. Zgodnie bowiem z art. 485 § 1 pkt 3 KPC, podstawę do wydania nakazu zapłaty może stanowić właśnie takie wezwanie i pisemne oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu. W praktyce uznanie długu może przybierać różne formy i będzie nim np. prośba dłużnika o rozłożenie płatności na raty lub o odroczenie terminu płatności. Możliwe jest także wystąpienie o księgowe poświadczenie zgodności sald. Należy jednak pamiętać, że wszystkie te dokumenty, tak samo jak faktura, muszą być podpisane przez dłużnika lub osobę upoważnioną do jego reprezentowania, aby mogły stać się podstawą do wszczęcia postępowania nakazowego. Wysłanie wezwania do zapłaty, daje więc zawsze dodatkową szansę na uzyskanie oświadczenia dłużnika o uznaniu długu.

Łatwiej jednak zadbać o fakturę z podpisami właściwych osób już na początku współpracy. Jeżeli nie chcemy stosować takiej praktyki zawsze, to warto rozważyć takie rozwiązanie w przypadku tych faktur, które opiewają na duże kwoty, tak by ułatwić sobie ewentualne dochodzenie należności na przyszłość.

Dołącz do nas na Facebooku!

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    13 cze 2021
    Zakres dat:

    Rzecznik MŚP wnioskuje o rekompensatę za ostatnie miesiące lockdownu

    Jest wniosek rzecznika MŚP o przedłużenie o miesiąc wypłaty rekompensat z tarczy branżowej dla branż, które nie mogły osiągać przychodów w maju, m.in. klubów nocnych i dyskotek.

    Program „Ciepła woda bez piecyka” - do 200 tys. zł dofinansowania

    Program „Ciepła woda bez piecyka”. Do 200 tys. zł dofinansowania mogą otrzymać zarządcy budynków wielorodzinnych, w tym wspólnot mieszkaniowych w Krakowie, którzy przystąpią do programu „Ciepła woda bez piecyka”. Zakłada on zastępowanie piecyków łazienkowych centralną instalacją ciepłej wody.

    Czy pracownik na home office naraża firmę na cyberataki?

    Blisko 80% organizacji doświadczyło cyberataków z powodu zwiększonej liczby pracowników pracujących z domu podczas pandemii. Niestety specjaliści ds. bezpieczeństwa bagatelizują prawdopodobieństwo wystąpienia istotnych incydentów.

    Od czego zależy bezpieczeństwo IT w firmie?

    Bezpieczeństwo IT to podstawa w firmie. Bez odpowiednich regulacji i polityk w tym zakresie, organizacje same narażają się na szereg zagrożeń związanych z bezpieczeństwem wrażliwych danych, ciągłością działania, utratą reputacji a co za tym idzie stratami finansowymi.

    Bieżąca prognoza ekonomiczna - bezrobocie, inflacja, PKB

    Spowolnienie gospodarcze w 2020 roku w Polsce okazało się łagodniejsze niż to na poziomie średniej unijnej. PKB Polski w 2020 roku spadło o zaledwie o 2,8%, podczas gdy PKB strefy euro skurczyło się o 6.6%. Jak wyglądają pozostałe wskaźniki ekonomiczne?

    Co piąta firma zamierza zatrudnić nowych pracowników

    Przedsiębiorcy myślą intensywnie o tym, jak najlepiej wykorzystać sytuację rosnącej konsumpcji. Blisko 18 proc. firm planuje inwestycje, głównie w sprzęt i maszyny. Równocześnie rośnie poziom zatrudnienia.

    Rejestr REGON. Przybyło nowych firm

    W maju w rejestrze REGON zarejestrowano 32,76 tys. firm, +5,0 proc. mdm - poinformował Główny Urząd Statystyczny. Ile firm zawiesiło swoją działalność?

    Czy deweloperzy będą budować na gruntach gminnych?

    Inwestycje mieszkaniowe. Czy będą powstawać osiedla na gruntach gminnych w ramach współpracy opartej o nowe przepisy dotyczące rozliczania lokali lub budynków w cenie nieruchomości zbywanych z gminnego zasobu nieruchomości, tzw. ustawy lokal za grunt? Jak deweloperzy oceniają możliwość realizacji projektów w nowym programie? Czy gminne grunty są dla nich interesujące?

    Luzowanie obostrzeń - większe limity w hotelach, otwarte dyskoteki

    Od 26 czerwca zwiększa się maksymalne obłożenie hoteli. Podniesiony zostanie też limit osób na targach, konferencjach i koncertach. Do limitów osób nie będą wliczały się osoby zaszczepione.

    Jacek Bisiński (Google): Agroturystyka wysoko w wyszukiwarkach [PODCAST]

    Jak podaje Google, w ostatnim miesiącu 7 na 10 wyszukiwań związanych z podróżami dotyczyło miejsc w Polsce, a 31% było związanych z zagranicą. Jakie kierunki najczęściej wpisujemy do wyszukiwarki? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Jak założyć PKK przez internet?

    Jak założyć PKK przez internet? Wystarczy że kandydat na kierowcę odwiedzi rządową stronę i po wypełnieniu zatwierdzi wniosek profilem zaufanym.

