Zastosowanie faksymile w działalności gospodarczej

W tym ostatnim przypadku przybicie faksymile na umowie lub na dokumencie urzędowym w praktyce zdarza się najczęściej w pilnych przypadkach, gdy dana osoba akurat nie może osobiście być obecna, aby własnoręcznie podpisać dokument, a jest to niezbędne np. z uwagi na potrzebę zachowania ustawowego lub urzędowego terminu. W takich sytuacjach pojawia się pytanie o moc prawną, jaką niesie za sobą faksymile. Czy posłużenie się nim, jest jednoznaczne z własnoręcznym podpisem? Czy umowa cywilnoprawna, na której kontrahent „podpisał się” z wykorzystaniem faksymile ma moc obowiązującą? Są to istotne zagadnienia z praktyki funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Polecamy: 500 pytań o VAT

Faksymile a podpis własnoręczny

Faksymile, pomimo że jest odbiciem własnoręcznego podpisu, a więc pozwala określić cechy charakterystyczne tego podpisu, nie jest tożsame z własnoręcznym podpisem osoby, której podpis prezentuje. Okoliczność ta nie budzi żadnych wątpliwości w literaturze przedmiotu, ani w orzecznictwie sądowym (por. m.in. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w wyroku z dnia 10 listopada 2006 r., sygn. akt II FSK 1144/05). Z punktu widzenia prawa cywilnego moc prawna faksymile co do zasady nie różni się od jakiejkolwiek innej pieczątki. Z faktu przybicia faksymile, o czym będzie jeszcze mowa poniżej, można jedynie wywodzić wniosek że osoba, której faksymile została przyłożona zgadza się na złożenie oświadczenia woli o treści określonej danym dokumentem. Oświadczenie takie nie będzie jednak złożone w formie pisemnej.

Chociaż istnieje kilka wyjątków od powyższej zasady należy wyraźnie powiedzieć, że przybicie faksymile na jakimkolwiek dokumencie nie niesie ze sobą skutków prawnych, jakie wiążą się z własnoręcznym podpisem osoby uprawnionej. Ma to istotne konsekwencje w obrocie prawnym.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Zawieranie umów przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego

Umowa a faksymile

Zasadniczo umowy cywilnoprawne mogą zostać zawarte w dowolnej formie, chyba że określone przepisy przewidują formę szczególną dla zawarcia danego rodzaju umowy. Podstawowymi w obrocie gospodarczym formami umów cywilnoprawnych to forma ustna oraz forma pisemna. Następnie istnieją formy szczególne, takie jak forma pisemna z datą pewną, forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi oraz forma aktu notarialnego.

Dla niniejszych rozważań istotne znaczenie ma treść art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego, który określa minimalne wymagania dla uznania, że dany dokument został sporządzony w formie pisemnej. Powołany przepis jednoznacznie wskazuje m.in., że dla uznania danej formy czynności prawnej za formę pisemną bezwzględnie wymagany jest własnoręczny podpis osoby, która czynność podejmuje. Tym samym posłużenie się na dokumencie pieczęcią faksymile nie spełnia wymogu ustawowego formy pisemnej. Dokument zawierający treść umowy w formie pisemnej, na którym jedna ze stron „podpisała się” z wykorzystaniem faksymile nie jest umową zawartą na piśmie w rozumieniu prawa cywilnego.

W takiej sytuacji może pojawić się pytanie o charakter prawny dokumentu umowy „podpisanego” z wykorzystaniem faksymile. Co do zasady uznać należy, że umowa taka mogłaby być wiążąca dla stron, jeżeli spełnione byłyby określone warunki. W szczególności, gdyby z okoliczności faktycznych wynikało, że faksymile przybiła bezpośrednio osoba uprawniona do reprezentacji albo dokonała tego inna osoba, jednakże na polecenie osoby uprawnionej do reprezentacji, a następnie dokument z takim „podpisem” zostałby doręczony drugiej stronie umowy, można by uznać, że takie przybicie faksymile stanowiło akceptację oferty zawarcia umowy o określonej treści. W takim przypadku należałoby przyjąć, że umowa o określonej treści została pomiędzy stronami zawarta (choć nie w formie pisemnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego). Wymaga podkreślenia, że zgodnie z regułami ogólnymi Kodeksu cywilnego większość umów w obrocie handlowym nie wymaga zachowania szczególnej formy. Dla tego typu umów przybicie faksymile będzie więc miało wiążący charakter. Jednocześnie w sytuacji, gdyby faksymile przybiła osoba nieuprawniona, bez wiedzy lub zgody przedstawiciela strony, należałoby uznać, że umowa jest nieważna, a poszkodowanemu służyłoby jedynie roszczenie o odszkodowanie wobec osoby, która poprzez posłużenie się faksymile wprowadziła poszkodowanego w błąd. Oczywiście dana strona powołująca się na fakt przybicia faksymile musiałaby udowodnić, że osoba dokonująca przybicia faksymile działała bez dyspozycji decydentów oraz z przekroczeniem przyznanych uprawnień (co w praktyce mogłoby być bardzo trudne).  

Czy od odstąpienia od umowy na odległość grozi kara?

