Kategorie

Wyzwania dla firm w związku z RODO

Wyzwania dla firm w związku z RODO /fot. shutterstock
Wyzwania dla firm w związku z RODO /fot. shutterstock
Przedsiębiorcom pozostało 5 miesięcy na dostosowanie swojej działalności i oprogramowania do wchodzących w życie przepisów RODO. To bardzo mało czasu, szczególnie że aby mieć pewność, iż działa się zgodnie z rozporządzeniem, należy poddać analizie już posiadane dane, metody ich przetwarzania, umowy z klientami, partnerami i pracownikami oraz wdrożyć nowe procedury, które pozwolą zapewnić osobom fizycznym nowe prawa.

Wprowadzenie w Polsce ujednoliconych dla całej UE przepisów regulujących zasady przetwarzania danych osobowych najpewniej będzie jedną z tych zmian legislacyjnych roku 2018, do których przedsiębiorcom będzie najtrudniej się zaadaptować. To dlatego, że dostosowanie organizacji do wymagań RODO wymaga od firm czasochłonnych i kosztownych operacji, na kilku poziomach: firmy powinny poddać analizie już posiadane dane, metody ich procesowania, zapisywania i udostępniania. Powinny też przeanalizować stosowane formularze zgód pod kątem ich zgodności z RODO, które zagadnienie przybliżają artykuł 4 punkt 11, motywy 32 i 42 preambuły. Weryfikacji wymagają procedury zapewniające należytą ochronę danych, a także narzędzia, dzięki którym możliwe będzie wypełnienie przysługujących osobom fizycznym praw, takich jak np. prawo do bycia zapomnianym czy przeniesienia danych do innego podmiotu.

RODO wniesie 7 zasad ogólnych, których spełnienie wymaga od przedsiębiorców dużych nakładów pracy i kosztów. Chodzi o zasadę zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, zasadę ograniczenia celu przetwarzanych danych, zasady minimalizacji i prawidłowości danych, zasadę ograniczenia przechowania danych, zasadę integralności i poufności danych oraz zasadę rozliczalności. Jednocześnie RODO przewiduje ogromne kary finansowe za każdorazowe naruszenie tych zasad (czytaj: niespełnienie wymogów rozporządzenia). Zależnie od rodzaju naruszenia, kary mogą sięgać do 10 mln euro (lub 2% wartości światowego obrotu) lub do 20 mln euro (lub 4% wartości światowego obrotu).

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

RODO wymusza zmianę funkcjonowania firm

„Wśród wielu podmiotów gospodarczych panuje przekonanie, że głównym zadaniem dostosowawczym do RODO jest zapewnienie odpowiedniej funkcjonalności w oprogramowaniu biznesowym, czyli środowisku gdzie dane osobowe są pozyskiwane i przetwarzane. Systemy informatyczne są narzędziami wspomagającym zgodność działań z przepisami. Niemniej ze względu na otwarty charakter rozporządzenia dostosowanie się do RODO wymaga analizy procedur i procesów, które mają ulec zmianie. Kluczowe mogą okazać się te elementy procesu, które pozostają poza „odpornym” na zagrożenia rozwiązaniem informatycznym, czyli pracownicy firmy” – wyjaśnia Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskim oddziałem Sage.

W jego opinii jednym z największych wyzwań RODO będzie dopełnienie zasady rozliczalności, która jasno mówi, że przetwarzanie danych osobowych musi odbywać się zgodnie z zasadami ogólnymi przewidzianymi w rozporządzeniu. Spełnienie każdej z nich z osobna dla wielu przedsiębiorstw oznacza konieczność dostosowania realizowanych wewnątrz procedur oraz dokumentacji. Zasada rozliczalności polega m.in. na tym, że przedsiębiorcy mają potrafić wykazać przed organem nadzorczym, iż wszelkie działania związane z przetwarzaniem danych są wykonywane zgodnie z przepisami i skutecznie.

Jeśli dziś ktoś mówi, że jest w pełni przygotowany na RODO, zapewne jest w błędzie. RODO gruntownie zmienia bardzo szeroki zakres aspektów, wedle których firmy działają od lat. Rozporządzenie wymusi weryfikację i w niektórych przypadkach zmianę umów z pracownikami, partnerami i klientami. Z pracownikami – w zakresie unormowania odpowiedzialności za działania związane z przetwarzaniem danych osobowych. Z kontrahentami – w zakresie dotyczącym przekazywania danych osobowych do dalszego przetwarzania. Z klientami – w zakresie dotychczas wyrażonych zgód na przetwarzanie powierzonych danych osobowych, a także w przypadkach profilowania.

