Rozwiązywanie konfliktów w biznesie i mediacje online - zmiany w 2016 r.

Słownik pojęć

Konsument – to osoba fizyczna dokonująca czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 23 KC).

Przedsiębiorca – osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 33 § 1 KC, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową.

B2B (business to business) – transakcja zawierana przez dwóch przedsiębiorców.

B2C (business to consumer) – transakcja zawierana pomiędzy przedsiębiorcą, a konsumentem.

ADR (alternative dispute resolution) – alternatywne metody rozpatrywania sporów dokonywane w ramach mediacji bądź w drodze postępowania przed sądem polubownym.

ODR (online dispute resolution) – forma alternatywnego rozpatrywania sporów w środowisku elektronicznym oraz nazwa rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie internetowego systemu rozpatrywania sporów konsumenckich w całej UE.

UE – Unia Europejska.

W 2016 r. w polskim prawie pojawią się dwie znaczące zmiany mające na celu propagowanie alternatywnych metod rozwiązywania sporów, w tym mediacji.

Mediacje - prawo UE

W 2016 r. wejdzie do polskiego systemu prawnego rozporządzenie ODR, które reguluje relacje z Konsumentami (B2C), wprowadzając platformę internetową rozpatrywania sporów online na terenie całej UE. Według rozporządzenia ODR, które przewiduje wprowadzenie e-mediacji, alternatywne metody rozpatrywania sporów z konsumentami (B2C) są jedną z 12 dźwigni na rzecz pobudzenia wzrostu gospodarczego i wzmocnienia jednolitego rynku.

W jaki sposób ma być upowszechniana mediacja?

Jedną z informacji, którą sklep internetowy jest zobowiązany przekazać konsumentowi w chwili wyrażenia przez niego woli związania się umową (tzn. w momencie wejścia na stronę WWW sklepu internetowego) jest możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń.

Dlaczego e-mediacje?

Przy zawieraniu umów online, trudniej rozwiązuje się spory w sposób tradycyjny ze względu m.in. na:

• brak bezpośredniego kontaktu;
• duże odległości, które dzielą strony;
• różnice w systemach prawnych;
• duże koszty;
• obawę przedsiębiorcy o utratę dobrego wizerunku lub utratę partnera biznesowego poprzez podjęcie działań w sądzie.

---

Mediacje, a prawo RP.

25 września b.r. Prezydent RP podpisał ustawę zmieniającą postępowanie cywilne, która zakłada upowszechnienie wykorzystywania arbitrażu i mediacji w sprawach cywilnych.  

Jak polskie prawo będzie propagowało mediacje?

• w pozwie będzie musiała znaleźć się informacja wraz z uzasadnieniem czy została podjęta próba polubownego rozpatrzenia sporu w drodze mediacji;
• sąd będzie organizował przed rozpoczęciem postępowania spotkanie informacyjne dotyczące mediacji;
• sąd może skierować strony na mediacje w każdym momencie postępowania i więcej niż raz w trakcie procesu;
• zachęty finansowe: jeżeli ugoda zostanie zawarta przed rozpoczęciem rozprawy, sąd zwróci całość wpłaconej opłaty sądowej, którą strony wniosły przy złożeniu pozwu oraz wniosek o zatwierdzenie ugody przez sąd będzie zwolniony z jakichkolwiek opłat;
• strona konfliktu, która będzie uchylać się od podjęcia mediacji może zostać obciążona kosztami;
• uregulowana została kwestia kwalifikacji mediatorów oraz zostanie stworzona internetowa lista stałych mediatorów.

Dołącz do nas na Facebooku

Dlaczego ustawodawca wprowadza przepisy upowszechnienia alternatywnych metod rozpatrywania sporów?

Jak wskazuje Ministerstwo Sprawiedliwości na swojej stronie internetowej (https://ms.gov.pl/pl/informacje/news,7535,mediacja-szansa-na-odciazenie-sadow--ustawa.html#prettyPhoto) zmiany mają prowadzić do:

• usprawnienia rozwiązania spraw cywilnych i gospodarczych;
• skrócenia postępowania;
• obniżenia kosztów stron konfliktu;
• utrzymania dobrych relacji gospodarczych pomiędzy stronami.

