Podpisana faktura sposobem na tańsze i szybsze postępowanie sądowe

Ułatwiony obieg dokumentów księgowych

Przystąpienie Polski do Unii Europejskiej pociągnęło za sobą zmiany w przepisach regulujących wystawianie faktur. Po 30 kwietnia 2004 roku, Polski ustawodawca musiał dostosować rodzime przepisy do Szóstej Dyrektywy Rady nr 77/388/EWG z dnia 17 maja 1977 roku (Dz. U. UE. L z 1977 r., nr 145, str. 1 z późn. zm.) zgodnie, z którą zniesiony został obowiązek podpisywania faktur. Warto pamiętać, że zgodnie z nieaktualnym już Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 roku (Dz. U. z 2002 r., nr 27, poz. 268), będącym aktem wykonawczym do poprzednio obowiązującej ustawy o VAT, faktura musiała zawierać czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób. Był to bardzo uciążliwy obowiązek, szczególnie dla podatników, którzy utrzymywali relacje handlowe z podmiotami z różnych części kraju. Rozporządzenie wprowadzało wprawdzie możliwość wystawiania faktur bez podpisu nabywcy, ale tylko pod warunkiem, że złożył on sprzedawcy pisemne oświadczenie, w którym upoważnił go do wystawiania takich faktur.

Od 1 maja 2004 roku polscy podatnicy mogą wystawiać faktury bez podpisów. Zostało to ostatecznie potwierdzone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 roku (Dz. U. z 2004 r., nr 97, poz. 971) wydanym jako akt wykonawczy do aktualnie obowiązującej ustawy o VAT, w którym zrezygnowano z podpisów, jako obligatoryjnego elementu faktury. Kolejne rozporządzenia, z aktualnie obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 roku (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) włącznie, także nie wymieniają podpisów jako wymaganego elementu faktury.

Na marginesie warto podkreślić, że o ile Szósta Dyrektywa Rady już nie obowiązuje, to zasada, zgodnie, z którą w państwach członkowskich nie wymaga się podpisywania faktur, została potwierdzona w art. 229 Dyrektywy Rady nr 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 roku (Dz. U. UE. L. z 2006 r.,  nr 347, str. 1 z późn. zm.).

Od 1 maja 2004 roku, przedsiębiorcy powszechnie więc zaczęli rezygnować z podpisywania faktur i nie wymagają tego również od swoich kontrahentów. Dodatkowo możliwość dostarczania faktur w formie elektronicznej spowodowała, że część dokumentów księgowych nie ma formy materialnej. Oczywiście ma to wiele zalet. Obieg dokumentów stał się szybszy, procedury ich wystawiania są prostsze i ma to także pozytywne skutki dla środowiska naturalnego.

Należy jednak pamiętać, że posiadanie faktury, która została podpisana prze odbiorcę stawia sprzedawcę w o wiele lepszej pozycji na gruncie postępowania cywilnego. O ile bowiem z punktu widzenia przepisów podatkowych, to czy faktura została podpisana nie ma znaczenia, o tyle w ewentualnym postępowaniu sądowym, sytuacja jest już zupełnie inna.