Kosztorys projektu a elastyczność i zmienność

Instytucja wdrażająca ogłaszająca konkurs na realizację projektów otrzymuje od beneficjentów ofertę realizacji projektu, w szczegółowych instrukcjach opisujących sposób konstruowania kosztorysu projektu dąży do otrzymania informacji umożliwiających zestawienie różnorodnych ofert w celu wyboru oferty o najniższym stosunku kosztów do produktów. Działaniom tym służyć mają oczekiwania w zakresie konstrukcji kosztorysu projektu poprzez nacisk wywierany na beneficjenta w zakresie: szczegółowości, charakterystyki, adekwatności i konkurencyjności wydatków.

Polecamy: Montaż finansowy projektu

Elastyczność pozycji kosztorysowych wymaga stosowania możliwie szerokich zapisów zezwalających na reagowanie i ewentualne przesuwanie środków finansowych w przypadku zmiany w otoczeniu prawno-ekonomicznym projektu. Takie oczekiwania wymagają zatem zaproponowania kosztów projektu ujętych w sposób możliwie zagregowany, obejmujący grupy wydatków na poszczególne etapy merytorycznej realizacji projektu.

Zmienność projektu wypływa w bezpośredni sposób z uwarunkowań czasowych wynikających z terminów związanych z procesem oceny formalnej i merytorycznej projektu. Zakładane działania planowane są przez wnioskodawcę przy uwzględnieniu stosownego okresu na etapy oceny projektu, jednakże często terminy te są przekraczane na przykład w wyniku negocjacji podejmowanych z instytucją wdrażającą. W związku z tym częstym zjawiskiem jest późniejszy od zakładanego okres rozpoczęcia realizacji projektu. Okoliczność ta przekłada się na strukturę poszczególnych pozycji w kosztorysie, opóźnienie generować może potencjalny wzrost kosztów czy skrócenie czasu potrzebnego na finansowe rozliczenie projektu.

Ważnym czynnikiem są także odmienne okoliczności pojawiające się na etapie prac nad przygotowaniem koncepcji projektu (analiza potrzeb, interesariuszy, analiza działań i inne) oraz na etapie prac przygotowawczych do uruchomienia projektu.

Polecamy: Spójność wniosku o dofinansowanie

Struktura poszczególnych pozycji kosztowych powinna dodatkowo korespondować z charakterystyką projektu. Kluczowe jest umiejętne połączenie wydatków z opisem merytorycznym umieszczanym w poszczególnych polach wniosku o dofinansowanie projektu.

Omówione powyżej kluczowe grupy oczekiwań ze strony instytucji wdrażającej i beneficjenta przekładają się na zróżnicowanie w oczekiwaniach wobec struktury kosztorysu projektu.

Artykuł jest fragmentem książki Fundusze Unijne - szansa na rozwój małych i średnich przedsiębiorstw autorstwa Rafała Kasprzaka. Wydawnictwo Onepress.pl