Należy zauważyć, że propagowanie mediacji wśród przedsiębiorców RP, którzy coraz częściej prowadzą biznes online na dużych odległościach, umożliwi im poznanie zasad mediacji i stworzy podstawę do oszczędności. Upowszechnienie się tradycyjnych mediacji w Polsce pozwoli na rozwinięcie mediacji online, co aktualnie w Europie promowane jest przez wprowadzanie rozporządzenia ODR.

Mediacje online zarówno w relacjach B2C jak i B2B, umożliwiają rozwiązywanie konfliktów na dużych odległościach oraz rozwiązanie konfliktu pomimo różnic w systemach prawnych.

Zarówno prawodawcy unijni jak i krajowi dostrzegli szanse na skuteczne, tańsze i szybsze rozwiązanie konfliktu za pośrednictwem mediacji. Jednakże brak wiedzy na temat zasad i korzyści mediacji oraz przywiązanie do sądownictwa powszechnego, często blokuje zarówno prawników jak i przedsiębiorców do podjęcia prób skorzystania z tej formy. W związku z tym poniżej przedstawię krótkie wprowadzenie do mediacji.

Zadaj pytanie na FORUM

Co to jest mediacja?

Mediacja (mediare – być w środku) – alternatywna metoda rozwiązywania sporów mająca swoje źródła w starożytnym Rzymie. Jest rodzajem negocjacji, przy czym mediator jako bezstronna osoba trzecia pomaga stronom we wzajemnej komunikacji, określeniu interesów i kwestii do dyskusji. Celem mediacji jest zakończenie konfliktu w sposób satysfakcjonujący dla obu stron.

Mediacja nie ogranicza stronom drogi sądowej w razie braku ugody bądź chęci na mediacje. Strony w każdej chwili mogą złożyć pozew.

Mediacje dzielą się na:

• sądowe – sąd może skierować sprawę do mediacji na każdym etapie postępowania;
• umowne – zapis w umowie bądź ustne ustalenie stron o rozwiązaniu sporu za pośrednictwem mediacji jeszcze przed wniesieniem pozwu.

Mediacja charakteryzuje się:

• Dobrowolnym (konsensualny) charakterem procedury i jej rezultatu (ugody).
• Równością stron (autonomia stron) – brak wzajemnej, szczególnie prawnej wzajemnej podległości stron.
• Bezstronnością mediatora/arbitra, który wybierany jest przez strony jako ich rzecznik.
• Poufnością – mediator ma obowiązek zachować wszystkie fakty, których dowiedział się w trakcie mediacji w tajemnicy. Wyłączona jest też możliwość powołania mediatora na świadka na okoliczności faktów, których dowiedział się podczas mediacji.

Ważną cechą szczególnie w mediacjach gospodarczych jest to, że to strony mają wpływ na przebieg i osiągnięte porozumienie w toku mediacji. Co oznacza, że możliwa jest ich dalsza współpraca.

---

Ugoda

W razie osiągnięcia porozumienia w toku mediacji strony z pomocą mediatora redagują treść ugody. Ugoda jest wiążąca – każda ze stron może wystąpić z wnioskiem o zatwierdzenie w sądzie ugody zawartej podczas mediacji.

Od stycznia 2016 r. wniosek o zatwierdzenie ugody będzie wolny od opłat.

Zatwierdzona ugoda daje możliwość zastosowania przymusowych instrumentów prawnych do wyegzekwowania jej postanowień. Oznacza to, że faktycznie można uniknąć długotrwałego oraz kosztownego postępowania sądowego, osiągając dzięki mediacji te same skutki.

Ugoda zawarta podczas mediacji i zatwierdzona przez sąd ma taki sam skutek jak postanowienie sądu.

Jan Kowalski prowadzi sklep internetowy „Akwarium” i dostarcza swoje produkty do dużych hoteli oraz do odbiorców indywidualnych (Konsumentów) w całej UE. Pan Jan nabywa od producenta towar z terminem płatności do 30 dni od wystawienia faktury VAT. Niestety odbiorcy opóźniają się z płatnościami, co powoduje narastający dług pana Jana u swojego producenta. Producent, ze względu na generowane przez pana Jana duże obroty jego firmy i chęć utrzymania dobrych relacji biznesowych, a jednocześnie nieponoszenie kosztów ze względu na opłatę sądową przy składaniu nakazu zapłaty, decyduje się poprzez mediacje online dojść do porozumienia. Strony wybierają mediatora i wciągu 30 dni podpisują ugodę, w której należność została rozbita na raty bez naliczania odsetek, warunkiem jest terminowa spłata rat przez pana Jana. Ugoda otrzymuje klauzulę wykonalności. Ugoda taka ma moc wyroku sądowego - jeśli pan Jan nie zapłaci, producent nie będzie musiał już iść do Sądu, tylko od razu do komornika. Obie strony są zadowolone, ponieważ kontynuują współpracę, a jednocześnie producent ma pewność, że będzie mógł wyegzekwować szybciej swoje pieniądze.