---

Forma pisemna pod rygorem nieważności

Obok formy ustnej i zwykłej pisemnej dla czynności prawnych, prawo przewiduje w wielu przypadkach obowiązek zachowania formy pisemnej czynności prawnej pod rygorem jej nieważności. W tego rodzaju przypadku zgodne oświadczenie woli stron musi zostać złożone w przewidzianej prawem formie, w innym bowiem przypadku czynność nie wywoła żadnych skutków prawnych (wbrew nawet zgodnym intencjom stron). Przykładowo prawo polskie przewiduje obowiązek zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności dla takich umów jak: umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych (art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), umowa zastawu rejestrowego (art. 3 ust. 1 ustawy o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów), umowa o przejęcie długu (art. 522 KC), czy też umowa leasingu (art. 709² KC).

Forma pisemna pod rygorem nieważności może także zostać przewidziana przez same strony umowy, jako forma obowiązująca dla wszelkich aneksów do tej umowy. W odniesieniu do tego rodzaju umów i aneksów niezachowanie formy pisemnej w rozumieniu powołanego wcześniej art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego, skutkuje ich bezwzględną nieważnością, niepodlegającą konwalidacji (strona nie może np. w terminie późniejszym potwierdzić takiego dokumentu).

Należy podkreślić, że posłużenie się faksymile przy tego rodzaju umowach zawsze będzie oznaczało ich bezwzględną nieważność. To z kolei oznacza, że strony będą zwolnione od obowiązku świadczenia tego, do czego się zobowiązały, natomiast jeżeli, którakolwiek ze stron spełniła już swoje świadczenie, może domagać się jego zwrotu, choćby na podstawie art. 405 Kodeksu cywilnego – bezpodstawne wzbogacenie.

W tego rodzaju szczególnych przypadkach stronie, która odniosła szkodę w związku z posłużeniem się przez drugą stronę faksymile, może przysługiwać przeciwko drugiej stronie roszczenie odszkodowawcze.

Co robić przy zwłoce w wykonaniu umowy wzajemnej?

Ustawowe uregulowanie faksymile

Warto pamiętać, że przepisy prawa przewidują w niektórych przypadkach możliwość wykorzystania faksymile, nadając dokumentom „podpisanym” z jego wykorzystaniem stosowną moc prawną. W szczególności zastosowanie faksymile zostało wyraźnie dopuszczone dla następujących przypadków:

1. art. 921¹⁰ Kodeksu cywilnego – określa, że podpis dłużnika na wystawionym przez niego papierze wartościowym może być odbity sposobem mechanicznym;
2. art. 328 § 2 Kodeksu spółek handlowych – stwierdza, że dokument akcji spółki akcyjnej powinien być opatrzony pieczęcią spółki oraz podpisem zarządu, który to podpis może być mechanicznie odtwarzany;
3. art. 5 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o obligacjach – stwierdza,  że dokument obligacji powinien zawierać podpisy osób uprawnionych do zaciągania zobowiązań w imieniu emitenta, przy czym podpisy te mogą być odtwarzane sposobem mechanicznym.

Inne przypadki użycia faksymile

Teoretycznie rzecz biorąc wszelkie pisma sądowe lub w postępowaniu administracyjnym „podpisane” z wykorzystaniem faksymile powinny zostać odrzucone przez dany organ, jako niespełniające warunków formalnych, a strona która posłużyła się faksymile powinna zostać wezwana do uzupełnienia braku formalnego poprzez doręczenie pisma zawierającego własnoręczny podpis osoby uprawnionej do reprezentacji.

Jakie byłyby konsekwencje gdyby dana instytucja zorientowała się dopiero w późniejszym etapie postępowania, że strona posłużyła się wcześniej faksymile w sporządzaniu pism procesowych trudno jednoznacznie określić. Dużo zależy od etapu postępowania oraz sytuacji, w której doszło do wykorzystania faksymile. Nie można jednak z góry wykluczyć nieważności postępowania, odrzucenia lub oddalenia sprawy, czy też pociągnięcia do odpowiedzialności karnej, wobec osoby, która dokonała przybicia faksymile.

Samozatrudnienie a zawarcie umowy o współpracę

Podsumowanie

Poza kilkom opisanymi w tym artykule przypadkami wykorzystania faksymile, które zostały wyraźnie dopuszczone przez prawo, stosowanie faksymile w praktyce gospodarczej wymyka się szczegółowym regulacjom. Stosowanie tego rodzaju narzędzia przez przedsiębiorców jest decyzją gospodarczą, z którą wiąże się określone ryzyko prawne. Przedsiębiorca musi zdecydować, czy bezpieczniej jest posługiwać się faksymile, czy bezpieczniej jest powołać pełnomocnika/prokurenta, który podpisywałby dokumenty w jego imieniu, w sytuacji gdy on sam nie może tego dokonać samodzielnie. Istotnym ryzykiem gospodarczym obarczone jest akceptowanie posługiwania się faksymile przez drugą stronę transakcji. W szczególności w tego rodzaju przypadkach nigdy nie można w pełni wykluczyć, że druga strona nie stwierdzi, iż w istocie nigdy nie podpisywała się pod umową, ani nigdy nie wyrażała zgody na jej treść, a tym samym umowa jej nie obowiązuje. Pozwolenie drugiej stronie na posłużenie się faksymile stawia stronę, która podpisała się własnoręcznie pod umową w gorszej sytuacji prawnej – taka strona jest w pełni zobowiązana do realizacji swoich obowiązków z umowy, natomiast druga strona może próbować się ekskulpować z powołaniem na okoliczność braku własnoręcznego podpisu.

Autor: Tomasz Grzybowski