Zobacz: Prawo dla firm

Firmy staną wobec konieczności stosowania nowych formularzy zgód na przetwarzanie danych osobowych. Przepisy wymuszą weryfikację i dostosowanie polityki bezpieczeństwa i systemów ochrony danych, szkolenia pracowników oraz sposób zapisywania, udostępniania i archiwizacji danych osobowych. RODO wnosi nowy wymiar odpowiedzialności – obok drakońskich kar finansowych pojawia się odpowiedzialność solidarna podmiotów uczestniczących w procesie przetwarzania danych oraz bezpośrednia odpowiedzialność odszkodowawcza administratora danych osobowych. W niektórych przypadkach organizacje zmuszone będą powołać nową funkcję – Inspektora Danych Osobowych. Zmiana ta w połączeniu z koniecznością wdrożenia zmian w obowiązujących procedurach w firmie może wiązać się z modyfikacją struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. „Procesu dostosowawczego nie da się przeprowadzić w ramach szkolenia z RODO dla jednej osoby, ani analizy użytkowanych systemów informatycznych. Przepisy rozporządzenia są otwarte – na przedsiębiorcy ciąży odpowiedzialność za znalezienie odpowiednich metod i narzędzi, bo to przedsiębiorca wie jak i po co przetwarza dane osobowe” – dodaje Piotr Ciski.

Diabeł tkwi w szczegółach

RODO nie konkretyzuje sposobu, w jaki przedsiębiorcy mają dopełnić obowiązku bycia zgodnym z przepisami. Wskazuje jednak konkretne kategorie naruszeń odwołując się do poszczególnych artykułów RODO. Zadaniem firm jest więc takie przeprowadzenie reorganizacji biznesu i prowadzonych operacji, by wyeliminować bądź zminimalizować ryzyku potencjalnych naruszeń i incydentów. Każda firma w oparciu o swój unikatowy model działania i system pracy musi dostosować się do RODO stosując indywidualnie dobrane narzędzia i środki. I tu w każdej organizacji pojawia się wiele pytań o szczegóły. Na przykład: jak skutecznie usunąć dane osoby fizycznej, która wystąpiła z żądaniem bycia zapomnianym, jeśli dane te są rozproszone i rezydują w różnych kopiach backup (będących zintegrowanymi plikami), na przenośnych komputerach pracowników, w kilku systemach informatycznych i na różnych wydrukowanych dokumentach? Tylko ten jeden przykład pokazuje, że firmy powinny uważnie zrewidować sposób procesowania danych osobowych. Każda operacja na nich powinna być wykonana na podstawie wyraźnej zgody właściciela danych osobowych, transparentna dla administratora danych i organu nadzorczego, możliwa do udokumentowania i wykonywana tylko wtedy, gdy jest to konieczne.

Autor: Sage

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    22 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Projekty domów do 70 m2 - konkurs architektoniczny (wnioski do 29 września)

    Projekty domów do 70 m2. Ministerstwo Rozwoju i Technologii wraz z Głównym Urzędem Nadzoru Budowlanego zapraszają do wzięcia udziału w konkursie architektonicznym na projekty domów do 70 m2 (powierzchni zabudowy), które będą udostępnione wszystkim zainteresowanym do wykorzystania przy zaspokajaniu własnych potrzeb mieszkaniowych. Wnioski o dopuszczenie do udziału w konkursie można składać 29 września 2021 r. 17 września 2021 r. Sejm uchwalił ustawę nowelizującą Prawo budowlane i ustawę o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym wprowadzającą ułatwienia administracyjne w budowaniu małych domów jednorodzinnych o powierzchni zabudowy do 70 m2.

    Gdzie nie wolno budować domów?

    Gdzie nie wolno budować domów? Polacy chcą budować domy. Jednym przepisy to umożliwiają, a innym utrudniają.

    Audi e-tron GT RS: Batman ma nowe auto. Przetestowałem je i ja!

