REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczny obieg dokumentów - bezpieczeństwo i niższe koszty prowadzenia firmy

REKLAMA

Jedną z podstaw sprawnego funkcjonowania każdej firmy jest właściwy przepływ informacji. Dotyczy to nie tylko tych skierowanych do adresatów zewnętrznych, ale przede wszystkim danych przeznaczonych do wewnętrznego obiegu.

Elektroniczny obieg dokumentów

REKLAMA

Biznes coraz częściej funkcjonuje w dwóch wymiarach: rzeczywistym oraz wirtualnym. To dzisiaj powszechne zjawisko, które nie odnosi się jedynie do firm z sektora IT. Pojęcia Internetu rzeczy, chmury obliczeniowej czy aplikacji należy nie tylko przyswoić – trzeba je wykorzystać, by uczynić swoje przedsiębiorstwo nowoczesnym i konkurencyjnym. Proces dostosowania się do nowych trendów warto zacząć od przechowywania, wymiany i analizy danych istotnych dla firmy. Nowe rozwiązania dają teraz gwarancję bezpieczeństwa, dlatego nie musimy się przesadnie martwić o nasze dokumenty.

REKLAMA

Systemy służące do wymiany oraz archiwizacji konkretnego typu danych najczęściej posiadają funkcjonalny system uwierzytelniania użytkownika i zabezpieczenia uniemożliwiające osobom niepowołanym dostęp do konkretnych dokumentów. Dane są szyfrowane, a firmy mogą mieć pewność, że w pełni kontrolują to, kto i kiedy uzyskuje dostęp do informacji. W ramach przykładu można tu wspomnieć o platformie Business Connect oferowanej przez krakowską firmę Ekoconsultant świadczącą usługi m.in. w sektorze księgowości.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

REKLAMA

Obieg dokumentów w przywołanym rozwiązaniu jest bezpieczny, ale też prosty w obsłudze. Na dobrą sprawę sprowadza się do kilku czynności. Najpierw trzeba oczywiście podpisać umowę z firmą. Nie jest to nic nadzwyczajnego - przecież wielu przedsiębiorców korzysta z zewnętrznej księgowości. Także w formie online.

Zakup skanera to rozwiązanie polecane przede wszystkim firmom generującym większą liczbę dokumentów. Nie oznacza to jednak, że z elektronicznego obiegu tych ostatnich nie mogą skorzystać mniejsi klienci. Proponuje się im albo inwestycję w skaner albo skorzystanie z urządzeń dostępnych w siedzibie usługodawcy (w tym drugim przypadku dokumenty dostarcza się w „tradycyjny” sposób). Dzięki temu każdy może przenieść ważne dane do wirtualnej rzeczywistości. Czy ten zabieg niesie ze sobą jakieś konkretne korzyści? Co do tego nie można mieć wątpliwości – księgowość internetowa (i ogólnie elektroniczny obieg dokumentów) to zyski na kilku płaszczyznach.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego?

Wspomniano już o bezpieczeństwie, ale do tego wątku warto wrócić. Dane w formie cyfrowej są dobrze chronione nie tylko przed niekontrolowanym wyciekiem, ale też przed zniszczeniem. Spoczywają na serwerach gwarantujących im trwałość wynikającą z określonych procedur (m.in. tworzenie backupów). Kolejny aspekt to szybkość i łatwość dostępu do potrzebnych dokumentów. Można z nich korzystać za pośrednictwem Internetu praktycznie cały czas. Przeszkodą nie jest ani miejsce, ani dzień tygodnia czy godzina. To wielki atut, gdy konieczne jest sprawne załatwienie pilnej sprawy lub uzyskanie potrzebnych analiz i raportów (dostępne są niemal w czasie rzeczywistym).

Księgowość online to również oszczędności, które należy rozpatrywać wielowątkowo. Nierzadko jest to realne cięcie kosztów (mniejsze wydatki na archiwizację danych, prowadzenie korespondencji czy materiały w postaci tuszu i papieru). Skracany jest także czas potrzebny na przepływ danych i eliminowane są błędy (człowiekowi przytrafiają się one częściej niż maszynie z dobrym oprogramowaniem) – w obu przypadkach może się to przełożyć na konkretne korzyści finansowe. Warto podkreślić, że firma przy wyborze konkretnego usługodawcy nie musi już decydować się na tego, który jest najbliżej – tym razem można się kierować przede wszystkim jakością świadczonych usług. Nawet, gdy pożądani specjaliści mieszkają w innym regionie kraju.

Jak widać, księgowość internetową i elektroniczny obieg dokumentów można w łatwy sposób przyswoić i wykorzystać do poprawy rentowności firmy. Przedsiębiorca zyskuje gwarancję ochrony danych i wpisuje swoją firmę w trend, który dzisiaj niektórym wydaje się niepewny, ale za kilka lat będzie stanowił standard.

Co nie powinno znaleźć się w regulaminie sklepu internetowego?

Źródło: Harmonique.pl

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Coraz więcej postępowań restrukturyzacyjnych. Ostatnia szansa przed upadłością

Branża handlowa nie ma się najlepiej. Ale przed falą upadłości ratuje ją restrukturyzacja. Przez dwa pierwsze miesiące 2025 r. w porównaniu do roku ubiegłego, odnotowano już 40% wzrost postępowań restrukturyzacyjnych w sektorze spożywczym i 50% wzrost upadłości w handlu odzieżą i obuwiem.

