Jak negocjować warunki umowy z kontrahentem?

Negocjacje oznaczają komunikowania się dwóch stron, które jest ukierunkowane na osiągnięcie porozumienia, w sytuacji, w której co najmniej jedna strona nie zgadza się z określoną opinią lub rozwiązaniem sytuacji.

Innymi słowami negocjacje można utożsamiać z takim sposobem komunikowania się, który pozwoli im na rozwiązanie zaistniałego konfliktu oraz zapewni porozumienie, a także przyczyni się do satysfakcji podmiotów zaangażowanych w proces poszukiwania owego rozwiązania.

Negocjowanie warunków umów z biznesowymi partnerami wiąże się ściśle z wcześniejszym przygotowaniem do procesu dochodzenia do satysfakcjonującego rozwiązania. Istotne jest, aby zachować dystans emocjonalny.

Na proces negocjacji składają się dwa główne elementy:

• 1. Faza przygotowawcza negocjacji;

• 2. Właściwy proces negocjacji:

- faza wstępna;
- faza rozbieżności;
- faza integracji;
- faza porozumienia;

Polecamy: Czy każdą umowę należy zawierać na piśmie?

Faza przygotowawcza

Ten etap procesu negocjacji opiera się na analizie zebranych informacji oraz materiałów, które dotyczą drugiej strony. Powinien on doprowadzić do ustalenia dwóch podstawowych zagadnień o charakterze hipotetycznym. Po pierwsze należy przemyśleć rzeczywiste potrzeby kontrahenta i jego faktyczne żądania, a także interesy i potrzeby, których zaspokojenie jest konieczne. Jeżeli nie jest możliwa ich wstępna konkretyzacja, należy dokonać oszacowania. Po drugie warto zastanowić się nad ewentualnymi różnicami między żądaniami jakie we wstępnej fazie może podać druga strona i stopniem w jakim będą najprawdopodobniej odbiegały od tych rzeczywistych.

Faza przygotowawcza zawiera w swojej istocie również zaplanowanie własnych ustępstw, tj. wyznaczenie ich granic, a także dokonanie analogicznego procesu w odniesieniu do zakładanych teoretycznie poczynań drugiej strony.

Przejście przez fazę przygotowawczą procesu negocjacji powoduje, że przed rozpoczęciem etapu kolejnego, nakreślony został możliwy do osiągnięcia zakres porozumienia między stronami.

Właściwy proces negocjacji

Na tę część procesu negocjowania składają cztery elementy składowe. W fazie wstępnej najistotniejsze jest właściwe nawiązanie kontaktu z drugą stroną następujące w ciągu stosunkowo krótkiego okresu czasu. Warto pamiętać o zdecydowanej przewadze przekazu zewnętrznego nad wewnętrznym podczas tej fazy.

Na etapie rozbieżności istotne jest natomiast wyładowanie emocji związane ze starciem rozbieżnych dla stron fragmentów przyjętych podczas przygotowań. Najważniejsze jest odpowiednie wychwycenie przekroczenia przez kontrahenta granicy między konfrontacja a kooperacją. Zasadą obowiązującą podczas ścierania się rozbieżności jest zachowanie dystansu emocjonalnego.

Polecamy: serwis Umowy

Faza integracji sprowadza się do czynienia przez zainteresowane strony wzajemnych ustępstw w celu osiągnięcia porozumienia. Prowadzi bezpośrednio do fazy porozumienia, w której ustalana jest ostateczna wersja wspólnych interesów.