    Audi e-tron GT RS wygląda jak samochód Batmana, jest szybki jak myśliwiec i lubi ciasne zakręty jak francuski pociąg TGV. Coś tu jednak nie pasuje.

    Konwent Ochrony Danych i Informacji – 6-7 października. RODO – naruszenia, decyzje, kary

    W tym roku czeka nas jubileuszowa 10. edycja Konwentu Ochrony Danych i Informacji. Obejmie aż dwa dni spotkań: 6 i 7 października. Jak co roku uczestnicy wydarzenia spotkają się z ekspertami ze świata nauki, administracji i biznesu, którzy są specjalistami w dziedzinie ochrony danych i bezpieczeństwa informacji. Tegoroczna edycja Konwentu skupiona będzie wokół tematu naruszeń ochrony danych osobowych, decyzji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i kar. Poza prelekcjami i znanymi już warsztatami #DataProtectionMixer, uczestnicy wydarzenia będą świadkami debaty komentatorskiej, w której wezmą udział zaproszeni eksperci. Portal infor.pl objął patronat medialny nad tym wydarzeniem.

    Kara za brak OC 2022 rok. Od stycznia nawet 6020 zł!

    Kara za brak OC 2022 rok, czyli od stycznia kierujący, który nie wykupi polisy zapłaci aż o 420 zł więcej. Skąd taka kwota? Winne rosnące wynagrodzenia.

    O ile wzrosną ceny energii?

    Ceny energii. Nie możemy nie widzieć rzeczywistości; trzeba liczyć się ze wzrostami cen energii – przyznała 21 września 2021 r. szefowa departamentu rozwoju rynków i spraw konsumenckich URE Małgorzata Kozak. Oceniła przy tym, iż „podgrzewanie atmosfery” perspektywą wzrostu cen np. o 40 proc. jest obecnie niezasadne.

    Stawki za odholowanie pojazdu w 2022 roku. Ile będą wynosić?

    Stawki za odholowanie pojazdu w 2022 roku po raz kolejny wzrosną. Ile będą wynosić? Za odholowanie auta osobowego zapłacimy... 588 zł!

    Kupowanie opon samochodowych: o czym pamiętać?

    Kupowanie opon samochodowych to zadanie odpowiedzialne. Ogumienie gwarantuje bowiem bezpieczeństwo. O czym pamiętać w czasie wyboru opon?

    Kredyt hipoteczny a spadek wartości mieszkania

    Kredyt hipoteczny a spadek wartości mieszkania. Czym grozi sytuacja, kiedy po wzięciu kredytu mieszkaniowego (hipotecznego) wartość rynkowa mieszkania spadnie? Czy można się zabezpieczyć przed nieprzewidzianymi sytuacjami, które mogą utrudnić spłatę rat kredytu? Wyjaśnia Prezes UOKiK w ramach kampanii „Policz i nie przelicz się”.

    Kredyty mieszkaniowe - oprocentowanie stałe, czy zmienne?

    Kredyty mieszkaniowe - oprocentowanie stałe, czy zmienne? Osoby planujące zaciągnięcie kredyt na zakup mieszkania obawiają się wzrostu wysokości rat tego kredytu. W kampanii „Policz i nie przelicz się!” Prezes UOKiK przypomina, że banki powinny oferować również kredyty o stałym oprocentowaniu. Taki kredyt jest nieco droższy, ale kredytobiorca ma gwarancję stałej wysokości raty.

    Samochody z lat 80. O jakich legendach trzeba pamiętać?

    Samochody z lat 80., czyli dziś opowiemy o mieszance szaleństwa, motosportu, innowacji i... trwałości. Oto 10 aut, które na stałe zapisały się w historii.

    Zakup nieruchomości na wynajem - czy zawsze się opłaca?

    Zakup nieruchomości na wynajem. UOKiK w ramach kampanii edukacyjnej „Policz i nie przelicz się” zwraca uwagę m.in. na inwestycje w nieruchomości na wynajem. Polacy postrzegają inwestycję w nieruchomości jako taką, na której nie można stracić – tymczasem przy nieruchomościach komercyjnych ryzyko straty jest jednak istotne. Rzeczywiste zyski z najmu, po uwzględnieniu wszystkich kosztów, mogą być niezbyt imponujące. Dodatkowo, w razie pojawienia się zawirowań na rynku, może pojawić się także problem z bezstratną odsprzedażą lokalu.