Ostatnie lata to legislacyjny rollercoaster. Przedsiębiorcy oczekują deregulacji, ale nie hurtowo

Ostatnie lata to legislacyjny rollercoaster. Przedsiębiorcy oczekują deregulacji i pozytywnie oceniają większość zmian zaprezentowanych przez Rafała Brzoskę. Deregulacja to tlen dla polskiej gospodarki, ale nie można jej przeprowadzić hurtowo.

Ekspansja zagraniczna w handlu detalicznym, a zmieniające się przepisy. Jak przygotować systemy IT, by uniknąć kosztownych błędów?

Według danych Polskiego Instytutu Ekonomicznego (Tygodnik Gospodarczy PIE nr 34/2024) co trzecia firma działająca w branży handlowej prowadzi swoją działalność poza granicami naszego kraju. Większość organizacji docenia możliwości, które dają międzynarodowe rynki. Potwierdzają to badania EY (Wyzwania polskich firm w ekspansji zagranicznej), zgodnie z którymi aż 86% polskich podmiotów planuje dalszą ekspansję zagraniczną. Przygotowanie do wejścia na nowe rynki obejmuje przede wszystkim kwestie związane ze szkoleniami (47% odpowiedzi), zakupem sprzętu (45%) oraz infrastrukturą IT (43%). W przypadku branży retail dużą rolę odgrywa integracja systemów fiskalnych z lokalnymi regulacjami prawnymi. O tym, jak firmy mogą rozwijać międzynarodowy handel detaliczny bez obaw oraz o kompatybilności rozwiązań informatycznych, opowiadają eksperci INEOGroup.

Leasing w podatkach i optymalizacja wykupu - praktyczne informacje

Leasing od lat jest jedną z najpopularniejszych form finansowania środków trwałych w biznesie. Przedsiębiorcy chętnie korzystają z tej opcji, ponieważ pozwala ona na rozłożenie kosztów w czasie, a także oferuje korzyści podatkowe. Warto jednak pamiętać, że zarówno leasing operacyjny, jak i finansowy podlegają różnym regulacjom podatkowym, które mogą mieć istotne znaczenie dla rozliczeń firmy. Dodatkowo, wykup przedmiotu leasingu niesie ze sobą określone skutki podatkowe, które warto dobrze zaplanować.

REKLAMA

Nie czekaj na cyberatak. Jakie kroki podjąć, aby być przygotowanym?

Czy w dzisiejszych czasach każda organizacja jest zagrożona cyberatakiem? Jak się chronić? Na co zwracać uwagę? Na pytania odpowiadają: Paweł Kulpa i Robert Ługowski - Cybersecurity Architect, Safesqr.

Jak założyć spółkę z o.o. przez S24?

Rejestracja spółki z o.o. przez system S24 w wielu przypadkach jest najlepszą metodą zakładania spółki, ze względu na ograniczenie kosztów, szybkość (np. nie ma konieczności umawiania spotkań z notariuszem) i możliwość działania zdalnego w wielu sytuacjach. Mimo tego, że funkcjonowanie systemu s24 wydaje się niezbyt skomplikowane, to jednak zakładanie spółki wymaga posiadania pewnej wiedzy prawnej.

Ustawa wiatrakowa 2025 przyjęta: 500 metrów odległości wiatraków od zabudowań

Ustawa wiatrakowa 2025 została przyjęta przez rząd. Przedsiębiorcy, szczególnie województwa zachodniopomorskiego, nie kryją zadowolenia. Wymaganą odległość wiatraków od zabudowań zmniejsza się do 500 metrów.

Piękny umysł. Jakie możliwości poznania preferencji zachowań człowieka daje PRISM Brain Mapping?

Od wielu lat neuronauka znajduje zastosowanie nie tylko w medycynie, lecz także w pracy rozwojowej – indywidualnej i zespołowej. Doskonałym przykładem narzędzia diagnostycznego, którego metodologia jest zbudowana na wiedzy o mózgu, jest PRISM Brain Mapping. Uniwersalność i dokładność tego narzędzia pozwala na jego szerokie wykorzystanie w obszarze HR.

REKLAMA

Prawdziwa rewolucja w prawie i ulga dla przedsiębiorców: Maksymalnie 6 dni w roku na kontrole w firmach

To ma być prawdziwa rewolucja w prawie gospodarczym, ale nie tylko. Deregulacja obejmująca uproszczenie działalności gospodarczej i prowadzenie firmy w Polsce ma objąć całe otoczenie prawne biznesu. Na początek zmiany w kontrolach, które w obecnym kształcie dezorganizują funkcjonowanie firm, pochłaniają czas i koszty a dodatkowo stresują właścicieli i pracowników.

Przedsiębiorczość kobiet w praktyce. Parytety i reprezentacja kobiet w biznesie, luka płacowa i jawność wynagrodzeń [Wywiad]

O problemach polskich przedsiębiorców, w tym kobiet prowadzących własną firmę, o parytetach i reprezentacji kobiet w biznesie, luce płacowej i nowych przepisach w tym zakresie – rozmawiamy z Dominiką Reich, przedsiębiorczynią, członkinią Izby Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku oraz jedyną przedstawicielką województwa podlaskiego w Stowarzyszeniu Sommelierów Polskich.

REKLAMA