REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentacji spółki z o.o. po zakończeniu likwidacji

Kamila Mizera
Kamila Mizera

REKLAMA

Zakończenie bytu prawnego spółki z o.o. poprzez jej rozwiązanie następuje po przeprowadzeniu procedury likwidacyjnej oraz po wykreśleniu spółki z rejestru. Likwidacja spółki oznacza konieczność wypełnienia szeregu obowiązków, które prawo nakłada na spółkę m.in. obowiązek archiwizacji dokumentów. 

Przechowywanie dokumentacji spółki 
 


Art. 288 § 3 kodeksu spółek handlowych wskazuje na obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów spółki także po jej rozwiązaniu. Dokumentację spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeśli umowa lub uchwała nie zawiera postanowienia o tym, komu ma zostać przekazana dokumentacja, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy - z urzędu lub na wniosek likwidatora.

REKLAMA

REKLAMA


To, komu dokumentacja może zostać oddana na przechowanie oraz jak długo należy ją przechowywać zostało uregulowane odrębnie w przypadku różnych rodzajów dokumentacji. Wskazać należy, na trzy główne zbiory dokumentacji, a tym samym na trzy różne obowiązki dotyczące archiwizacji.


Po pierwsze, pamiętać trzeba o obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. Jak stanowi art. 73 tej ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe itp. mogą być przechowywane poza jednostką jedynie wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Można zatem zlecić przechowywanie takich dokumentów wyłącznie jednostce profesjonalnie świadczącej usługi archiwizacyjne.

Kup książkę: Kodeks spółek handlowych z komentarzem do zmian


Ponadto, przechowywanie dokumentów rachunkowych spółki po jej likwidacji dookreśla art. 76 przedmiotowej ustawy, według którego zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu przechowywania zbiorów kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej musi poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 


Zadaj pytanie na naszym FORUM!


Okres przechowywania dokumentów 
 

REKLAMA


Minimalny okres przechowywania dokumentów rachunkowych określa art. 74 ustawy o rachunkowości, według którego zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. W przypadku pozostałych zbiorów ustawa reguluje w zróżnicowany sposób okres ich przechowywania. I tak, przez okres pięciu lat przechowuje się: księgi rachunkowe; dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty.  Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki  należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat.


W przypadku dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej okres przechowywania rozciąga się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym  trzeba przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowywać należy przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.


Zobacz: Sprawozdanie finansowe spółki - wymogi formalne


Ordynacja podatkowa 
 


Po drugie, obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów wynikają także z ordynacji podatkowej. Art. 32 ordynacji podatkowej wskazuje, że płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta (po upływie tego okresu płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku). Natomiast w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.


W przypadku podatników zobowiązanych do prowadzenia ksiąg podatkowych, obowiązek  przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów trwa do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.  W przypadku podatników występuje taki sam obowiązek, jak w przypadku płatników i inkasentów - w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.


Trzeci rodzaj obowiązku dotyczącego archiwizacji konstytuuje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. Ustawa ta w rozdziale 4b określa postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji pracodawcy. Art. 51u przedmiotowej ustawy wskazuje termin przechowywania dokumentacji, zgodnie z którym w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego dla dokumentacji osobowej -  od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej - od dnia wytworzenia. Pamiętać trzeba o tym, że przed przekazaniem dokumentacji do przechowywania należy ją uporządkować.


Zobacz: Łączenie spółek a sytuacja pracowników


Oddanie dokumentacji na przechowanie 
 


Oddając dokumentację na przechowanie należy pamiętać także o tym, że jest to usługa wykonywana odpłatanie, co oznacza, że wymagane jest zapewnienie odpowiednich środków finansowych na ten cel. Natomiast, jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji i fakt ten zostanie stwierdzony przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.


Podsumowując, archiwizacja dokumentacji jest konieczna także po zakończeniu procedury likwidacyjnej spółki. Służyć ma ona przede wszystkim zachowaniu informacji dotyczących byłych pracowników, ale jej celem jest także zapewnienie różnym instytucjom dostępu do dokumentacji źródłowej.

 
Zobacz: Rozwiązanie spółki cywilnej przez sąd

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Posiadanie własnej firmy to plan na przyszłość ponad 80 proc. młodych w wieku 8-14 lat

    Młode pokolenie już zarabia. Ma też sprecyzowane plany dotyczące tego, co chce robić w przyszłości. I tak, 81 proc. osób z Polski w wieku 8-14 lat chce posiadać przedsiębiorstwo, prowadzić małą firmę albo mieć poboczny biznes. Pracę dla kogoś innego wybrałoby natomiast 11 proc. badanych.

