Do czego potrzebni są nam księgowi?

Dlaczego twierdzę, że dla wielu firm najważniejszym zadaniem księgowych jest rozliczenie podatków, a dopiero na dalszym miejscu informacje o kosztach; należnościach czy zobowiązaniach itd.? Bo po raz nie wiadomo który, w kolejnej firmie, rozwiązuję kolejne problemy płatnicze i po raz kolejny słyszę, że:  "dane ekonomiczne firmy, za ubiegły miesiąc, zarząd otrzymuje tuż przed dwudziestym dniem następnego miesiąca, a dotyczące podatku VAT, przed dwudziestym piątym" - jak wiadomo są to ostateczne terminy składania deklaracji podatkowych i wpłacania zaliczek na podatek PIT; CIT i VAT.

Terminy terminami, ale księgowi są po to, żeby właściciel czy szef firmy wiedział jakie ma należności i zobowiązania; jaki jest jego przychód i dochód; jaka część majątku firmy ulokowana jest w zapasach, jaka w należnościach; w jakiej części majątek ten jest finansowany ze środków własnych, a w jakiej z kredytu bankowego i kupieckiego; jaka jest rentowność firmy i na przykład kwota zysku. W tym celu zatrudniamy księgowych i realizując takie zadania są nam najbardziej użyteczni. Obliczanie podatków i sporządzanie deklaracji podatkowych, to ostatnia (a nie pierwsza) z ważnych czynności księgowego i warto abyśmy tego chcieli w naszej firmie (sic!).

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Te istotne, z punktu widzenia ekonomiki firmy, informacje, będą przydatne w zarządzaniu operacyjnym tylko wtedy, kiedy będą podane bezzwłocznie. W praktyce, to znaczy do siódmego, najdalej do dziesiątego dnia następnego miesiąca za miesiąc miniony. Potem, nie ma już większych motywacji żeby je czytać bo i tak w bieżącym miesiącu niewiele można będzie zrobić na tej podstawie. Około dwudziestego, czytać tych informacji najzwyczajniej nie warto. Choć to, może się wydawać, kontrowersyjna teza, myślę że podzielą mój pogląd wszyscy ci przedsiębiorcy, którzy otrzymują dane księgowe, za miniony miesiąc, w pierwszym tygodniu następnego miesiąca, lub w jego pierwszej dekadzie i czynnie z nich korzystają.

Zapisz się na nasz Newsletter!

Oczywiście taka zmiana wymagań nie może się sprowadzić wyłącznie do wydania służbom księgowym stosownego polecenia.  Rytm pracy księgowości jest sprzężony z rytmem pracy firmy. Nikt nie wygeneruje potrzebnych danych 14 dni wcześniej niż dotychczas, bez zmiany organizacji pracy samej księgowości i systemu spływu dokumentacji, na podstawie której dokonywane są księgowania. Dotyczy to zwłaszcza tych przedsiębiorstw, gdzie dokumentów jest stosunkowo dużo i zaksięgowanie ich wszystkich musi trwać dłużej. Zmiana organizacji pracy zaowocuje tym, że na początku kolejnego miesiąca będzie do zaksięgowania jedynie dokumentacja z ostatnich dni poprzedniego, a nie na przykład z połowy, czy jak w wielu mniejszych firmach, z całego poprzedniego miesiąca.

W zmianie o której piszę, nie przeszkadza fakt, że mamy księgowość wynajętą i obsługuje nas biuro księgowe, dla którego jesteśmy klientem jednym z wielu - taki argument słyszę czasami jako trudność uniemożliwiającą zmianę zasad - "Biuro księgowe robi podatki około 20 i 25 następnego miesiąca i wtedy dostarczają wydruki". Rzeczywiście tak jest, ale tylko dlatego, że jest to albo wygodne dla danego biura, albo nikt nie postawił innych warunków, a my nie nauczyliśmy się korzystać z tego "żeby było inaczej" - nie wymusiliśmy zmiany redefiniując swoje oczekiwania.

Faktoring - kto może z niego skorzystać?

Czasami firmy prowadzą na własny użytek rejestry, dublując prace wynajętych biur księgowych np.  dotyczące zobowiązań czy należności. To całkowicie niepotrzebne dublowanie pracy. Niepotrzebne działania wynikające wyłącznie z zastosowania niedostatecznych rozwiązań w zakresie o którym tu piszę.  Warto to zmienić, bo informacja księgowa jest dla działalności operacyjnej bardzo ważna, a ponieważ i tak jest zawsze spóźniona, ograniczenie czasu tego opóźnienia staje się czynnikiem kluczowym.

Zauważmy też, że rola i pozycja księgowego, i tak bardzo istotna w przedsiębiorstwie,  wzrośnie niepomiernie, kiedy jego paca będzie  służyć kierownictwu już po siedmiu dniach, a nie po dwudziestu i więcej, od zakończenia miesiąca. Jeśli jeszcze zadamy sobie trud i informacje księgowe przemianujemy na wskaźniki ekonomiczne i zaczniemy obserwować je w czasie (temu tematowi poświeciłem całkiem sporo tekstów na tym forum), zacznie się nam ukazywać obraz firmy jakiego dotychczas nie znaliśmy. Zaobserwujemy trendy i poczujemy, że zostaje nam dana moc jeszcze silniejszego wywierania wpływu na to w jakim kierunku dążymy jako przedsiębiorstwo. Będziemy też mogli na przykład poczuć i zmierzyć periodyczność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Być może uda się na tę periodyczność pozytywnie wpływać, sterując nią w korzystnym dla nas kierunku.

Odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone

Tak więc podnośmy rangę i status księgowych w naszych firmach poprzez redefiniowanie oczekiwań wobec ich pracy, zmieniajmy na tę okoliczność organizację pracy firmy w zakresie obiegów dokumentów i oczekujmy, że informację zwrotną o ekonomice funkcjonowania firmy za miniony miesiąc, uzyskamy nie później, niż przed końcem pierwszej dekady obecnego miesiąca. Nawet jeśli informacja ta będzie w niektórych obszarach niepełna, albo jedynie oszacowana (tak też może się zdarzać, bo część dokumentów, fizycznie, nie może dotrzeć na czas), to i tak jest to lepsze dla zarządu niż nieomal całkowity brak wiedzy o wynikach w ujęciu księgowym przez trzy, z czterech tygodni kolejnego miesiąca pracy firmy. 

Bariery rozwoju mikroprzedsiębiorstw w 2014 roku