Jak ograniczyć koszty w firmie?

Każdy biznes rządzi się swoimi prawami, ma inne problemy i wyzwania. Jest jednak wiele wspólnych cech, do których z pewnością zaliczyć możemy koszty -  znane zarówno właścicielom mniejszych, jak i większych firm. Z powodu braku czasu i nadmiaru obowiązków często nie dostrzegamy możliwości ograniczania comiesięcznych rachunków. Prezentujemy kilka uniwersalnych sposobów na oszczędności, które sprawdzą się w każdym przedsiębiorstwie. Są to tańsze paliwo, renegocjacje umów, tańszy lokal, darmowe oprogramowanie oraz ograniczenie kosztów administracyjnych za pomocą systemów informatycznych takich jak zaprezentowany w artykule system FirmOne.

Tańsze paliwo

Koszty paliwa mogą sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie. Ale delegacje i spotkania to elementy pracy, z których raczej trudno zrezygnować. Nie oznacza to, że wydatki związane z transportem muszą być zawsze wysokie. Sposobów na ich ograniczenie jest przynajmniej kilka. Jednym z nich jest montaż instalacji LPG w samochodach służbowych. Dodatkowo możemy wprowadzić w życie stosowanie zasad modnego w Europie ecodrivingu – czyli oszczędnej jazdy. Sprawdźmy także stan firmowej floty. Zużyte świece zapłonowe czy filtry powietrza mogą być przyczyną zwiększonego spalania paliwa.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Renegocjacja umów

Twoja firma zapewne ma już podpisane umowy z dostawcami Internetu, prądu, gazu czy sieci telefonii komórkowej. Dzisiejsza konkurencja na rynku daje nam znacznie większe możliwości w negocjowaniu indywidualnych, tym samym atrakcyjniejszych, warunków cenowych. Sprawdź obecne oferty i przeprowadź research. Bardzo prawdopodobne, że stawki u niektórych dostawców znacznie spadły. Jeśli będzie to uzasadnione finansowo, rozwiąż dotychczasowe umowy i podpisz korzystniejsze. Rozważ takie rozwiązanie także w kwestii usług bankowych oraz ubezpieczeniowych.

Zobacz: Ulga na zakup kasy fiskalnej a zawieszenie działalności

Tańszy lokal

Innym sposobem na obniżenie rachunków w firmie jest zamiana lokalu. Na rynku nieruchomości pojawia się coraz więcej godnych uwagi ofert. Warto więc co jakiś czas przeszukiwać portale z takimi ogłoszeniami. Można również rozważyć zamianę biura na mniejsze. Często okazuje się, że niewłaściwe rozmieszczenie stanowisk nie pozwala nam wykorzystać odpowiednio powierzchni jaką dysponujemy.

Darmowe oprogramowanie

Zakup potrzebnego do pracy oprogramowania w przypadku większej ilości pracowników generuje bardzo wysokie koszty. Nie ze wszystkich systemów możemy zrezygnować. Jednak oprogramowanie typowo biurowe możemy zamienić na darmowy, ale legalny odpowiednik – Open Office. Rozwiązanie to alternatywa szczególnie korzystna dla mniejszych firm. Zasady działania tych bezpłatnych programów są bardzo zbliżone do produktów Microsoftu. Posiadają też większość podstawowych funkcji, zatem praca nie powinna sprawić kłopotu.

Zredukuj koszty administracyjne

Czy szacowałeś, ile Twoja firma wydaje pieniędzy na drukowanie dokumentów, umów czy faktur? Albo ile kosztuje czas pracy personelu poświęcony na zarządzanie procesami administracyjnymi? Według badań Konica Minolta koszty papierowego obiegu dokumentów w średnim przedsiębiorstwie mogą sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie. Papierologia to odwieczny problem mniejszych i większych podmiotów. Z dokumentacji nie można zrezygnować, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby tradycyjne druki zamienić na elektroniczne odpowiedniki. Na rynku pojawia się coraz więcej prostych  narzędzi dedykowanych właśnie mniejszym firmom. Niektóre aplikacje, takie jak platforma FirmONE, działają online. W praktyce oznacza to, że firma nie ponosi na początku swojej działalności dodatkowych kosztów związanych z zakupem potrzebnej infrastruktury. Zaoszczędzony czas i pieniądze, zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów to tylko niektóre argumenty, jakie mogą przekonać młodych przedsiębiorców do wprowadzenia nowoczesnych rozwiązań informatycznych w swoich firmach. W przypadku aplikacji działających z poziomu przeglądarki internetowej, na przykład FirmONE, zarządzać przedsiębiorstwem można on-line. Wystarczy dostęp do sieci, aby z każdego miejsca na świecie koordynować procesy zachodzące w firmie.

Przychody uzyskane z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku młodych przedsiębiorstw nie zawsze są stałe. Często bywają uwarunkowane aktualną sytuacją w branży. Na rynkowe realia nie mamy wpływu. Jednak aby dbać o dobrą kondycję finansową firmy możemy bardziej wnikliwe analizować wydatki, szukać alternatyw i oszczędności. To w końcu nic nie kosztuje.

Zobacz: Jak zdobyć unijne pieniądze na założenie firmy?