Niezatwierdzona w sądzie ugoda mediacyjna ma skutek jak umowa cywilnoprawna.

Czym różni się mediacja od postępowania sądowego?

MEDIACJE	POSTĘPOWANIE SĄDOWE
Jakie są koszty?
Niskie. - zawarcie ugody – zwrot opłat; - zatwierdzenie ugody bez opłat (od 2016 r.); - osoba, która wykaże ubóstwo całkowicie jest zwolniona z opłat.	Wysokie. - opłaty przy wnoszeniu pozwu; - wynagrodzenie adwokata/radcy prawnego; - opłaty komornicze.
Jaki jest czas trwania rozpatrzenia konfliktu?
Krótki: Średnio - 1- 45 dni.	Długi: Średni czas trwania postępowania sądowego od dnia rejestracji w sądzie I instancji do uprawomocnienia się sprawy w I instancji to średnio: -9,7 miesiąca dla spraw cywilnych; -12,6 miesiąca dla spraw gospodarczych. *Dane opracowane w raporcie MS „Sprawność postępowań sądowych w 2014 roku”
Kto wpływa na tempo rozwiązania konfliktu?
Strony.	Sąd.
Jaka jest gwarancja zachowania poufności?
Poufność jest jedną z ważnych cech mediacji.	Zasadą postępowania sądowego jest jego jawność.
Kto ma wpływ na przebieg i rezultat postępowania?
Strony.	Sąd.
Jaki jest charakter dochodzenia do rozwiązania konfliktu?
Dowolna forma rozwiązania sporu przez strony. Możliwość znalezienia rozwiązania niewskazanego przez przepisy prawne. Mediacja nie wyznacza, kto ma rację w sporze, a jej celem jest wypracowanie przez strony takich rozwiązań, które będą zadowalały obie strony. Tym samym ugoda zatwierdzona przez sąd ma ten sam skutek, co wyrok sądu.	Bardzo formalny. Formalny charakter rozwiązania sporu daje pewnego rodzaju pewność stron co do rozwiązania.

Prawodawcy UE oraz RP stawiają na skuteczność polubownego rozpatrywania sporów. Nowe zasady wprowadzane do postępowania cywilnego dotyczą głównie mediacji, na którą kieruje sąd. Mediacja jest również możliwa jeszcze przed wniesieniem pozwu. Ważne jest, aby mediacja stała się również powszechna w świadomości przedsiębiorców, konsumentów oraz adwokatów i radców prawnych, którzy już na etapie redagowania umowy informowaliby drugą stronę o rozpatrywaniu ewentualnych konfliktów w pierwszej kolejności za pomocą mediacji.

Warto pamiętać:

1. W 2016 r. powstanie platforma internetowa, dzięki której będzie można rozwiązać konflikt z Konsumentem (B2C) na odległość na terenie całej UE.
2. Mediacje online zarówno w relacjach B2C jak i  B2B, umożliwią rozwiązywanie konfliktów na dużych odległościach oraz rozwiązanie konfliktu pomimo różnic w systemach prawnych.
3. Polski prawodawca wprowadza szereg zmian mających na celu rozpowszechnienie mediacji w relacjach gospodarczych oraz w sprawach sklepów internetowych z konsumentami.
4. Sklepy internetowe już teraz mają obowiązek informacyjny dotyczący rozwiązywania konfliktów związanych z reklamacjami i prawem odstąpienia od umowy w drodze mediacji.
5. Mediacja jest znacznie tańszym i szybszym sposobem rozwiązywania konfliktów.
6. Mediacja jest poufna.
7. Ugoda zawarta podczas mediacji, a zatwierdzona przez sąd ma takie same skutki jak wyrok sądu i możliwe jest jej egzekwowanie np. w drodze postępowania egzekucyjnego przez komornika.