    Fabryka Toyoty w Polsce: podwajają produkcję hybryd

    Fabryka Toyoty w Polsce podwaja produkcję napędów hybrydowych. Wynika to z dużego zapotrzebowania produkcyjnego modeli Yaris i Yaris Cross.

    Ustalenie beneficjentów rzeczywistych niemożliwe?

    Ustalenie beneficjentów rzeczywistych może okazać się niemożliwe do wykonania. Czy jest to sytuacja bez wyjścia?

    Audi Q4 Sportback e-tron: stylowy, elektryczny i dostępny w Polsce

    Audi Q4 Sportback e-tron wygląda jak typowe Audi. Ma wkurzone spojrzenie i mocno sportową linię nadwozia. Jedno nie daje jednak spokoju. Ta cisza...

    Auto zastępcze na czas naprawy z AC

    Auto zastępcze na czas naprawy z AC: czy taka usługa jest rynkowym standardem? Jeżeli tak, to na czym konkretnie polega?

    Samochód zastępczy z OC sprawcy. Jakie są zasady?

    Samochód zastępczy z OC sprawcy należy się każdemu poszkodowanemu. Na jakiej zasadzie to działa? Zaraz o tym opowiemy.

    Wyniki budownictwa w sierpniu 2021 roku

    Wyniki budownictwa. Główny Urząd Statystyczny zaprezentował informacje o wynikach budownictwa w sierpniu 2021 r. Produkcja budowlano-montażowa okazała się o 3,2% wyższa niż w lipcu i jednocześnie wyższa niż przed rokiem o 10,2%. Miesiąc wcześniej roczna dynamika produkcji wyniosła 3,3%.

    Filmowe gwiazdy za grosze. Top 5 moto-legend kina

    Samochody z filmów muszą być drogie? Zależy które wybierzesz. Dziś przygotowaliśmy listę pięciu modeli, które kosztują dziś mniej niż 30 tys. zł.

    Skierowanie na ponowny egzamin prawa jazdy. To możliwe?

    Skierowanie na ponowny egzamin prawa jazdy: kiedy otrzyma je kierowca? Gdy policjant uzna, że konieczne jest sprawdzenie kwalifikacji prowadzącego.

    Toyota Yaris Cross: hybrydowa i miejska. Co o niej wiadomo?

    Toyota Yaris Cross już w listopadzie zadebiutuje na polskim rynku. Już dziś marka zebrała blisko 1900 zamówień na to auto. Co o nim wiadomo?

    Jak Zafira z Zafirą, czyli porównanie generacji A i B

    Zafira A i B przypominają ojca i syna. Swoje odpracowali, następców się dorobili, więc czas posiedzieć i pogadać. Jak ojcu i synowi na emeryturze?

    Proekologiczne rozwiązania w nowych osiedlach

    Ekologiczne rozwiązania w budownictwie mieszkaniowym. Jakie rozwiązania służące ekologii wdrażają deweloperzy w realizowanych osiedlach mieszkaniowych?

    Wartość nieruchomości mieszkaniowych w 2020 r. wyniosła 4,9 bln zł

    Szacowana wartość majątku nieruchomości mieszkaniowych w Polsce na koniec 2020 r. wyniosła ok. 4,9 bln zł w stosunku do 4,3 bln zł w 2019 r. – poinformował NBP w raporcie. Nieruchomości mieszkaniowe odpowiadały ok. 211 proc., a komercyjne ok. 13 proc. PKB.

    Kredyty mieszkaniowe (wrzesień 2021 r.) - mniej wniosków kredytowych

    Kredyty mieszkaniowe (hipoteczne). Po kilku miesiącach ponadprzeciętnie wysokiego popytu na kredyty mieszkaniowe (hipoteczne) sytuacja wraca do normy – sugerują napływające we wrześniu 2021 r. dane. Fala nowych wniosków normalizuje się, a banki utrzymują relatywnie stałą ofertę hipoteczną. Do banków trafia wciąż spora liczba wniosków kredytowych. W przeliczeniu na dzień roboczy są to w ostatnim czasie około 2 tysiące nowych aplikacji. Dla porównaniu w maju, kiedy mieliśmy apogeum popytu na hipoteki, do banków trafiało co dzień po 2,5 tys. wniosków kredytowych.