Nadzór i kontrola w spółce z o.o. - porada

Przez uprawnienia kontrolne należy rozumieć możliwość żądania informacji i wyjaśnień. Nadzór zaś obejmuje – poza uprawnieniami kontrolnymi – także możliwość podejmowania decyzji, które wiążą kontrolowanego.

Kontrola w spółce z o.o.

• Uprawnienia kontrolne wspólników.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zaliczana jest do spółek kapitałowych. Ma jednak pewne elementy charakterystyczne dla spółek osobowym. Należy do nich przysługujące wspólnikom prawo indywidualnej kontroli spraw spółki. Wynika ono z art. 212. § 1 kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi. W tym celu wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu. 

W związku z tym wspólnik, który ze względu na brak wiedzy z zakresu rachunkowości lub prawa nie jest w stanie samodzielnie dokonywać czynności kontrolnych, może przybrać w tym celu zaufaną osobę,  np. księgowego lub prawnika.  Chociaż nie wynika to bezpośrednio z przepisów kodeksu, przyjąć należy, że osoba upoważniona przez wspólnika może przeglądać księgi i dokumenty spółki wyłącznie w jego obecności.

Prawo indywidualnej kontroli może (ale nie musi) być wyłączone, jeżeli ustanowiono radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. Możliwość ta wynika z  art. 213 § 3 kodeksu,  zgodnie z którym: W przypadku ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej umowa spółki może wyłączyć albo ograniczyć indywidualną kontrolę wspólników. W związku z tym, aby skutecznie wyłączyć prawo kontroli, nie wystarczy podjęcie uchwały w tym przedmiocie, chyba że dotyczy ona zmiany umowy spółki. Jeżeli bowiem prawo kontroli nie zostało wyłączone w pierwotnej umowie spółki, jedyną drogą do pozbawienia wspólników uprawnienia z art. 212 jest zmiana tejże umowy.

Polecamy: Kiedy wspólnicy spółki z o.o. mają obowiązek wniesienia dopłat?

Zakres uprawnień kontrolnych, przysługujących wspólnikowi obejmuje:
1) prawo do przeglądania w każdym czasie ksiąg i dokumentów spółki; w doktrynie przyjmuje się, że kontrola może dotyczyć wszystkich dokumentów spółki.
2) sporządzanie bilansu dla swego użytku; jest to bilans na dzień określony przez wspólnika; bilans sporządzony przez wspólnika nie jest bilansem w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości.
3) żądanie wyjaśnień od zarządu.

Z uprawnień kontrolnych, przysługujących wspólnikom, nie należy wywodzić prawa do dowolnego dysponowania wiadomościami uzyskanymi w wyniku kontroli. W szczególności wspólnik nie może rozpowszechniać wiadomości stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, przez którą rozumie się  nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Zarząd może w związku z tym odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę. W takim przypadku wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Wówczas wspólnicy powinni powziąć taką uchwałę w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania. 

Jeżeli wspólnikowi odmówiono złożenia wyjaśnień lub wglądu do dokumentów bądź ksiąg spółki, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia tych dokumentów. Wniosek taki należy złożyć w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub od upływu terminu miesięcznego, jeżeli w tym terminie uchwała nie zostanie powzięta.

Polecamy: Poradnik: Zamknięcie roku obrotowego w spółkach z o.o.

Wobec istnienia prawa do indywidualnej kontroli, ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej jest co do zasady fakultatywne. W niektórych przypadkach ustanowienie tych organów jest jednak niezbędne. Mianowicie w spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, powinna być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.  Obowiązek ustanowienia rady nadzorczej wynika także z Ustawy o gospodarce komunalnej, której art. 18 ust. 1 stanowi: W spółce powstałej w wyniku przekształcenia przedsiębiorstwa komunalnego działa rada nadzorcza. Ponadto obowiązek ustanowienia rady nadzorczej może wynikać z przepisów szczególnych, jak też z umowy spółki.