    Jak usunąć wpis taxi z dowodu? Czy się da?

    Jak usunąć wpis taxi z dowodu rejestracyjnego pojazdu? No i tu pojawia się pewien problem. Bo przepisy mówią nie o usunięciu, a raczej wykreśleniu.

    Gaz nie wbity w dowód: jak zalegalizować LPG w aucie?

    Gaz nie wbity w dowód? Jak zalegalizować obecność instalacji LPG w aucie? Błąd podczas montażu będzie kosztować kierowcę trochę... czasu!

    Łączenie w jednym oświadczeniu różnych zgód - wyrok NSA

    Czy łączenie zgody na przetwarzanie danych osobowych i zgody na telemarketing w jednym oświadczeniu klienta jest zgodne z prawem?

    Kredyt denominowany w walucie obcej - wyrok TSUE dot. przedawnienia zwrotu pieniędzy

    Kredyt denominowany w walucie obcej. Wobec konsumenta, który zawarł umowę kredytu denominowanego w walucie obcej i nie ma wiedzy w zakresie nieuczciwego charakteru warunku zawartego w umowie kredytu, nie może obowiązywać jakikolwiek termin przedawnienia w odniesieniu do zwrotu kwot zapłaconych na podstawie tego warunku - orzekł 10 czerwca 2021 r. Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawach dotyczących kredytów denominowanych we franku szwajcarskim (CHF), gdzie walutą spłaty było euro (EUR). Zdaniem TSUE, informacje przekazane konsumentowi przez kredytodawcę dotyczące istnienia ryzyka kursowego nie spełniają wymogu przejrzystości, jeżeli opierają się na założeniu, że parytet między walutą rozliczeniową a walutą spłaty pozostanie stabilny przez cały okres obowiązywania tej umowy.

    Subskrypcyjny model sprzedaży - zagrożenia dla firm

    76 % internautów nie rozumie powodów, dla których należałoby płacić za dostęp do artykułów w sieci. Jest to poważna bariera dla rozwoju modelu subskrypcyjnego w polskich mediach.

    Konsultacje ws. uprawnień do połowów między UE a Wielką Brytanią

    Zakończyły się dwustronne konsultacje między UE a Zjednoczonym Królestwem w sprawie uprawnień do połowów na 2021 i 2022 r. Co dalej ze współpracą w dziedzinie rybołówstwa?

    Jak zainwestować z sukcesem w lokal pod wynajem?

    Wynajem nieruchomości. Najważniejsze czynniki decydujące o biznesowym sukcesie inwestowania w nieruchomości na wynajem to lokalizacja, która jest dobrze skomunikowana, bliskość terenów zielonych i elastyczność funkcji.

    50% przedsiębiorców boi się o płynność [BADANIE]

    Co drugi przedsiębiorca z sektora MŚP stoi przed wyzwaniem, jakim jest utrzymanie płynności finansowej. Jednocześnie 3/4 firm ma odłożone środki pieniężne, po które może sięgnąć w razie potrzeby.

    Sprzedaż nieruchomości w drodze e-licytacji

    Sprzedaż nieruchomości w drodze e-licytacji. Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, podpisana już przez prezydenta, umożliwi prowadzenie sprzedaży nieruchomości w drodze e-licytacji.

    Mandat za brak wbitego haka. Ile wynosi?

    Mandat za brak wbitego haka: czy policjant może ukarać kierowcę grzywną? Jakie jeszcze konsekwencje oznacza brak haka w dowodzie rejestracyjnym?

    Czy mądrzejsze kraje są bogatsze?

    Przez lata prowadzono szeroko zakrojone badania nad związkiem między bogactwem a IQ, które w znacznym stopniu potwierdziły tezę, że inteligencja osobista wpływa na status finansowy. Zgromadzone dane niekoniecznie jednak dają pełny obraz sytuacji.

    Inteligentny dom - czego oczekują Polacy?

    Inteligentny dom. Ponad 50% Polaków deklaruje, że bardziej niż jeszcze rok temu zwraca uwagę na oszczędności na rachunkach – wynika z badania przeprowadzonego przez SW Research dla Netatmo. Potrzeba oszczędności jest najczęstszą zachętą do zakupu urządzeń smart home. Polacy kupują też inteligentne rozwiązania aby ułatwić sobie życie, co ma szczególne znaczenie teraz, gdy więcej czasu spędzamy w domu. W ciągu ostatniego roku urządzenie smart home kupił już co dziesiąty z nas.

    Startupowcy muszą nauczyć się rozmów z funduszami venture capital

    Pierwszy dialog między reprezentantem funduszu venture capital a start-upem przypomina nieco rozmowę kwalifikacyjną. Jest to pewna utarta konwencja, w ramach której padają podobne pytania: o model biznesowy, konkurencję, plan rozwoju czy oczekiwania względem wartości spółki.

    Bartosz Bąbrych: Pogłoski o śmierci polskiej fotowoltaiki są mocno przesadzone

    Trend na niezależność energetyczną i wytwarzanie własnego prądu jest już nie do odwrócenia - uważa Bartosz Bąbrych.