    Szef OPZZ: dodatkowe niedziele handlowe w grudniu zaskoczeniem dla pracowników

    Wprowadzenie dodatkowych niedziel handlowych jest zaskoczeniem dla pracowników, którzy niemal w ostatniej chwili dowiadują się, że muszą stawić się do pracy 10 i 17 grudnia - powiedział PAP przewodniczący Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych Piotr Ostrowski.

    Nawet 130 - z tylu różnych aplikacji SaaS korzystały firmy w 2022 r.

    Rosnący poziom cyfryzacji i powszechny model pracy rozproszonej niesie duże wyzwania związane z ochroną danych poufnych i wrażliwych. W 2022 r. firmy korzystały przeciętnie nawet ze 130 różnych aplikacji SaaS. Jak zapewnić ochronę danych poufnych w tak rozbudowanym środowisku?

    Jak karty podarunkowe mogą uchronić przed poświątecznym spadkiem sprzedaży

    Karta podarunkowa jako narzędzie generowania przychodów? Jak najbardziej. Specjaliści od marketingu nie mają wątpliwości, że nowoczesne technologie wykorzystywane w kartach mogą być kluczem do zwiększania lojalności klientów i zapewniania stałego źródła dochodów. 

    REKLAMA

    Zaskakujący rok na giełdzie. Czego spodziewać się na ostatniej prostej 2023 r.?

    To był zaskakujący rok dla rynków, wyjątkowo pomyślny. Zwłaszcza biorąc pod uwagę widmo recesji, które groziło nam jeszcze na jego początku. Czy ostatnie tygodnie roku znów są obiecujące dla giełdy?

    Branża gastronomiczna chętnie korzysta z nowych technologii. Kody QR zamiast tradycyjnego menu będą już standardem?

    Nowe technologie napędzają branżę gastronomiczną. Usprawniają pracę, zmniejszają marnowanie produktów, ułatwiają kontakt z klientem. Rozwój będzie postępował i digitalizacja to jeden z najważniejszych kierunków w rozwoju tego biznesu.

    Firmy nie są zainteresowane ulgą B+R? A może nie wiedzą, że mogą skorzystać

    Ulga B+R. Dane dotyczące wybranych ulg z rozliczenia PIT za 2022 rok są zaskakujące. W porównaniu z rokiem wcześniejszym, skorzystano z ponad 36% mniej odliczeń zmniejszających podstawę opodatkowania z tytułu kosztów uzyskania przychodów, poniesionych na działalność badawczo-rozwojową. Jak komentują to eksperci?

    Wzrost płacy minimalnej: pracodawcy będą ciąć koszty a pracownicy stracą zapał do pracy?

    Wzrost płacy minimalnej w 2024 r. będzie wyzwaniem dla przedsiębiorców. Niektórzy eksperci prognozują, że paradoksalnie może wpłynąć negatywnie na nastroje pracowników i spowodować kolejne podwyżki. 

    REKLAMA

    Akcje, obligacje, giełda, rynek kapitałowy – komentarz rynkowy - listopad 2023 r. Jak rynek zareagował na wynik wyborów?

    W listopadowym komentarzu rynkowym eksperciVIG/C-QUADRAT TFI sprawdzają jak zachowują się obligacje korporacyjne oraz skarbowe w aktualnym otoczeniu makroekonomicznym; zastanawiają się, czy rynki akcji mogą kontynuować wzrosty z początku listopada. A także analizują jak wynik wyborów przełożył się na krajowy rynek akcji. 

    Złota jesień dla branży reklamowej. Politycy dali zarobić. Nowe trendy w bilboardach

    Politycy zapewnili polskiej branży reklamowej w 2023 roku owocne jesienne zbiory. W przypadku reklamy outdoor przychody wzrosły o 25% w porównaniu z anabolicznym okresem minionego roku. To dla tego segmentu rynku dobry znak, choćby dlatego, że niebawem czekają nas dwie kampanie wyborcze. Jednak najważniejsze dla branży reklamy jest to, że nie musi ona “wisieć” na pasku polityków. Nadal tę formę reklamy najczęściej wybierają firmy z sektora handlowego. To on stoi za najbardziej kreatywnymi rozwiązaniami i inwestycjami w cyfrową część reklamy zewnętrznej. 

    REKLAMA