• Zewnętrzna profesjonalna kontrola spółki

Sąd rejestrowy, na żądanie wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego, może, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, wyznaczyć podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych w celu zbadania rachunkowości oraz działalności spółki. 

• Uprawnienia kontrolne komisji rewizyjnej.

Kontrolę w spółce z o.o. sprawować może także komisja rewizyjna.  Organ ten ustanowiony może zostać obok rady nadzorczej, jak również samodzielnie. Komisja liczy co najmniej 3 członków, powoływanych i odwoływanych według tych samych zasad, jak członkowie rady nadzorczej, a więc co do zasady uchwałą wspólników. Jeżeli ustanowiono wyłącznie komisję rewizyjną, zakres jej kompetencji może zostać umownie poszerzony o nadzór nad działalnością spółki. Możliwość taką daje art. 221 §2, zgodnie z którym  W spółce niemającej rady nadzorczej umowa spółki może rozszerzyć obowiązki komisji rewizyjnej.

Komisja rewizyjna realizuje swoje kompetencje kontrolne po upływie roku obrotowego, a więc periodycznie. Kompetenecje komisji rewizyjnej określone zostały w art. 221 kodeksu. Zgodnie z tym artykułem do obowiązków  komisji  należy:
1) ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowe za ubiegły rok obrotowy,
2) ocenia wnioski zarządu dotyczące podziału zysku lub pokrycia straty,
3) składa zgromadzeniu wspólników coroczne pisemne sprawozdanie z wyników tej oceny, w trybie i w zakresie określonych dla wykonywania tych czynności przez radę nadzorczą.

Ponadto komisja rewizyjna ma jeszcze inne kompetencje, wynikające z dalszych przepisów kodeksu. I tak, zgodnie z art. 235. § 2: Rada nadzorcza, jak również komisja rewizyjna mają prawo zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie określonym w niniejszym dziale lub w umowie spółki, oraz nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zwołanie go uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.  Ponadto, zgodnie z art. 250 pkt. 1 kodeksu, komisji rewizyjnej przysługuje prawo do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały wspólników.

Polecamy: Absolutorium w spółce z o.o. - czy można indywidualnie ocenić poszczególnych członków zarządu?

Nadzór w spółce z o.o.

Jak zostało wskazane na wstępie, nadzór jest pojęciem szerszym i zawiera w sobie również uprawnienia kontrolne. Siłą rzeczy więc organ nadzorczy jest również organem uprawnionym do przeprowadzania kontroli. Takie funkcje w spółce z o.o. pełni wyłącznie rada nadzorcza. Jednakże, jak wskazałem wyżej, jeżeli w spółce nie utworzono rady nadzorczej, wówczas na podstawie umowy spółki, uprawnienia nadzorcze wykonywać może również komisja rewizyjna. Pomiędzy komisją rewizyjną a radą nadzorczą występuje cały szereg różnic, przede wszystkim:
1) rada nadzorcza ma nie tylko uprawnienia kontrolne, ale także nadzorcze,
2) rada nadzorcza działa permanentnie, podczas gdy komisja rewizyjna może działać tylko okresowo – na zakończenie roku obrotowego.

Rada liczy co najmniej 3 członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników. Umowa spółki może jednak przewidywać inny sposób ich powoływania i odwoływania. Zgodnie z art. 219. § 1:  Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Rada nadzorcza nie ma jednak prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki.

Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należy ocena sprawozdań zarządu z działalności spółki oraz sprawozdań finansowych za ubiegły rok obrotowy,  w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym, oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny. 

W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki.  Każdy członek rady nadzorczej może samodzielnie wykonywać prawo nadzoru, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.  Umowa spółki może rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej, a w szczególności stanowić, że zarząd jest obowiązany uzyskać zgodę rady nadzorczej przed dokonaniem oznaczonych w umowie spółki czynności, oraz przekazać radzie nadzorczej prawo zawieszania w czynnościach, z ważnych powodów, poszczególnych lub wszystkich członków zarządu.

Polecamy: Umorzenie udziałów a wyłączenie wspólnika w spółce z o. o.