Wyzwania dla firm w związku z RODO

Wprowadzenie w Polsce ujednoliconych dla całej UE przepisów regulujących zasady przetwarzania danych osobowych najpewniej będzie jedną z tych zmian legislacyjnych roku 2018, do których przedsiębiorcom będzie najtrudniej się zaadaptować. To dlatego, że dostosowanie organizacji do wymagań RODO wymaga od firm czasochłonnych i kosztownych operacji, na kilku poziomach: firmy powinny poddać analizie już posiadane dane, metody ich procesowania, zapisywania i udostępniania. Powinny też przeanalizować stosowane formularze zgód pod kątem ich zgodności z RODO, które zagadnienie przybliżają artykuł 4 punkt 11, motywy 32 i 42 preambuły. Weryfikacji wymagają procedury zapewniające należytą ochronę danych, a także narzędzia, dzięki którym możliwe będzie wypełnienie przysługujących osobom fizycznym praw, takich jak np. prawo do bycia zapomnianym czy przeniesienia danych do innego podmiotu.

RODO wniesie 7 zasad ogólnych, których spełnienie wymaga od przedsiębiorców dużych nakładów pracy i kosztów. Chodzi o zasadę zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, zasadę ograniczenia celu przetwarzanych danych, zasady minimalizacji i prawidłowości danych, zasadę ograniczenia przechowania danych, zasadę integralności i poufności danych oraz zasadę rozliczalności. Jednocześnie RODO przewiduje ogromne kary finansowe za każdorazowe naruszenie tych zasad (czytaj: niespełnienie wymogów rozporządzenia). Zależnie od rodzaju naruszenia, kary mogą sięgać do 10 mln euro (lub 2% wartości światowego obrotu) lub do 20 mln euro (lub 4% wartości światowego obrotu).

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

RODO wymusza zmianę funkcjonowania firm

„Wśród wielu podmiotów gospodarczych panuje przekonanie, że głównym zadaniem dostosowawczym do RODO jest zapewnienie odpowiedniej funkcjonalności w oprogramowaniu biznesowym, czyli środowisku gdzie dane osobowe są pozyskiwane i przetwarzane. Systemy informatyczne są narzędziami wspomagającym zgodność działań z przepisami. Niemniej ze względu na otwarty charakter rozporządzenia dostosowanie się do RODO wymaga analizy procedur i procesów, które mają ulec zmianie. Kluczowe mogą okazać się te elementy procesu, które pozostają poza „odpornym” na zagrożenia rozwiązaniem informatycznym, czyli pracownicy firmy” – wyjaśnia Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskim oddziałem Sage.

W jego opinii jednym z największych wyzwań RODO będzie dopełnienie zasady rozliczalności, która jasno mówi, że przetwarzanie danych osobowych musi odbywać się zgodnie z zasadami ogólnymi przewidzianymi w rozporządzeniu. Spełnienie każdej z nich z osobna dla wielu przedsiębiorstw oznacza konieczność dostosowania realizowanych wewnątrz procedur oraz dokumentacji. Zasada rozliczalności polega m.in. na tym, że przedsiębiorcy mają potrafić wykazać przed organem nadzorczym, iż wszelkie działania związane z przetwarzaniem danych są wykonywane zgodnie z przepisami i skutecznie.